Новая папка / БТК 13-21 / Зотин А Г Работа в Microsoft Word 2007

−выравнивание по горизонтали (выравнивание по ширине, правому краю, левому краю, центру) – группа «Абзац» или Диалоговое окно «Абзац» или соответствующие кнопки в группе «Выравнивание» вкладки «Макет»;

−выравнивание по вертикали (выровнять по верхнему/нижнему краю, центрировать по вертикали и т. п.) – соответствующие кнопки в группе «Выравнивание» вкладки «Макет»);

−обрамление и цвет фона ячейки – соответствующие команды на вкладке «Конструктор» группы «Стили таблиц»;

− направление текста – команда «Направление текста…» в группе «Выравнивание» на вкладки «Макет».

Для того чтобы задать элементы форматирования для ячеек, выделите ячейки, где необходимо установить одинаковый формат, затем установите соответствующие параметры форматирования.

Также можно применять выравнивание (по левому краю, правому краю, центру) ко всей таблице целиком, т. е. изменять расположение таблицы относительно области текста по горизонтали. Для этого выполните команду Макет=>Таблица=>Свойства или альтернативную команду контекстного меню. В открывшемся диалоговом окне «Свойства таблицы» выберите вкладку «Таблица», установите соответствующий переключатель в группе «Выравнивание».

Чаще всего неудобно, если текст в одной ячейке разбит на две страницы. Для того чтобы все ячейки располагались целиком на одной странице, выполните команду Макет=>Таблица=>Свойства, выберите вкладку «Строка», снимите флажок «Разрешить перенос строк на следующую страницу».

Повторение заголовка таблицы на последующих страницах. При ра-

боте с очень длинными таблицами их приходится разбивать на части в местах разрывов страниц. В этом случае можно настроить таблицу таким образом, чтобы заголовок таблицы повторялся на каждой странице.

Повторяющиеся заголовки таблицы отображаются только в режиме разметки и напечатанном документе:

1)выделите одну или несколько строк заголовка. Выделенный фрагмент должен включать первую строку таблицы;

2)щелкните вкладку «Макет», а затем в группе «Данные» выберите команду «Повторять заголовки».

!В Microsoft Word заголовки таблицы повторяются в местах автоматического разрыва страниц. Если разрыв страницы вставлен в таблицу вручную, заголовок не повторяется.

Изменение расстояния между ячейками в таблице. При использова-

нии таблицы для расположения на странице текста и графических элемен-

71

тов, например при оформлении web-страницы, между ячейками таблицы можно вставить дополнительный промежуток (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Пример оформления ячеек таблицы:

а– без дополнительного промежутка;

б– с дополнительным промежутком

Для установки дополнительного промежутка между ячейками таблицы поместите курсор в таблице (либо выделите ее), после чего в диалоговом окне «Свойства таблицы» выберите вкладку «Таблица». Нажмите кнопку «Параметры». В группе «Интервалы между ячейками» установите флажок «Интервалы между ячейками» и задайте нужный интервал.

Выполнение вычислений по табличным данным

Для проведения расчетов по формуле установите курсор в ячейке таблицы, в которой будет помещен результат вычислений, и выберите команду Макет=>Данные=>Формула. В раскрывающемся списке «Формат числа» укажите числовой формат результата вычислений. Например, для отображения чисел в виде процентов выберите 0 %.

Если над курсором расположены ячейки с числами, то в поле «Формула» Word предложит формулу =SUM(ABOVE), по которой производится суммирование чисел, расположенных выше в ячейках этого столбца. Если ячейки с числами расположены левее ячейки с курсором, то Word предложит формулу =SUM(LEFT). Следует отметить, что суммирование производится до первой пустой ячейки. Чтобы просуммировать всю строку или весь столбец, вставьте в пустые ячейки нули.

Если Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее из поля «Формула» и из списка «Вставить функцию» выберите формулу, по которой будут проводиться вычисления. Сведения о доступных функциях приведены в табл. 5.2. Для вставки закладки выберите помеченный закладкой диапазон ячеек, который следует использовать в вычислениях, или введите его самостоятельно в поле «Формула».

Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точкой с запятой (;). В скобки могут вводиться ссылки на ячейки таблицы, в которых находятся данные, вставляемые в формулу. Аргументами также могут быть числа и формулы. Для обновления поля вы-

72

делите его и нажмите клавишу <F9>. Для обновления всех полей таблицы выделите всю таблицу и нажмите клавишу <F9>.

Если в строке формула написана неправильная формула, сотрите ее и выберите формулу из ниспадающего списка «Вставить функцию». Если вы хотите применить формулу к какому-то диапазону, используйте знак < : >, для перечисления аргументов используйте знак < , >. Кроме того, бывают диапазоны LEFT (для всех ячеек той же строки, слева от данной), ABOVE (для всех ячеек того же столбца, выше данной).

Строки таблицы нумеруются числами, а столбцы латинскими буквами. Например, чтобы в 9-ый столбец первой строки таблицы вставить среднее число из 5 ячеек первой строки, напишите =AVERAGE(A1:E1). Чтобы в 9-ую ячейку второй строки добавить сумму всех предыдущих чи-

сел, напишите =SUM(A2:H2).

73

Сортировка содержимого таблицы

В режиме разметки страницы установите указатель на таблице таким образом, чтобы отобразился значок перемещения таблицы . После этого щелкните значок перемещения, чтобы выделить таблицу, в которой требуется выполнить сортировку. Перейдите на вкладку «Макет», а затем в группе «Данные» выберите команду «Сортировать». В появившемся диалоговом окне «Сортировка» выберите необходимые параметры.

Сортировка отдельного столбца таблицы. Для сортировки отдель-

ного столбца таблицы выделите столбец, который требуется отсортировать. Перейдите на вкладку «Макет», а затем в группе «Данные» выберите команду «Сортировать». Установите переключатель «Список» в положение «Строка заголовка» или «Без строки заголовка». Нажмите кнопку «Параметры». В области «Параметры сортировки» установите флажок «только столбцы», затем нажмите кнопку «ОK».

Сортировка столбца по нескольким словам или полям. Чтобы вы-

полнить сортировку данных в таблице по столбцу, содержащему несколько слов, необходимо предварительно разделить эти данные, включая строку заголовка, определенными знаками. Например, если ячейки столбца содержат имя и фамилию, можно разделить их запятой.

Выделите столбец, который требуется отсортировать. Перейдите на вкладку «Макет», а затем в группе «Данные» выберите команду «Сортировать». Установите переключатель «Список» в положение «Строка заголовка» или «Без строки заголовка». Нажмите кнопку «Параметры». В области «Разделитель полей» выберите знак, который должен разделять слова или поля, по которым будет производиться сортировка, а затем нажмите кнопку «ОK». В области «Сортировать по» в списке «По:» выберите слово или поле, по которому будет выполнена сортировка. В первом списке «Затем по» выберите столбец, содержащий необходимые данные, а затем в списке «По» укажите слово или поле, по которому будет производиться сортировка. При необходимости задайте дополнительный столбец сортировки, повторите этот шаг во втором списке «Затем по». По завершению установки параметров нажмите кнопку «ОK».

Дополнительные возможности при работе с таблицами

Преобразование в текст. При необходимости упорядоченный текст таблицы можно превратить в обычный текст. Для этого выделите всю таблицу и выберите пункт «Преобразовать в текст…», расположенный в Макет=> Данные=>. Если этот пункт недоступен, значит таблица не была выделена полностью. В открывшемся диалоговом окне «Преобразование в текст» выберите один из предложенных способов преобразования.

Расстановка табуляции в ячейках. Для того чтобы поставить знак табуляции в ячейке необходимо нажать сочетание клавиш <Ctrl+Tab>.

74

Лабораторная работа 6

ГРАФИЧЕСКИЕ ОБЪЕКТЫ В MS WORD

Цель работы: ознакомиться с возможностями Word по работе с графическими объектами. Научиться создавать диаграммы и проводить настройку внешнего вида. Изучить процесс создания и редактирования рисунков, работу с клипартами. Научиться работать с изображениями. Изучить взаимодействие изображения с текстом, процесс создания художественной надписи WordArt.

Диаграммы и схемы в Word 2007

Рисунки и изображения придают документу большую наглядность

ивыразительность, помогают лучше понять текст. В приложения Microsoft Office можно вставлять растровые изображения и векторные рисунки большинства графических форматов. Растровые изображения создаются при работе с цифровой видеокамерой, программой Microsoft Paint, при сканировании графики и фотографии. Они состоят из большого количества точек. При увеличении изображения увеличиваются размеры каждой точки изображения. На прямых линиях появляются зубчатые отрезки. Файлы растровых изображений имеют расширения .bmp, .png,

.jpg, .tif, .pcx и .gif. Векторные рисунки создаются линиями, кривыми

идругими объектами. Они лучше масштабируются. Векторные рисунки создаются при использовании контекстных инструментов «Средства рисования».

Косновным типам графики, которые могут использоваться для улучшения документов Microsoft Office Word, относятся графические объекты, объекты SmartArt, диаграммы, рисунки и клипы. Рисунки относятся к графическим объектам или группам графических объектов.

Графические объекты включают в себя фигуры, диаграммы, блоксхемы, кривые и прямые линии и объекты WordArt. Объекты WordArt это, по сути, текстовые объекты, созданные с помощью готовых эффектов, к которым можно применить дополнительные параметры форматирования. Любой из них является частью документа Word. Их свойства можно менять, используя различные цвета, узоры, границы и другие эффекты.

Рисунок в Word относится к графическим объектам или группам графических объектов. Например, графический объект, состоящий из фигур и линий, является рисунком.

В Office Word 2007 предлагается много разных типов диаграмм и графиков, которые можно использовать для создания отчетов и презентаций об уровнях складских запасов, изменениях организационной структуры,

76

сведений о продажах и многих других документов. Диаграммы полностью интегрированы с Office Word 2007. Если установлена программа Excel, можно создавать диаграммы Excel непосредственно в Word: достаточно нажать кнопку «Диаграмма» на вкладке «Вставка», группа «Иллюстрации» и затем воспользоваться средствами для работы с диаграммами для изменения или форматирования диаграммы. Созданные диаграммы будут внедрены в документ Office Word 2007, а данные диаграммы сохранены в листе Excel, включенном в файл Word.

Возможны два способа добавления диаграммы или графика к документу.

1. Вставка диаграммы в документ путем внедрения. При внедрении данных из диаграммы Excel в Word эти данные редактируются в Excel 2007 и этот лист сохраняется с документом Word.

!Внедренный объект – данные, содержащиеся в файле-источнике и вставленные в файл назначения в виде объекта. После внедрения объект становится частью файла назначения. Изменения, вносимые во внедренный

объект, отражаются в файле назначения.

2. Вставка диаграммы Excel и установка связи с данными в MS Excel 2007. При копировании диаграммы из MS Excel 2007 и вставке их в документ данной диаграммы связываются с листом Excel. Лист Excel является отдельным файлом и не сохраняется с документом Word. Поскольку в этом случае рабочий лист Excel не является частью документа Word, то для изменения данных в диаграмме необходимо внести соответствующие изменения в связанный лист в Office Excel 2007.

Создание диаграммы. Создание диаграммы начинается с создания базовой диаграммы командой Вставка=>Илюстрации=>Диаграмма, после чего вам на выбор будет представлено множество типов диаграмм:

−гистограмма – прямоугольные, объемные, конические, с накоп-

лением;

−график – диаграмма по точкам, с соединением точек;

−круговая – для представления частей или долей одного целого;

−линейчатая – гистограмма с другим расположением осей;

−с областями – графики с закрашенной под ними областью;

−точечная – отображение информации по точкам, с соединением их или без;

−другие типы – биржевая, поверхность, кольцевая, пузырьковая, лепестковая.

После нажатия на выбранном типе диаграммы нажмите «ОK» и диаграмма появится в документе. Одновременно с этим откроется окно MS Excel, где вы можете изменять названия категорий и рядов, а также соот-

77

ветствующих им данных. В документ вставляется диаграмма, с которой связана некая базовая таблица. Рассматривайте эту таблицу как шаблон. Ее ячейки следует заполнить собственными данными, причем заполнение можно автоматизировать путем импорта данных из какойлибо иной таблицы.

Вставка диаграммы Excel в документ и связь с данными Excel.

В Excel можно создать рабочий лист, связанный с документом Word. При обновлении данных в листе Excel данные обновляются и в документе Word. Чтобы установить связь с данными внешнего рабочего листа Office Excel 2007, следуйте этой инструкции. Диаграмма создается и копируется в Office Excel 2007 и затем вставляется в документ Word. При обновлении данных в Office Excel 2007 в Word обновляется связанная диаграмма:

1)в Excel выберите диаграмму, щелкнув ее границу, и затем на вкладке «Главная» в группе «Буфер обмена» нажмите кнопку «Вырезать» (диаграмма удаляется, но ее данные остаются в Excel);

2)в документе Word щелкните в месте вставки диаграммы;

3)на вкладке «Главная» в группе «Буфер обмена» выберите команду «Вставить». Кнопка «Параметры вставки» указывает на то, что диаграмма связана с данными в Excel;

4)сохраните документ Word с диаграммой, связанной с данными

вExcel;

5)при следующем открытии документа Word в ответ на предложение обновить данные Excel нажмите кнопку «Да».

Работа с диаграммами. При выделении диаграммы на ленте появляется 3 новых вкладки – « Конструктор», «Макет», «Формат», относящиеся к контекстным инструментам «Работа с диаграммами». Они предоставляют обширные возможности по настройке диаграмм. Сейчас рассмотрим, что можно делать на каждой из этих вкладок.

Вкладка «Конструктор»:

−тип – здесь вы можете изменить тип уже выбранной диаграммы или сохранить ее как шаблон (для использования в дальнейшем при создании диаграммы с аналогичными настройками);

−данные – кнопка «Строка/Столбец» зеркально меняет данные с оси X на Y, и наоборот, кнопкой «Выбрать данные» вы можете назначить новый диапазон данных в MS Excel для построения диаграммы, кнопка «Изменить данные» переносит вас в Excel для редактирования данных диаграммы, а по нажатию «Обновить данные» происходит обновление, актуализация данных;

−макеты диаграмм – здесь вы можете менять взаимное расположение легенды, данных диаграммы и ее названия при помощи предложенных вариантов;

78

− стили диаграмм – здесь вы можете менять стиль диаграммы из предложенных вариантов.

Вкладка «Макет»:

−текущий фрагмент – здесь вы можете тонко задавать форматирование какого-либо фрагмента диаграммы после его выделения. Общий список возможных фрагментов разворачивается по нажатию стрелочки вниз. После выбора нужного элемента нажмите «Формат выделенного фрагмента» для тонкой настройки цвета линии, выравнивания, тени и т. п. По нажатию кнопки «Восстановить форматирование стиля» происходит откат к первоначальному форматированию;

−кнопка «Вставить» – по нажатию кнопки вы можете вставить в диаграмму рисунок, фигуру или нарисовать подпись;

−подписи – по нажатию кнопок «Названия диаграммы», «Названия осей» вы выбираете различные варианты расположения названия либо убираете его вообще. По нажатию на выпадающие кнопки «Легенда», «Подписи данных» и «Таблица данных» вы выбираете варианты расположения соответствующих частей диаграммы;

−оси – выбирая кнопки «Оси» и «Сетка», вы можете убрать или изменить вариант отображения горизонтальной и вертикальной осей и сетки;

−фон – вы можете включить или выключить область построения,

адля объемных диаграмм справа с помощью кнопок «Стенка диаграммы», «Основание диаграммы» и «Поворот объемной фигуры», производить действия с диаграммой;

−анализ (группа доступна при работе с диаграммами типа «график») – эта специфическая группа в основном используется при анализе биржевых показателей и оценке статистических данных.

Вкладка «Формат»:

−текущий фрагмент – эта группа аналогична той, что на вкладке «Макет»;

−стили фигур – для различных частей диаграммы вы можете выбрать рамки, заливки фона;

−стили WordArt – в данной группе выбираются объемные стили названий, подписей для выбранной части диаграммы;

−упорядочить – выбираете режимы обтекания, положения диаграммы, а также имеется возможность группировки нескольких диаграмм;

−размер – выбираете или вводите размер диаграммы.

Схемы SmartArt. Одним интересным видом оформления документа является набор SmartArt, представляющий собой комплект всевозможных цветных фигур-схем с возможностью расположения на/в них текста. Для добавления одного из многих видов схем/рисунков SmartArt в ваш документ воспользуйтесь командой Вставка=> Иллюстрации=>SmartArt. В появившем-

79

ся диалоговом окне выберите нужный тип схемы и нажмите «Ок». Во вставленной фигуре SmartArt уже предусмотрено место для текста, который можно вводить, используя окошко, появляющееся рядом со вставленной фигурой.

Некоторые макеты рисунков SmartArt содержат установленное число фигур. В случае, если необходимо отобразить больше двух идей, необходимо выбрать макет, который имеет больше двух фигур для текста (например, макет «Пирамидальный список»). Помните, что изменение макета схемы SmartArt или его типа может изменить значение визуально представляемых данных. В частности, макет со стрелками вправо, например «Простой процесс» (тип «Процесс»), отличается по значению от макета со стрелками, расположенными по кругу, например «Непрерывный цикл» (тип «Цикл»).

Вбольшинстве схем SmartArt можно добавлять и удалять фигуры,

атакже менять положение фигур. Таким образом, можно выбрать макет с наилучшим визуальным представлением данных. Выравнивание и размещение фигур происходит автоматически по мере добавления или удаления фигур и редактирования текста, в зависимости от числа фигур и количества текста в них.

Для изменения макета рисунка SmartArt выделите рисунок SmartArt, макет которого необходимо изменить. После чего в контекстных инструментах «Работа с рисунками SmartArt» на вкладке «Конструктор» в группе «Макеты» выберите требуемый макет. Чтобы просмотреть все доступные макеты одного типа, в группе «Макеты» нажмите кнопку «Дополнительные параметры», расположенную рядом с эскизом макета. Чтобы просмотреть все макеты всех типов, нажмите кнопку «Другие макеты».

Работа с рисунками

Графический редактор MS Office обладает большим количеством разнообразных инструментов для рисования. Эти инструменты расположены на вкладке контекстных инструментов «Средства рисования». Для украшения текста и рисунков предлагаются сто настраиваемых фигур, несколько видов заливки (многоцветная градиентная, узорная, прозрачная и рисунком), а также добавление тени и объема.

Использование полотна. Вводимый в Word графический объект может быть помещен на полотно. С помощью полотна можно упорядочивать рисунки в документе. Полотно обеспечивает границу в виде рамки между рисунком и остальной частью документа. По умолчанию граница и фон полотна не отображаются, однако к полотну можно применять форматирование, как к любому графическому объекту.

80