Приложение гГрафик документооборота График документооборота по предприятию, учреждению________________
Утверждено приказом № _____ от _____________ г.
|
Наименование документа |
Создание документа |
Проверка документа |
Обработка документа |
Передача в архив | |||||||||
|
Кол-во экз. |
Ответственный за выписку |
Ответственный за оформление |
Ответственный за исполнение |
Срок исполнение |
Ответственный за проверку |
Кто представляет |
Порядок представления |
Срок представления |
Кто исполняет |
Срок исполнения |
Кто исполняет |
Срок передачи | |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ПриложениеД Образец графика документооборота
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие (организация) составляет его самостоятельно в зависимости от количества сотрудников, видов деятельности и способа организации бухгалтерского учета. На практике это может быть перечень работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием должностей исполнителей и сроков выполнения работ.
Выдержка из графика документооборота для товарной накладной на отгрузку товаров (типовая форма № торг-12)
«Утверждаю»
Директор ОАО «Энергосервис»
___________________(И.В. Сергиенко)
График документооборота в ооо «Энергосервис»
Вводится в действие с 1 января 2012 года
Наименование документа:
Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)
Оформление документа:
Количество экземпляров: 2.
Ответственный за исполнение: кладовщик.
Срок исполнения: в момент отгрузки товара.
Куда передает документ:
1-й экземпляр - покупателю (в момент отгрузки товара);
2-й экземпляр - в бухгалтерию (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).
Проверка и обработка документа:
Кто представляет: кладовщик (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).
Ответственный за исполнение: бухгалтер.
Срок исполнения: в течение следующего рабочего дня после получения.
Передача документа в архив организации:
Ответственный за исполнение: бухгалтер.
Срок исполнения: в течение месяца по окончании отчетного года.
Работники фирмы (табельщики, кладовщики, подотчетные лица, снабженцы и др.) должны оформлять и сдавать документы, которые относятся к сфере их деятельности в срок, указанный в графике.
Для этого каждому исполнителю необходимо вручить копию выписки из графика документооборота. В ней перечислены документы, которые он должен оформлять или получать от других фирм, указаны сроки их представления и подразделение фирмы, в которое работник должен документы сдать. Работнику нужно на выписке расписаться.
Оформлять и подписывать первичные документы могут не все сотрудники фирмы. Перечень работников, которые имеют на это право, должен утвердить руководитель фирмы по согласованию с главным бухгалтером (п.3 ст.9Закона о бухгалтерском учете).
График документооборота - это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.
График документооборота лучше составить в виде схемы или таблицы, в которой необходимо указать ответственных за оформление, обработку и проверку каждого документа, срок, в который должен быть составлен каждый документ, и порядок его передачи в архив.
Пример графика документооборота показан на следующей странице.
