57. Назначение и возможности отчётов в Microsoft Office Access. Зоны отчёта. Объекты отчёта. Группировка данных.

Для разработки отчетов, отражающих информацию базы данных в печатных документах, в системе Access можно Мастер отчетов и Конструктор отчетов. Отчеты могут быть созданы на основе всей информации, присутствующей в таблицах базы, но чаще для отчетов необходимо отобрать нужную информацию из базы с использованием SQL запроса и на основе его создать отчет. Важным свойством отчетов является возможность группировки данных и получения итоговых данных для групп и всего отчета.

В полученном отчете присутствуют объекты 3-х видов – Поле, которое в отчете может показывать данные поля таблицы базы, значение переменной или выражения, Надпись – любой текст в отчете и Прямоугольник – элемент оформления.

В Конструкторе отчет разбит на отдельные зоны, информация которых может присутствовать в отчете один раз (Заголовок отчета и Примечание отчета), в начале каждой страницы (Верхний колонтитул) или в конце каждой страницы (Нижний колонтитул), в начале каждой группы (Заголовок группы, групп может быть много) и в конце каждой группы (Примечание группы) и для каждой записи главной таблицы отчета (Область данных). Зоны Примечания… более правильно было бы назвать Итоги…, т. к. здесь можно разместить поля общих итогов (сумма, среднее и пр.) для группы или всего отчета.

Полученный отчет можно просмотреть на экране, отправить на принтер (например, с использованием соответствующих кнопок на стандартной панели инструментов) или в файл rtf -формата.

Для использования в отчете данных справочных таблиц следует выбрать команду Добавить существующие поля на вкладке Конструктор (см. рисунок 3.80), на нижней рамке окна Список полей нажать на ссылку Показать все таблицы, после чего перетащить поля NAME_F, NAME_S и NAME_P в соответствующие зоны отчета. В результате изменится Источник записей Отчета, что можно увидеть в Окне свойств (рисунок 3.81). При нажатии на кнопку … в строке Источник записей открывается окно построителя запросов, которое после добавления нужных полей имеет вид, показанный на рисунок 3.82.

Кроме того, необходимо задать наличие Примечаний для всех групп, в зону примечаний поместить вычисляемые поля, которые будут показывать средние оценки для студента, группы, факультета и для всего отчета. Для этого на вкладке Конструктор группы Инструменты конструктора форм следует в группе команд Группировка и итоги выбрать кнопку Группировка и сортировка, после чего в нижней части окна Access откроется панель Группировка, сортировка и итоги (см. рисунок 3.83).

58. Разработка запросов в Microsoft Office Access. Виды запросов.

Ранее отмечалось, что при работе с таблицами, формами и отчетами можно использовать фильтр отбора данных, который задает условия отображения данных в этих объектах (вкладка Главная ленты, группа Сортировка и фильтр). Там же присутствует кнопка Расширенный фильтр, которая открывает окно Конструктора запросов для текущей таблицы.

Кроме того для разработки запросов и их сохранения в базе данных в системе Access имеются специальные режимы на ленте Создание в группе Другие – Мастер запросов и Конструктор запросов.

Типы запросов, которые могут быть заданы в системе Access:

1. Выборка – запрос для отбора данные по заданным сложным условиям из одной или нескольких таблиц баз данных, с показом результатов выполнения запроса в виде таблицы, либо с использованием его для форм и отчетов данных – команда SQL SELECT…; в Окне свойств запроса может быть настроен параметр Тип набора записей: динамический набор – после редактирования данных в таблице запроса данные таблиц базы данных обновляются! (с некоторыми ограничениями) и статический набор – только просмотр результатов отбора.

2. Перекрестный – формирование двухмерной итоговой таблицы, с группировкой по двум выражениям, одно из которых становится заголовком строки, другое – заголовком столбца.

3. Создание таблицы – задается имя новой таблицы, куда заносятся результату выполнения запроса, с сохранением ее в текущей или другой базе данных.

4. Запросы на изменение данных:

   1. обновление данных – команда занесения общих изменений в группу записей одной или нескольких таблиц (команда SQL UPDATE…);

   2. добавление данных – команда добавления группы записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц (команда SQL INSERT…);

   3. удаление данных – команда удаления группы записей из одной или нескольких таблиц (команда SQL DELETE…).

Принцип формирования запросов наиболее легко освоить при использовании Мастера запросов. Предположим, нам нужно отобрать тех студентов, которые по предмету высшая математика имеют только отличные оценки по результатам второго семестра.

Для создания запроса на вкладке Создание нажимаем кнопку Мастер запросов, после чего открывается окно с названием Новый запрос, в котором предлагается выбрать тип запроса из списка:

• Простой запрос (создание запроса на выборку из определенных полей)

• Перекрестный запрос (создание запроса, выводящего данные в компактном формате, подобном формату электронной таблицы)

• Повторяющиеся записи (создание запроса на поиск повторяющихся записей в простой таблице или запросе)

• Записи без подчиненных (создание запроса на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице).