Теоретические основы автоматизированного управления.-2

31

Президент

Исследования Исследования

Производство Производство

Маркетинг Маркетинг

Рис. 1.7. Линейно-функциональная структура управления

Вместе с тем предоставление широких полномочий производственным подразделениям, с одной стороны, выдвинуло на первый план проблему сочетания самостоятельности подразделений и их ответственности за общие конечные результаты, а с другой — привело к появлению естественных противоречий интересов «низов» и «верхов», к увеличению управленческого аппарата, дублированию определенных функций. Поэтому в качестве основных недостатков линейно-функциональных структур управления можно отметить:

•отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями;

•чрезмерно развитую систему взаимодействия по вертикали, а именно подчинение по иерархии управления.

Матричная структура управления создается путем совмещения

функциональной структуры с программно-целевыми методами управления (рис. 1.8). В соответствии с функциональной структурой (по вертикали) строится управление по отдельным сферам деятельности организации: НИОКР, производству, маркетингу. В соответствии с программно-целевыми методами управления (по горизонтали) организуется управление программами (проектами, темами).

32

Руководитель

функциональных

служб

Маркетинг

Производство

Исследование

Задание 1

Руководитель Задание 2 инновационного

проекта

Задание 3

Рис. 1.8. Матричная структура управления

При определении горизонтальных связей необходимо реализовать следующие задачи:

•подбор и назначение руководителя программы (проекта), его заместителей по подсистемам (темам) в соответствии со структурой программы;

•определение и назначение ответственных исполнителей в каждом специализированном подразделении;

•организацию специальной службы управления программой.

При матричной структуре управления руководитель программы (проекта) ставит задачи, определяет, что и когда должно быть сделано по конкретной программе. Линейные же руководители выполняют административные функции и решают, кто и как будет выполнять ту или иную работу. В этой связи проблемы, возникающие при установлении приоритетов заданий и распределении времени работы специалистов над проектами, могут нарушать стабильность функционирования фирмы при выполнении ее основных функций. Поэтому для обеспечения координации работ в условиях матричной структуры управления центр управления программами призван увязывать выполнение управленческих процедур отдельными функциональными и линейными подразделениями.

Преимущества матричной системы управления:

• значительная активизация деятельности руководителей и работников управленческого аппарата за счет формирования программных подразделений, активно взаимодействующих с функциональными подразделениями, усиление взаимосвязи между ними;

33

•разделение функций управления между руководителями, ответственными за обеспечение высоких конечных результатов (руководители проектных

ипрограммных групп и управлений), и руководителями, ответственными за обеспечение наиболее полного использования имеющихся производственных, материальных и трудовых ресурсов (начальники функциональных подразделений). Такие руководители совместно контролируют работы по составлению оперативных производственных планов и их выполнению;

•вовлечение руководителей всех уровней и специалистов в сферу активной творческой деятельности по ускоренному техническому совершенствованию производства.

Матричная структура позволяет решать следующие задачи:

•сокращение нагрузки на руководителей высшего уровня управления путем передачи полномочий принятия решений на средний уровень управления при сохранении единства координации и контроля за ключевыми решениями на высшем уровне;

•обеспечение гибкости и оперативности маневрирования ресурсами при выполнении нескольких программ в рамках одной фирмы;

•ликвидацию промежуточных звеньев при оперативном управлении программами;

•усиление личной ответственности руководителя как за программу в целом, так и за ее элементы;

•организацию четкого взаимодействия на базе рационального перераспределения задач в системе управления;

•применение современных методов управления;

•сокращение сроков создания новой техники и технологии, уменьшение стоимости работ, улучшение качества создаваемых технических систем, где сама специфика производства требует быстрого совершенствования выпускаемой продукции и технологии ее производства.

Матричные структуры управления получили наиболее широкое применение и развитие прежде всего в отраслях промышленности с наукоемкими технологиями, где возникла объективная необходимость в координации деятельности большого числа отдельных промышленных фирм для осуществления уникальных крупномасштабных проектов и программ в пределах ограниченных временных рамок и выделенных финансовых средств.

Обобщая вышеизложенное, следует привести несколько практических рекомендаций по анализу и проектированию организационных структур управле-

ния [10].

1. Все функции организации должны быть закреплены за соответствующими службами, при этом для больших фирм эта задача должна быть обязательно доведена до логического конца.

2. Каждая функция должна быть закреплена только за одной службой, в противном случае возникает не только дублирование, приводящее к росту накладных расходов на содержание аппарата, но и просчеты в управлении.

34

3.Процесс распределения функций по службам структуры носит динамический характер, поэтому корректировка структур под цели и задачи организации должна быть постоянной.

4.Процесс проектирования организационных структур не должен заканчиваться процедурой распределения функций по структурам, необходима разработка регламентных информационных технологий управления (принятие решений), ориентированных на достижение конкретных целевых результатов.

1.5. Основные модели управления организацией

В общем случае принятая в организации модель управления определяет роль и место руководителя и подчиненных, правила выработки и реализации управленческих решений. С этой точки зрения в литературе описываются две модели управления: «бюрократическая модель» и «модель участия». Остановимся кратко на каждой из них [5].

Бюрократическая модель управления, возникшая в начале ХХ столетия,

характеризуется четкой иерархией правил, жесткой регламентацией должностных инструкций для каждого подразделения, исполнителя. Личные качества исполнителей используются слабо, а зачастую игнорируются вообще. Для этого типа организации управления характерны следующие предположения:

•средний человек не любит работу и насколько возможно ее избегает;

•большинство людей необходимо принуждать к исполнению ролей, необходимых для достижения целей организации;

•средний человек в основном пассивен, предпочитает скорее быть руководимым, чем принимать на себя ответственность и риск.

В этом случае, очевидно, необходима жесткая регламентация деятельности сотрудников, которая автоматически приводит к эффективной работе всей организации. Основные отличительные черты бюрократической модели управления могут быть определены следующим образом:

•рутинная деятельность по достижению целей организации должна быть определена в виде зафиксированных формальных обязанностей;

•деятельность всегда должна соответствовать организационным принципам иерархии;

•управленческие и производственные операции должны выполняться одинаковым образом в соответствии с заранее утвержденным регламентом;

•управляющие должны действовать строго формально, максимально избегая эмоциональных факторов при принятии решений.

Несомненным достоинством этой модели является четкая организация труда, разграничение полномочий, хорошо организованная система контроля. Основной недостаток связан с игнорированием активной роли сотрудников в деятельности фирмы, с отсутствием мотиваций человека к творческому труду.

Модель участия ориентирована на развитие творческих способностей исполнителя. На ее основе получил распространение комплекс методов «управ-

35

ления с помощью компромисса целей», когда, выполняя ту или иную управленческую функцию, сотрудник достигает личных целей, направляя при этом усилия на достижение целей организации. В качестве исходных предположений в модели участия рассматриваются такие положения:

•работа естественна для человека, как игра или отдых, поэтому он ее не избегает;

•стремление к труду и удовлетворенность им наступают, когда человек причастен к целям организации, следовательно, принуждение — не единственная форма, которая может использоваться для мотивации;

•наиболее важным фактором мотивации активного участия сотрудника в деятельности фирмы является степень его вовлеченности;

•средний человек склонен принимать и даже искать ответственность, которую ему предоставляет его окружение;

•способность к творчеству и новаторству в решении организационных проблем присуща людям чаще, чем об этом принято думать.

Очевидно, не должно существовать общих рецептов по выбору той или иной модели организации, кроме того, в различных структурных подразделениях одной фирмы могут использоваться и различные модели. Например, производственные подразделения из-за регламентного характера выполняемых функций могут использовать бюрократические модели; подразделения маркетинга более динамичны, постоянно сталкиваются с конкуренцией, для них эффективнее будет модель участия. В этой связи отметим лишь несколько общих характеристик, которые определяют выбор модели организации управления:

1) используемые производственные технологии. Очевидно, что для еди-

ничного и мелкосерийного производства, где работа носит в основном индивидуальный характер, целесообразно использовать модель участия. При массовом, поточном производстве, где технология жестко задана и заранее определена, более эффективной будет бюрократическая модель;

2) характер поведения внешней среды. Если потребности неизменны,

специальные ценности стабильны, рынок предсказуем, то фирма может уверенно использовать бюрократическую модель организации управления. Для большинства же предприятий (фирм) динамичные, быстро изменяющиеся потребности внешней среды требуют гибкой, быстро приспосабливаемой организации управления производством;

3) размер организации. Условно, в зависимости от количества сотрудников, можно выделить следующие виды организаций: малые — до 250 служащих; средние — до 1000 служащих; большие — свыше 1000 служащих.

Как правило, чем крупнее фирма, тем сильнее проявляется тенденция к использованию формальной, бюрократической модели управления;

4) используемые персональные и корпоративные стратегии компании.

На принимаемую структуру сильно влияют и положение компании на рынке, и управленческий «темперамент» ее служащих. Например, компания хочет добиться наибольшего успеха на рынке агрессивным управлением, она будет стремиться создать нестабильность на рынке и захватить себе большую его

36

часть. Очевидно, в этом случае целесообразнее всего использовать принцип участия. С другой стороны, лидер на рынке испытывает большое давление со стороны конкурентов и хочет добиться относительной стабильности. В этом случае управление должно быть более ориентировано на сохранение «статускво», которое может быть обеспечено только четкой регламентацией действий всех сотрудников и организации в целом.

Отдельной проблемой при проектировании организационных систем управления является выбор «оптимальной нормы управляемости» — определение количества служащих, непосредственно подчиняющихся одному руково-

дителю, и «оптимального количества уровней управления». В современной литературе описываются 3 возможных подхода к решению этой проблемы:

•эмпирическое определение оптимального количества подчиненных (например, от трех до шести человек), причем на нижних уровнях управления их должно быть больше, чем на верхних;

•эвристические правила определения некоторых свойств этой проблемы, например количество возможных взаимодействий между руководителем и подчиненными (рис. 1.9).

Р

А В

Рис. 1.9. Схема возможных взаимодействий

Пусть у руководителя в штате имеются два сотрудника. Руководитель может работать с А, с А в присутствии В, с В, с В в присутствии А, кроме того, А и В могут взаимодействовать между собой. Как видно из рисунка, количество взаимосвязей равно шести. Очевидно, что при росте числа подчиненных количество возможных связей стремительно возрастает: при трех — 18, при четырех

— 44, при пяти — 100. Если количество подчиненных возрастает до восьми, то руководитель находится в центре сети из 1080 потенциальных взаимоотношений. Наличие таких правил говорит о сложности социальных процессов в управлении, кроме того, предупреждает руководителя о возникновении сложностей при расширении круга подчиненных;

• учет физиологических ограничений человека при выполнении своих служебных обязанностей (ограниченный объем внимания, ограниченное количество энергии, ограниченное время общения с подчиненными).

В общем случае «оптимальное количество уровней управления» зависит от принятой в организации «оптимальной нормы управления». Проблема заключается в том, что при большом количестве уровней служащие считают себя оторванными от участия в реальной деятельности организации и эффективность их труда значительно снижается.

37

В заключение выделим общие черты, присущие «эффективно управляемым» компаниям. Они компактны, в их основе лежит простая структура. Они небольшие по размеру, разбиты на подразделения с численностью работающих не более пятисот человек. Они также ориентированы на людей и признают, что работники, ощущающие свою значимость, будут с большим энтузиазмом и гордостью отдаваться своей работе.

1.6. Ключевые элементы управления

С точки зрения практической важности широкое признание в зарубежной литературе получили следующие элементы управленческой деятельности: стратегия, структура, системы и процедуры, стиль, состав персонала, сумма навыков, совместное разделение ценностей [9]. Условное название эта технология получила по первым буквам вышеперечисленных элементов — система «7-С» (рис. 1.10). В таблице 1.1 представлены характеристики каждого из этих элементов. При этом элементы данной технологии могут быть условно распределены на две группы: «жесткие» и «мягкие».

Жесткие элементы управления отражают формальную структуру управления компанией и закрепляются в соответствующих организационно-рас- порядительных документах. В состав этой группы входят стратегия, струк-

тура и системы управления.

Структура

Состав

персонала

Рис. 1.10. Система «7-С»

До последнего времени эти элементы были объектами основного внимания руководителей, пока не была осознана необходимость и целесообразность управления посредством «мягких» элементов. Активное использование «мягких» элементов свойственно для японского предпринимательства. В

38

табл. 1.2 приведены сравнительные характеристики американского и японского подходов к реализации «мягких» элементов управления в модели «7-С».

Таблица 1.2 Сравнительные характеристики американского и японского подходов

Американский подход. Найм на работу, как правило, краткосрочный, текучесть кадров технического персонала составляет до 50 % в год, до 25 % составляет иногда текучесть кадров среди высококвалифицированных сотрудников. Текучесть кадров в американских компаниях в 4–8 раз выше, чем

39

в японских. Высокая текучесть кадров обусловливает и быстрое продвижение по службе. При этом путь по служебной лестнице носит, как правило, специализированный (узкопрофильный) характер. Повышение квалификации служащих проводится по схеме краткосрочных курсов. Все это создает, с одной стороны, предпосылки для большей мобильности при развитии и расширении производства, а с другой — приводит к слишком конкретным и формальным знаниям, что не позволяет сотрудникам работать в других направлениях деятельности фирмы.

Японский подход. Самой важной сферой японской системы управления является «система пожизненного найма» — «все в одной лодке». При этом, несмотря на обоюдную заинтересованность рабочих и работодателей, данной системой охвачено примерно 35 % рабочей силы Японии.

Не все фирмы могут добиться стабильности положения, необходимого для внедрения системы. Найм на работу происходит один раз в год — весной, когда молодежь заканчивает учебные заведения. Продвижение по службе происходит преимущественно только из числа сотрудников своего учреждения. Лица, проработавшие в одной компании более 5 лет, как правило, не принимаются в другую. Работник не может быть уволен ни при каких обстоятельствах, если только он не совершил уголовного преступления. Привлекательными чертами японской модели по этому направлению, кроме того, являются:

•обязательный уход на пенсию по достижению пенсионного возраста;

•выплата крупных денежных вознаграждений:

а) при уходе на пенсию (суммарный заработок за 5–6 лет); б) два раза в год по результатам деятельности компании в целом

(сумма определяется пропорционально зарплате);

•направление пенсионера (по его желанию) на работу в другую фирму;

•рост заработной платы происходит в зависимости от стажа работы и удваивается через 15 лет.

По японской модели первое продвижение по службе может произойти только по истечении первых 10 лет работы. Поэтому при постоянном росте зарплаты молодым работникам нецелесообразно участвовать в краткосрочных проектах. Вместе с тем такие периоды продвижения по службе часто приводят

кнесоответствию между занимаемой должностью и выполняемой работой. Ответственную должность занимает работник со стажем, а фактически же проектом руководит молодой, но нетитулованный сотрудник.

Важной характерной чертой японских организаций является траектория карьеры сотрудника. Для каждого сотрудника характерно перемещение из од-

ной предметной области деятельности в другую (проектирование → производство → обслуживание).

Наиболее известной и характерной чертой японской организации труда является групповой метод принятия решений. Понимание принятого решения и согласие с ним имеет большее значение, чем существо самого решения (при условии, что имеется несколько вариантов близких, но альтернативных решений). Японцы долго и досконально изучают проблемы и вырабатывают реше-

40

ния, однако в кратчайшие сроки исполняют их. Коллективизм в принятии решений не требует организации контроля за их исполнением. Результативность «японской модели» управления персоналом может быть представлена следующей схемой [5] (рис. 1.11).

Уважение к человеку

Рост производительности труда, повышение конкурентоспособности компании

Рис. 1.11. Влияние «японского стиля» на конечные результаты деятельности фирмы

1.7.Основные положения по проектированию финансовых структур управления организацией

При проектировании организационных структур управления немаловажное значение должно уделяться финансовым структурам, которые имеют иное разбиение организации, ориентированное на выделение служб, связанных с управлением финансовыми потоками.

Это объясняется тем, что эффективность работы подразделений должна определяться не только качеством выполнения закрепленных за ними функций, но и в большей степени полученными финансовыми результатами. Таким образом, деятельность любой организации должна быть ориентирована на максимальное получение прибыли, а, следовательно, вопросы эффективного бухгалтерского учета, финансового анализа деятельности предприятия, управления финансовыми потоками приобретают особую актуальность.

Автономные финансовые структуры могут создаваться как по продуктовому принципу, например подразделение, ведущее какой-либо бизнес-проект