Новая папка / БТК 13-21 / Зотин А Г Работа в Microsoft Word 2007

В Microsoft Office различают стиль знака (символа), абзаца и таблицы. Стиль знака позволяет отформатировать выделенный текст, задав название шрифта, его размер и форматирование, и присвоить ему уникальное имя стиля. Отличительная особенность стиля знака состоит в том, что он распространяется только на определенный фрагмент текста, а не на весь абзац. В стиле абзаца задают атрибуты формата символов, межстрочный интервал, выравнивание текста, отступы, позиции табуляции. Стиль абзаца – совокупность нескольких форматов абзаца и символов, которым присвоено уникальное имя стиля. Стиль таблицы – совокупность нескольких форматов, используемых в таблице, ее столбце или ячейке, которым присвоено уникальное имя стиля.

Создание и изменение таблицы стилей осуществляется при помощи команды Главная=>Стили =>Стили (см. рисунок).

Группа «Стили» на вкладке «Главная»

При использовании стилей появляются дополнительные возможности. Например, автоматическое создание оглавления (содержания), или автоматическая нумерация глав и др.

Назначение стиля абзацу:

1)выделите абзац, для которого надо изменить стиль;

2)выберите стиль;

−на вкладке «Главная» в группе «Стили». Если требуемый стиль не

отображается, нажмите кнопку «Дополнительные параметры» , чтобы развернуть группу «Экспресс-стили»;

−на вкладке «Главная» в группе «Стили» посредством кнопки вызова диалоговых окон отображается полный список стилей;

3) нажмите на кнопку «Применить», если вы выбрали все правильно,

ина кнопку «Отмена», если уже расхотелось менять стиль.

Можно выбрать стиль в ниспадающем списке «Стиль» на панели быстрого доступа в том случае если его туда поместили. Можно воспользоваться горячими клавишами, если они определены для данного стиля.

!к нему конкретного, стиля, задержите указатель на кнопке с изображением этого стиля.Чтобы увидеть как будет отображен выделенный текст после применения

Если в группе «Экспресс-стили» отсутствует требуемый стиль, откройте область задач «Применить стили», нажав клавиши <Ctrl+Shift+S>.

101

Затем в поле «Имя стиля» введите имя искомого стиля. В списке указываются только те стили, которые уже использовались в данном документе, но ввести можно имя любого стиля, определенного для документа.

Изменение существующего стиля. В Microsoft Office Word 2007 экс-

пресс-стили – это наборы стилей для совместного применения, используемые для придания документу профессионального и привлекательного вида. Стили, входящие в набор «Экспресс-стиль», дополняют друг друга, поэтому в большинстве случаев проще изменить сам набор «Экспресс-стиль», чем стили применяемого набора. Однако в некоторых случаях приходится изменять атрибуты стиля, входящего в набор «Экспресс-стиль». Вы можете изменить любой существующий стиль. Для этого надо действовать следующим образом:

1)выберите стиль, который хотите изменить (путем наведения мыши или выбора из списка в окне «Применить стили»);

2)запустите команду «Изменить»:

−для списка Экспресс-стилей или полного списка стилей через контекстное меню выберите команду «Изменить»;

−для диалогового окна «Применить стили» (вызывается сочетанием клавиш <Ctrl+Shift+S>) нажмите на кнопку «Изменить»;

3) в открывшемся диалоговом окне «Изменение стиля» нажимаете кнопку «Формат». Из списка выбираете тот атрибут стиля, который вы хотите изменить (Шрифт, Абзац, Табуляция, Граница, Язык, Нумерация, Рамка);

4) удобно назначить сочетания клавиш часто используемым стилям. Это делается с помощью выбора режима «Сочетание клавиш»;

5) задайте стиль следующего абзаца. Например, удобно, что стиль текста после заголовка – обычный текст;

6) если вы поставите галочку «Обновлять автоматически», то при изменении формата абзаца этого стиля, весь стиль автоматически будет таким;

7) когда вы задали все изменения в стиле, какие хотели, согласитесь

сними, нажав кнопку «ОK», либо отмените их кнопкой «Отмена».

Более быстрый способ изменения стиля. Предположим, вы хотите изменить стиль «Изысканный заголовок». Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1)назначьте какому-нибудь абзацу этот стиль;

2)измените стиль абзаца так, каким должен, по-вашему, стать стиль «Изысканный заголовок». При выборе (наведении мыши) стиля «Изысканный заголовок» в Таблице стилей появится стрелка выпадающего списка (также вызывается как контекстное меню);

3)если вы выберете в выпадающем списке «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом», изменится стиль в соответствии с образцом.

102

После изменения стиля все абзацы данного стиля изменят свой формат в соответствии с изменениями.

Чтобы отобразить атрибуты конкретного стиля, нажмите кнопку вызова ! диалогового окна «Стили», а затем задержите указатель на имени стиля

в списке стилей.

! Если стили были изменены, но текст отображается не так, как ожидалось, следует проверить, не производилось ли форматирование текста вручную вместо форматирования с применением стилей. Чтобы это проверить, нажмите кнопку вызова диалогового окна «Стили», а затем – кнопку «Инспектор

стилей».

Создание своего стиля:

1.На вкладке «Главная» в группе «Стили» по средством кнопки вызова диалоговых окон отображается полный список стилей

2.Нажмите кнопку «Создать стиль…».

3.Задайте название своему стилю в поле «Имя».

4.В поле «Основан на стиле» задайте наиболее похожий на ваш стиль.

5.В поле «Стиль» выберите «Абзац». (либо «Символ», если создаете стиль для отдельных символов).

6.Далее действуйте как при изменении стиля.

Быстрое создание стиля, первый способ:

1.Наберите абзац, форматируя его в соответствии с тем, какой стиль вы задумали.

2.В списке «Стиль» на панели быстрого доступа напишите какое-то свое название, не выбирая никакого стиля.

Быстрое создание стиля, второй способ:

1.Наберите абзац, форматируя его в соответствии с тем, какой стиль вы задумали.

2.На вкладке «Главная» в группе «Стили» нажмите кнопку «Допол-

нительные параметры» , в появившемся списке выберите команду «Сохранить выбранный фрагмент как новый экспресс-стиль…».

Удаление стиля:

1.Воспользуйтесь командой Главная=>Стили=>Стили.

2.Выберите ненужный стиль.

3.Нажмите правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите «Удалить» (если вы выбрали стандартный стиль – вы не сможете его удалить).

Оглавление

Word позволяет автоматизировать создание оглавления, предметного указателя и указателя рисунков. В оглавлении приводится список заголовков документа определенных уровней с соответствующими номерами стра-

103

ниц. Сборка «Оформление документа оглавления» происходит автоматически следующим образом: находятся и сортируются по уровням заголовки и указываются их номера страниц. Слово «Оглавление» вводится пользователем. Для обновления оглавления поставьте курсор в поле оглавления и нажмите клавишу <F9>.

Программа Word предусматривает несколько вариантов оформления оглавления. Для оглавления рекомендуется создать новый раздел.

Для перехода из оглавления к заголовку в тексте нажмите клавишу <Ctrl> и щелкните его название.

Пометка элементов оглавления. Наиболее простым способом соз-

дания оглавления является использование встроенных стилей заголовков. Стиль заголовка – оформление заголовка в Microsoft Word определены девятью различными встроенными стилями заголовков: «Заголовок 1»–« Заголовок 9». Возможно создание оглавления при помощи пользовательских стилей, примененных к документу. Можно также присвоить уровни элементов оглавления отдельным фрагментам текста.

Пометка элементов оглавления с применением встроенных стилей заголовков происходит следующим образом. Выделите заголовок, к которому необходимо применить тот или иной стиль заголовка, после чего на вкладке «Главная» в группе «Стили» выберите необходимый стиль. Например, если выделен текст, к которому следует применить стиль основного заголовка, выберите в коллекции «Экспресс-стили» стиль с именем «Заголовок 1».

Пометка отдельных фрагментов текста как элементов оглавления необходима, если элементами оглавления должны стать фрагменты текста, к которым не был применен стиль заголовка. Пометить такие фрагменты как элементы оглавления можно следующим образом. Для начала выделите текст, который требуется включить в оглавление, после этого на вкладке «Ссылки» в группе «Оглавление» выберите команду «Добавить текст».

Задайте уровень, к которому следует отнести выделенный текст, например Уровень 1 для главного уровня оглавления. Повторяйте действия до тех пор, пока не будет помечен весь текст, который требуется включить в оглавление.

Создание оглавления. Перед тем, как создать оглавление документа, выполните форматирование заголовков с помощью стилей заголовков. Например, форматирование будущих элементов оглавления встроенными стилями «Заголовок 1»–« Заголовок 3». При необходимости проведите пометку отдельных фрагментов текста как элементов оглавления.

Создание оглавления на основе встроенных стилей заголовков. Для создания оглавления при помощи встроенных стилей заголовков порядок действий при сборке оглавления будет следующим:

1) пометьте элементы оглавления. В оглавление автоматически будут включены те абзацы, стили которых стандартные «Заголовок 1–9»;

104

2)поместите курсор на место вставки оглавления;

3)на вкладке «Ссылки» в группе «Оглавление» выберите команду «Оглавление», а затем щелкните необходимый стиль оглавления.

Создание оглавления при помощи пользовательских стилей. Эту про-

цедуру следует применять, если к заголовкам уже применены пользовательские стили. При этом для Word можно задать параметры стилей, которые должны использоваться при сборке оглавления:

1)щелкните в документе место, куда будет вставлено оглавление;

2)на вкладке «Ссылки» в группе «Оглавление» щелкните «Оглавление», а затем выберите в списке пункт «Оглавление…»;

3)в появившемся диалоговом окне нажмите кнопку «Параметры»;

4)в группе «Доступные стили» найдите стиль, примененный к заголовкам в документе;

5)чтобы указать уровень, который должен быть представлен стилем заголовка, введите целое число от 1 до 9 в поле группы «Уровень», расположенное рядом с именем стиля;

6)повторите шаги 4 и 5 для каждого стиля заголовка, который требуется включить в оглавление;

7)нажмите кнопку «ОK»;

8)выберите оглавление в соответствии с типом документа:

−бумажный документ – при создании документа, который читатели получат в печатном виде, следует создавать оглавления таким образом, чтобы каждый элемент состоял из заголовка и номера страницы, на которой расположен этот заголовок. В этом случае читатели смогут обратиться

кнужной странице;

−веб-документ – в документе, который читатели получат по сети и будут читать в Word, можно форматировать элементы оглавления в виде гиперссылок, чтобы была возможность перейти к нужному заголовку, щелкнув его в оглавлении;

9) чтобы воспользоваться одним из готовых решений, выберите требуемый вариант в поле «Форматы»;

10) задайте любые другие необходимые параметры оглавления;

11) нажмите кнопку «ОK».

Параметры оглавления:

−установка флажка «Показать номера страниц» позволяет для каждого элемента списка отображать номера страниц;

−после установки флажка «Номера страниц по правому краю» номера страниц выравниваются по правому полю;

105

−в поле «Уровни» задается количество уровней для оглавления. Количество уровней не должно быть больше количества стилей заголовков;

−при желании включить в оглавление абзацы других стилей вос-

пользуйтесь кнопкой «Параметры…», в открывшемся диалоговом окне «Параметры оглавления» отметьте эти стили путем задания уровня (в оглавлении будут отображаться как указанный уровень);

− в поле «Заполнитель» можно выбрать, какие линии – точечные или пунктирные – будут вставлены между элементами указателя и номерами страниц. Этот параметр применим только тогда, когда установлен флажок «Номера страниц по правому краю».

Обновление и удаление оглавления. Если заголовки или другие элементы оглавления были добавлены в документ или удалены из него, обновить оглавление можно простым способом. На вкладке «Ссылки» в группе «Оглавление» выберите команду «Обновить таблицу». Установите переключатель в положение «Обновить только номера страниц» или «Обновить целиком». Также можно произвести обновления оглавления путем нажатия клавиши <F9> или через контекстное меню. Для этого вызовите контекстное меню «Оглавление» и выберите команду «Обновить поле», после чего установите нужный режим.

Для удаления оглавления на вкладке «Ссылки» в группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление». Выберите команду «Удалить оглавление».

Предметный указатель

Предметные указатели представляют собой списки, расположенные в алфавитном порядке. В них перечислены ключевые слова и термины, использованные в документе, и указаны номера страниц, на которых они расположены, что позволяет быстро найти требуемую информацию. Процесс создания предметного указателя состоит из двух этапов: сначала отмечают слова, которые будут использованы в указателе, затем создается сам указатель.

Предметный указатель можно создать для следующих элементов:

−отдельных слов, фраз или символов;

−разделов, которые располагаются на нескольких страницах;

−ссылок на другие элементы, например «Транспортные средства, см. Велосипеды».

После того, как текст выбран и помечен как элемент предметного указателя, Microsoft Word добавляет в документ специальное поле XE (элемент предметного указателя), содержащее помеченный основной элемент предметного указателя и сведения о перекрестных ссылках, предос-

106

тавленные пользователем. Если поле ‘ХЕ’ не видно в окне документа, включите режим просмотра непечатаемых символов:

Основной элемент

{ XE "Каллисто" \t "См. Спутники" }

Перекрестная ссылка

После того как все элементы предметного указателя будут помечены, следует выбрать вид указателя и собрать его. Приложение Word найдет все элементы с соответствующей пометкой, отсортирует их по алфавиту, добавит номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.

Пометка элементов, которые будут использованы в указателе.

Пометка элементов для использовании в предметном указатели ведется поразному, в зависимости от типа элемента.

Пометка слов или фраз. Чтобы использовать в качестве элемента предметного указателя существующий текст, выделите его. Чтобы ввести

вкачестве элемента предметного указателя собственный текст, щелкните место, куда требуется вставить элемент указателя. На вкладке «Ссылки»

вгруппе «Предметный указатель» выберите команду «Пометить элемент» или нажмите сочетание клавиш <Alt+Shift+X>. На экране отобразится окно «Определение элемента указателя».

Для создания основного элемента предметного указателя, в котором используется текст, введенный пользователем, введите или измените текст

вполе «основной».

Изменить элемент указателя можно следующими способами: создать дополнительный элемент предметного указателя, элемент третьего уровня или же перекрестную ссылку на другой элемент. Составной частью основного элемента указателя является дополнительный элемент, который вводят в поле «дополнительный» (например, элемент предметного указателя «Газеты» может включать дополнительные элементы «Известия», «Всем Всем Всем»):

−чтобы создать дополнительный элемент, введите текст в поле «дополнительный»;

−если вы хотите добавить элемент третьего уровня, введите текст дополнительного элемента указателя, двоеточие (:), а затем – текст элемента третьего уровня;

−чтобы создать перекрестную ссылку на другой элемент, установите переключатель в положение «Перекрестные ссылки» в группе «Параметры», а затем введите текст другого элемента.

107

В окне «Определение элемента указателя» можно регулировать способ отображения элемента предметного указателя в самом предметном указателе:

−для того чтобы выбрать формат номеров страниц установите флажок «Полужирный» или «Курсив» в группе «Формат номера страницы»;

−чтобы отформатировать текст предметного указателя, выделите текст в поле «основной» или «дополнительный», щелкните его правой кнопкой мыши, а затем выберите команду «Шрифт». После этого задайте необходимые параметры форматирования.

По завершению настройки элемента предметного указателя, чтобы пометить его, нажмите кнопку «Пометить». Чтобы пометить все вхождения данного текста в документ, нажмите кнопку «Пометить все». Кнопка «Пометить все» позволяет отметить все вхождения искомого текста с учетом регистра букв. До окончания выбора элементов указателя диалоговое окно «Определение элемента указателя» остается открытым. Чтобы записать текущий номер страницы выбранному элементу указателя, установите переключатель в положение «текущая страница».

!Нажатие сочетания клавиш <Alt+Shift+O> позволяет отметить элемент оглавления.

Пометка ссылок на многостраничные фрагменты текста в пред-

метном указателе. Выделите фрагмент текста, на который должен ссылаться элемент предметного указателя. После чего на вкладке «Вставка»

вгруппе «Связи» выберите команду «Закладка».

Вполе «Имя закладки» введите имя и нажмите кнопку «Добавить». Затем в документе щелкните конец текста, помеченного закладкой. После этого на вкладке «Ссылки» в группе «Предметный указатель» выберите команду «Пометить элемент». В появившемся окне «Определение элемента указателя» в поле «основной» введите элемент указателя для помеченного текста. Для задания формат номеров страниц для отображения в предметном указателе, установите флажок «Полужирный» или «Курсив» в группе «Формат номера страницы», также вы можете настроить параметры шрифта. В группе «Параметры» установите переключатель в положение «диапазон страниц» В поле «Закладка» введите или выберите имя закладки, а затем нажмите кнопку «Пометить».

Сознание таблицы указателей. После того как вы отметили в до-

кументе элементы указателя, можно создать таблицу указателей следующим образом:

1) установите курсор в то место, куда будет вставлен готовый указа-

тель;

2) выберите команду «Предметный указатель» расположенную в группе «Предметный указатель» на вкладке «Ссылки»;

108

3)выберите в поле «Форматы» один из встроенных форматов, который будет использован для создания таблицы указателей;

4)чтобы дополнительные элементы располагались под основными,

вгруппе «Тип» установите переключатель в положение «с отступом». При установке переключателя в положение «без отступа» дополнительные элементы будут располагаться на одной строке с основными;

5)настройте параметры отображения;

6)нажмите кнопку «ОK».

Манипуляции с элементами предметного указателя. Если поля XE

не отображаются, включите режим отображения не печатаемых символов путем нажатия кнопки в группе «Абзац» на вкладке «Главная» или соответствующим сочетанием клавиш. Найдите поле XE для элемента, текст которого необходимо изменить, например: { XE "Каллисто" \t "см. Спутники" }. Чтобы изменить текст или форматирование элемента указателя, измените текст внутри кавычек. Для выполнения процедуры обновления предметного указателя, щелкните его и нажмите клавишу <F9>. С той же целью можно выбрать команду «Обновить указатель» в группе «Предметный Указатель» на вкладке «Ссылки».

В случае обнаружения ошибки в предметном указателе следует найти

!в указателе элемент, который требуется изменить; затем следует внести необходимые исправления и обновить предметный указатель.

!Чтобы быстро найти следующее поле XE, нажмите клавиши <Ctrl+F>, затем – кнопку «Специальный» и выберите значение «Поле». Если кнопка «Специальный» не отображается, нажмите кнопку «Больше».

Для удаления элемента предметного указателя выделите код поля,

включая фигурные скобки ({}), и нажмите клавишу <Delete>.

Порядок выполнения задания

1.Ознакомьтесь с теоретическими сведениями.

2.Получите задание и необходимые материалы у преподавателя.

3.Продемонстрируйте преподавателю навыки.

4.Ответьте на контрольные вопросы и задания.

Контрольные вопросы и задания

1.Для чего нужны стили и таблицы стилей?

2.Какие средства используются для взаимодейтсвия со стилями?

3.Каким образом можно для абзаца назначить стиль?

4.Перечислите способы изменения существующего стиля.

109

5.Укажите способы создания стилей.

6.Опишите процессы создания, обновления и удаления оглавления.

7.Какими способами можно производить пометку элементов оглав-

ления?

8.Охарактеризуйте способы создания оглавления.

9.Опишите процесс создания оглавления на основе встроенных стилей заголовков.

10.Опишите процесс создания оглавления при помощи пользовательских стилей.

11.Охарактеризуйте параметры оглавления.

12.Дайте определение предметного указателя.

13.Опишите процесс создания предметного указателя.

14.Перечислите способы пометки элементов для использовании в предметном указателе.

110