книги / Менеджмент качества. От основ к практике

6.8.2. Как правило, в вопросник включаются вопросы, пред­ полагающие ответы «да» или «нет». Причем ответ «нет» должен предполагать наличие несоответствия одному из требований НД, относящейся к объекту и предмету проверки. В отдельных случа­ ях допускается ответ «частично, да».

На листе вопросника предусматривается место для письменно­ го ответа на каждый вопрос.

6.8.3. Объем и состав вопросника определяется аудиторами. Вопросник подписывают его составители.

6.9.Вопросник передается главным аудитором в проверяемое подразделение не позднее чем за три дня до начала проверки.

6.10.Ответы на вопросник, как правило, дает представитель подразделения, занося их в бланк вопросника. Для получения от­ ветов он может обращаться к любому работнику проверяемого или любого другого подразделения Завода. Представитель подраз­ деления подписывает ответы. Ответы должны быть даны к нача­ лу проверки.

6.11.До начала проверки представитель подразделения вправе обращаться к лицам, подписавшим вопросник, за необходимыми разъяснениями, а также с предложениями изменить формулиров­ ку, исключить или добавить отдельные вопросы. Аудиторы обяза­ ны отвечать на поставленные вопросы и рассматривать поступив­ шие предложения.

6.12.Решения по предложениям относительно вопросника принимает главный аудитор, а в спорных случаях — представи­ тель руководства по качеству.

6.13.Главный аудитор до начала проверки может распределить отдельные участки работы, направления или вопросы между ау­ диторами.

7.ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

7.1.Проведение аудита включает:

•проведение вводного совещания;

•обследование объекта аудита;

•проведение заключительного совещания.

7.2. Аудит начинается с вводного совещания, которое прово­ дит руководитель аудита в срок, указанный в Программе (см. п. 6.4), или в другое согласованное сторонами время.

7.2.1. На совещании присутствуют, как правило, представитель подразделения при проверке, все проверяющие, начальник соот­ ветствующего БТК.

При выполнении требований п. 6.4 об уведомлении всех учас­ тников проверки — по решению главного аудитора — аудит мо­ жет начаться при отсутствии любого из указанных лиц, о чем де­ лается запись в отчете (п. 8.2).

7.2.2 Задачи вводного совещания:

•представление проверяющих руководству подразделения;

•обсуждение конкретной методики проверки;

•обсуждение (при наличии неясности или противоречий) воп­

росника (по п. 6.8) и подготовленных ответов (по п. 6.10);

•согласование, при необходимости, требований к конфиден­ циальности рассматриваемых вопросов;

•формирование позитивного отношения к проверке;

•уточнение времени окончания проверки.

7.3.Обследование проверяемого подразделения, как правило (см. п. 7.3.7), проводится в следующем порядке:

7.3.1.Анализируются ответы подразделения на вопросник (п. 6.10). Выясняется, вызваны ли отрицательные ответы несо­ ответствиями или эти ответы объясняются другими причинами (нечеткостью формулировки вопроса, неактуальностью вопроса в данных условиях и т. д.).

7.3.2.Проверяется достоверность положительных ответов на вопросы вопросника. Как правило, достоверность ответов должна подтверждаться документально: записями в журналах, записями в картотеках, актами, протоколами, отчетами, клеймами и т. п.

7.3.3.Рассматриваются документы подразделения, касающие­ ся видов деятельности и направлений работы проверяемого под­ разделения, указанных в п. 6.8.1, но не отраженных в вопросни­ ке.

7.3.4.Проводятся наблюдения за деятельностью и условиями на рабочих местах.

7.3.5.Проводятся беседы с работниками подразделения (по согласованию с непосредственными руководителями).

7.3.6.Проверяется выполнение мероприятий, запланирован­ ных по результатам предыдущих проверок.

7.3.7. При необходимости, определяемой на вводном совеща­ нии и при согласии всех участников, указанный порядок может быть изменен.

7.4. В процессе обследования аудиторы фиксируют (записыва­ ют) те результаты обследования, которые, с их точки зрения, яв­ ляются несоответствиями.

При этом должны быть зафиксированы, а затем отражены в отчете (см. ниже, п. 8.2) конкретные реквизиты объекта, к кото­ рому относится предполагаемое несоответствие. Например, назва­ ние подразделения, операции, номер сопроводительного доку­ мента, фамилия исполнителя, время обнаружения несоответствия

ит. п.

7.4.1.Одновременно (или при последующей обработке запи­ сей) фиксируется пункт НД, требования которого нарушаются данным несоответствием.

7.4.2.Одновременно (или при последующей обработке запи­ сей) несоответствия классифицируются на: связанные с работой проверяемого подразделения и связанные с работой других под­ разделений или работников Завода (указывается, каких).

7.4.3.Фиксируются несоответствия, выявившиеся при ответах на вопросник, и другие несоответствия, выявившиеся при после­ дующем обследовании.

7.4.4.Обнаружив (предполагаемое) несоответствие, проверяю­ щий должен сразу обратить на него внимание представителя под­ разделения и получить его согласие с тем, что данный факт есть несоответствие. При необходимости, проверяющий обосновывает свою точку зрения с помощью документов или иных доказа­

тельств.

О возникающих противоречиях докладывают главному аудито­ ру, который принимает по ним решение. Это решение отражает­ ся в отчете (см. ниже, п. 9.2).

7.5. При наличии сомнений у аудиторов информация, полу­ ченная в процессе обследования, проверяется с помощью инфор­ мации, полученной из других независимых источников (из под­ разделений потребителей продукции (услуг) данного подразделе­ ния, из результатов испытаний и т. д.).

7.6. В ходе проверки главный аудитор может, с согласия пред­ ставителя проверяемого подразделения, изменить намеченную методику проверки, распределение обязанностей между аудитора­

ми, если это необходимо для достижения цели проверки в уста­ новленный срок.

7.7.Если цель проверки, указанная в п. 4.1 и конкретизиро­ ванная в плане (п. 5.4), не может быть достигнута в принципе или в установленный срок, главный аудитор, до срока окончания проверки, ставит об этом в известность руководителя проверяе­ мого подразделения и докладывает об этом представителю руко­ водства по качеству с указанием причин.

7.8.В случае, указанном в п. 7.7, представитель руководства по качеству принимает решение о завершении аудита в заданный срок или его о продлении (по согласованию с проверяемым под­ разделением), или же о его прекращении.

8. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ВНУТРЕННЕГО АУ­ ДИТА

8.1.Аудитор в течение одного дня после завершения обследо­ вания порученного ему участка (или перечня вопросов) представ­ ляет главному аудитору письменный перечень отмеченных им не­ соответствий с учетом подпунктов п. 7.4. При этом он может дать предложения по проведению корректирующих действий. Од­ новременно аудитор должен отметить высокое качество в тех ви­ дах деятельности и направлениях работы подразделения, где это имеет место с его точки зрения.

8.2.Главный аудитор, с учетом данных по п. 8.1, составляет (или поручает составить одному из аудиторов) отчет о проведе­ нии проверки (далее — отчет). В отчете приводятся:

• задача проверки в соответствии с планом (п. 5.1 или п. 5.6);

•даты начала и окончания проверки;

•ФИО главного аудитора, аудиторов и представителя подраз­ деления;

• перечень НД, на соответствие которой проводился аудит;

• информация о высоком качестве в тех видах деятельности и направлениях работы подразделения, где это имеет место;

•перечень отмеченных несоответствий (причем указываются подразделения, которые ответственны за устранение несоответс­ твия с точки зрения аудитора);

•вывод (см. п. 8.3);

•рекомендации по корректирующим действиям (если таковые сформулированы аудиторами);

•особое мнение участников аудита (при наличии такового);

•другая информация, касающаяся аудита (по усмотрению главного аудитора);

•перечень рассылки отчета;

•подписи главного аудитора, аудиторов и представителя под­ разделения;

•подпись руководителя проверяемого подразделения о том, что он ознакомлен с отчетом;

•согласующая подпись представителя руководства по качест­

ву;

•утверждающая подпись генерального директора.

8.3. В отчете должен быть сделан один из следующих выво­ дов:

• проверенный элемент (проверенные элементы) СМК соот­ ветствует (соответствуют) требованиям НД (здесь и далее в на­ стоящем пункте указывается наименование НД) без замечаний;

•проверенный элемент (проверенные элементы) СМК в це­ лом соответствует (соответствуют) требованиям НД, при этом ре­ комендуется устранить отмеченные несоответствия;

•проверенный элемент (проверенные элементы) СМК не со­ ответствует (не соответствуют) требованиям НД;

•часть проверенных элементов (с их перечислением) СМК соответствует требованиям НД, часть проверенных элементов (с их перечислением) СМК не соответствует требованиям НД.

8.4.Отчету присваивается номер, состоящий из знака «№» и двух групп цифр, разделенных точкой:

первая группа — порядковый номер отчета по «Журналу ре­ гистрации внутренних аудитов»;

вторая группа (состоит из двух цифр) — две последние цифры текущего года;

Например, отчет пятого по счету внутреннего аудита в 2003 г. будет иметь номер: № 5.03.

8.5. Отчет, как правило, подписывают в следующей последо­ вательности: аудиторы, представитель подразделения, главный ау­ дитор, руководитель проверяемого подразделения и согласовывает представитель руководства по качеству.

8.5.1.Каждый из указанных лиц подписывает отчет не позд­ нее следующего дня после его получения. В этот же срок им мо­ гут быть представлены главному аудитору письменные предложе­ ния по изменению текста отчета.

8.5.2.Неподписание отчета и (или) непредставление предло­ жения по изменению текста отчета в указанный срок означает, что данное должностное лицо согласно с предложенным текстом. При этом главный аудитор вправе сделать на месте подписи со­ ответствующую запись (со ссылкой на данный пункт) и передать отчет на подпись следующему (по п. 8.5) должностному лицу.

8.5.3.После подписания отчета всеми указанными лицами главный аудитор передает отчет на утверждение.

8.6.В случае получения предложений по п. 8.5.1 главный ау­ дитор рассматривает их в течение не более двух дней. При необ­ ходимости обсуждает полученные предложения с аудиторами, ра­ ботниками проверяемого подразделения и предпринимает одно из следующих действий:

вносит изменения в текст отчета и организует его повторное подписание в соответствии с п. 8.5;

представляет отчет без изменения на согласование и утвержде­ ние.

8.7. В срок, указанный в п. 8.6, главный аудитор может орга­ низовать заключительное совещание для обсуждения текста отче­ та. На данное совещание, кроме лиц, указанных в п. 8.5, по ре­ шению главного аудитора могут быть приглашены представители других подразделений, имеющих отношения к обнаруженным не­ соответствиям. Если кто-то из приглашенных не приходит на со­ вещание в назначенное главным аудитором время, совещание проводится в его отсутствие, о чем делается запись в протоколе совещания.

Протокол совещания ведет один из аудиторов по поручению главного аудитора.

Решение о содержании отчета по результатам совещания при­ нимает главный аудитор.

8.8.Представитель руководства по качеству принимает реше­ ние о согласовании отчета в течение двух дней.

8.9.Общее время оформления отчета до его утверждения не должно превышать двух недель с момента окончания обследова­ ния по п. 7.3.

8.10.Представитель руководства по качеству не позднее пяти дней со дня утверждения отчета рассылает копии утвержденного отчета проверенному подразделению и всем подразделениям и должностным лицам, которых он касается.

8.11.При наличии выявленных в процессе проверки несоот­ ветствий руководителем проверенного подразделения в течение двух недель со дня получения утвержденного отчета разрабатыва­ ется план (планы) корректирующих (улучшающих) действий.

8.11.1.План подписывает разработавший его специалист. Со­ гласовывают план главный аудитор (который тем самым под­ тверждает то, что в план включены корректирующие действия по всем отмеченным несоответствиям с учетом данных в отчете ре­ комендаций) и руководители или представители подразделенийсоисполнителей (если в план включена работа других подразделе­ ний). Утверждает план руководитель проверенного подразделения или, по его усмотрению, вышестоящий руководитель.

8.11.2.Ответственность за содержание плана, результативность намеченных мероприятий и выполнение их в установленные сро­ ки несет руководитель проверенного подразделения или лицо, ответственное за проверенный процесс.

8.11.3.По одному экземпляру утвержденного плана проверен­ ное подразделение направляет представителю руководства по ка­ честву и всем подразделениям-соисполнителям не позднее трех

дней после его утверждения.

8.11.4.В случае, когда для устранения несоответствия необхо­ димо участие других подразделений, руководитель проверенного подразделения в указанный срок может подготовить приказ гене­ рального директора, в котором определяются перечень необходи­ мых мероприятий, их исполнители и сроки исполнения.

8.11.5.Контроль за выполнением плана (приказа — по

п.8.11.4) осуществляется в соответствии с СТП СМК 27.1.

8.12.По решению представителя руководства по качеству ре­ зультаты аудита (аудитов) обсуждаются на совещании у генераль­ ного директора.

Отчет об аудите направ- ляется:

Ответственные за прове- ряемую деятельность (Ф.И.О.)

Главный аудитов

С программой ознакомлены: Ответственные за проверяемую деятельность:

ПРИЛОЖЕНИЕ «Б»

Список использованных источников:

1.Международный стандарт ИСО 9001:2000. Системы менедж­ мента качества. Требования.

2.Международный стандарт ИСО 19011:2002. Руководящие указания по проверке систем качества — по проверке систем ка­ чества.

3.Руководство по качеству Завода.

4.СТП СМК 29. Корректирующие действия.

5.СТП СМК 27.1. Контроль исполнения распорядительных документов.

6.СТП СМК 9. Анализ со стороны руководства.