Классификация документов первичного учета
целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения хозяйственной операции, их группируют по однородным признакам (рис. 21). Классификация документа производится по: • назначению; • объему содержащихся в них сведений; • способу отражения в них хозяйственных операций; • месту их составления; • способу обработки. По назначению бухгалтерские документы первичного учета делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные и строгой отчетности. Распорядительные документы содержат указание о необходимости совершить те или иные действия (операции). Исполнительные (оправдательные) документы оформляют уже совершенную операцию - накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, приходные кассовые ордера, наряды на сдельную работу; они служат основанием для отражения хозяйственной операции в синтетическом и аналитическом учете. Документы бухгалтерского оформления составляются сотрудниками бухгалтерии организации с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов для отражения в бухгалтерском учете. К таким документам относятся: расчетно-платежные ведомости, ведомости начисления амортизации, бухгалтерские справки, расчеты бухгалтерии, накопительные ведомости.
Рис. 21. Классификация документов первичного учета
Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления, т. е. содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию - это приходные и расходные кассовые ордера, накладные. Бланки строгой отчетности - специальные документы, отпечатанные типографским способом, в которых предусмотрены необходимые реквизиты и выходные данные: краткое название типографии, место ее размещения, номер заказа и год его выполнения, тираж, с присвоением определенной серии и индивидуального номера. К таким документам относят квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломы, абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов. По объему содержащихся в документах сведений они делятся на первичные и сводные первичные. Первичные документы содержат первоначальную исходную информацию о конкретных хозяйственных фактах - накладные, кассовые ордера, акты на списание основных средств и т. д. Сводные первичные документы обобщают сведения, содержащиеся в первичных документах, - это отчеты о движении материальных ценностей, отчеты кассира, ведомости движения продукции, что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей. По способу отражения операций документы первичного учета подразделяются на разовые и накопительные. В разовых документах отражается одна хозяйственная операция - это расходные и приходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требования-накладные, счета-фактуры. В накопительных документах отражается ряд однородных повторяющихся операций, которые регистрируют по мере их совершения, - это лимитно-заборные карты, требования на отпуск материалов, платежные ведомости. Такие документы позволяют сократить их количество. По месту составления документы первичного учета подразделяются на: внешние и внутренние. Внешние документы - это счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, банковские выписки по расчетному счету, поступающие от других организаций и физических лиц. Внутренние документы оформляются непосредственно в организации - это платежные ведомости, инвентаризационные описи, приходные и расходные ордера. По способу обработки классификация осуществляется в зависимости от того ручная или машинная обработка данных происходит.