Новая папка / БТК 13-21 / Зотин А Г Работа в Microsoft Word 2007

промежуткам между колонками текста и ячейками таблицы. Линейки выводятся и удаляются с экрана с помощью команды Вид=>Показать или скрыть=>Линейка.

Рис. 1.5. Кнопка вызова диалогового окна «Шрифт»

Отображение вертикальной линейки в режиме разметки страницы регулируется с помощью переключателя «Вертикальная линейка», который находится в разделе «Экран» дополнительных настроек, к которому можно получить доступ следующим образом: Меню=>Параметры Word=> Дополнительно.

!Единицы измерения устанавливаются в диалоговом окне «Параметры Word». Обычно в качестве единиц измерения используются сантиметры.

Строка состояния содержит информацию о текущем состоянии программы и режимах работы с документом. Для изменения параметров отображения строки состояния на экране необходимо нажать по ней правой кнопкой мыши и выбрать необходимые параметры отображения.

Добавление команд на панель быстрого доступа. Некоторые коман-

ды Word 2003 доступны в Office Word 2007 только из полного списка команд в диалоговом окне «Параметры Word». Для использования этих команд в Office Word 2007 их следует предварительно добавить на панель быстрого доступа. Для этого выполните следующие действия:

1)вызовите главное меню, а затем щелкните «Параметры Word»;

2)в списке слева выберите пункт «Настройка» (рис. 1.6);

3)в раскрывающемся списке «Выбрать команды из» укажите пункт «Все команды»;

4)в поле «Настройка панели быстрого доступа» выберите вариант «Для всех документов» (по умолчанию) или «Определенный документ»;

11

5)выберите нужную команду, а затем нажмите кнопку «Добавить» (повторите эти действия для каждой команды, которую нужно добавить);

6)с помощью кнопок со стрелками «Вверх» и «Вниз» расположите команды на панели быстрого доступа в нужном порядке;

7)нажмите кнопку OK.

Рис. 1.6. Пункт «настройка» диалогового окна «Параметры Word»

Порядок работы с документом

1.Откройте текстовый редактор MS Word.

2.Если вы хотите работать с новым документом, то его необходимо создать: Меню=>Создать. Выберите «Новый документ» или воспользуйтесь сочетанием клавиш <Ctrl+N>.

3.Если вы хотите работать со старым документом, то надо его открыть. Для этого выполните команду Меню=>Открыть или воспользуйтесь сочетанием клавиш <Ctrl+O>. Убедитесь, что в строке «Тип файла» стоит фраза «Все документы Word». Найдите нужный вам документ и откройте его.

4.Затем происходит собственно работа с файлом.

5.По окончании работы файл необходимо сохранить. Для этого выполните команду Меню=>Сохранить или воспользуйтесь сочетанием клавиш <Ctrl+S>. Если вы открывали файл, то старая версия заменится новой. Убедитесь, что в списке «Тип файла» стоит фраза «Документы Word», иначе некоторая информация может быть уничтожена.

6.Если вы не хотите заменять старую версию новой, а хотите сохранить обе версии, то надо выполнить команду Меню=>Сохранить как. Убе-

12

дитесь, что в списке «Тип файла» стоит фраза «Документы Word», иначе некоторая информация может быть уничтожена. Введите имя для этой версии документа в строке «Имя файла». Нажмите кнопку «Сохранить».

7.Если вы хотите сохранить файл в другом формате, надо выполнить команду Меню=>Сохранить как. В списке «Тип файла» выберите формат,

вкотором требуется сохранить файл. Введите имя для этой версии документа в строке «Имя файла». Нажмите кнопку «Сохранить».

8.Закройте окно документа, или если это необходимо, окно приложения. Если вы не сохранились, возникнет диалоговое окно с вопросом: «Сохранить изменения в документе?» Если вы не хотите закрывать окно,

нажмите «Отмена», если хотите закрыть окно и сохранить − «Да», если сохранять не надо − «Нет».

!Расширение файла при вводе имени изменять, как правило, не нужно. При сохранении в окне «Сохранение документа» по умолчанию в качестве типа файла указывается «Документ Word». Однако необходимо иметь в ви-

ду, что в Microsoft Word 2007 используется новый формат документов. На место формата Word документов *.doc, пришел формат Office Open XML. И именно последний установлен в качестве используемого по умолчанию формата «Документ Word». Файлы имеют расширение docx. Будьте осторожны, новый формат несовместим со старыми версиями Word. Если вам необходимо обеспечить подобную совместимость, то следует установить формат «Документ Word 97−2003», выбрав его в раскрывающемся списке «Тип файла» в диалоговом окне «Сохранение документа».

Перемещение между документами

Если вы откроете несколько документов Word, то программа создаст для каждого документа отдельное окно. Как известно, в Windows каждому открытому приложению соответствует кнопка на панели задач. Для переключения между ними используют мышь или клавиши <Alt+Tab>. Office 2007 не запускает очередную копию своего приложения для каждого документа, а просто создает для него отдельное окно, выглядящее совсем как окно приложения.

Переключение между документами с помощью вкладки «Вид». Для переключения на другой документ в основном меню выберите пункт «Перейти в другое окно» в группе «Окно» и в появившемся списке – интересующий нас документ.

Переключение между документами с помощью панели задач. На па-

нели задач располагается несколько кнопок с «фирменным» значком Word. Если на пару секунд поместить указатель мыши на кнопку, не нажимая ее, то в появившейся подсказке отобразится название документа, после чего выбираем интересующий нас документ. Щелкните на одной из кнопок документа Word. Вы увидите такое же окно программы Word, только с другим названием документа в заголовке окна.

13

Переключение между документами с помощью клавиш <Ctrl+F6>.

Для переключения между окнами с клавиатуры нажмите сочетание клавиш <Ctrl+F6>. Документы при каждом нажатии будут показываться по порядку.

Переключение между документами с помощью клавиш <Alt+Tab>.

Нажмите (и удерживайте нажатой) клавишу <Alt>, затем, не отпуская клавишу <Alt>, нажмите клавишу <Tab>. На экране появится небольшая панель с набором значков, соответствующих запущенным приложениям (или существующим кнопкам на панели задач). В нижней части панели отобразится название приложения (и название документа, открытого в нем). Удерживая нажатой клавишу <Alt>, несколько раз нажмите клавишу <Tab>. Вы увидите, как значки открытых приложений (или документов Office) будут поочередно выделяться рамкой. Когда она окажется на нужном значке, отпустите клавишу <Alt>. На экране появится выбранное окно приложения или документа.

!Обратите внимание на то, что для управления окнами документов в Word используются те же приемы, что и для работы с окнами приложений. Чтобы свернуть окно документа, щелкните на кнопке свертывания в строке

заголовка окна. Для закрытия окна применяется кнопка закрытия. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши на кнопке нужного документа на панели задач и выбрать подходящую команду в контекстном меню.

Перемещение по документу Word

Перемещаться по документу Word можно как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры. Хотя мышью проще управлять, клавиатура может оказаться удобнее.

Использование мыши для перемещения по документу. Мышь чаще всего обеспечивает максимальную скорость перемещения по документу. Чтобы быстро перемещаться по документу с помощью мыши, воспользуйтесь полосой прокрутки.

Полосу прокрутки можно использовать следующим образом:

−щелкните на стрелке, указывающей вверх или вниз, чтобы перейти на строку вверх или вниз после каждого щелчка;

−перемещайте бегунок прокрутки (небольшой серый прямоугольник на полосе прокрутки) в нужном направлении, но при этом нельзя точно установить местоположение в документе;

−щелкните чуть выше или ниже бегунка прокрутки на полосе прокрутки, чтобы перейти на одно окно вверх или вниз;

−щелкните на кнопке «Следующая страница» или «Предыдущая страница», чтобы перейти к следующей или предыдущей странице.

Если мышь оснащена колесиком, существует две дополнительные возможности:

−вращайте колесико для прокрутки текста вверх или вниз;

−нажмите колесико и перетаскивайте указатель мыши для прокрутки текста вверх или вниз.

14

Использование клавиатуры для перемещения по документу. Ес-

ли для перемещения по документу используется клавиатура, одновременно с прокруткой выполняется перемещение курсора. Клавиши и сочетания клавиш, которые используются для перемещения по документу, представлены в таблице.

Перемещения по документу с использованием клавиатуры

Использование команды перехода по объектам. Командные кноп-

ки перехода по объектам расположены ниже вертикальной полосы прокрутки. По умолчанию стоит переход по страницам. Щелкните на кнопке «Следующая страница» или «Предыдущая страница», чтобы перейти к следующей или предыдущей странице.

В случае необходимости смены объекта перехода нажмите на кнопку «Выбор объекта перехода» или сочетание клавиш <Ctrl+Alt+Home>. При смене объекта перехода сочетания клавиш <Ctrl+Page Up>, <Ctrl+Page Down> будет выполнять не перемещение в начало предыдущей или следующей страницы, а на предыдущий или следующий выбранный объект соответственно.

Использование команды «Перейти». Если вам необходимо перей-

ти в какую-то определенную часть документа, команда «Перейти» значительно облегчит и ускорит эту процедуру по сравнению с использованием мыши или клавиатуры. Данная команда позволяет быстро перейти к интересующему элементу в документе (определенный номер страницы, комментарий определенного пользователя, закладка в документе). Чтобы использовать команду «Перейти», выполните следующие действия:

− выберите Главная=>Редактирование=>Найти и выделить=>Перейти или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+G> или клавишу <F5>, или дважды щелкните номер страницы слева в строке состояния. Появится вкладка «Перейти» диалогового окна «Найти и заменить»;

15

−введите номер страницы (или щелкните на необходимом элементе)

инажмите клавишу <Enter>. Word перейдет к выбранному элементу, такому как страница или строка с определенным номером;

−щелкните на кнопке «Закрыть» или нажмите клавишу <Esc>.

Переход по документу с использованием схемы документа. Чтобы

отобразить схему документа, необходимо все заголовки документа отформатировать с помощью одного из встроенных стилей заголовков:

1)включите Схему документа во вкладке Вид;

2)выберите уровень заголовков для отображения. Выполните любое из следующих действий:

− чтобы отобразить все заголовки не ниже определенного уровня, щелкните правой кнопкой мыши заголовок на схеме документа, а затем выберите соответствующий уровень заголовков в контекстном меню (например, чтобы отобразить заголовки с 1 по 3 уровни, выберите команду «Показать заголовки 1−3»);

−чтобы свернуть подчиненные заголовки, щелкните знак минус (–) рядом с главным заголовком;

−чтобы развернуть подчиненные заголовки, щелкните знак плюс (+) рядом с главным заголовком;

3) в схеме документа щелкните заголовок, к которому необходимо перейти. В документе курсор будет перемещен к выбранному заголовку;

4) по окончании работы со схемой документа, чтобы закрыть область после перехода к необходимому заголовку, в меню Вид выберите команду Схема документа.

Переход по документу с использованием эскизов. Чтобы отобразить эскизы страниц документа, необходимо включить режим отображения эскизов, т. е. поставить флажок «Эскизы» на вкладке «Вид». Чтобы перейти

ктой или иной странице, щелкните эскиз этой страницы.

Набор текста

Базовые операции по вводу и редактированию (правке) текста стандартны для всех текстовых редакторов и текстовых процессоров, поэтому знакомства с такими стандартными программами Windows как Блокнот и WordPad уже достаточно, чтобы научиться применять те же средства в процессоре Word.

Окно текущего документа всегда содержит мигающую вертикальную черту – курсор. Ввод текста осуществляется путем набора с клавиатуры. Вводимые символы появляются в месте расположения курсора. Курсор при вводе сдвигается вправо.

Чтобы вводимый текст замещал, а не сдвигал текст, имевшийся ранее, включают режим замены. Переключение режима замены осуществляют нажатием клавиши <Insert>.

16

Абзацы. При наборе текст автоматически переносится на новую строку, как только текущая строка будет заполнена. Текст, набранный между двумя нажатиями клавиши <Enter>, считается абзацем. Каждый абзац подчиняется своим правилам форматирования. Если есть необходимость начать новую строку, но не начинать абзац, надо воспользоваться сочетанием клавиш <Shift+Enter>. Чтобы начать следующий абзац с новой страницы, можно воспользоваться сочетанием клавиш <Ctrl+Enter>, которое начнет новый абзац на следующей странице.

Невидимые символы. В процессе набора текста часто возникает потребность увидеть, в каких местах были нажаты <Enter>, а в каких <Shift+Enter>. В любом документе Word кроме видимых символов есть еще много невидимых. Например, непечатаемые символы создаются при использовании клавиш <Enter>, <Shift+Enter>, <Пробел>, <Tab>. Для того чтобы невидимые знаки появились на экране (на печати их все равно не будет), надо нажать клавишу «Отобразить все знаки» (она выглядит так: « ¶ ») на вкладке «Главная», группа «Абзац». Можно также воспользоваться со-

четанием клавиш <Ctrl+Shift+8>.

Есть еще один полезный невидимый символ « ° » – неразрывный пробел (сочетание клавиш <Ctrl+Shift+Пробел>). При профессиональной верстке текста считается дурным тоном, если предлог (или частица) и слово, к которому он относится, попадают на разные строки. Для того чтобы этого избежать, используют неразрывный пробел, который вставляют между предлогом и словом. Неразрывный пробел не позволяет делать в этом месте разрыв строки.

Символы, которых нет на клавиатуре. Часто при наборе текстов требуются символы, которых нет на клавиатуре, например, буквы греческого алфавита α, β, ε, π, и другие символы, допустим … ≥, ×, →, , ,, . Для того чтобы вставить эти символы в ваш текст, воспользуйтесь командой Вставка=>Символы=>Символ, в появившемся окне выберите символ, который вам необходим. Если необходимый вам символ не появился сразу, нажмите на кнопку «Другие символы», также попробуйте посмотреть символы из других шрифтов, для этого выберите нужный вам шрифт из ниспадающего списка «Шрифт».

По аналогии с неразрывным пробелом существует неразрывный дефис, который можно поставить при помощи сочетания клавиш <Ctrl+Shift+ +Минус>.

Удаление нежелательного текста. Вы можете удалить нежелатель-

ный текст. Для этого выделите ненужный текст и нажмите клавишу <Delete>. Для удаления одной буквы, нажмите клавишу <BackSpace> ((←) находится над клавишей <Enter>), если ненужная буква находится перед курсором; или клавишу <Delete>, если ненужная буква после курсора. Чтобы удалить слово целиком справа от курсора, нажмите сочетание кла-

виш <Ctrl+Delete>, слева от курсора – <Ctrl+Backspace>.

17

Разделение окна приложения на две части

При анализе и редактировании материалов, при перемещении и копировании фрагментов текста бывает удобно видеть одновременно две несмежные области документа или несколько документов одновременно. Такую возможность предоставляет разделение окна приложения на две части по горизонтали или вертикали. Переход из одной области окна в другую осуществляется щелчком мыши. В каждой из областей окна можно прокручивать документ независимо от другой области, можно использовать разные масштабы и режимы просмотра, например, в одной области окна можно работать в режиме структуры, в другой – в обычном режиме.

Разделить окно Word на две области можно следующими способами:

−перетащить вниз маркер разделения, удерживая нажатой кнопку мыши. Маркер разделения расположен над вертикальной полосой прокрутки;

−дважды щелкнуть на маркер разделения;

−выбрать Вид=>Окно=>Разделить, после чего переместить линию разбивки мышью в требуемое положение на экране и щелкнуть кнопкой мыши.

Снять разделение окна можно следующими способами:

−расположить на линии разбивки указатель мыши и, когда он примет вид двух стрелок, указывающих в двух противоположных направлениях, переместить линию вверх или вниз, удерживая нажатой кнопку мыши;

−расположить на линии разбивки указатель мыши и дважды нажать кнопку мыши;

−выбрать команду Вид=>Окно=>Снять разделение (эта команда появляется в меню вместо «Разделить»).

Параметры страницы

В документе Word можно менять стандартные поля, если это необходимо. Размер поля страницы можно задать с помощью горизонтальной и вертикальной линейки или воспользоваться настройками «Параметры страницы…». Кроме того, в Word можно изменить ориентацию и размер страницы. Для того чтобы изменить параметры страницы необходимо перейди на вкладку «Разметка страницы» (рис. 1.7) и произвести изменения в группах «Параметры страницы» и «Фон страницы».

Рис. 1.7. Вкладка «Разметка страницы»

18

Для получения доступа к расширенным параметрам страниц воспользуйтесь кнопкой вызова диалоговых окон в группе «Параметры страницы».

Диалоговое окно «Параметры страницы». Вкладка «Поля». Здесь представлены настройки по следующим группам.

«Поля» – в этой группе можно установить необходимые поля:

−Верхнее, Нижнее, Левое, Правое – позволяют установить необходимое расстояние от соответствующего края страницы до текста на странице. Размер вводится с клавиатуры или устанавливается с помощью кнопок со стрелками в правой стороне поля;

−Переплет – задает интервал, добавляемый к полям для переплета;

−Положение переплета – задает расположение переплета в документе: сверху или слева. Этот параметр недоступен, если документ состоит из четных и нечетных страниц, или на листе расположены две страницы.

«Ориентация»:

−Книжная – документ выводится на печать таким образом, чтобы сверху страницы располагался короткий край листа;

−Альбомная – документ выводится на печать таким образом, чтобы сверху страницы располагался длинный край листа. Альбомная ориентация удобна при печати широких таблиц на узком принтере.

«Страницы»: Несколько страниц – определяет параметры при печати нескольких страниц. Варианты параметров: обычный, зеркальные поля, 2 страницы на листе и Брошюра. При использовании одного из этих параметров становится недоступным параметр Положение переплета.

«Образец»:

−Применить – определяет, следует ли применять настройки ко всему документу или к его части;

−в рамке Образец отобразится внешний вид документа после применения к нему заданных параметров.

Вкладка «Размер бумаги». Здесь можно выбрать размер бумаги; основные настройки представлены в группе «Размер бумаги»:

−Список «Размер бумаги» – позволяет выбрать размер из предопределенного списка либо выбрать вариант «Другой». При выборе варианта «Другой» можно ввести необходимые размеры в поле Ширина и Высота.

−Ширина – ширина бумаги, размер которой выбран списке «Размер бумаги»;

−Высота – высота бумаги, размер которой выбран в списке «Размер бумаги».

Вкладка «Источник бумаги». Здесь представлены настройки следующих групп.

«Раздел»:

−Начать раздел – список мест, где Microsoft Word начинает новый

раздел;

19

−Запретить концевые сноски – предотвращает печать концевых сносок в текущем разделе. Вместо этого сноски текущего раздела помещаются перед сносками следующего раздела.

«Различать Колонтитулы»:

−Четных и нечетных страниц – создание одного верхнего или нижнего колонтитула для четных страниц и отличающегося от него верхнего или нижнего колонтитула для нечетных страниц;

−Первой страницы – создание другого верхнего или нижнего колонтитула для первой страницы документа или раздела;

−От края – устанавливается расстояние от края страницы до верхнего или нижнего колонтитула.

«Страница»: Вертикальное выравнивание – задается вертикальное выравнивание текста, между верхним и нижним полем страницы. Варианты: по верхнему краю, по центру, по высоте, по нижнему краю.

«Образец»:

−Применить – позволяет выбрать, следует ли применять настройки ко всему документу или к его части;

−Кнопка «Нумерация строк» – вызывает диалоговое окно, которое позволяет добавить или удалить номера строк в части документа, выбранной в списке «Применить»;

−Кнопка «Границы» – вызывает диалоговое окно «Границы и заливка». Используйте это диалоговое окно, чтобы указать параметры границ и заливки для страниц документа.

Режимы просмотра документов

ВWord предусмотрено несколько режимов просмотра документов: обычный, Web-документ, разметка страницы, структура документа и режим чтения. Выбор того или иного режима зависит от этапа работы над документом, от тех действий, которые предстоит выполнить. Переключение между режимами просмотра документа можно выполнить с помощью соответствующих команд на вкладке «Вид» группы «Режимы просмотра документов» или с помощью кнопок, расположенных в правой нижней области окна (рис. 1.8).

Черновик (обычный режим) рекомендуется применять для ввода, редактирования и форматирования текста. В этом режиме Word работает

смаксимальной скоростью. В обычном режиме документ представляется на экране в упрощенном виде: поля, колонтитулы, колонки не отображаются; разрывы страниц обозначаются пунктирными линиями. На экране при этом присутствует только горизонтальная линейка.

Врежиме разметки страницы документ на экране выглядит так же, как и на бумаге после печати. На экране отображаются обе линейки: гори-

20