Документооборот

лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрации, контроля, направления в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Термины и определения

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций.

Исходящие документы - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Контрольные вопросы

1.Опишите общую структуру предприятия.

2.Какие специальные службы занимаются на предприятии работой с документами? Их функции?

3.Дайте определение понятия «документооборот».

4.На каких принципах основана организация документооборота?

5.Почему управление предприятием можно сравнить с информационным процессом?

6.Какие этапы включает в себя внутренний контур документооборота?

7.Что такое «версионность» документов? Из-за чего она возникает?

14