Автоматизированный лабораторный практикум по информатике. Освоение работы в MS Excel 2007

количество чисел, заданных в списке аргументов СЧЕТ (элементов столбца)

6. Вычислить логические функции ЕСЛИ и И:

Функция Если. Проверить совпадает (=) ли в первом столбце минимальное значение с минимальным значением всего диапазона, и выдать сообщение.

Функция И. Проверить совпадает ли в первом столбце минимальное значение с минимальным значением всего диапазона, а также максимальное значение в столбце с максимальным всего диапазона. И выдать сообщение.

В формуле использовать присвоенные имена.

7.Заполнить строку вычислений протягиванием формулы

8.Решить систему линейных уравнений

Ответ X={0,1,2}

9. Решить систему нелинейных уравнений и построить графики на отрезке [-5;5] с шагом h=0,1.

10. Сохранить проделанную работу в файле.

31

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ К РАБОТЕ №4

1.Абсолютные и относительные адреса ячеек? Привести примеры.

2.Как присвоить имена ячейкам и как ими пользоваться в таблице MS

Excel?

3.Как можно определить зависимости между ячейками? И зачем?

4.Как производится ввод формул в ячейки?

5.Как работать с функциями в таблице MS Excel?

6.Уметь объяснить назначение любой из функций, использованной в

работе.

32

ТЕМА 5

Базы данных в Excel: создание, редактирование и форматирование

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ БАЗ ДАННЫХ

Одна из особенностей программы MS Excel состоит в возможности ее использования в качестве базы данных. Базой данных обычно называют поименованную совокупность структурированной информации, относящейся к определенной предметной области. Аналогом для ведения базы данных в MS Excel является список.

Список – представляет собой таблицу реляционной базы данных (описывающей данные матричными методами), в которой строки являются записями базы данных, а столбцы – полями записей. В MS Excel это прямоугольная область ячеек, в которой строки электронной таблицы имеют фиксированную регулярную структуру заполнения. С точки зрения пользователя база данных в MS Excel – это рабочий лист со столбцами, строками, текстом и числами, оформленный по определенным правилам.

Всписок могут быть внесены различные данные: персональные данные

остудентах вуза или сотрудниках фирмы, сведения о закупках и реализации продукции, перечень товаров на складе, каталог книг в библиотеке и пр.

Важными элементами структуры реляционной базы данных являются поле и запись.

Поле – элементарная единица логической организации данных, соответствующая неделимой единице информации. Типы полей: текстовое (например, фамилия студента), числовое, поле даты, расчетное (содержащее формулу), логическое. В табличной базе данных полю соответствует ячейка.

Запись – совокупность логически связанных полей, например, все остальные сведения о студенте с данной фамилией: имя, отчество, дата рождения и т.д. В табличной базе данных записи соответствует – строка.

При создании списков в MS Excel необходимо соблюдать следующие правила:

во всех строках (записях) списка производится одинаковое использование столбцов – назначение и формат данных;

33

все ячейки одного столбца (поля) имеют один и тот же тип данных;

верхняя строка списка содержит имена (названия) столбцов;

каждое название может состоять из нескольких слов, обязательно размещенных в одной ячейке.

В качестве примера списка рассмотрим перечень сотрудников фирмы, составленный в порядке поступления на работу:

Наиболее простой способ создания списка включает три этапа:

1.Формирование заглавной строки, в каждом столбце которой вводятся названия соответствующих полей через команду Главная – Ячейки – Вставить – Вставить строки на лист.

2.Для ввода данных воспользуйтесь командой, которая определяет размер списка Вставка – Таблицы – Таблица. Появится окно Создание таблицы.

3.Установить флажок Таблица с заголовками и ОК.

ОПЕРАЦИИ С ДАННЫМИ В СПИСКЕ

К основным операциям с данными в списках MS Excel относятся:

редактирование записей;

добавление записей к списку;

сортировка записей;

форматирование списка;

фильтрация (выборка) записей:

подведение итогов.

Все операции со списком осуществляется с выделенной базой данных. Список выделяется активизированием любой ячейки списка, либо выделением имени списка.

Редактирование записей.

Редактирование записей происходит в обычным для таблицы образом. Удаление записей через команду Главная – Ячейки – Удалить – Удалить

строки таблицы.

34

Добавление записи.

Добавление записи в конец списка производится непосредственно под последней строкой таблицы.

Для добавления записи внутри списка следует вначале выделить строку перед которой будет вставлена новая запись, затем выбрать команду Главная – Ячейки – Вставить – Вставить строки таблицы сверху. При этом перед выделенной строкой появляется пустая строка, в которую и вводятся соответствующие данные. После вставки новой строки все расположенные ниже записи смещаются вниз на одну строку.

Выделенный диапазон таблицы в правом нижнем углу имеет маленький треугольник, перемещая который можно изменять диапазон.

Сортировка.

Сортировка позволяет упорядочить элементы таблицы в алфавитном или числовом порядке. Используя правильный критерий , можно гарантировать, что информация, в которой вы заинтересованы, появится вверху столбца.

Сортировку можно быстро применить, используя выпадающие списки в заголовках столбцов, которые Excel добавляет к любой таблице.

Если вы не видите выпадающих списков у таблицы, то надо выполнить команду Данные – Сортировка и фильтр – Фильтр.

Сортировка с несколькими критериями

1.Главная – Редактирование – Сортировка и фильтр – Настраиваемая сортировка.

2.Ввести информацию для первого ключа сортировки в столбцах Столбец, Сортировка, Порядок.

3.При необходимости добавления еще одного уровня сортировки, надо нажать кнопку Добавить уровень.

4.Установки можно выполнить через кнопку Параметры.

5.ОК

Восстановление исходного порядка записей возможно в тех случаях, когда первый столбец списка носит название «Номер записи» или «№ п/п». При этом каждая запись имеет номер, и исходный порядок в списке легко восстанавливается выбором сортировки по возрастанию для первого столбца.

Форматирование списка.

Созданная таблица будет отформатирована Excel автоматически с использованием установок по умолчанию. Для изменения стиля форматирования структурированной таблицы Работа с таблицей - Конструктор – Стили таблицы.

35

Фильтрация.

Фильтрация записей предполагает выделение из списка определенных записей с использованием одного или нескольких условий отбора. Для этой цели можно использовать выпадающие списки в заголовках столбцов.

Для удаления фильтра надо воспользоваться командой Снять фильтр в выпадающем меню заголовка столбца.

Для создания фильтров также можно воспользоваться выпадающими меню:

Фильтрация дат – для фильтрации по датам.

Числовые фильтр для выборки по числовому значению или некоторому диапазону.

Текстовые фильтры – для работы с текстом.

Среди фильтров выделяют Расширенные фильтры, обладающие широкими возможностями для формирования критериев отбора.

Для запуска Расширенного фильтра необходимо создать диапазон критериев и диапазон результатов.

Запуск Расширенного фильтра выполняется в несколько этапов: Создаются Диапазоны критериев:

1.копируют строку заголовков списка.

2.размещают эту строку на рабочем листе (чаще над списком).

3.две (как минимум) строки под этой строкой предназначены для формирования критериев. (Критерии записанные в одной строке объединяются логической операцией И, а в разных – ИЛИ).

В команде Расширенный фильтр для фильтрации списка используются два вида критериев: критерий сравнения (с использованием математических знаков сравнений) и вычисляемый критерий(критерий содержащий формулу). Обычно критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах и в этом случае называется множественным критерием. Все критерии записываются в диапазоне критериев.

Запускается команда Данные – Сортировка и фильтр – Фильтр – Дополнительно. Откроется окно Расширенного фильтра. В этом окне необходимо указать три диапазона: диапазон исходных данных, диапазон критериев и диапазон результирующих значений.

Таким образом, фильтрация через Расширенный фильтр позволяет извлекать из списка определенные группы записей и анализировать их отдельно.

Подведение итогов.

Подведение итогов обычно проводится при увеличении объема списка, когда становится актуальной задача анализа и просмотра его различных

36

частей. Даже после сортировки и фильтрования в списках может оказаться огромное количество данных, что затрудняет их рассмотрение. В этом случае удобно подводить итоги для отдельных частей таблицы.

Для получения сгруппированной информации используется команда меню Данные – Структура – Промежуточные итоги. При этом вначале следует отсортировать список таким образом, чтобы записи с общим контекстом были сгруппированы в блоки. Варианты такой систематизации могут быть различными.

Появится окно Промежуточные итоги.

Из списка При каждом изменении в выберите поле, при каждом изменении в котором будут появляться новые промежуточные данные.

Из списка Операции – выберите функцию для вычисления промежуточных итогов.

Список Добавить итоги по позволяет указать столбцы, для которых надо подводить промежуточные итоги.

MS Excel с помощью команды Промежуточные итоги берет фрагмент списка, применяет к нему выбранную функцию типа СУММ, СРЗНАЧ, СЧЕТ и отображает полученные результаты.

Автоматически при выполнении этой операции осуществляется группировка данных по выбранному критерию, подведение промежуточных итогов по этим группам, а также слева от списка появляются элементы структуры.

Структура содержит знаки + и -., которые позволяют как раскрывать так и скрывать информацию о выбранном блоке. Также вверху этой структуры располагаются цифры с нумерацией уровней структуры. Эти цифры также являются кнопками для сокрытия или раскрытия информации всего уровня.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5

1.Разработать структуру базы данных, содержащую список студентов одного курса со следующими полями: Шифр; Фамилия, И.О.; Пол; Год рождения; № группы; Средний балл.

2.Ввести произвольные значения записей в список через созданную форму, при этом число записей должно быть не менее 15, число групп – не менее 3. Последний столбец оставить незаполненным. В разных группах могут быть студенты с одинаковыми фамилиями. Отредактировать полученный список, изменив инициалы или номер шифра у каких-либо студентов.

37

3.Дать название созданному рабочему листу, например, СТУДЕНТ. Озаглавить список и присвоить ему имя Студенты.

4.Найти в списке одного из студентов с одинаковыми фамилиями по заданной фамилии и номеру группы.

5.Провести сортировку списка, расположив фамилии студентов по группам в алфавитном порядке.

6.Отформатировать список с использованием Экспресс-стили.

7.Провести фильтрацию списка по указанию преподавателя. Выделить юношей одного года рождения с использованием Расширенного фильтра.

8.Восстановить список до исходного состояния.

9.Скопировать список на новое место и Преобразовать в обычный диапазон копию. Подвести промежуточные итоги для выбранных групп данных.

10.Сохранить созданный файл под выбранным именем, например, ГРУППА.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ К РАБОТЕ №5

1.Что такое базы данных в MS Excel?

2.Что представляют собой записи и поля в реляционной базе данных?

3.Как создать базу данных (список) в среде MS Excel?

4.Охарактеризуйте основные операции с данными в списках MS Excel.

5.Структуризация рабочего листа.

38

ОРГАНИЗАЦИЯ МЕЖТАБЛИЧНЫХ СВЯЗЕЙ

MS Excel может совместно обрабатывать данные различных таблиц, расположенных как на одном листе, так и на разных рабочих листах или даже

вразных рабочих книгах. Для эффективной работы с такими данными их необходимо связать (установить между ними связи). Связывание между собой различных рабочих книг (рабочих листов) позволяет наилучшим образом использовать имеющиеся данные и расчетные формулы.

Связи между таблицами осуществляются путем использования внешних ссылок – адресов ячеек, содержащих кроме имени столбца и номера строки имя файла и/или рабочего листа, данные из которого берутся для рассмотрения. В общем случае внешняя ссылка имеет вид: [имя_файла]имя_рабочего_листа!адрес_ячейки_или_диапазон.

Имеется ряд способов установления связей между ячейками из разных источников:

Копирование и вставка ссылок на данные с помощью команды меню: Специальная вставка, что позволяет быстро установить связь между ячейками различных рабочих книг или листов. После этого изменения в ячейке, использованной для копирования, повлекут за собой изменения в ячейке, для которой была выполнена операция копирования. Эту операцию можно выполнить и командой Главная – Буфер обмена – Специальная вставка.

Построение формулы, использующей ссылки на ячейки из других рабочих книг или листов. В этом случае изменения значений в ячейках рабочих книг, на которые имеются ссылки в формуле, приведут к изменениям

вячейке, содержащей формулу.

При формировании каждой из таких таблиц удобно задать так называемое «ключевое поле » данных таблиц, которое затем позволит установить связь между соответствующими таблицами. Для установления

39

связи между таблицами может быть взята функция ссылки ВПР, которая используется для поиска значений в таблице.

КОНСОЛИДАЦИЯ ТАБЛИЦ ИЛИ ИХ ЧАСТЕЙ

Помимо создания межтабличных связей путем указания имен файлов, содержащих связываемые таблицы, в ссылках и формулах, MS Excel предлагает специальный режим консолидации данных. Этот режим содержит необходимые команды для объединения таблиц или их частей, расположенных на разных рабочих листах или в разных рабочих книгах.

Процедура консолидации позволяет создать обобщенную таблицу по одной или нескольким категориям данных, используя один или несколько блоков исходных данных. Эта процедура выполняется с помощью команды меню: Данные – Работа с данными – Консолидация. При выполнении консолидации следует задать тип функции, по которой будут вычисляться итоговые значения.

В процессе консолидации данных последовательно выполняется ряд этапов:

определяются области исходных данных, где располагается интересующая пользователя информация;

данные в этих областях предварительно надо организовать одинаковым образом (заголовки столбцов –одинаковые);

области данных должны представлять собой блоки строк или столбцов с заголовками;

выделяется ячейка, которая будет соответствовать левому верхнему углу области назначения, в которой будет размещена итоговая таблица;

выбирается команда Данные – Работа с данными – Консолидация;

в появившемся окне диалога Консолидация в поле Функция указывается функция для подведения итогов, например, Сумма, Среднее, Колво значений;

курсор устанавливается в поле Ссылка, куда последовательно заносят диапазоны областей исходных данных, нажимая каждый раз на кнопку Добавить;

использование кнопки Обзор позволяет выбирать исходные области из других рабочих листов или из других файлов;

выполнение консолидации заканчивается нажатием на кнопку ОК.

40