Теория систем и системный анализ. Учебное пособие

личие «открытых», развивающихся систем с активными элементами от закрытых технических систем. Теория управления последними оперирует обычно понятием «цель» как внешним по отношению к системе, а в «открытых», развивающихся системах цели не задаются извне, а формируются внутри системы на основе рассматриваемой закономерности.

Возможность (и необходимость) сведения задачи формулирования обобщающей (общей, глобальной) цели к задаче ее струк-

туризации. Анализ процессов формулирования обобщенной (глобальной) цели в сложных системах показывает, что эта цель первоначально возникает в сознании руководителя или иного лица, принимающего решение, не как единичное понятие, а как некоторая достаточно «размытая» область.

Исследования психологов показывают, что цель на любом уровне управления вначале возникает в виде некоторого «образа» или «области» цели. В наибольшей степени это проявляется на уровне глобальной цели. При этом достичь одинакового понимания этой области цели всеми ЛПР, по-видимому, принципиально невозможно без ее детализации в виде неупорядоченного или упорядоченного (в структуре) набора одновременно возникающих взаимосвязанных подцелей, которые делают ее более конкретной и понятной для всех участников процесса целеобразования.

Сказанное позволяет сделать вывод о том, что задача формулирования обобщающей цели в сложных системах не только может, но и должна сводиться к задаче структуризации или декомпозиции цели. Структура цели, коллективно формируемая, помогает достичь одинакового понимания общей цели всеми ЛПР и исполнителями. Следующие три закономерности развивают рассмотренные выше закономерности применительно к структурам целей.

Зависимость способа представления целей от стадии познания объекта.

На начальных этапах моделирования системы, как правило, удобнее применять декомпозицию в пространстве, в этом случае предпочтительнее древовидные иерархические структуры. Возникновение «слабых» иерархий можно объяснить тем, что цели вышестоящих уровней иерархии сформулированы слишком «близко» к идеальным устремлениям в будущее, а представление исполнителей о целях-задачах и подцелях-функциях не может обеспечить эти устремления.

63

61

Представление развернутой последовательности подцелей (функций) в виде сетевой модели требует хорошего знания объекта, законов его функционирования, технологии производства и т.п. Иногда сетевая структура может быть сформирована не сразу, а последующие подцели могут выдвигаться по мере достижения предыдущих, т.е. пространство между обобщающей целью и исходным первоначальным пониманием первой подцели будет заполняться как бы постепенно.

Такое представление может быть использовано и как средство управления, когда руководитель хорошо представляет себе конечную цель и ее декомпозицию во времени, но не уверен, что конечную цель сразу поймут исполнители; тогда он может выдвигать перед ними подцели постепенно, по мере достижения предыдущей, корректируя их с учетом мнений и возможностей исполнителей.

По-видимому, перспективным представляется развертывание во времени иерархических структур целей, т.е. сочетание декомпозиции цели в пространстве и во времени.

Проявление в структуре целей закономерности целостности.

В иерархической структуре закономерность целостности (эмерджентности) проявляется на любом уровне иерархии. Применительно к структуре целей это означает, что, с одной стороны, достижение цели вышестоящего уровня не может быть полностью обеспечено достижением подчиненных ей подцелей, хотя и зависит от них. С другой стороны, потребности, программы (как внешние, так и внутренние) нужно исследовать на каждом уровне структуризации, и получаемые разными ЛПР расчленения подцелей в силу различного раскрытия неопределенности могут оказаться разными, т.е. разные ЛПР могут предложить разные иерархические структуры целей и функций, даже при использовании одних и тех же принципов структуризации и методик. Иными словами, эффект целеобразования проявляется на каждом уровне иерархии, но при этом большая неопределенность как бы расчленяется на более мелкие, соответственно и задача анализа потребностей, мотивов, программ, влияющих на формирование обобщенной цели, тоже расчленяется на подзадач и анализа более частных потребностей, мотивов, программ на каждом уровне, что становится более реальным, и в результате появляется возможность согласования мнений ЛПР на каждом шаге структуризации.

64

62

Закономерности формирования иерархических структур це-

лей. Учитывая, что наиболее распространенным способом представления целей в системах организационного управления являются древовидные иерархические структуры («деревья целей»), рассмотрим основные рекомендации по их формированию:

приемы, применяющиеся при формировании древовидных иерархий целей, можно свести к двум подходам: а) формирование структур «сверху» – методы структуризации, декомпозиции, целевой или целенаправленный подход; б) формирование структур целей «снизу» – морфологический, лингвистический, тезаурусный, терминальный подход; на практике обычно эти подходы сочетаются;

цели нижележащего уровня иерархии можно рассматривать как средства для достижения целей вышестоящего уровня, при этом они же являются целями для уровня нижележащего по отношению к ним (свойство «двуликого Януса»); поэтому в реальных условиях одновременно с использованием философских понятий «цель», «подцель», удобно разным уровням иерархической структуры присваивать различные названия, типа «направления», «программы», «задания», «задачи» и т.п.);

в иерархической структуре по мере перехода с верхнего уровня на нижний происходит смещение цели-направления (целиидеала, цели-мечты) к конкретным целям и функциям, которые на нижних уровнях структуры могут выражаться в виде ожидаемых результатов конкретной работы с указанием критериев оценки ее выполнения, в то время как на верхних уровнях иерархии указание критериев может быть либо выражено в общих требованиях (например, «повысить эффективность»), либо вообще не приводится в формулировке цели;

для того чтобы структура целей была удобной для анализа и организации управления, к ней рекомендуется предъявлять некоторые требования: расчленение на каждом уровне должно быть соразмерным, а выделенные части логически независимыми; признаки декомпозиции (структуризации) в пределах одного уровня должны быть едиными; число уровней иерархии и число компонентов в каждом узле должно быть (в силу гипотезы Миллера или числа Колмогорова) К = 7 ± 2. Эти требования не всегда совместимы, и на практике нужно искать компромиссы;

65

63

процесс развертывания обобщенной цели в иерархической структуре, в принципе, может быть бесконечным, однако на практике ситуация иная: во-первых, в силу гипотезы Миллера число уровней иерархии следует ограничить до 5-7, а, вовторых, на каком-то уровне возникает потребность изменить «язык» описания подцелей, и для того, чтобы не создавать сложностей при восприятии структуры, целесообразно считать одним «деревом цели» ту часть структуры, которая может быть сформирована в терминах одного «языка» (политического, экономического, инженерного, технологического т.п.); иными словами, возникает потребность в стратифицированном представлении структуры целей.

Рассмотренные закономерности необходимо учитывать при разработке методик структуризации и структур целей, что иллюстрируется в следующей лекции.

66

64

Лекция 8. Анализ целей управления в системах управления временем

В настоящее время на западе широко применяется одна из наиболее удачных модификаций древовидной иерархической декомпозиции, известная под названием система Франклина или

классическая система управления временем.

Данная система проектируется в виде системы пирамиды, при этом уровни классического «дерева целей» обозначаются как «этажи».

1 этаж. На данном этапе укладывается основание пирамиды, которое служит опорой для всех остальных этажей. Здесь субъект планирования определяет свои жизненные ценности (например, стабильность, слава, высокий социальный статус, служение человечеству и т.д.). Указанные ценности должны быть тщательно обдуманы и не должны противоречить друг другу.

2 этаж. Исходя из составленного списка ценностей человек должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «слава», «высокий социальный статус», то он может решить, что он хочет стать президентом США. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем выбранным ценностям 1 этажа.

3 этаж (генеральный план). Субъект планирования задается вопросом, что необходимо сделать, чтобы достичь цели, определенной на 2 этаже. Например, для того чтобы стать президентом США, надо сначала стать губернатором штата, иметь солидную партийную финансовою поддержку, незапятнанную репутацию, быть известным публике, блестящим оратором, получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п.

4 этаж (долгосрочный план). Составляется на несколько лет (4-5). На этом этапе в работу включается временной признак декомпозиции целей, начинается хронологизация задач. Здесь необходимо указывать конкретные сроки выполнения подцелей с точностью до нескольких месяцев. В нашем примере стремление получить престижное высшее образование может привести к формированию следующей подцели: «До конца 2010 г. закончить с отличием Гарвардский университет по специальности «Социология и политология». Также весьма важно отметить, выполнению какого пункта 3 этажа способствует достижение той или иной подцели 4 этажа. В нашем примере данный анализ выглядит следующим образом: «Окончание

67

65

Гарварда: а) дает мне престижное образование; б) обеспечивает мне соответствующую репутацию; в) помогает завести знакомство с нужными людьми из соответствующих кругов (политика, бизнес и т.д.).

5 этаж (краткосрочный план). Составляется на срок от одного до нескольких месяцев. Субъект планирования задается вопросом: «Что я могу сделать в определенный срок, чтобы достичь той или иной подцели 4 этажа?» Конкретные сроки указываются с точностью до нескольких дней (неделя). Например, если в долгосрочном плане стоит пункт «Окончить Гарвард до конца 2010г.», то в краткосрочный план входят такие пункты:

-подать документы в университет (20-е числа августа 2004 г.);

-пройти курсы подготовки к экзаменам (окончание - 25-30 авгу-

ста 2004 г.).

Так же, как и на предыдущем уровне, необходимо отметить,

выполнению какого пункта 4 этажа способствует достижение той или иной подцели 5 этажа (и т.д. для всех нижележащих уровней).

6 этаж (план на день). Составляется на основе краткосрочного плана. Здесь указывается время выполнения каждой задачи с точностью до часов и минут. Например, задача 5 этажа «Подать документы в университет в конце августа» может быть разбита на следующие подзадачи:

-выяснить, какие именно документы необходимо оформить

(20.08.04 с 9:00 до 12:00);

-оформить необходимые документы (20.08.04, с 13:00 до 16:00);

-отослать документы (21.08.04, 9:00);

-убедиться в получении документов (21.08.04, 15:00).

Если какая-либо задача не решается в течение дня, то она переносится в план следующего дня (либо удаляется из рассмотрения).

Задачи всех 6 уровней должны регулярно пересматриваться: План на день – автоматически меняется несколько раз в тече-

ние дня.

Краткосрочный план – приблизительно два раза в месяц. Долгосрочный план – не реже, чем раз в полгода.

3, 2 (а иногда и 1 этаж) – раз в год.

Важную роль в структурировании системы целей играет

установление приоритетов задач. Одним из наиболее широко

68

66

применяемых на практике способов ранжирования целей является принцип Эйзенхауэра. Он предполагает деление задач на 4 группы:

-срочные/важные – ЛПР должен решить их сам и незамедлительно;

-срочные/неважные – несмотря на срочность, их лучше делегировать подчиненным;

-несрочные/важные – необходимо решать самому, не допуская, чтобы они становились срочными;

-несрочные/неважные – от таких задач следует отказаться.

Для того чтобы система Франклина работала эффективно, необходимо следовать следующим основным правилам:

1.Планирование времени должно быть регулярным, системным и последовательным.

2.Планировать целесообразно лишь тот объем задач, с которыми можно реально справиться (практика современного зарубежного менеджмента показывает, что это приблизительно 60% рабочего времени).

3.Определение задач, установление временных рамок, а также отчет о выполнении задач должны осуществляться строго (!) в письменной форме.

69

67

Заключение

Завершая учебное пособие, кратко охарактеризуем основные особенности теории систем и системного анализа.

Теория систем – наука об общих закономерностях построения, функционирования и развития систем различной природы.

Системный анализ – методология решения проблем, основанная на структуризации систем и количественном сравнении альтернатив.

Принципиальными особенностями теории систем и системного анализа являются следующие:

1.Задачей общей теории систем является выработка методов объяснения поведения и развития объекта исследования как целого.

2.В теории систем обоснована необходимость применения как подхода «сверху», подхода целей, так и подхода «снизу» – подхода состояний.

3.В основе большинства современных системных исследований лежит тезис о том, что открытость системы определяет ее развитие.

Следствием того, что объектом системных исследований являются по преимуществу сложные системы, многие проблемы остаются неразрешенными и по сей день. В настоящее время особенно актуальны проблемы динамического моделирования сложных систем, анализа данных нечисловой природы, разработки эвристических процедур, учета влияния на поведение исследуемой системы самой процедуры системного анализа и т.д.

Перспективой развития системных исследований должно стать объединение системного подхода с методологией синергетики, кибернетики, естествознания на базе формальной диалектической логики.

Подводя итоги, отметим, что системный анализ как теория и практика улучшающего воздействия на проблемную ситуацию имеет, прежде всего, прикладную направленность, ориентированную на изменение окружающей действительности. Дальнейшее изучение данной дисциплины, включая самостоятельное ознакомление со специальной литературой, потребует от исследователя сочетания алгоритмичности мышления с творческим подходом, а также привлечения к работе специалистов из самых различных областей.

70

68

Литература

1.Антонов, А.В. Системный анализ [Текст] : учебное пособие / А

В. Антонов. – М. : Высш. шк., 2004. – 454 с.

2.Волкова, В.Н. Основы теории систем и системного анализа [Текст] : учебник для студентов / В.Н. Волкова, А.А. Денисов. –

СПб. : СПбГПУ, 2004. – 520 с.

3.Волкова, В.Н. Теория систем [Текст] : учебное пособие / В.Н. Волкова, А.А. Денисов. – М. : Высш. шк., 2006. – 511 с.

4.Миротин, Л.Б., Системный анализ в логистике [Текст] : учебник / Л.Б. Миротин, Ы.Э. Тышбаев. – М. : Экзамен, 2004. – 480 с.

5.Читая, Г.О. Исследование систем управления [Текст]: учебнометодическое пособие / Г.О. Читая. – Волгоград : Изд-во ВолгГТУ, 2003. – 49 с.

6.Шаповалов, В.И. Основы теории упорядочения и самоорганизации [Текст] / В.И. Шаповалов. – М. : Испо-Сервис, 2005. – 296 с.

7.Исследования по общей теории систем [Текст] : сб. переводов / под ред. В.Н. Садовского, Э.Г. Юдина. – М. : Прогресс, 1969. – 520 с.

8.Касьянов, В.С. Системный анализ в менеджменте [Текст] : учебное пособие / В.С. Касьянов, В.Н. Попов, И.П. Савченко. –

М. : КНОРУС, 2007. – 304 с.

9.Анфилатов, В.С. Системный анализ в управлении [Текст] : учебное пособие / В.С. Анфилатов, А.А. Емельянов, А.А. Кукушкин. – М. : Финансы и статистика, 2005. – 368 с.

10.Теория систем и методы системного анализа в управлении и связи [Текст] / В.Н. Волкова [и др.]. – М. : Радио и связь, 1983. – 248

с.

11.Бабайцев, А.Ю. Система [Текст] // Всемирная энциклопедия. Философия. – М. : Минск, 2001. – С. 936-937.

12.Берталанфи, Л. фон. Общая теория систем [Текст] : критический обзор / Л. фон. Берталанфи // Исследования по общей теории систем. – М. : Прогресс, 1969. – С. 23-82.

71

69

ДЛЯ ЗАМЕТОК

72

70