Розділ 2. Методика й послідовність контролю

2.6. Перевірка розрахунків з підзвітними особами

Увага перевіряючих до операцій, які проводяться в рамках розрахунків з підзвітними особами, пояснюється більшим пе реліком вимог, пропонованих працівникам підприємства для виконання. Не слід забувати й той факт, що практично кожна операція з підзвітними особами супроводжується видачею на явних коштів працівникам підприємства для виконання дору ченого йому завдання. Кошти завжди виступають як особли вий об’єкт контролю, особливо при їхній витраті.

Метою контролю розрахунків з підзвітними особами є пе ревірка законності й доцільності здійснення даних операцій.

У процесі ревізії розрахунків з підзвітними особами члени ревізійної групи можуть використовувати такі джерела інфор мації:

lнакази про напрямок у відрядження й видачі авансів;

lпосвідчення про відрядження;

lавансові звіти, проїзні квитки, рахунки готелів, інші документи про витрати, що виправдують підзвітних осіб;

lжурнал №3, відомості аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами №3.2;

lкасова книга, прибуткові й видаткові касові ордери, при буткові документи про надходження на склад придбаних підзвітними особами цінностей.

Приступаючи до роботи, ревізори уточнюють період, який перевіряється, протягом якого відбувалися розрахунки з підзвітними особами. Потім за даними відомості аналітич ного обліку розрахунків з підзвітними особами встанов люється список осіб, що перебували у відрядженні, і працівників, які дістали грошові кошти під звіт на госпо дарські потреби.

Щоб переконатися в обґрунтованості видачі підзвітних сум, перевіряється наявність наказів по підприємству про на прямок у відрядження й видачу авансів. На даному етапі кон тролю може бути встановлено, що на окремих працівників не

99

Контроль і ревізія

було оформлено розпорядницьких документів. Такі операції визнаються незаконними.

Продовженням перевірки обґрунтованості видачі авансів під звіт вважається з’ясування стану розрахунків з підзвітни ми особами за раніше отриманими сумами. З цією метою вико ристовуються дані відомості аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами №3.2 за період, що перевіряється. Тут же контролюється правильність перенесення залишків на кінець місяця з даної відомості за попередній період. Якщо внаслідок контролю виявиться, що працівник має заборго ваність перед підприємством після здійснення службового відрядження або інших операцій (господарські й операційні потреби), то видача чергового авансу також вважається неза конною.

Перевірка реальності здійснення службового відрядження полягає у вивченні прикладених до авансового звіту проїзних квитків і документів на проживання. Перевіряючі повинні пе реконатись у відповідності даних про місце відрядження, за значених у наказі й проїзних квитках (рахунках готелів). Па ралельно перевіряються окремі реквізити посвідчення про відрядження. Дата прибуття в пункт призначення й вибуття з нього повинна бути підтверджена печаткою або штампом підприємства, що є об’єктом відрядження. Відсутність у посвідченні про відрядження оцінок про прибуття й вибуття з місця відрядження ставить під сумнів реальність здійснення відрядження.

Доцільність здійснення розрахунків з підзвітними особами може бути перевірена шляхом вивчення завдання, що дається працівникові підприємства й указується в наказі. Працівники контролюючого органу визначають відповідність поставлених перед підзвітною особою цілей основним видам діяльності підприємства. Після цього детально розглядається письмовий звіт працівника, що складається після повернення з відряджен ня й повинен містити факти, що підтверджують виконання підзвітною особою поставленого перед ним завдання.

100

Розділ 2. Методика й послідовність контролю

Наступним питанням, що обов’язково розглядається чле нами ревізійної групи, є перевірка правильного застосування норм витрати коштів по розрахунках з підзвітними особами.

Дотримання встановлених законодавством нормативів є підставою для правильного списання підзвітних сум за раху нок конкретних джерел. Тому факти наднормативної витрати коштів, здійсненої при розрахунках з підзвітними особами, потребують від ревізорів додаткових контрольних дій. У цьому випадку перевіряється наявність наказів керівника підприємства, у яких підтверджується необхідність видачі й витрати підзвітних сум понад установлену норму. У наказі по винно бути розпорядження про списання перевищуючу норму витрат за рахунок власних коштів (прибутку), що залишають ся в розпорядженні підприємства.

Коли в процесі ревізії з’ясовується, що наднормативна ви трата підзвітних сум, списаних за рахунок власних коштів підприємства без відповідного розпорядження керівництва, то операція визнається незаконною.

На особливу увагу з боку перевіряючих заслуговує кон троль процедури затвердження звітів про витрачені кошти, видані на відрядження або під звіт, і здійснення остаточних розрахунків між підприємством і працівником. Звіти й при кладені до них виправдальні документи піддаються взаємній та арифметичній перевірці. Не виключається також застосу вання логічної перевірки.

Проведення взаємної перевірки звіту про витрачені кошти й виправдувальних документів, що підтверджують витрати підзвітної особи, дає можливість визначити, наскільки пра вомірно включаються у звіт окремі видаткові статті та їхній вартісний еквівалент.

Після цього ревізорові потрібно особисто підрахувати підсумкову суму, що підлягає затвердженню, і порівняти її з підсумком, затвердженим бухгалтером. Невиправдане зави щення підсумкової суми звіту про витрачені кошти, видані на відрядження або під звіт, не викликає невідповідності в сис

101

Контроль і ревізія

темі бухгалтерських записів. У зв’язку з цим деякі працівники навмисно роблять такі порушення, сподіваючись на незначну ймовірність їхнього виявлення. Досвідчені ревізори вважають обов’язковим проведення арифметичної перевірки на даному етапі контролю розрахунків з підзвітними особами.

Коли мова йде про перевірку затвердження звітів про ви трачені кошти, видані на відрядження або під звіт, наданих підзвітними особами після здійснення витрат на госпо дарські й операційні потреби, взаємна перевірка використо вується в розширеному варіанті. Так, при придбанні підзвітною особою матеріальних цінностей, канцелярських приналежностей або інвентарю взаємної перевірки звіту й копій чеків, що підтверджують факт купівлі, недостатньо. Перевіряючий зобов’язаний переконатися у своєчасному й повному оприбуткуванні придбаних цінностей на складі. З цією метою перевіряється наявність відповідних прибутко вих ордерів на складі, і порівнюються дані копії чека з оцінками про надходження цінностей у картках складського обліку. Якщо цінності були придбані недавно, ревізор може перевірити їхню фактичну наявність.

Ревізори повинні також контролювати своєчасність і повно ту повернення невитраченої підзвітними особами готівки. Не витрачена готівка повинна бути повернута в касу підприємства протягом установленого строку після закінчен ня відрядження (3 дні після повернення з відрядження). Осо би, що одержали гроші під звіт на інші цілі, повертають неви користані суми коштів не пізніше робочого дня, що є наступ ним за день видачі.

Перевірка строків повернення невикористаної готівки зводиться до порівняння даних у звіті про витрачені кошти, видані на відрядження або під звіт, і реквізитів касових доку ментів. Спочатку порівнюються дати закінчення відрядження (видачі на господарські потреби) і повернення грошей у касу. Потім у зазначених документах порівнюються величини неви трачених сум.

102