Автоматизированный лабораторный практикум по информатике. Освоение работы в MS Excel 2007

Открытие диалоговых окон.

Некоторые кнопки ленты открывают их автоматически.

Через кнопку вызова диалогового окна, которая представлена крошечным квадратным значком со стрелочкой, который появляется в правом нижнем углу некоторых групп лент.

Контекстные меню.

Содержание контекстных меню является контекстно-зависимыми, т.е. их содержание зависит от характера выполняемой в данный момент времени операции. Выше контекстного меню в Excel 2007 располагается мини-панель, содержащую наиболее часто используемые команды вкладки Главная.

Панель быстрого доступа.

Эта панель располагается в левой части строки заголовка. Можно ее разместить и под лентой. Для этого надо вызвать контекстное меню панели быстрого доступа и выбрать команду Разместить панель быстрого доступа под лентой. Через контекстное меню (или на стрелке направленной вниз около неё) можно настроить и содержание этой панели, т.е. разместить на ней кнопки часто используемых команд.

Меню Office.

Excel 2007 позволяет выполнить операции с файлами, а именно: Открывать, Сохранять и Печатать файлы, а также общую настройку параметров работы программы можно через меню кнопки Office. Открыть его можно через большую круглую кнопку с эмблемой системы Office в левом верхнем углу окна.

Меню Office используется для работы с файлами.

Для печати результатов работы и пересылки её по электронной почте. Для настройки параметров Excel через кнопку Параметры Excel в

правом нижнем углу меню Office.

За некоторыми командами скрыты подменю для тонкой настройки. Кнопка Печать быстро выведет на печать результаты работы, а маленькая стрелочка около этой кнопки позволит настроить параметры печати.

11

ВВОД ИНФОРМАЦИИ

Информация в ячейке может содержать текст, числа или формулу (в последнем случае содержимое будет вычисляться, исходя из содержания других ячеек).

Ввод текста и чисел.

Для того, чтобы ввести в ячейку текст, ее необходимо сделать активной (щелкнув по ней мышью - появится четкая рамочка вокруг этой ячейки).

После этого можно вводить данные стандартным образом. В поле имени будет присутствовать номер ячейки, а в строке формул на инструментальной панели - вводимый текст (числовой или буквенный). Кроме того, слева в Строке формул появится три кнопки: кнопка с крестом позволяет отменить ввод, кнопка с галочкой принять ввод, и кнопка с буквой f позволяет вызвать мастер функций.

Для ввода текста непосредственно в ячейку можно активизировать её двойным щелчком.

Для ввода серии данных (данные, которые связаны между собой математическими зависимостями) в лист в Excel предусмотрена функция автозаполнение. Выбрать одну или несколько ячеек, которые составляют основу ряда, и затем захватить маркер заполнения (маленький черный квадратик в нижнем правом углу выделенного диапазона ячеек). Протащить маркер на нужное количество ячеек. Автозаполнение можно использовать для создания списка по месяцам, по дням недели и т.д. Через Office – Параметры Excel. Далее выбрать раздел Основные и в секции Основные параметры работы в Excel щелкнуть на кнопке Изменить списки. В этом окне можно посмотреть существующие списки и создать свой через Новый список.

Окончить ввод текста можно нажатием клавиши Enter, щелчком на кнопке с галочкой или переходом в другую ячейку.

Ввод формул.

Для ввода формулы в ячейку надо начать строку с символа равно "=". В формуле при ссылке на какую-либо ячейку надо указать ее имя либо щелкнуть по ней мышью. Наиболее часто используемая математическая функция – это суммирование. Если в ячейке А3 надо получить результат суммирования значений ячеек А1 и А2. Для этого

В ячейке А3 набирается формула =А1+А2 (причем А1 и А2 можно вводить как с клавиатуры, так и выбирая нужные ячейки мышью). Окончание ввода - нажатие клавиши ввода (Enter) или щелкнуть по кнопке с галочкой и в ячейке А3 появится результат суммирования.

12

Автоматическое суммирование осуществляется нажатием кнопки с изображением знака суммы на вкладке Главная в группе Редактирование и выделением соответствующей области, значения ячеек которой суммируются.

Через мастер функций: через кнопку f в строке формул и в категории Математические функции выбрать Сумм.

Перемещение по листу.

Перемещение осуществляется: перемещения при помощи клавиатуры. Для перемещения по рабочему листу можно использовать клавиши

управления курсором, которые перемещают табличный курсор на одну строку вниз (вверх) и на один столбец вправо (влево). Клавиши <PgUp> и <PgDn> перемещают табличный курсор на одно полное окно (количество строк, на которое перемещается курсор, зависит от количества строк, отображаемых в окне).

<Alt+ PgUp> на один экран вправо. <Alt+ PgDn> на один экран влево. При включении индикатора <ScrollLock> происходит перемещение по

листу без изменения активной ячейки. Для возвращения к исходной точке (активной ячейке) <Ctrl+Backspase> и выключите индикатор <ScrollLock>.

Нажатием клавиши Tab (перемещение вправо) и Shift-Tab (перемещение влево) или Shift-Enter (для перемещения в направлении, противоположном выбранному по умолчанию).

Перемещение при помощи мыши. Для изменения активной ячейки - щелкнуть нужную ячейку. Для прокрутки на одну ячейку щелкнуть на одной из стрелок, расположенных на полосах прокрутки. Для прокрутки на целый экран – щелкнуть в любом месте полосы прокрутки. Для вертикальной прокрутки можно использовать колёсико мыши. При нажатой <Ctrl> с помощью колесика мыши можно изменять масштаб отображения на экране активного листа. Использование полос прокрутки и прокручивания не меняет активной ячейки.

РЕДАКТИРОВАНИЕ СОДЕРЖИМОГО ЯЧЕЙКИ

Для редактирования ячейки (внесение изменений в содержание) с уже введенной информацией дважды щелкнуть на ней мышью либо нажать клавишу F2, либо в строке формул. Одним из вариантов редактирования является удаление содержимого ячейки. Для этого надо сделать ее активной, щелкнув по ней мышью, а затем нажать клавишу Del либо воспользоваться опцией Очистить пункта группы Редактирование.

При работе с несколькими ячейками одновременно их необходимо выделить. Для выделения всего столбца или строки надо щелкнуть мышью по

13

имени (А, В, С и т.д. либо 1,2,3 и т.д.). При выделении группы столбцов (строк) надо протащить мышью по соответствующим именам. Выделить произвольный блок можно протащив его на экране мышью. Выделение разрозненных ячеек осуществляется щелчком мыши при нажатой клавише Ctrl. Снять выделение можно щелкнув в любом месте листа. Для выделения всего листа можно щелкнуть на кнопку, расположенную в левом верхнем углу на пересечении строки с заголовками столбцов и строк.

Для того, чтобы сделать таблицу читаемой, MS Excel предоставляет многочисленные вспомогательные форматирующие функции, некоторые из них можно очень быстро вызвать с помощью кнопок на вкладке Главная.

Для форматирование значений ячеек надо воспользоваться командами Главная – Ячейки – Формат – Формат ячеек или Главная – Число.

В MS Excel есть несколько форматов чисел, что позволяет более гибко заполнять таблицы и для каждой единицы использовать свой шаблон. Чтобы выбрать формат числа, надо щелкнуть по ярлычку Число диалогового окна Формат ячеек. После чего, можно выбрать необходимый формат для денег, даты, времени, процента и т.д. Каждый формат представлен своим шаблоном,

вкотором используются два символа:

#- замещаемый символ, если на этом месте в числе находится значащая цифра, то она выводится, если не значащий ноль, то он опускается.

0 - обязательный символ, даже если на этом месте находится незначащий нуль, то он все равно будет выведен.

Пример отображения числа в зависимости от применяемого шаблона.

Использование шаблона позволяет быстро настроить формат данных на нужный вид отображения. Создание пользовательского формата через Формат ячеек – Число – Все форматы.

Денежный и процентный стили, как часто используемые, вынесены на ленту в группе Число.

В процессе работы с таблицами часто возникает необходимость выровнять ширину столбца, так чтобы данные полностью были видны, т.е. осуществить подгон. В Еxcel действует режим автоподгона для числовой информации и дат. Также автоподгон вступает в силу:

14

При двойном щелчке по правому краю заголовка столбца.

При вводе команды Главная – Ячейки – Формат – Автободбор ширины столбца.

Готовую таблицу необходимо сохранить. Это можно осуществить либо при помощи кнопки с изображением дискеты, либо через команду Сохранить в меню Office. В соответствующем диалоговом окне вводится имя, под которым будет сохранен запоминаемый файл.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1

1.Создать таблицу определения расходов предприятия (название предприятия вынести в заголовок самой таблицы) помесячно (столбцы) в течение полугода по следующим статьям (строки): зарплата, транспорт, коммунальные расходы, оборудование, сырье и энергоснабжение. Ввести произвольные значения в денежном формате.

2.Подсчитать общее значение расходов по каждому месяцу и по каждой статье расхода за все полугодие, результаты вычислений поместить в соответствующих графах.

3.Выровнять заголовки по центру таблицы. Для выделения заголовков использовать различные шрифты (курсив, полужирный, подчеркнутый). Применить выбранное обрамление для ячеек таблицы.

4.Сохранить созданную таблицу.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ К РАБОТЕ №1

1.Каким образом осуществляется ввод в MS Excel текстовой и вычисляемой по формулам информации?

2.Перечислите элементы интерфейса. Как их настраивать?

3.Средства редактирования введенной информации в MS Excel.

4.Возможности для вычисления сумм в MS Excel.

5.Какие форматы чисел есть в MS Excel и как работать с ними?

6.Что такое шаблон чисел и для чего его используют?

7.Особенности MS Excel 2010?

15

ЗАГРУЗКА ТАБЛИЦЫ. УПРАВЛЕНИЕ РАБОЧИМИ ЛИСТАМИ

Для открытия созданного ранее файла существует несколько способов.

Для запуска Excel одновременно с открытием ранее созданной книги Пуск – Документы и выбрать требуемый файл из списка.

При запуске Excel 2007 для открытия существующих файлов необходима команда Office – Открыть.

Работа с листами.

Имя рабочей книги выводится вверху экрана, а имя рабочего листа выводится на ярлычке внизу экрана. Для удобства можно изменить это имя. Для этого можно вызвать контекстное меню при помощи правой клавиши мыши по ярлычку нужного листа или двойным щелчком.

По умолчанию в новой книге только три листа. Для добавления новых листов существует несколько способов:

Щелкнуть по кнопке Вставить лист, которая расположена непосредственно справа откладки последнего листа.

Главная – Ячейки – Вставить – Вставить лист. Добавление листа происходит слева о текущего.

СТРУКТУРА ЯЧЕЙКИ

Рассмотрим структуру ячейки. В программе MS Excel она имеет несколько уровней: изображение, формат, формула, имя, комментарий.

1. Верхний уровень – это изображение на экране, в котором отображается отформатированные значения: текст или результат вычислений по формуле.

16

2.Второй - параметры форматирования. На этом уровне находится информация о формате чисел, шрифте, вид рамки и параметры защиты ячейки.

3.Третий уровень содержит формулу, которая может состоять из текста, числа или математических вычислений.

4.Четвертый уровень – имя ячейки.

5.Пятый – комментарий.

Excel позволяет работать с ячейкой как с совокупностью всей информацией пяти уровней, так и с информацией каждого этого уровня отдельно через Специальная вставка контекстного меню или через Ленту вкладок.

ВСТАВКА И УДАЛЕНИЕ СТОЛБЦОВ И СТРОК

Ячейки таблицы можно вставлять и удалять. Сделать это можно, выделив ячейку, перед которой должна быть, вставлена ячейка. После этого – выбрать команду Главная – Ячейки – Вставить – Ячейки. В диалоговом окне можно определить месторасположение новых ячеек, а при необходимости будет вставлена строка или столбец.

Другой способ – выбрать соответственно опции Вставить столбцы на лист или Вставить строки на лист из группы Вставить. При выделении нескольких ячеек (строк, столбцов) будет вставлено указанное количество ячеек. Формат ячеек вставленного столбца будет таким же, как у ячеек, которые находятся слева от вставленных. Соответственно строки перенимают формат у лежащих выше полей. Поскольку вставляются пустые ячейки, то формулы и цифры не переносятся.

Для удаления выделенных ячеек используется команда Главная – Ячейки - Удалить.

КОПИРОВАНИЕ И ПЕРЕМЕЩЕНИЕ СОДЕРЖИМОГО ЯЧЕЕК

Одними из наиболее частых операций с ячейками являются операции копирования, перемещения и удаления их содержимого. При копировании блока ячеек он будет повторен в таблице дважды, а при перемещении – будет вырезан и помещен в новое место. Для осуществления этих операций необходимо выделить нужные ячейки. Далее можно воспользоваться либо соответствующими командами Главная – Буфер обмена, либо через контекстное меню, а также сочетанием клавиш Сtrl-C, Сtrl-Х и Сtrl-V. Содержимое выбранных ячеек будет помещено в буфер обмена. Далее будет

17

необходимо сделать активной ту ячейку, куда требуется скопировать (переместить) содержимое и использовать опцию Вставить из буфера Главная – Буфер обмена - Вставить.

При выполнении операции Вставить Excel отображает смарт-тег вставки. Для вызова меню параметров надо щелкнуть по нему мышкой. Доступные параметры зависят от типа вставляемых данных. Например, можно выбрать между сохранением исходного форматирования ячеек или приведением формата к формату адресного диапазона, или вставка только значений без копирования формул и т.д.

Команда Специальная вставка из контекстного меню или Главная – Буфер обмена – Вставить – Специальная вставка. позволяет выполнить вставку той информации, которая необходима.

Специальная вставка позволяет определить тип вставляемой информации, а также предлагает взаимоисключающие параметры для добавления, вычитания, умножения и деления выделенного диапазона на вставляемый. Также можно предотвратить вставку пустых ячеек (пропускать пустые ячейки) и поменять местами столбцы и строки – транспонировать.

Удаление содержимого выделенной ячейки происходит вырезанием - удалением в буфер обмена.

Копирование и перемещение содержимого ячеек можно произвести без использования буфера обмена, а с применением механизма «Drag & Drop» («Перетащить и оставить»). В соответствии с этой процедурой вначале выделяется необходимый фрагмент. При копировании надо нажать кнопку Ctrl и, удерживая ее, протащить выделение, ухватив его за рамку (маркер примет вид стрелки), на новое место. Для простого перемещения на новое место клавишу Ctrl нажимать не надо. Для удаления выделенного фрагмента надо нажать клавишу Del.

При необходимости заполнения содержимого ячеек в столбце или строке следует активизировать исходную заполненную ячейку. Затем указатель мыши устанавливают на маленький черный квадрат в правом нижнем углу рамки выделения и, схватив мышью (нажатием левой клавиши) рамку, перетаскивают ее в последующие пустые ячейки на требуемое расстояние (маркер мыши примет вид +). Следует отметить, что в общем случае при заполнении ячеек формулами адреса ячеек изменяются в зависимости от места расположения формулы – такие адреса называются относительными.

18

ПОИСК ИНФОРМАЦИИ В ТАБЛИЦЕ

Для эффективной работы с большими таблицами существует функция поиска. Это команда меню Главная – Редактирование – Найти и выделить – Найти и сочетание клавиш Ctrl-F. В поле Найти можно использовать символы « * » и «?» так же, как они используются в шаблонах имен файлов для команд MS DOS: « * » – на его месте в шаблоне поиска может находиться сколь угодно много символов, и символ « ? » – на этом месте может быть только один символ.

Если нужно не только найти информацию, но и заменить ее, – используется команда меню Главная – Редактирование – Найти и выделить – Заменить и сочетание клавиш Ctrl-H.

Для выбора большего количества параметров надо нажать Параметры.

НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ ОКНА EXCEL РАЗБИЕНИЕ ОКНА

При работе с длинными таблицами можно прибегнуть к разделению окна таблицы, чтобы одновременно наблюдать различные фрагменты одной и той же таблицы и прокручивать их независимо друг от друга. Это можно сделать с помощью маркеров разделения – небольших черных прямоугольников в начале вертикальной и горизонтальной полосы прокрутки. Протаскивая их мышью, можно разделить окно по вертикали или по горизонтали. Эту операцию также можно осуществить при помощи команды Вид - Окно - Разделить. При этом программа автоматически «разрезает» рабочее окно на четыре равные области. Отменить разбиение можно командой Вид - Окно - Разделить снова.

Закрепление областей.

Для закрепление (замораживание) областей от прокрутки надо выделить ячейку, расположенную правее закрепляемого столбца и ниже закрепляемой строки и выполнить Вид – Окно – Закрепить области.

Для закрепления верхней строки или самый левый столбец. Вид – Окно – Закрепить области – Закрепить верхнюю строку. Вид – Окно – Закрепить области – Закрепить верхнюю строку.

19

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2

1.Открыть на экране файл, созданный в работе №1. Назвать первый рабочий лист Расход, а второй лист – Приход.

2.Скопировать таблицу файла на листе Расход и поместить ее ниже ранее созданной разными способами (мышь, клавиши, кнопки и команды). Дополнить скопированную таблицу графами до полного года (январьдекабрь).

3.На 2-м рабочем листе необходимо создать две таблицы Приход по форматам 1-ых таблиц Расходов (одна таблица – на полгода, другая – на год). Необходимо скопировать сначала формат всей таблицы, а затем скопировать соответствующие заголовки столбцов. Статьи прихода: консультации, доход от продаж и индивидуальные занятия. Лишние строки следует уничтожить.

4.Найти одно из заданных чисел и заменить на другое.

5.Разместить таблицы в двух горизонтальных окнах. Закрепить заголовки строк.

6.Сохранить результаты работы в файле.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ К РАБОТЕ №2

1.Из чего состоит структура ячейки и как она отражается при работе с таблицей MS Excel?

2.Как можно копировать и перемещать информацию в таблице MS

Excel?

3.Поиск информации в таблице MS Excel.

4.Какие средства для просмотра больших таблиц предлагает MS Excel?

20