Новая папка / БТК 13-21 / Зотин А Г Работа в Microsoft Word 2007

ду «Сравнение двух версий документа (юридическое примечание)», после чего задайте необходимые параметры для сравнения. В поле «Исходный документ» укажите исходный документ. В поле «Измененный документ» задайте документ, который нужно сравнить с уже открытым документом. Нажмите кнопку «Больше», а затем укажите параметры сравнения документов. В группе «Показывать изменения» выберите отображение изменений на уровне знаков или на уровне слов. Если результаты сравнения не требуется выводить в третьем документе, укажите документ, в котором должны быть отображены изменения.

!Параметры, выбранные в области, появляющейся при нажатии кнопки «Больше», будут использоваться по умолчанию в следующий раз.

После установок необходимых параметров нажмите кнопку «ОK». Если какая-либо из версий документа содержит записанные исправления, на экран будет выведено соответствующее сообщение. Чтобы принять исправления и сравнить документы, нажмите кнопку «Да». Откроется новый документ, в котором будут приняты исправления, записанные в исходном документе, а изменения, отмеченные во втором из сравниваемых документов, отобразятся в виде исправлений. Сравниваемые документы не изменяются.

Объединение примечаний и исправлений от нескольких редакторов.

Если в обработке документа участвовало несколько редакторов, то эти документы можно попарно комбинировать друг с другом, пока все исправления редакторов не будут сведены в единый документ. На вкладке «Рецензирование» в группе «Сравнить» выберите команду «Сравнить». Выберите команду «Объединение исправлений от нескольких авторов», после чего в группе «Исходный документ» выберите имя документа, в котором следует объединить исправления из нескольких источников. Если этот документ не отображается в списке, нажмите кнопку «Поиск исходного документа». В группе «Измененный документ» найдите документ, содержащий исправления одного из редакторов. Выберите команду «Больше». В группе «Показывать изменения» выберите параметры, по которым будет проводиться сравнение документов.

По умолчанию приложение Microsoft Office Word отображает исправления целыми словами. Например, если слово «кошка» было заменено словом «кошки», то в качестве внесенного исправления будет показано все слово, а не буква «и».

В группе «Показать изменения» выберите пункт «Исходный документ». Нажмите кнопку «ОK». Чтобы указать, какой из документов должен отображаться на экране после нажатия кнопки «ОK», в группе «Сравнить» выберите пункты «Скрыть исходные документы» или «Исходные документы».

61

Повторите эти шаги столько раз сколько нужно. Приложение Word скомпонует все исправления в первоначальном документе.

!при слиянии нескольких документов может появиться запрос, хранить, ли форматирование исходного документа или использовать форматированиеХранить можно только один набор изменений форматирования поэтому

измененного документа. Если нет необходимости отслеживать изменения форматирования, то в диалоговом окне «Сравнить и объединить исправления» снимите флажок «Форматирование».

Защита документа от несанкционированных изменений

Для настройки защиты документа от несанкционированных изменений выполните команду Рецензирование=>Защитить=>Защитить документ=> Ограничить форматирование и редактирование. В результате будет отображена область задач «Ограничить форматирование», позволяющая ограничить других пользователей в возможности внести изменения в документ.

Для выполнения защиты форматирования в области задач «Ограничить форматирование» установите флажок «Ограничить набор разрешенных стилей». После чего нажмите кнопку «Настройка». В списке стилей форматирования в диалоговом окне «Ограничения на форматирование» установите флажки напротив стилей, которые допускается использовать в документе, и снимите напротив тех, применение которых нужно запретить.

Чтобы ограничиться минимальным количеством рекомендованных стилей, нажмите кнопку «Рекомендованный минимум». Можно ограничиться всего несколькими стилями, однако следует иметь в виду, что это может привести к удалению стилей, используемых в определенных элементах Microsoft Word (оглавления, маркированные или нумерованные списки).

Установка флажка «Разрешить только указанный способ редактирования документа» позволяет внести ограничения для других пользователей на внесение изменений.

Порядок выполнения задания

1.Ознакомьтесь с теоретическими сведениями.

2.Получите задание и необходимые материалы у преподавателя.

3.Продемонстрируйте преподавателю навыки.

4.Ответьте на контрольные вопросы и задания.

Контрольные вопросы и задания

1.Перечислите основные способы вызова окна «Найти и заменить».

2.Какие необходимо сделать настройки, чтобы найти точно искомое

слово?

62

3.Что необходимо для поиска и замены параметров форматиро-

вания?

4.Как происходит поиск и замена специальных знаков и элементов, использование подстановочных знаков?

5.Опишите использование автозамены в Word, настройку и основные параметры.

6.Укажите параметры автоматического форматирование текста.

7.Перечислите способы проверки правописания.

8.Каким образом осуществляется подбор синонимов и антонимов

вWord?

9.Охарактеризуйте группы вкладки «Рецензирование».

10.Каким образом происходит запись, просмотр и внесение исправ-

лений?

11.Как происходит вставка, изменение и удаление примечаний?

12.Какими способами можно проводить сравнение документов?

13.Охарактеризуйте сравнение документов с помощью параметра «Юридическое примечание».

14.Что необходимо для объединения примечаний и исправлений от нескольких редакторов?

15.Каким образом можно защитить документ от внесения изме-

нений?

63

Лабораторная работа 5

РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ

Цель работы: ознакомиться со способами создания таблиц, параметрами таблиц и их элементов. Научиться выделять, добавлять/удалять и форматировать элементы таблицы. Изучить способы реструктуризации таблиц, выполнения вычислений по табличным данным, сортировки содержимого таблицы.

Создание таблицы

Данные, представленные в табличной форме, отличаются наглядностью. Таблицы всегда были неотъемлемым атрибутом печатной научнотехнической документации, а в последние годы стали и эффективным средством оформления Web-страниц Интернета. Это связано с тем, что

всилу естественных причин возможности форматирования Web-страниц весьма ограниченны. Поэтому многие Web-страницы используют таблицы (в том числе и скрытые), чтобы принудительно управлять отображением данных на экране клиента и не доверять этот ответственный процесс средству просмотра Web (браузеру). Так, например, таблицы – это простейшее средство для имитации на Web-странице газетного или журнального текста, имеющего две и более колонок.

Таблицы – очень удобный инструмент для многих целей. Работу с таблицами удобнее всего проводить в режиме «разметка страницы». При работе с таблицами активируются контекстные инструменты «Конструктор» и «Макет» (рис. 5.1). Элементами таблицы будем считать: ячейки, строки, столбцы.

ВMicrosoft Office Word 2007 можно вставить таблицу, выбрав одну из предварительно отформатированных таблиц, заполненных примерными данными, или указав нужное количество строк и столбцов в таблице. Таблица может быть вставлена непосредственно в документ или вложена

вдругую таблицу, что позволяет создавать сложные таблицы.

Если таблица должна занимать страницу целиком, сначала установите нужные параметры страницы (в основном это касается ориентации листа), а уже потом создавайте таблицу.

Первый способ создания таблицы с помощью схемы, вызываемой при нажатии кнопки «Таблица», расположенной на вкладке «Вставка»:

1)установите курсор в то место текста, где должна располагаться таблица;

2)нажмите кнопку «Вставить таблицу» – появиться схема таблицы;

3)передвигайте указатель мыши по этой схеме, пока не будет выделено нужное количество строк и столбцов, а затем сделайте щелчок мышью.

4)если необходимо большее количество столбцов или строк, чем содержит схема, передвигайте указатель мыши при нажатой левой кнопке, тогда при выходе за границы схемы, она автоматически увеличится.

64

а

б

Рис. 5.1. Контекстные инструменты для работы с таблицами:

а – « Конструктор»; б – « Макет»

Второй способ создания таблицы – используется диалоговое окно

«Вставка таблицы»:

1)установите курсор в то место текста, где должна располагаться таблица;

2)выберите пункт Вставка=>Таблица=>Таблица=>Вставить таблицу…;

3)в открывшемся диалоговом окне «Вставка таблицы» введите предполагаемое количество строк и столбцов будущей таблицы (строки/столбцы, в дальнейшем, можно добавлять и удалять);

4)установите нужную ширину столбца. Если вместо конкретного размера задать параметр «Авто», включается режим Автоподбор, благодаря которому столбцы могут эластично форматироваться в соответствии

симеющимся содержанием. Режим автоподбора задают соответствующим переключателем:

−постоянная ширина – общая ширина таблицы равна ширине поля набора документа, а ширина каждого столбца постоянна и зависит от количества столбцов (режим удобен при создании печатных документов);

−по содержимому – ширина каждого столбца пропорциональна объему данных, содержащихся в нем (режим удобен при создании электронных документов, распространяемых в формате текстового редактора);

−по ширине окна – специальный режим для таблиц, размещаемых на Web-страницах (окончательное форматирование таблицы происходит не в момент ее создания, а во время просмотра);

5) в диалоговом окне «Вставка таблицы» подтвердите желание добавить таблицу в текст кнопкой «OK» или откажитесь кнопкой «Отмена».

Третий способ создания таблицы – нарисовать ее.

Для того чтобы нарисовать произвольную таблицу необходимо выбрать пункт Вставка=>Таблица=>Таблица=>Нарисовать таблицу, после чего начертить на листе предварительный блок будущей таблицы. На экране появиться контекстные инструменты «Конструктор» и «Макет». Управлять процессом рисования таблицы возможно на вкладке «Конструктор»:

1) выберите тип линии (список «Тип линии»), толщину линии (список «Толщина линии»), цвет линии (кнопка со списком «Цвет пера»);

2) установите курсор в то место текста, где должна располагаться таблица;

3) используйте кнопку «Нарисовать таблицу» для рисования границ таблицы, кнопку «Ластик» для стирания границ таблицы, как будто расчерчиваете таблицу на листе бумаги.

Четвертый способ создания таблицы – преобразовать существую-

щий текст в таблицу:

1) вставьте знаки разделителей, такие как запятая или знак табуляции, в местах, где текст должен быть разбит по столбцам. Используя знак

66

абзаца, укажите, где должны начинаться новые строки. Например, в списке с двумя словами в строке вставьте запятые или знаки табуляции после первых слов, чтобы создать таблицу с двумя столбцами;

2)выделите текст, который требуется преобразовать;

3)на вкладке «Вставка» в группе «Таблицы» выберите пункт «Таблица», а затем – команду «Преобразовать в таблицу»;

4)в диалоговом окне «Преобразовать в таблицу» в области «Разделитель» укажите знак разделителя, использованный в тексте;

5)задайте другие необходимые параметры.

Пятый способ создания таблицы – на основе экспресс-таблиц. В ме-

ню, появляющемся по нажатии на кнопку «Таблица», на вкладке «Вставка» в группе «Таблицы» необходимо отметить раздел «Экспресс-таблицы». Наведите на него указатель мыши и перед вами раскроется перечень заготовленных в программе оформлений таблицы. Если вам какое-то из них подойдет – выберите его.

Таблица Excel. Если в меню создания таблицы выбрать команду «Таблица Excel», то в ваш текстовый документ будет внедрена таблица Excel. При этом вам не придется задавать количество ее строк и столбцов. Изначально будет вставлена произвольная таблица, размеры которой вы сможете изменять впоследствии, передвигая ее границы. При работе с такой таблицей (вводе данных и т. д.) вам будут доступны все инструменты Excel (вплоть до вычислений и построения диаграмм/графиков), а вверху окна Word временно вместо родной ленты инструментов будет отображена лента инструментов MS Excel 2007.

Вложение таблицы в другую таблицу. Таблицы, находящиеся внут-

ри других таблиц, называются вложенными. Они часто используются при создании веб-страниц. Если представить веб-страницу в виде большой таблицы, содержащей другие таблицы, в ячейках которой помещены текст и изображения, можно создать разметку разных частей веб-страницы.

Чтобы вставить вложенную таблицу, щелкните ячейку, а затем вставьте таблицу любым из способов вставки или нарисуйте ее.

!Можно также скопировать существующую таблицу и вставить ее в другую таблицу.

Перемещение внутри таблицы

Вы можете создать таблицу, у которой при печати не будут заметны границы некоторых (или даже всех) ячеек. Для того, чтобы легче было ориентироваться в таблице «включите» сетку, для этого необходимо выбрать пункт Макет=>Таблица=>Отобразить сетку (если сетка уже «включена», вы увидите строку, выделенную область пункта «Отобразить сетку», и для того чтобы скрыть сетку нужно повторно щелкнуть мышкой

67

по пункту «Отобразить сетку»), на экране появятся столбцы и строки таблицы разделенные бледными линиями, которые предназначены для ориентировки и на печать не выводятся. Перемещение по таблице осуществляет-

Выделение элементов таблицы

Для выделения элементов таблицы можно использовать соответствующие команды из Макет=>Выделить=>Выделить строку (Выбелить столбец, Выделить таблицу). Команды будут доступны только в том случае, когда курсор установлен в какой-либо ячейке таблицы.

При выделении элементов таблицы также можно использовать мышь. Для выделения ячейки таблицы щелкните слева от данных, располагающихся в ячейке, для выделения строки щелкните левее строки вне таблицы. Чтобы выделить группу ячеек, выделите первую ячейку и, удерживая нажатой кнопку мыши, переместите указатель в последнюю ячейку. Для выделения столбца установите курсор над столбцом так, чтобы он принял вид вертикальной стрелки, направленной вниз, и нажмите кнопку мыши. Обратите внимание, что указатель мыши изменяется в зависимости от того, в какой части таблицы он расположен.

Другой способ выделения фрагмента таблицы: выделите первую ячейку, строку или столбец выделяемого фрагмента, нажмите клавишу <Shift> и, не отпуская ее, выделите последнюю ячейку, строку или столбец. Для выделения всей таблицы поместите в нее курсор и нажмите клавиши <Alt+Num5> (5 на цифровой клавиатуре. Режим Num Lock должен быть отключен).

Добавление и удаление ячеек, строк, столбцов в таблицах

В готовую таблицу всегда можно внести изменения: добавить или удалить строки, столбцы, ячейки; изменить вид границ таблицы и т. д.

Для добавления с клавиатуры строки таблицы установите курсор в конце строки, после которой будет производиться вставка, и нажмите клавишу «Enter». Чтобы добавить несколько элементов таблицы, выделите столько элементов таблицы, сколько вы хотите вставить, и выберите одну из команд, входящих в пункт Макет=>Строки и столбцы=>Вставить

68

слева (Вставить справа) для столбцов или для строк Макет=>Строки и столбцы=>Вставить сверху (Вставить снизу). Новые строки/столбцы будут вставлены до или после выделенных областей в зависимости от выбранного режима вставки. После выделения соответствующих ячеек таблицы и выбора команды Макет=>Строки и столбцы=>Вставить ячейки

втаблицу (кнопка вызова диалоговых окон), появляется диалоговое окно,

вкотором положением переключателя определяют, как будет производиться вставка:

−со сдвигом вправо;

−со сдвигом вниз;

−вставить целую строку;

−вставить целый столбец.

Аналогичные возможности предоставляет пункт контекстного меню Вставить=> Вставить (ячейки, Вставить столбцы слева/справа, Вставить строки сверху/снизу).

Табличные данные можно копировать из одной таблицы в другую, перетаскивая мышью выделенную информацию. Для удаления элементов таблицы выделите их в таблице и выберите подходящий пункт Макет=> Строки и столбцы=>Удалить=>Удалить строки (Удалить столбцы, Удалить ячейки…, Удалить таблицу). Для удаления строки (столбца) можно встать в любую ячейку этой строки (столбца), выбрать пункт Макет=>Строки и столбцы=>Удалить=>Удалить ячейки… и в открывшемся окне поставить переключатель «Удалить всю строку» или «Удалить весь столбец».

!Выделенные области нельзя удалить с помощью клавиш <Delete> или <BackSpace>. Эти клавиши удаляют только содержимое ячеек.

Изменение ширины столбца и высоты ячейки

По умолчанию высота строки зависит от размера используемого шрифта, ширина всех столбцов одинакова и зависит от их количества и расстояния между полями страницы. При вводе текста после достижения границы ячейки курсор переходит на следующую строку. После нажатия клавиши <Enter> в ячейке создается новый абзац. Высота ячейки при этом увеличивается.

Для изменения высоты и ширины выделенной ячейки или блока ячеек можно использовать мышь. Установите указатель мыши на границе ячейки. Он примет форму двойной линии со стрелками, направленными в противоположные стороны. Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите границу на новое место (при удерживании клавиши <Alt> будут отображаться точные значения размеров в области линейки). Если перед перемещением выделить группу ячеек, то будет изменена ширина (высота) только этих ячеек, а не всего столбца (ряда).

69

Часто надо, чтобы у всех столбцов была одинаковая ширина. При помощи мыши этого можно добиться лишь приблизительно. Выделите нужные столбцы и выберите пункт Контекстное Меню=>Выровнять ширину столбцов. Аналогично происходит работа со строками. Соответствующие кнопки есть на вкладке «Макет» группы «Размер ячейки».

Бывает необходимость точной подстройки параметров строк, столбцов и ячеек. Для этого помещаем курсор в таблице или выделяем необходимые элементы таблицы и вызываем командой (Макет=>Таблица=> Свойства) диалоговое окно, которое позволит детально настроить параметры элементов (также можно вызвать эти настройки через Контекстное меню=>Свойства таблицы…).

На вкладке «Таблица» есть возможность задать точный размер таблицы. На вкладке «Строка» устанавливается высота выделенной строки, а также режим (минимум – минимальный размер, даже если отсутствует текст, точно – устанавливается фиксированный размер вне зависимости от введенного текста). Для переключения между строк можно воспользоваться соответствующими клавишами. На вкладке «Столбец» устанавливается ширина для выделенных столбцов, также для переключения между столбцами можно воспользоваться соответствующими клавишами.

Объединение, разбиение ячеек

При создании заголовка таблицы в некоторых случаях необходимо объединить несколько ячеек первой строки в одну и отформатировать ее содержимое. Заголовок может размещаться на одной или нескольких строках. Чтобы объединить несколько ячеек в одну, выделите их и выберите команду Макет=>Объеденить=>Объединить ячейки или воспользуйтесь командой Контекстное меню=>Объединить ячейки.

В свою очередь для разделения ячейки на более мелкие, выделите ячейки, для которых следует применить разбиение, и выберите команду Макет=>Объединить=>Разбить ячейки (или же посредством аналогичной команды Контекстного меню). В открывшемся диалоговом окне «Разбиение ячейки» установить количество строк и столбцов, на которые должны быть разделены выделенные ячейки.

После операций объединения и разбиения ячеек возможны проблемы с установкой ширины столбцов и высоты строк, поэтому эти операции при обработке таблиц выполняйте в последнюю очередь.

Форматирование ячеек в таблице

Форматирование ячеек таблицы, как и для любого другого текста, осуществляется посредством команд вкладки «Главная» или соответствующего набора сочетания клавиш. Для ячеек можно задать:

− формат шрифта – группа «Шрифт» или Диалоговое окно «Шрифт»;

70