Понятие о документе

Подлинник официального документа - первый экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки

(факсимильная копия) или часть их (свободная копия). Для обладания юридической силой все виды копий должны получить специальное удостоверение, например, нотариальное.

Унификация - приведение чего-либо к единой системе, форме.

Стандартизация - процесс установления и применения стандартов. Стандартизация документов - высшая степень их унификации. Требования стандарта имеют обязательный характер. Унификация проводится как предварительный этап стандартизации.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. В любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации.

Контрольные вопросы

1.Что включает в себя понятие «документ»?

2.В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?

3.С чем связано появление понятия «документационное обеспечение»?

4.Какие способы документирования (фиксирования информации) Вам известны?

5.Где закреплены определения основных понятий профессиональных терминов по делопроизводству?

6.Что понимается под юридической силой документа?

7.Что такое «система документации»?

8.Что такое «стандартизация», «унификация»?

9.На каких принципах основана унификация документов?

10.Какие способы унификации применяют для документов?

11.Каковы основные признаки документа?

12.По каким признакам классифицируют документы?

13.Каковы основные функции документа?

14.В каких научных дисциплинах и сферах практической деятельности используется понятие «документ»?

15.Задачи делопроизводства, документирования, документоведения, документооборота, архивного дела?

10