3.7 Электронный документооборот «этран»

На станции внедрена система ЭТРАН - автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов. Система ЭТРАН основана на принципах использования электронного документооборота при взаимодействии с пользователями услуг железнодорожного транспорта для организации перевозок грузов.

Визирование накладных.

Не позднее, чем за 1 сутки до даты погрузки, грузоотправитель предъявляет накладную на визирование на бланках по форме для данного вида отправки на станцию.

При поступлении на визирование от грузоотправителя, агент АФТО станции формирует электронную накладную на визирование на АРМ ППД станции, на основании данных с бумажной накладной.

Принятые на визирование электронные накладные автоматически регистрируются системой ЭТРАН с присвоением регистрационного номера, при этом в базу данных заносится регистрационный номер и дата приема электронной накладной на визирование.

По принятым на визирование электронным накладным системой ЭТРАН проводятся проверки задач визирования. В числе проверок выполняется проверка совпадения даты погрузки, указанной грузоотправителем в накладной, и даты погрузки в согласованной заявке на перевозку груза (с учетом согласованных ее корректировок), проверка состояния лицевого счета плательщика, указанного в электронной накладной, и резервирование сумм на лицевом счете плательщика.

Порядок оформления документов на груженые вагоны.

По окончании погрузки груза в вагон (вагоны) грузоотправитель заполняет лист 1 накладной на бланке формы, установленной в зависимости от вида отправки, в порядке определенном Правилами перевозок грузов железнодорожным транспортом. Лист 1 накладной, подписанный работниками, ответственными за правильность внесенных в накладную сведений, а также за размещение и крепление груза, с приложенными к нему бумажными сопроводительными документами (при их наличии), передается приемосдатчику перевозчика для приема погрузки вагона (вагонов).

В случае приема погрузки вагона (вагонов) приемосдатчик заполняет вагонный лист в порядке, установленном Инструкцией по ведению станционной коммерческой отчетности. При неприеме погрузки приемосдатчик возвращает грузоотправителю лист 1 накладной с приложенными к нему бумажными сопроводительными документами (при их наличии). После подписания вагонного листа приемосдатчик передает вагонный лист и приложенные к нему бумажные сопроводительные документы (при их наличии) в АФТО для дальнейшего оформления.

Агент АФТО станции на АРМ ППД завершает оформление накладной после получения от приемосдатчика информации о подписании памятки на уборку.

При поступлении 1-го листа накладной и вагонного листа, агент АФТО станции:

• сверяет подпись работника, ответственного за размещение и крепление груза, в вагонном листе с образцом, находящимся в товарной конторе станции;

• при соответствии подписей, вводит на АРМ ППД соответствующий признак, а при приеме погрузки по НТУ, кроме того, сведения о работнике станции отправления, подписавшем отметку в вагонном листе о результатах проверки правильности размещения и крепления груза, по получению которых система ЭТРАН завершает оформление накладной;

При завершении оформления накладной система ЭТРАН:

• производит окончательный расчет провозных платежей и сборов, проставление сумм провозных платежей и сборов в соответствующих полях электронной накладной;

• присваивает отправке номер и вносит его в соответствующее поле электронной накладной;

• передает сообщение 410 «Сведения железнодорожной транспортной накладной» в АСОУП;

• передает информацию о начисленных суммах провозных платежей и сборов для учета в лицевом счете плательщика;

• открывает доступ АРМ ППД станции к данным электронной накладной для печати листов 2-4 накладной по форме ГУ-29у-ВЦ.

Агент АФТО станции печатает на АРМ ППД:

Листы 2-4 накладной по форме ГУ-29у-ВЦ (дорожную ведомость, корешок дорожной ведомости и квитанцию о приеме груза к перевозке) - при перевозке груза в сопровождении бумажных перевозочных документов;

К листам накладной агент АФТО станции прикладывает соответствующий вагонный лист, полученный от приемосдатчика, вписав в него номер отправки из листов накладной. Проставляет в листах накладной календарный штемпель оформления приема груза к перевозке и расписывается; Выдает лист 4 накладной грузоотправителю под роспись в листе 3 накладной. Объединяет листы 1 и 2 накладной с вагонным листом.

После завершения оформления накладной из АФТО станции СТЦ передаются – лист 1 накладной формы ГУ-27у-ВЦ, лист 2 накладной формы ГУ-29у-ВЦ (или формы ГУ-29-О) и вагонный лист;

По окончанию отчетных суток агент АФТО станции на АРМ ППД формирует ведомость формы ГУ-4Э ВЦ. К ведомости прикладываются листы 3 накладной (корешки дорожных ведомостей).