2.2. Формы и виды делового общения. Формальные и неформальные коммуникации

Из всего многообразия коммуникаций нас интересует коммуникация - деловой язык в сфере предпринимательства, бизнеса.

Принятие решений фиксируется путем устной договоренности или же путем их закрепления в письменном виде. В последнем случае мы имеем дело с документом. Все средства, которые служат целям общения, называют коммуникативными. Устные связи и отношения принято называть неформальными коммуникациями, а отношения, фиксируемые с помощью документов, называют формальными коммуникациями.

В жизни постоянно возникает необходимость фиксировать устные договоренности и совместно принятые решения в различного рода документах. В этом случае мы говорим о документировании своей деятельности. Если используются как устные, так и документные формы общения, возникают смешанные, или комбинированные коммуникации. Именно такими сложными, или комбинированными коммуникациями характеризуется современное деловое взаимодействие.

Итак, неформальные коммуникации - это различные виды непосредственного общения; формализованные коммуникации - это документированные взаимосвязи, в нашем случае - служебные документы. Таким образом, деловое взаимодействие строится на сочетании применения разнообразных видов непосредственного общения с различными видами документов (рис. 2).

Некоторые виды деловых коммуникативных связей имеют одинаковое звание как в устной, так и в письменной формах. Таковы, например, «приглашение», «заявление», «предложение», «запрос», «обращение», «доклад», «сообщение», «распоряжение», «указание», «приказ» и некоторые другие. Но есть и такие виды документов, которые устной формы не имеют, то есть они специфичны только лишь как документ: «протокол», «стенограмма», «программа», «постановление», «акт», «контракт», «расписание» и некоторые другие.

Письменно зафиксированный полный текст устного сообщения или нескольких сообщений по одному вопросу или по разным вопросам, но сделанным в одном месте и в одно время по какому-либо поводу - совещание, конференция, заседание, - называется стенограммой; в отличие от стенограммы протокол содержит сокращенную запись устных сообщений или их краткое изложение с включением итогового документа - решения, постановления, заявления, обращения.

Организация делового взаимодействия, как видим (см. рис. 2), располагает большим арсеналом документных и бездокументных средств общения. Все эти виды общения - и формальные и неформальные - рождены многолетней и разносторонней практикой предпринимательства и совместной деятельности. Предприниматель, менеджер должен владеть всем арсеналом формальных и неформальных средств общения.

Необходимо иметь в виду, что деловое взаимодействие лишь носит устойчивых характер и дает ожидаемый эффект в том случае, когда оно четко регламентировано. Именно четкая регламентация придает процессу делового взаимодействия надежный, устойчивый характер, характер контролируемого, а значит, и управляемого объекта. На выработку четкой регламентации при условии предварительно достигнутых устных договоренностей и направлены подготовительные стадии делового взаимодействия. Комплекс разработанных на этих стадиях согласованных сторонами взаимосвязанных документов составляет документационное обеспечение делового взаимодействия.

Это говорит о чрезвычайной важности работы над документными видами общения, о необходимости уделять этой работе самое серьезное внимание. Придя к такому заключению, мы, однако, не вправе заключить, что неформальные виды общения являются менее важными и им можно уделить второстепенное внимание.

Таблица форм и видов делового общения (см. рис. 2), раскрывая привязку существующих форм и видов делового общения к различным стадиям делового взаимодействия, наглядно иллюстрирует следующую закономерность: на начальных стадиях делового взаимодействия преобладают неформальные виды общения, а на заключительных стадиях - формализованные виды, то есть документы.

Это значит, что на начальных, подготовительных стадиях делового взаимодействия первостепенную роль играют неформальные виды общения, а на заключительных стадиях в ходе собственно взаимодействия первостепенное значение приобретают регламентирующие документы.

Успех взаимодействия, таким образом, зависит в первую очередь от искусно проведенных на начальных стадиях неформальных видов общения, а после достигнутых устных соглашений и договоренностей - от полноты состава и качества проработки регламентирующих документов.