Современные проблемы документоведения. Учебное пособие

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Санкт-Петербургский государственный университет промышленных технологий и дизайна»

Кафедра истории и теории дизайна и медиакоммуникаций

О. В. Чудосветова

СОВРЕМЕННЫЕ ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Утверждено Редакционно-издательским советом университета в качестве учебного пособия

Санкт-Петербург

2017

1

УДК 002(091) (075.8)

ББК 78.01я73

Ч-84

Рецензенты:

доктор философский наук, профессор кафедры философии и истории Российского государственного института сценических искусств

Ю. М. Шор;

кандидат педагогических наук, заведующий кафедрой Санкт-Петербургского государственного университета промышленных технологий и дизайна

М. Э. Вильчинская-Бутенко

Чудосветова, О. В.

Ч-84 Современные проблемы документоведения: учеб. пособие / О. В. Чудосветова. – СПб.: ФГБОУВО «СПбГУПТД», 2017. – 69 с.

ISBN 978-5-7937-1447-1

Учебное пособие предназначается для обучающихся по направлению подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение» (профиль: Документоведение, бизнес-администрирование и документационное обеспечение управления). Разработано по материалам кафедры истории и теории дизайна и медиакоммуникаций в соответствии с требованиями ФГОС ВО и ОПП университета.

В данном пособии раскрывается содержание первого модуля учебной рабочей программы и подробно рассматривается история и технология создания документов, хрестоматийно описываются истоки и история формирования древнего и средневекового документооборота до Нового времени и периода до XXI в. – электронного документооборота. Наличие подобных заданий с рекомендациями по их выполнению позволяет использовать пособие для организации самостоятельной работы.

Каждая глава содержит текстовый материал по изучаемой теме согласно учебному плану и заканчивается контрольными вопросами и списком рекомендуемой учебной литературы.

2

3

ВВЕДЕНИЕ

Последняя треть XX и начало XXI века ознаменовались переходом к постиндустриальному, информационному обществу. Документоведение тесно связано с практикой работы с документами, и это дает стимул для исследований в этой сфере. Документоведение содержит ряд проблем, актуальных в современное время, изучением которых занимаются ведущие специалисты в данной сфере:

–отставание в разработке теоретических вопросов документоведения;

–изучение теории документа и документной деятельности в России сковано узкими рамками управленческого, административного документоведения, сторонники которого ограничивают свои исследования преимущественно управленческой документацией;

–в стране достаточно узок круг исследователей, занимающихся изучением вопросов документоведения;

–нерешенность вопроса о предмете и объекте документоведения;

–утвержденная министерством образования РФ примерная программа курса по специальности «Документоведение и ДОУ» далека от совершенства;

–нет ни одного отечественного учебника по документоведению, если не считать нескольких разношерстных и небольших по объему учебных пособий;

–не вполне разработанный методологический инструментарий, не устоявшийся понятийный аппарат;

–нет нормативно-правовой базы;

–нет единства мнений о понятии «документ»;

–дискуссионными являются понятия «электронный документ», «технотронный документ», «ценность документа» и др.;

–отечественные документоведы ставят знак равенства между понятиями «система документирования» и «документационная система»;

–проблема трансформации документа в исторический источник;

–теория экспертизы ценности документов;

–общая классификация документов;

–недостаточность материальной базы;

–документная коммуникация;

–вопросы подлинности и подложности документов;

–определение места дисциплины в системе наук;

–проблема высшего документоведческого образования;

–проблемы взаимосвязи документоведения и архивоведения;

–вопрос о доступе к документам;

–использование документов, содержащих персональные данные;

–проблемы стандартизации;

–проблемы сохранности электронных документов;

–проблемы регистрации документов;

–проблемы автоматизации делопроизводственных процессов.

Цель дисциплины:

• сформировать компетенции обучающегося в области современных проблем документоведения и особенных вопросов документирования.

4

Задачи дисциплины:

•изучить историю и технологию создания документов;

•проанализировать сущность, причины проблем документоведения;

•рассмотреть проблематику понятийной и терминологической базы современного документоведения.

В результате обучения студент должен обладать следующими профессиональными компетенциями: знать основные принципы отбора документов для разных типов и видов публикаций, классификацию документных систем; уметь подготавливать источниковедческий анализ научной и практической ценности выявленных источников с целью отобрать их для публикации, составить планпроспект издания; владеть навыками выявления документа для издания, производить учёт выявленных документов (ПК-12).

5

СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

Тема 1. Документы и делопроизводство в античном мире

Письменность стала известна человечеству с конца IV тысячелетия до н. э. Она стала элементом системы закрепления во времени и пространстве (передачи на расстояние) человеческой мысли и речи, значение ее трудно переоценить. Буквенно-знаковой и иероглифической письменности предшествовали различные другие системы, например, вампум, которая представляла собой систему веревочек с нанизанными на них раковинами или узелками. Например, сообщение передавалось путем расположения, количеством и цветом раковин (или узелков или цилиндрических бусинок). Вампумы в древности использовались индейцами регионов Северной Америки и Канады. Исключительно посредством вампумов долгое время оформлялись договоры между белыми и индейцами. Сохранился «записанный» договор о союзе между знаменитым Пенном и квакерами, с одной стороны, и делаварами – с другой. Согласно этому договору делавары уступали квакерам довольно обширную часть территории своего племени. На этом вампуме изображён индеец и белый, символически держащиеся за руки. Вампумы служили не только для передачи сообщений и заключения договоров. Простейшими условными символами на них обозначались и наиболее важные события из истории племени. Письменность человека разумного подразделяется на четыре принципиальных вида –идеографическое (каждый знак означает по содержанию целое слово), словесно-слоговое (символ означает либо слово, либо слог), силлабическое (символ соответствует определенному слогу) и буквенно-звуко- вое. Самые древние письмена дошли до нас в виде надписей, выбитых на камне. На камне выбивались или вырезались сообщения и религиозные и культовые тексты, указы высших лиц государства.

Древние греки для сохранения актов официальной жизни в ряде договоров, постановлений прибегали к помощи такого материала, как камень, бронза и т. д., на котором буквы нужно было не писать, а вырезать. Для целей науки и обыденной жизни подобный материал был мало пригоден, а потому его пришлось заменить другим, более удобным для письма – папирусом. При переносе письма с камня на папирус буквы утратили угловатый характер, присущий надписям, и таким образом получился особый тип письма, более округлый в контурах – маюскулы. Этот род письма, несмотря на сравнительную мягкость линии, особенно в начале своего образования очень напоминал письмо надписей.

Изучая документарные исторические источники, правовые документы и иные свидетельства истории глубокой древности, можно найти отражение разных фактов жизни народов. В IV–III тысячелетии до н. э. в Древнем Египте возникает рукописные документы в форме свитка на папирусе, а со II в. до н. э. – пергамента. Народы государств Междуречья обладали письменной культурой, зафиксированной на различных носителях, ранее всего на глиняных табличках древних. Глиняная табличка – письменный инструмент древности, просуществовавший почти тысячелетия. Глиняные таблички появились с возникновением

6

первой письменности в Египте и Месопотамии. Внешне они выглядели как деревянные дощечки с нанесенным слоем сырой глины на лицевой поверхности. Писали на них тростниковыми или костяными заостренными палочками. Далее табличку с нанесенным текстом подсушивали. Глина наносилась тонким слоем, и поэтому табличка при высыхании не растрескивалась, сохранялась в целости довольно долго. При необходимости повторного использования надпись стирали – смачивали табличку обычной водой, выравнивая при этом глиняную поверхность. Если же текст и рисунки требовалось сохранить на длительный срок, табличку с глиной обжигали в печи. Надписи на таких обожженных табличках не разрушались даже со временем. Структура глины, ее податливость и небольшая поверхность глиняной таблички были хорошо пригодны для клинописного письма (клинопись состоит из сгруппированных клинообразных черточек, выдавленных в сырой глине таблички). По мере становления общественных отношений факты публичной и частной жизни стали закрепляться письменно и на других доступных носителях (камень, минералы, береста, пергамент, папирус, ткань и впоследствии бумага). Развитие письменности и создание алфавита языковых форм способствовало этим процессам.

Таблички из глины (которые были широко распространены в Месопотамии) или из прочного долгостойкого дерева (например, в Древней Греции или Риме) были удобны по форме и пригодны для клинописи. Таблички из глины были одноразового использования, запись после высушивания таблички невозможно было стереть или исправить. Таблички группировались по предмету описания и тщательно хранились. Собрания табличек могли быть довольно внушительными по объему – различные списки, учетные документы, закладные и долговые обязательства, государственная или частная переписка. Несмотря на неудобства, первоначально именно таблички составили основу древнейших библиотек в Древнем Риме и Греции.

Клинопись была неудобна для письма и чтения, и мудрые греки изобрели иной способ письменности и алфавит. Несколько табличек составляли книгу или кодекс. Для нанесения букв и изображений на вощеные таблички римляне использовали острый металлический грифель, который, с одной стороны, был острым, с другой – плоским. Острой стороной грифеля выцарапывали на воске буквы, а другой, плоской, затирали написанное. Вощеные таблички были уже многоразового использования и удобнее глиняных. Один из важнейших документов Древнего Рима был свод правил, именовавшийся по форме и способу написания – законы XII таблиц.

В Египте уже давно был известен и применялся для документов папирус – Библиос – писчий материал, в древности использовавшийся в Египте и других странах. Для изготовления папируса использовалось одноимённое водно-болот- ное растение, принадлежащее к семейству Осоковые. В древности дикорастущий папирус был распространён в дельте Нила. В античную эпоху папирус был основным писчим материалом во всём греко-римском мире. Производство папируса в Египте было весьма велико, и фабрики папируса существовали здесь даже

7

до времен халифов. Однако материал был недолговечен, больше двухсот лет папирусные свитки не хранились.

Материал, выделанный из кож животных – пергамент, был значительно прочнее материалов других видов. Начертание изображений и букв производилось острой тростинкой и чернилами. С течением времени примерно к 130 г. пергамент (пергамен) и папирус пришли в Рим и стали широко использоваться для изготовления документов и других нужд. Изготовление материалов для письма стало предметом местной индустрии и активной торговли. С появлением и распространением папируса и пергамента стали формироваться и новые формы документов – свиток, склеиваемый из нескольких листов и накручиваемый для хранения на палку, и тетрадь. Скрученный свиток был удобен для хранения в специальных ларях, однако, для прочтения его надо было развернуть и держать. Тетрадь формировалась из листов пергамента, который можно было складывать и сшивать (брошюровать).

Прототипом современной формы книги-кодекса является полиптих – несколько скрепленных между собой дощечек, натёртых воском, которые древние римляне применяли для письма. По сравнению со свитком кодекс вмещал большой объем информации и был прочнее с позиции многократного использования. Перелистывание дощечек или страниц пергамента, скрепленных в корешке, оказалось более удобным для письма и чтения, чем развертывание и одновременное свертывание свитка. В кодексах используется титульный лист, а также счёт страниц и тетрадей (оглавление). Позднее возникает традиция изготовления книги в переплёте. Первоначально его изготавливали из нескольких склеенных листов папируса или пергамента, или из деревянных досок. Некоторые ценные книги имели художественно оформленный переплет или оклад с металлом (нередко из золота) и застежки.

Письмом и чтением владели разные сословия общества, в том числе вольноотпущенные, а также и рабы. Переписывание было главным способом издания книг в древнем Риме, а также после падения Рима до появления инкунабул.

Из латыни пришла терминология, описывающая процесс изготовления и использования документов – писчик, писец, писарь, переписчик, секретарь. Также характерны термины нотариус, книготорговец, учитель грамоты, скорописец (стенографист). Из этого следует формирования целой отрасли характерных умений и знаний, технологических процессов и производств примитивной полиграфии. Исторически складывались и традиции чтения и письма. Профессиональные летописцы и переписчики использовали для своей работы сидячее место, пульт (вроде современной кафедры) и скамью, соединенные воедино, которые встречаются в средневековых рисунках и современных школах (парты).

Развитие письменности потребовало систематизации знаний языков и грамматики, формирования института переводчиков, для изучения технологии и правил письма и чтения существовали системы обучения грамотности, прежде всего, в религиозных центрах. В Древнем Риме образование начиналось с изучения грамматики латинского и греческого языков. Изучались риторика и ораторство, развивалось искусство владения устным и письменным словом, что было

8

необходимо и даже модно в развивающемся обществе, особенно в культурных центрах и столицах, а также и общий уровень грамотности населения Римской империи, был относительно высоким. Так табличку с текстом объявления на улице мог прочесть почти каждый прохожий горожанин.

Римская элита имела большие собрания документов и книг, которые составляли частные и общественные (публичные) библиотеки, в силу потребности создавались и книжные магазины, и лавки, а также прообразы издательств, которые занимались переписыванием документов и книг. Например, римский полководец Лукулл, отойдя от дел военных и государственных, построил в Италии несколько дворцов и собрал богатейшие коллекции книг и изданий. Он прославился и вошел в мировую историю не только как гурман и организатор пиров (Лукулловы пиры), но и как крупнейший библиофил своего времени. Лукулл давал к своим собраниям книг и документов доступ иноземным гостям, а также государственным чиновникам и ученым. Значительные книжные богатства были захвачены Лукуллом во время последней войны с Митридатом. Огромная добыча досталась Лукуллу в Амисе в 71 году до н. э. Город этот называли Афинами Понта. Среди захваченных трофеев оказалось множество книг, и из них составились знаменитые библиотеки Лукулла, о которых рассказывает Плутарх в его биографии. Лукулл только повторил то, что сделал в свое время Сулла, вывезший из Афин библиотеку Апелликона. Цицерон рассказывает о том, как он отправился в загородную виллу младшего Лукулла, чтобы взять там некоторые книги. Там он встретил Катона, уже погрузившимся в свои занятия. В этой библиотеке имелось богатое собрание книг, размещенное в просторных залах, уставленных шкафами с гнездами для свитков. Зал был украшен статуями греческой работы, изображавшими знаменитых писателей и поэтов, вдоль стен стояли удобные кресла, в которых сидели читающие. Те, которые хотели облегчить себе ознакомление с интересовавшим их произведением, пользовались услугами рабаанагноста («чтеца»). Библиотека Лукулла расположена в загородной вилле. Римляне питали особую любовь к природе, и каждый старался создать в своем доме живой уголок с растениями и фонтаном журчащей воды. Занятие науками на лоне природы доставляло изысканное наслаждение представителям римской интеллигенции, среди которой увлечение сельским хозяйством было чем-то большим, чем просто мода. Современники считали Лукулла справедливым, обходительным, щедрым, аристократом и большим библиофилом. Лукулл собирал рукописи, а его библиотека была доступна для всех, в том числе иностранцам. Лукулл, начитанный и образованный, заходил в портики книгохранилищ и вел беседы со светилами своего времени, помогал государственным служащим, профессорам и студентам.

Библиотеки в Древнем Риме

Библиотеки весьма ценились в обществе и составляли целые состояния как в древности (так и в наше время), а в случае пожара и уничтожения – восстанавливались и переписывались. Книжными центрами становились крупные религиозные образовательные структуры, в частности университеты, а также и столицы

9

и крупные торговые города. Среди таковых следует отметить Рим, Александрию, Константинополь, Афины. Документы также стали основой и фундаментом системы управления государствами – записывались, хранились и использовались законы, нормы, различные решения законодательной и исполнительной власти, постановления, указы, протоколы. Несмотря на то, что основная масса населения Римской империи была неграмотна и отсутствовало книгопечатание, которое появилось лишь через тысячу лет после того, как империя прекратила свое существование, в древнем Римском государстве существовало развитое книгопроизводство. Каждый экземпляр книги представлял из себя рукопись в виде свитка, переписывался (иногда многократно) от руки. Это делало издание книг и документов необычайно дорогим делом, а сами книги – дорогим товаром, доступным лишь избранным. Книга, помимо источника информации, была предметом роскоши. С конца республики в Риме издаются специальные наставления по библиографии, где содержатся рекомендации относительно того, как надо приобретать книги: например, книга Геренния Филона «О приобретении и выборе книг», на греческом языке (в 12 книгах). Существовало и сочинение Варрона «О библиотеках», в трех книгах (на латинском языке).

Император Траян основал названную его именем «Ульпиеву библиотеку», которая вначале располагалась на форуме Траяна; позднее, согласно Флавию Вописку, она была перенесена в Термы Диоклетиана и продолжала существовать еще в V в. н. э., и в ней сохранялись обычные два отделения, – для греческих и латинских книг. Вописк в биографии императора Тацита упоминает о книге из слоновой кости, которая хранилась там в шестом шкафу (следовательно, шкафы в этой библиотеке были пронумерованы). В этой книге был записан сенатусконсульт, подписанный рукой самого императора Тацита. В биографии Аврелиана Вописк вновь упоминает об этой библиотеке, рассказывая о том, как префект Рима Юний Тибериан приказал выдать историку так называемые «полотняные книги», содержавшие записи о деяниях императора (записи эти делались по приказу самого Аврелиана). Вописк сообщает о находке важного документа – письма «божественного Валериана», оказавшегося все в той же Ульпиевой библиотеке. Можно предположить, что эта библиотека носила официальный характер – в ней хранились документы государственной важности и архивы цезарей. Но государственным архивом, по всей видимости, она все же не была. В уже упоминавшейся здесь биографии Аврелиана говорится, как об особо существовавших архивах городской префектуры Рима.

Крупнейшая библиотека была основана императором Константином в Константинополе. Впоследствии она была увеличена стараниями Констанция и Феодосия II. В V веке она заключала в себе более 120 000 книг, среди которых были уникальные экземпляры, как, например, огромный свиток из пергамена длиной около 37 метров, на котором золотыми буквами были записаны поэмы Гомера «Илиада» и «Одиссея». Обладали библиотеками и провинциальные города огромной римской империи. Наиболее выдающимися были книгохранилища таких городов, как Афины, Коринф, Дельфы, Смирна, Галикарнасс и мно-

10