Занятие 2. Создание документов
Задание 1
Скачайте и установите веб-агент на свой компьютер. Убедитесь, что в проводнике менеджера Снигирева П.В. в меню пользователя установлен флажок «Настройки\Использовать веб-агент».
Задание 2
Освойте работу с карточками и телами документов в Directum RX: 1. В папке «Общие папки\Учебные документы» выберите документ с номером после "/", соответствующим номеру в логине Снигирева. Откройте содержимое документа. 2. С помощью контекстного меню откройте карточку документа, ознакомьтесь с панелью действий, закладками и составом полей.
Задание 3
Менеджер создает документ «План продаж на 2024 г.»: с типом «Простой документ» из шаблона – «Шаблон документа Microsoft Word» Сохраняет документ
По кнопке Доступ менеджер выдает права доступа на документ: Отдел продаж – «Просмотр» Руководитель отдела продаж – «Полный доступ» Для ознакомления с типами прав доступа и действиями, которые можно выполнять с документом, открывает справку на панели «Управление доступом».
Менеджер переходит на закладку История и смотрит действия, выполненные с документом
Дополнительное практическое задание
Сравните набор полей в карточке нового документа и ранее созданного документа «План продаж на 2024 г.» с типом «Простой документ». Обратите внимание, что набор полей в карточке документа зависит от его типа.
В карточке нового документа с типом «Входящее письмо» заполните поле *Содержание значением «По отсрочке платежа», укажите корреспондента ООО «Русский кремний». Обратите внимание, что значение поля Имя для документов данного вида формируется автоматически по основным реквизитам документа (настройку автоматического формирования имени для документов определенного вида производит администратор).
Задание 4
Менеджер отдела продаж создает папку «Отдел продаж» в «Общие папки\Общие документы» по кнопке +Создать
По кнопке Доступ менеджер назначает права на изменение содержимого папки всем сотрудникам отдела продаж, сохраняет и закрывает карточку папки. В контекстном меню папки в строке Содержимое нажимает на кнопку Открыть в новой вкладке и просматривает содержимое папки
Менеджер ищет ранее созданный документ в списке «Недавние документы»
Менеджер копирует ссылку на документ и помещает ее в папку «Общие папки\ Общие документы\ Отдел продаж»
Дополнительное практическое задание
По электронной почте менеджеру по продажам поступило письмо от контрагента ООО «Мост» с вложенным приглашением на выставку. Менеджер сохранил вложенный в письмо файл «Приглашение на выставку.doc» на рабочий стол (создайте файл произвольного содержания с таким наименованием). Менеджеру необходимо сохранить это приглашение в Directum RX. Для этого в папке «Избранное»: 1. Создайте новый документ с типом «Входящее письмо». 2. В карточке документа заполните поле *Корреспондент (укажите «Мост, ООО»). 3. Занесите содержимое, используя кнопку «Создать из файла».
Занятие 3. Взаимодействие в Directum rx Задание 1
По кнопке +Создать руководитель отдела продаж Ардо Н.А. создает простую задачу и заполняет поля значениями: Тема – «Подготовить месячный отчет о работе отдела»; Кому – Снигирев П.В.; Тип – Задание; Срок – произвольное значение; Текст задачи – «Подготовьте отчет о работе отдела за предыдущий месяц» Сохраняет и закрывает карточку задачи.
Руководитель находит ссылку на не отправленную ранее задачу в папке «Исходящие» и отправляет задачу в работу
Менеджер отдела продаж Снигирев П.В. получает задание и открывает его. На панели Вложения по кнопке Добавить Снигирев создает отчет (простой документ, созданный из шаблона), выполняет задание
Руководитель отдела продаж в папке Входящие в папке потока На приемку находит задание и принимает работу
Задание 2
Руководитель отдела отправляет простую задачу для своего подчиненного о подготовке документа
В течение 15 минут после отправки руководитель замечает, что сделал опечатку в тексте задачи. Он открывает карточку стартованной задачи, нажимает на кнопку Изменить текст и вносит правки
Задание 3
Руководитель отдела прекращает ранее созданную задачу, так как в список исполнителей необходимо добавить секретаря и увеличить срок исполнения
Руководитель рестартует задачу. Добавляет секретаря Соболеву Н. Н. в исполнители, увеличивает срок и отправляет задачу в работу
Дополнительное практическое задание
Руководитель отдела продаж запрашивает у менеджера информацию по одному из контрагентов. Для этого отправляет простую задачу со сроком 2 дня.
Менеджер отдела продаж получает задание. Вносит необходимую информацию в текст задания и выполняет его.
Руководитель получает задание на приемку. Принимает работу.
Занятие 4. Согласование по процессу
Задание
Менеджер Снигирев П.В. создает исходящее письмо (тип документа - «Исходящее письмо») Указывает значения полей: Содержание – «Запрос на участие в выставке» Корреспондент - ПАО «ТехноМир» Подписал – Ивановский Г.А. (руководитель организации)
Менеджер резервирует номер для создаваемого документа (на панели действий в выпадающем списке Регистрация кнопка Присвоить номер)
Менеджер создает содержимое документа из шаблона (выберите «Шаблон исходящего письма»)
Для того, чтобы быстро найти этот документ в дальнейшем, менеджер добавляет его в папку «Избранное»
Менеджер создает приложение к письму через кнопку Создать приложение в выпадающем списке Связи на панели действий карточки письма В поле Содержание* указывает - «Описание демонстрационного стенда» Заносит содержимое документа из шаблона Сохраняет и закрывает карточку приложения
Менеджер проверяет созданную связь Открывает закладку Связи в карточке исходящего письма
Менеджер отправляет созданный документ задачей на согласование по процессу (на панели действий в выпадающем списке Отправка кнопка На согласование по процессу) Указывает способ доставки – «Почта» Менеджер до старта задачи может посмотреть схему, а в дальнейшем отслеживать, на каком этапе находится документ
Руководитель отдела продаж Ардо Н.А. в папку потока На согласование получает задание на согласование документа Просматривает документ и приложение Выполняет задание с результатом «Согласовать»
Секретарь-референт Соболева Н.Н. в папку потока На печать получает задание на печать согласованного документа и передачу его на подпись Распечатывает документ. Одновременно с документом распечатывает лист согласования. Передает документы на подпись. (представьте, что вы это сделали) Выполняет задание
Руководитель организации Ивановский Г.А. в папку потока На подписание получает задание на подписание документа После изучения документа, выполняет его с результатом «Подписать»
Секретарь-референт Соболева Н.Н. и делопроизводитель Охотникова Е.К. получают задания на регистрацию и отправку документа контрагенту (папка потока На регистрацию или На обработку) Секретарь-референт открывает задание и берет его в работу Из области вложений открывает карточку документа и регистрирует его (на панели действий в выпадающем списке Регистрация кнопка Зарегистрировать)
Секретарь-референт Соболева Н.Н. отправляет документ контрагенту, делает отметку о № отправления и Дате отправки в карточке документа (представьте, что документ отправили по почте). После этого выполняет задание
