2. Назначение различных видов делового общения

Для того чтобы правильно, с пользой для дела, провести выбор, подготовку и проведение того или иного вида делового общения, необходимо уяснить те задачи, которые с их помощью решаются, то есть их назначение. Это тем более важно, что сегодня далеко не каждый может дать четкий ответ на вопрос о том, для чего проводятся встречи, приемы, рауты, саммиты, семинары, совещания, конференции и симпозиумы, какая между ними существует разница, какую они играют роль в достижении главных целей делового партнерства и сотрудничества, какой из видов общения выбрать для успешного решения той или иной задачи. Представляется поэтому необходимым определить те задачи, которые решаются с помощью различных видов делового общения. Заметим сразу же, что большинство, если не все, существующих видов общения, как правило, по своему характеру многозначны, то есть они могут решать не одну, а несколько различных задач. Нам важно выделить те задачи, которые особенно актуальны при организации делового взаимодействия.

Охарактеризуем те виды делового общения, которые имеют многозначный или многоцелевой характер.

Одним из наиболее часто применяемых видов делового общения является совещание, которое может носить как внутренний, так и внешний, межфирменный характер.

Назначение совещания внутреннего характера:

1. посвящение участников в проблемную ситуацию, требующую коллективного анализа и принятия решения, предусматривающего привлечение партнеров для делового сотрудничества,

2. заслушивание мнений специалистов о целях, задачах и способах их реализации,

3. широкое обсуждение проблемной ситуации, принятие окончательного решения и доведение его до всех исполнителей.

Назначение совещаний с партнерами:

1. обсуждение условий и порядка взаимовыгодного сотрудничества,

2. выработка совместных решений, договорных обязательств, планов и программ сотрудничества,

3. выработка, согласование и принятие организационно-распорядительной и инструктивно-методической документации,

4. согласование технических условий и спецификаций,

5. анализ хода сотрудничества, его результатов, определение необходимой коррекции в работе персонала или действующей документации,

6. решение финансовых вопросов,

7. определение перспектив дальнейшего сотрудничества.

Ход совещания, как правило, протоколируется. Решения совещаний принимаются в письменном виде. В отдельных случаях по решению организаторов совещания проводится стенографирование выступлений.

Деловой прием - один из видов активного общения, используемый на начальных, подготовительных стадиях делового взаимодействия. Его назначение:

• обсуждение возможностей совместной деятельности,

• получение дополнительной информации о предполагаемом партнере,

• предварительное выяснение возможного вклада сторон (долевого участия) в ходе совместной деятельности,

• предварительное обсуждение условий делового партнерства и сотрудничества,

• достижение договоренности о проведении рабочих переговоров для подготовки проекта контракта.

Деловые приемы обычно не протоколируются. Решения и договоренности принимаются в устной форме. Официальный (обязательный) характер принятых решений обеспечивается участием в деловых приемах представителей руководства каждой из сторон.

Аналогично деловому приему проводятся деловые встречи. Их особенность - заранее согласованная повестка дня, особенно если она носит официальный характер, то есть с участием руководителей и проходит на базе широкого представительства.

В рабочих переговорах участвуют представители организаций, вступающих в партнерские отношения. Это, как правило, специалисты, хорошо знающие свое дело, цели своей организации и условия, на которых можно строить договоренности о сотрудничестве. Руководители организаций в такого рода переговорах не участвуют. Принципиальные договоренности руководителей были сделаны предварительно во время деловых приемов и встреч. Назначение переговоров:

• сближение позиций сторон, окончательное согласование ресурсного вклада каждой из сторон в ходе делового сотрудничества,

• окончательное согласование условий взаимовыгодного партнерства,

• отработка и согласование порядка проведения делового сотрудничества (регламентированного взаимодействия), включая решение вопросов координации планирования и управления; отчетности, подготовки персонала, участвующего в совместных работах, реализации полученных результатов, сбыта, рекламы, распределения дивидендов, подведения общих итогов:

• разработка проекта итогового документа - соглашения, договора, контракта, включающего такие положения, как порядок разрешения споров по контракту, срок действия, порядок продолжения, пролонгирования и условия расторжения,

• разработка программы делового сотрудничества, определяющей последовательность этапов работ, сроков начала и окончания, ответственных лиц и другие вопросы организации совместных работ,

• разработка необходимых регламентирующих документов - плана-графика, технического задания, инструкций нормативов технических условий и спецификаций,

• разработка развернутого бизнес-плана.

Проекты документов, согласованные участниками переговоров, визируются (парафируются) участниками ведения переговоров (руководителями делегаций).

Семинар - один из часто встречающихся в практике производственных предприятий, научных, учебных и других учреждений вид делового общения. Назначением его является:

• обмен опытом, его выявление и оценка с рекомендациями по внедрению, распространению и использованию,

• обучение определенных контингентов работников новым технологиям и видам технического оборудования и инструментария, новым методам организации в той или иной области,

• обмен нормативной, технической и инструктивно-методической документацией,

• предоставление методических и технических консультаций.

В некоторых случаях для такого рода обучения персонала проводятся специализированные школы. Семинары, консультации и школы могут проводиться и в виде самостоятельных мероприятий на коммерческой основе.

Одним из распространенных видов делового общения, в котором принимают участие большое количество представителей различных учреждений, организаций и предприятий, являются конференции. Их назначение:

• постановка и обоснование актуальных проблем в определенной предметной области науки, техники и производства и социальной сферы, требующих неотложного решения,

• обоснование оригинальных путей, методов и средств решения выявленных проблем,

• обоснование новых направлений в данной предметной области,

• выработка и принятие рекомендаций по решению обсуждаемых проблем, в том числе адресованных официальным органам.

Подготовка и проведение конференций возлагается на оргкомитеты во главе с авторитетным специалистом в обсуждаемой проблематике.

Выступления участников проводятся по заранее подготовленной программе. Как правило, оргкомитет собирает все доклады и сообщения в в письменном виде, а часто проводит и стенографирование всего хода конференции. Практикуется издание тезисов докладов с целью предварительного взаимного ознакомления участников конференции, а также сборников докладов - трудов конференции. Принятые участниками конференции рекомендации тиражируются и направляются заинтересованным учреждениям.

В зависимости от целевой установки конференции бывают теоретические, научные и научно-практические.

В сфере торговли практикуются конференции по продажам. В частности, в книготорговой практике на таких конференциях ответственные работники издательств встречаются с представителями книготорговых организаций из разных регионов для обсуждения возможностей распространения книг, планируемых к выпуску, уточняют их читательский адрес, интерес к изданию на местах, а также условия распространения и реализации тиражей.

Близким к конференциям по своему характеру является симпозиум. Его проводят для выявления различных точек зрения ведущих специалистов на ту или иную узловую социальную или научную проблему межрегионального масштаба и характера и общего (взаимоприемлемого) подхода к ее решению, что находит отражение в итоговом документе.

В симпозиумах участвуют представители различных регионов и стран от научных и общественных и других учреждений.

Симпозиумы организуются в соответствии с планами международных (межрегиональных) общественных организаций по предварительной договоренности между региональными или национальными организациями, иногда по инициативе одной из них, которая берет на себя основную заботу по организации подготовки и проведения симпозиума. С этой целью создается оргкомитет с международным участием во главе с общепризванным в данной области специалистом, широко известным как в своей стране, так и за рубежом.

Конгресс отличается широким международным участием и представительством и высоким уровнем его участников. В центре внимания конгресса - узловая проблема, имеющая общественно-политическое или международно-правовое значение. Конгресс, как правило, принимает какой-то основополагающий документ, получающий международно-правовой статус. В конгрессах принимают участие делегации от правительственных, общественных партийных организаций по установленной норме представительства. Задачу согласования общественных, партийных, корпоративных интересов в национальном масштабе решает съезд. Н съездах принимаются уставы организаций, программы их деятельности, обсуждаются отчеты, избирают лидеров и руководящие органы.

Презентация - открытая демонстрация, представление на всеобщее обозрение широко рекламируемых образцов нового изделия, товара или вида услуг с целью ознакомления с ними заинтересованных торговых организаций, представителей прессы и общественности, оформление торговых сделок, контрактов на поставку тех или иных товаров. Презентация может носить характер салона, выставки, игрового шоу. Часто сопровождается раздачей сувениров и рекламных изданий. Представленные во время презентации образцы товаров обычно не продают - для широкой распродажи товаров устраивают ярмарки и выставки-ярмарки. Однако в случае презентации книжных новинок вполне уместна и их распродажа, а иногда и бесплатная раздача. Презентация и продажа книг с участием автора может привлечь читателей приобретением книжной новинки с авторским автографом.

Банкет в предпринимательской практике - не только увеселительное мероприятие. Во время банкета устанавливаются и закрепляются доверительные и дружеские взаимоотношения, непринужденный характер носит обмен мнениями, например, о перспективах дальнейшего сотрудничества. В отдельных случаях банкет используют для демонстрации возможностей принимающей стороны, ее высокого имиджа. Во время банкета иногда проводятся благотворительные акции. Надо иметь в виду, что банкет устраивают только по какому-либо значительному поводу, он всегда к чему-то приурочен и должен проходить в торжественной обстановке. В практике предпринимательства это может быть крупный успех совместной деятельности.

Вместо пышного банкета в предпринимательских кругах устраивают не обязательно связанный с каким-то значительным событием званый обед.