2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин – «под отчет»).

Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам:

1. на командировочные расходы;

2. на хозяйственные нужды;

3. на оплату представительских расходов.

Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, используется активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет [6].

Рассмотрим типовые ситуации по учету расчетов с подотчетными лицами [4].

Таблица 1 Типовые проводки по дебету счету 71 «Расчеты с подотчетнымилицами»

Дебет	Кредит	Содержание операции
71	50	Наличные денежные средства выданы подотчет из кассы
71	51	Выданы подотчет денежные средства с расчетного счета
71	52	Выданы подотчет денежные средства с валютного счета
71	55	Выданы подотчет денежные средства со специального счета в банке
71	76	Подотчетные лица получили денежные средства от других организаций
71	79-2	Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного из головного отделения организации в филиал, выделенный на отдельный баланс (в учете филиала)
71	79-2	Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного из филиала, выделенного на отдельный баланс (в учете головной организации)
71	79-2	Подотчетные лица головного отделения организации получили денежные средства от филиала, выделенного на отдельный баланс (в учете головного отделения)
71	79-2	Подотчетные лица филиала, выделенного на отдельный баланс, получили денежные средства от головного отделения организации (в учете филиала)
71	91-1	Задолженность перед подотчетным лицом, непогашенная в установленный срок, включена в состав прочих доходов в связи с истечением срока исковой давности
71	91-1	Положительная курсовая разница по задолженности перед подотчетными лицами в иностранной валюте, включена в состав прочих доходов

Рассмотрим теперь типовые операции по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (см. таблицу 2).

Таблица 2-Типовые проводки по кредиту счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Дебет	Кредит	Содержание операции
07	71	Оприходовано оборудование, приобретенное подотчетным лицом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с приобретением оборудования
08	71	Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с покупкой внеоборотных активов; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с приобретением внеоборотных активов
10	71	Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с доставкой материалов
11	71	Оприходованы животные, приобретенные подотчетным лицом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с доставкой и содержанием животных
15	71	Оприходованы материально-производственные запасы, приобретенные подотчетным лицом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с доставкой материально-производственных запасов (при использовании предприятием счета 15)
20	71	Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд основного производства
23	71	Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд вспомагательного производства
25	71	Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные расходы
26	71	Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы
28	71	Оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с возвратом и транспортировкой бракованной продукции
29	71	Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд обслуживающего производства
41	71	Оприходованы товары, приобретенные подотчетными лицами
44	71	Расходы подотчетных лиц, связанные с продажей товаров (готовой продукцией), учтены в расходах на продажу
45	71	Отражены расходы, связанные с продажей (в части уже отгруженной продукции) оплаченные подотчетными лицами
50	71	Неиспользованные денежные средства, ранее выданные подотчет, возвращены в кассу
51	71	Неиспользованные денежные средства, ранее выданные подотчет, возвращены на расчетный счет
52	71	Неиспользованные денежные средства в иностранной валюте, ранее выданные подотчет, возвращены на валютный счет
55	71	Неиспользованные денежные средства, ранее выданные подотчет, возвращены на специальный счет
70	71	До истечения срока представления авансового отчета, выданные подотчет денежные средства зачтены в счет заработной платы
73-1	71	Сумма подотчетных средств переоформлена в заем
76	71	Подотчетные лица погасили кредиторскую задолженность предприятия
79-2	71	Подотчетное лицо головного отделения предприятия оплатило услуги оказанные филиалу, выделенному на отдельный баланс (в учете головного отделения предприятия)
79-2	71	Подотчетное лицо филиала, выделенного на отдельный баланс, оплатило услуги оказанные головному отделению предприятию (в учете филиала)
91-2	71	Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с процессом внереализационных или операционных доходов
91-2	71	Отрицательная курсовая разница по задолженности перед подотчетным лицом в иностранной валюте, включена в состав прочих расходов
94	71	Отражены подотчетные суммы, по которым подотчетное лицо не отчиталось в установленный срок, а также подотчетные суммы истраченные необоснованно
97	71	Подотчетные лица оплатили затраты, которые учитываются как расходы будущих периодов
99	71	Подотчетные лица оплатили затраты, связанные с устранением последствий чрезвычайных ситуаций

Для учета средств выданных подотчет применяется авансовый отчет. На основании этого первичного документа бухгалтер проверяет, как работник расходовал выданные ему деньги.

Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. На лицевой стороне этого документа указываются:

1. наименование организации, которая выдала под отчет деньги своему сотруднику;

2. номер авансового отчета и дата его составления;

3. структурное подразделение, в котором работает сотрудник, получивший деньги под отчет;

4. фамилия, имя, отчество и профессия этого сотрудника;

5. назначение аванса;

6. сумма, выданная из кассы сотруднику;

7. расход и остаток (перерасход) денег.

На лицевой стороне отчета предусмотрена таблица для отражения бухгалтерских записей, которые связаны с расходованием подотчетных сумм.

На оборотной стороне авансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которые подтверждают расходы работника. Еще здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицы записывают и номера счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.

Авансовый отчет может составляться и в иностранной валюте. Например, когда сотрудник вернулся из зарубежной командировки и отчитывается за свои расходы. В таких случаях выданные под отчет и израсходованные суммы заносят в авансовый отчет в специальные графы. Они заполняются только в том случае, если аванс выдается сотруднику в иностранной валюте.

Работник организации может получить деньги под отчет, только если на это есть распоряжение руководителя. Полученные деньги он вправе израсходовать только на те цели, на которые они ему выданы. Работник заполняет авансовый отчет в течение трех дней начиная с даты, до которой выданы деньги, или со дня возвращения из командировки.

К авансовому отчету работник прикладывает документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин и т. д.). Эти документы нумеруются в той же последовательности, в какой они указаны в авансовом отчете.

Если после того, как работник произвел все необходимые расходы, у него остались деньги, он должен их вернуть в кассу предприятия. При этом в авансовом отчете он должен указать сумму остатка. А если работник израсходовал денег больше, чем ему выдали, в авансовом отчете он записывает сумму перерасхода.

Заполненный авансовый отчет сдается в бухгалтерию, где проверяют, правильно ли он составлен, все ли оправдательные документы к нему приложены, нет ли в нем арифметических ошибок. Авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы. Заполненный и утвержденный авансовый отчет вместе с приложенными к нему документами переплетается и сдается в текущий архив организации. В этом архиве он хранится пять лет [7].