Проведение переговоров

Проведение переговоров – это второй этап переговоров.Рассмотрим его особенности.

Встреча и вхождение в контакт. Стадия приветствия и вхожденияв контакт – начало прямого, личного делового контакта. Это общая, новажная стадия переговоров.

Приходить на переговоры следует в точно назначенное время. Другаясторона может отказаться от проведения переговоров, если вы опоздали. Влюбом случае это негативно может сказаться на вашем имидже, а такжесамом ходе переговоров.

Если переговоры проходят в офисе одного из участников, егосотрудники (референт или помощник) встречают гостей у входа.При первой встрече, если участники не знакомы, необходимопредставиться. Первым представляется глава принимающей делегации,затем – глава приехавшей.После этого главы делегаций представляютсвоих сотрудников. Здесь также первой должна быть представленапринимающая делегация.Порядок представлений делегаций – «поубывающей», т. е. сначала представляют тех, кто занимает более высокоеположение. Участники могут обменяться визитными карточками. Прибольшом количественном составе делегаций такой обмен затруднен,поэтому необязателен. В этом случае до начала переговоров каждомуучастнику вручается список делегаций, по возможности с указаниемполных имен и должностей.

Делегации рассаживаются так, чтобы члены каждой делегации,занимающие примерно равное положение, были напротив друг друга.Первым садится за стол переговоров глава принимающей в ходепереговоров стороны, ему принадлежит инициатива. Он начинает беседуи следит, чтобы не было пауз в ходе переговоров, которые могут бытьвосприняты как сигнал к их окончанию.

На переговорах не принято перебивать выступление партнеров. Послевыступления можно задать уточняющие вопросы. Если все-таки естьнеобходимость уточнить какую-либо деталь в ходе выступления,необходимо извиниться, а свое высказывание сделать максимальнократким и конкретным.

В ходе переговоров широко практикуется передача главой делегациислова для выступления другим членам своей делегации, экспертам исоветникам.

Во время переговоров могут быть поданы чай или кофе. Другойвариант – объявить перерыв для кофе. Он обычно используется и придостаточно длительных переговорах, а также, если нужно обменяться«неофициальными» мнениями, «разрядить атмосферу», просто немногоотдохнуть.

В ходе переговоров делегации могут образовывать экспертныерабочие группы для разработки решения по отдельным проблемам.Этигруппы из состава входящих в делегации специалистов, как правило,удаляются в отдельную комнату, согласовывают возможное решение илипункт в итоговом документе и доводят результаты работы до главделегаций.

Принимающая сторона следит за тем, чтобы на столе переговоровбыли карандаши или ручки, блокноты или просто чистая бумага. Еслиделегации большие по составу и помещение велико, то необходимопозаботиться о звукоусилении.

Как правило, с иностранцами заранее согласовывается вопрос орабочем языке переговоров. Если предусматривается синхронныйперевод, то следует подумать о рабочем месте для переводчика –специальной кабине. При последовательном переводе переводчик каждойстороны сидит слева от главы всей делегации.

Передача информации.Это действие состоит в том, чтобы на основевызванного интереса убедить партнера по переговорам в том, что онпоступит мудро, согласившись с нашими идеями и предложениями, таккак их реализация принесет ощутимую выгоду ему и его организации.

Детальное обоснование предложений(аргументация). Партнерможет интересоваться нашими идеями и предложениями, он может понятьи их целесообразность, но он все еще ведет себя осторожно и не видитвозможности применения наших идей и предложений в своейорганизации. Вызвав интерес и убедив оппонента в целесообразностизадуманного предприятия, мы должны выяснить и разграничить егожелания. Поэтому следующий шаг в процедуре проведения деловыхпереговоров состоит в том, чтобы выявить интересы и устранитьсомнения (нейтрализация, опровержение замечаний).

Этот этап ведения переговоров наиболее ответственный и, как правило,наиболее трудный. На этом этапе участники переговоров должнывыработать основные параметры совместного решения проблемы. Вносяпредложения, отвечающие тому или иному варианту решения, и обсуждаяих, оппоненты могут усилить или ослабить собственные позиции, вомногом предопределяя этим исход переговоров. Не в последнюю очередьэто зависит от их умения слушать, умения убеждать, умения задаватьвопросы, умения мыслить творчески.

1. Умение слушатьлежит в основе любых переговоров. Частооппоненты уверены, что они адекватно поймут друг друга, не прилагаяособых усилий. Однако слушание – это весьма непростое искусство. Дляадекватного восприятия и понимания информации участникампереговоров необходимо владеть приемами нерефлексивного ирефлексивного слушания.

2. Умение убеждать необходимо для того, чтобы добиться согласияоппонента с высказываемой точкой зрения.Характерной особенностьюубеждения является то, что оно обращено, прежде всего, к разумучеловека и осуществляется посредством аргументации, т. е. системыутверждений, предназначенных для обоснования или опровержениякакого-либо мнения.Для обоснования своей точки зрения или опровержения точки зренияоппонента можно использовать различные методы аргументации.Убедить оппонента в ходе дискуссии столь же важно, сколь и непросто.

3. Умение задавать вопросы– важная составляющая эффективногообсуждения предложений сторон. Верно поставленный вопрос позволяетуточнить точку зрения оппонента, получить него дополнительнуюинформацию, активизировать процесс суждения, направить дискуссию внужное русло.

Выделяют следующие виды вопросов:

• риторические– утверждение или отрицание, выраженное ввопросительной форме и не требующее ответа. Подобные вопросыпозволяют ненавязчиво склонить оппонента к мнению говорящего;

• наводящие– содержат элементы требуемого ответа. Их можноиспользовать, когда необходимо получить подтверждение точки зренияговорящего или направить переговоры в нужное русло;

• альтернативные– предоставляют оппоненту возможного выбораиз двух-трех вариантов, что позволяет быстрее принять решение.

4. Умение мыслить творчески. Все усилия сторон в процессеобсуждения предложений по разработке возможных вариантов решенияпроблемы могут обернуться крахом, если оппоненты сами создаютпрепятствия на этом пути. Проблема состоит в том, люди нередкосклонны к шаблонному мышлению.

Попробуйте решить следующую задачу.

Двое подошли к реке. У пустынного берега стояла лодка, в котороймог поместиться только один человек. Оба переправились через реку наэтой лодке и продолжили свой путь. Как они это сделали? Возможныезатруднения в решении задачи вызваны трактовкой первой фразы,наталкивающей на мысль, что путники шли вместе. Отказ от привычногохода рассуждения позволяет понять, что они подошли к разным берегам ипереправилисьпо очереди.

Шаблонность мышления участников переговоров препятствуетпоиску возможно большего числа вариантов решения проблемы. Чтобыэто препятствие преодолеть, оппонентам необходимо умение мыслитьтворчески. Это качество предполагает умение:

-отказаться от того или иного стереотипа;

-свободно переходить от одного аспекта вопроса к другому;

-находить неожиданные, уникальные решения.

Заключает деловую часть переговоров преобразование интересовпартнера в окончательное решение (решение принимается на основекомпромисса).