ИТ_Лабораторная работа

40

Рис.4.5. Отчет "В столбец"

“Ленточный” (рис.4.6.). Каждая запись выводится в таком отчете в отдельной строке, а каждое поле в отдельном столбце. Подписи полей печатаются в качестве заголовков столбцов. Ленточные отчеты позволяют группировать данные по одному пли нескольким полям, а также печатать итоговую информацию по группам и по отчету в целом.

41

Рис.4.6. Ленточный отчет

“Почтовые наклейки”. С помощью мастера можно быстро создать отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

Создание отчетов с помощью мастера

Простейший путь создания отчета состоит в использовании интегрированных в MS Access мастеров отчетов. Выберите в окне базы данных таблицу или запрос, данные которых требуется напечатать. Затем выберите пиктограмму “Новый отчет”. В диалоговом окне “Создание отчета” нажмите кнопку “Мастер”. MS Access отображает список доступных мастеров отчетов, выберите, например, “В один столбец” и нажмите “ОК”. Первое диалоговое окно мастера предназначено для выбора полей, которые должны быть представлены в отчете. Выберите поля в нужной последовательности, после чего нажмите кнопку “Далее”. Во втором диалоговом окне мастера вы можете задать, по каким полям данных из таблицы или запроса должна осуществляться сортировка записей. Подтвердите установку нажатием кнопки “Далее”. После того, как будет выбран стиль оформления отчета и задан его заголовок, в последнем диалоговом окне мастера следует нажать кноп-

42

ку “Готово”. Мастер создает отчет, и MS Access откроет его в режиме предварительного просмотра.

Отчеты с группировкой данных

Отчеты MS Access представляют мощные средства, позволяющие сортировать и группировать данные и проводить итоговые расчеты самыми разнообразными способами.

После запуска мастера в первом диалоговом окне надо выбрать поля исходной таблицы или запроса, которые должны быть представлены в отчете. Во втором диалоговом окне можно задать до четырех полей, по которым будет осуществляться группировка данных. Например, указав поле “Страна” мастер создает отчет, в котором данные исходной таблицы объединены по странам. После выбора полей, по которым будет проводится группировка данных, в следующем диалоговом окне для каждого из этих полей можно задать интервал группировки. При выборе стандартной установки “По полному значению” автоматически производится группировка данных с одинаковыми значениями. Результат сконструированного отчета представлен на рисунке 4.7.

Рис.4.7. Отчет с группировкой данных

43

Порядок выполнения работы

1.Спроектировать отчеты (разных типов) для всех таблиц вашей базы данных.

2.Создать отчет с группировкой данных.

3.Подготовить отчет по работе.

Контрольные вопросы

1.Какие типы Мастеров для создания отчетов имеются в MS Access?

2.Что представляет собой бланк отчета и как его разделы располагаются на странице при печати?

3.Какими способами можно создавать отчеты?

4.Как производится группировка данных в отчете?

44

Библиографический список

1.Михеева В.Д. Microsoft Access 2002 / В.Д. Михеева, И.А. Харитонова. – СПб.:БХВ – Петербург, 2002. – 1040с.

2.Тимошок Т.В. Microsoft Access 2003. Самоучитель. / Т.В. Тимошок.

– М.: Издательский дом “Вильяме”, 2004. – 464с.

3.Гончаров А.Ю. ACCESS 2003. Самоучитель с примерами / А.Ю. Гончаров. – М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2004. – 272с.

4.Информационные технологии: методические указания к выполнению лабораторных работ / Сост. Штифанов А.И., Филатов А.Г., Шаптала В.В., Гаевой А.П. – Белгород: БелГТАСМ, 2001. – 90с.

45

Учебное издание

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Методические указания к выполнению лабораторных работ для студентов специальности 120303 – Городской кадастр

Составитель Кочеткова Инесса Андреевна

Редактор В.И. Пустовая

Подписано в печать 30.08.08. Формат 60х84/16. Усл. печ. л. 1,6. Уч-изд. л. 1,7.

Тираж 44 экз. Заказ Цена

Отпечатано в Белгородском государственном технологическом университете им. В.Г. Шухова

308012, г. Белгород, ул. Костюкова, 46