2.5. Фактор времени в организации делового взаимодействия

При организации делового взаимодействия необходимо учитывать, что решение растущего от стадии к стадии числа задач, причем все более усложняющихся, требует увеличения ресурса времени, которого как правило и так не хватает. (Поэтому все большее количество усложняющихся задач приходится решать в условиях дефицита времени). Из наличия фактора дефицита времени не следует делать вывод, будто подготовка делового взаимодействия - вещь растяжимая, что поскольку задачи сложные, при их решении легко ошибиться, то лучше не торопиться с их решением. Став на такой путь, мы сами отдаляем достижение желаемой цели. Допускаемое промедление (наши) предполагаемые партнеры расценят скорее всего не в нашу пользу и даже могут потерять интерес к нашим предложениям и к продолжению делового общения. На практике это чаще всего и случается. Наши партнеры - деловые люди, они дорожат своим временем, им непонятны неоправданные задержки в решении вопросов с нашей стороны и они не желают или не могут ждать, пока мы «раскачаемся».

Подготовка делового взаимодействия - есть процесс, развертывающийся во времени и включающий решение комплекса сложных задач, однако нельзя допускать его чрезмерной растянутости, или лучше сказать, затянутости. Чем быстрее решаются задачи, чем скорее осуществляется переход от одной стадии к другой, тем надежнее достигаются заданные конечные цели делового взаимодействия.

Каким же образом можно избежать затянутости прохождения стадий и обеспечить быстрый переход к собственно взаимодействию, ведущему к искомому результату? Может быть, за счет сокращения числа стадий?

Нет, этот путь неприемлем, он может привести к трудно непоправимым или даже непоправимым последствиям. По той же причине неприемлема попытка сократить количество решаемых задач. Речь идет не о каких-то надуманных задачах, а тех, которые продиктованы интересами дела и внешними обстоятельствами. Уйти от решения этих задач, значит нанести ущерб делу. Где же выход?

Реальны лишь два пути выигрыша времени.

Мы знаем, что подготовка делового взаимодействия есть дискретный, прерывистый процесс, обусловленный переходами от задачи к задаче, от одной формы общения к другой, от одной стадии к другой. Необходимо стремиться максимально сократить время на переходы, перерывы между решением различных задач на каждой стадии и сокращать до минимума перерывы, временные интервалы между стадиями. Иными словами, суть решения проблемы лежит в уменьшении степени дискретности, прерывистости, превращения прерывистого процесса в непрерывный.

Сокращение до минимума или еще лучше (в идеале) полное устранение интервалов между стадиями преобразовывает привычную для нас схему (см. рис. 1 и след.) в несколько иной вид (рис. 5).

В этом случае достигается ускоренная подготовка и организация делового взаимодействия. Это очень важный резерв экономии времени, которым не всегда пользуются, создавая себе при этом излишние осложнения (в виде тех) - суть «непонятных причин», из-за которых часто срываются дела, имевшие хорошие перспективы.

Необходимо максимально сокращать время, затрачиваемое на решение задач. Именно так и поступает опытный предприниматель: он не будет тратить три дня на решение задачи, с которой может справиться за три часа. Представим себе, что в одном конкретном случае на решение каждой задачи в среднем затрачивается три дня. Если бы мы сократили продолжительность решения каждой задачи только на 30-35 процентов, то есть в среднем на один день, то в сумме экономия времени на решение всех задач дала бы выигрыш в полтора месяца. А если посчитать, сколько уходит времени в реальных условиях на решение всякого рода задач организации делового взаимодействия, в том числе в сфере книготоргового предпринимательства, и какая может быть получена экономия времени, если сократить продолжительность решения всех задач в среднем на 30-35 процентов, что в конкретных условиях почти всегда достижимо, то эффект получится впечатляющим.

Многое здесь зависит от квалификации и организационных способностей персонала фирмы, компании, торгового предприятия, и в первую очередь от руководителей, которые в совершенстве должны владеть наукой делового взаимодействия. На плечи руководителей ложится львиная доля решения всего того комплекса задач, о которых шла речь, многое зависит от его умения использовать разнообразные формальные и неформальные виды общения, проводить правильную стратегию и тактику, его знания этики и психологии предпринимательской деятельности (а к ней относится и книжная торговля).

Мы теперь можем перейти к рассмотрению этих вопросов, завершив структурирование делового взаимодействия по таким факторным составляющим, как время и пространство, форма и содержание.

Резюме - 2

Руководствуясь целью преобразовать неструктрируемый объект в структурируемый, мы провели структурирование объекта по таким факторам, как время и пространство, формы проявления и его содержание.

Исходя из того, что деловое взаимодействие есть процесс, развертывающийся во времени, выделено пять стадий: принятие решения, установление контактов, активное общение, разработка совместных решений, планов и программ (подготовительные стадии) и регламентированное взаимодействие (собственно взаимодействие). Чем успешнее проведены подготовительные стадии, тем успешнее достигается результат, реализация намеченной цели. Многие неудачи предпринимательской деятельности объясняются плохо проведенной организацией подготовки делового взаимодействия.

Первой стадии предшествует возникновение предпринимательской идеи. Деловое взаимодействие с прагматической точки зрения представляет собой систему реализации предпринимательских идей.

Для каждой стадии делового взаимодействия существует определенный набор форм и видов делового общения, которые носят документный характер и бездокументный, характер формальных и неформальных коммуникаций. На первых стадиях преимущественную роль играют неформальные контакты, на завершающих - документы. Деловое взаимодействие носит устойчивый характер и приносит ожидаемый эффект, когда оно четко регламентировано. Разработанный комплекс регламентирующих документов составляет документационное обеспечение делового взаимодействия.

Пространственное расположение деловых партнеров существенно влияет на предпринимательскую деятельность, и его следует учитывать при организации делового взаимодействия.

На каждой стадии делового взаимодействия решается определенный набор задач, причем число их увеличивается от стадии к стадии.

Эффективными путями сокращения времени на организацию делового взаимодействия являются: 1) сокращение интервалов между стадиями и 2) сокращение времени на решение каждой отдельной задачи.

Уменьшение степени дискретности, прерывистости процесса делового взаимодействия обеспечивает ускоренную подготовку делового взаимодействия, партнерства и сотрудничества.