2768

65 К616

СИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ

А.А. Колтунова, Н.С. Фадеева

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Методическиеуказаниякпрактическимзанятиям

НОВОСИБИРСК

2014

ванность оформления документов организации и сокращает трудоемкость работ по документированию.

Для оформления большинства документов используются два вида бланков: общий бланк предприятия для оформления всех видов документов (кроме писем) и бланк для писем. Изготавливают бланки двух форматов – А4 (210 × 297 мм) и А5 (210 × 148 мм). Бланки каждого вида выполняются на основе продольного или углового расположений реквизитов.

При оформлении документов необходимо руководствоваться ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система документации». Требования этого стандарта распространяются на организацион- но-распределительные документы (ОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Данный государственный стандарт определяет 30 реквизитов.

2. Стиль управленческих документов

При составлении управленческих документов используется официально-деловой стиль, который имеет следующие особенности:

1. Специфика построения предложений.

При составлении деловых документов принято использовать простые распространенные предложения без подлежащего. Они строятся по схеме: «обоснование – действие – объект», например:

В связи с эпидемией гриппа (обоснование) приказываю отменить (действие) занятия в школе (объект) с 02.03.2012 г. по

09.03.2012 г.

Двусоставные предложения (с подлежащим и сказуемым) могут строиться по одной из двух схем: «обоснование – субъект действия – действие» или «объект действия – обоснование – дей-

ствие». Например: Вырученные средства (объект) в соответствии с решением совета директоров (обоснование) будут распределены (действие) между акционерами.

Для выражения действия в деловой речи и документах часто вместо глагола используются конструкции из глагола и отглагольного существительного. Таким образом в документе фиксируются действие и объект этого действия. Например: Приказываю произ-

вести перерасчет заработной платы (глагол перерассчитать

заменен словосочетанием произвести перерасчет, состоящим из глагола и отглагольного существительного).

4

Вдокументах часто используются сложноподчиненные предложения, в которых, как правило, главное предложение располагается перед второстепенным. Например: Мы надеемся, что руко-

водство Вашей фирмы с пониманием отнесется к возникшим у нас обстоятельствам. Заблаговременно предупреждаем, что в случае неуплаты электроэнергия будет отключена.

Всложноподчиненных предложениях со значением причины вместо привычного союза потому что используются союзы

так как, в силу того что, вследствие того что и т.п.

2. Употребление глаголов в личной форме.

Деловому общению свойственен безличный характер, поэтому в документах ограничено употребление глаголов в форме первого и второго лица. Глаголы в форме первого лица единственного числа используются в распорядительных документах, подписываемых руководителем организации (приказываю, разрешаю), и в личных документах – заявлениях (прошу), расписках (полу-

чил) и т.п.

В переписке от третьего лица местоимения заменяются существительными, например, вместо мы уведомляем пишется адми-

нистрация уведомляет, вместо вы должны ответить следует написать профсоюз должен дать ответ и т.п.

Активно используются страдательные конструкции в отличие от форм действительного залога. Например: Проектом предусматривается сооружение объекта… (а не: Проект предусматривает).

3. Краткость и компактность изложения официального материала, употребление сокращений.

В целях ограничения размеров документов применяются графические сокращения и аббревиатуры.

Графические сокращения – сокращенные обозначения слов и единиц измерения. В документах допускается использовать только общепринятые графические сокращения, перечисленные в государственных стандартах, словарях и справочниках по делопроизводству. Например: рис. – рисунок.

Аббревиатуры – самостоятельные слова, поэтому в устной речи произносятся в сокращенном виде. Например: СМИ – сред-

ства массовой информации.

5

4. Оформление дат и чисел в документах.

Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 20 мая 2012 г., в

мае 2013 г., но: за 6 месяцев 2012 года, в 2012 году, план на 2012 год, с 1997 по 1999 год, в 1992–1993 годах; в первом полугодии 2012 г., но: в I квартале 2010 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое мар-

та, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рож-

дество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, следующее за ним слово пишется с прописной буквы. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без нараще-

ния: рабочие III разряда, I очередь строительства.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать так: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 250 р.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс.

метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн; в

приложениях – сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т. Существительное, стоящее после дробного числа, согласуется с дробной частью и ставится в родительном падеже един-

ственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова штук, человек: 10 автомобилей, 50

рабочих, а не: 50 человек рабочих, но: 100 голов скота (птицы).

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25-

процентный, 3-дневный, 1, 2 и 3-секционный.

6

5. Употребление специальной терминологии.

Основные профессиональные термины, постоянно встречаю-

щиеся в работе с документами, содержатся в ГОСТ Р 51141–98

«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

6. Точность и определенность формулировок.

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление

языковых формул – устойчивых (шаблонных) языковых оборо-

тов, используемых в неизменном виде, например:

Сообщаем, что в период с... по...

Установлено, что в период с... по...

Сообщаем, что по состоянию на...

Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам...

Направляем Вам согласованный с...

Направляем на рассмотрение и утверждение...

Проверкой установлено, что...

Считаем целесообразным...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...

Просим Вас рассмотреть вопрос...

Просим Вас изыскать возможность...

Принимая во внимание, что..., просим....

Употребление однотипных падежных форм при имени суще-

ствительном (нанизывание падежей) – характерная особенность

стиля. Чаще всего в текстах писем используется последователь-

ное подчинение слов в родительном падеже, реже – в творитель-

ном. Например: Полностью разделяем необходимость дальней-

шего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) воз-

можного сотрудничества (род. п.) Управления (род. п.) делами

(род. п.) Президента (род. п.) Российской Федерации (род. п.) и

руководства (род. п.).

Ограниченная сочетаемость слов, используемая в стиле пере-

писки государственных организаций, приближает словосочетания

к языковым формулам.

7

3. Юридическая сила документа

Юридическая сила документа – это свойство документа быть доказательством тех действий, фактов и событий, которые описаны в документе.

Юридическая сила документа имеет место при наличии даты, подписи, печати, грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами). Некоторые документы, которые составляются и подписываются работниками предприятия, приобретают юридическую силу только после утверждения руководителем, например: акты (проверок, передачи дел, экспертизы и т.п.), инструкции, правила, отчеты, положения (о премировании, о структурном подразделении и т.п.).

В делопроизводстве существуют документы, которые носят официальный характер. Это паспорта, удостоверения, дипломы, водительские права, трудовые книжки и т.п. Такие документы выдаются только государственными и общественными организациями. За подделку и распространение таких документов предусматривается уголовная ответственность.

Неотъемлемая часть многих документов – печать или штамп. Подделка, изготовление и сбыт поддельных печатей и штампов также запрещены законом.

Подлинность подписей должностных лиц на документах заверяется печатью. На многих документах финансового характера проставление печати является обязательным.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

–акт (приема законченных строительных объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

–доверенность (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

–договор (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.);

8

–задание (на проектирование объектов, технических сооружений; на капитальное строительство; технические и т.д.);

–заключение и отзыв (организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию);

–заявка (на оборудование, изобретения и т.д.);

–заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

–исполнительный лист;

–командировочное удостоверение;

–норма расхода (на драгоценные металлы);

–образец оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

–письмо гарантийное (на выполнение работ, предоставление услуг и т.д.);

–положение о министерствах (ведомствах);

–поручение (бюджетное, банковское, пенсионное, платежное (сводное, в банк); на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);

–протокол (согласования планов поставок и т.д.);

–реестр (бюджетных поручений, представляемых в банк че-

ков);

–смета расходов (на содержание аппарата управления, подготовку и освоение производства новых изделий, калькуляцию к договору, капитальное строительство и т.д.);

–спецификация (изделий, продукции и т.д.);

–справка (лимитная, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

–устав предприятия;

–штатное расписание (и изменения к нему).

Если в организации отсутствует гербовая печать, на документах ставится простая круглая печать.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи.

Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

9

Подлинник официального документа – первый или единич-

ный экземпляр официального документа (обычно бывает в одном экземпляре).

Оригинал – уникальный документ, однако бывают оригиналы, составленные в нескольких экземплярах («умноженные»).

Наряду с подлинным существуют противоположные им документы – фальсифицированные. Выделяют несколько видов таких документов: полностью фальсифицированные документы (несо-

ответствие подлиннику по содержанию, по внешним признакам (почерк, рисунки, таблицы и т.п.), т.е. полное несоответствие) и

частично фальсифицированные документы (несоответствие под-

линнику или по содержанию, или по внешним признакам).

Для обнаружения фальсификации проводится специальная экспертиза документов (почерковедческая, автороведческая, техническая).

Копия документа – воспроизводит весь подлинный документ или его часть, но не имеет полной юридической силы.

Существует множество видов копий:

–отпуск – это копия, которая остается в учреждении взамен исходящего оригинала;

–дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, который имеет юридическую силу. Обычно дубликат выдается при утрате подлинника тем же учреждением, в котором он был создан;

–выписка-копия части документа;

–копия с копии – создается в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник.

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

–авторизованные (удостоверенные автором),

–заверенные (удостоверенные должностным лицом). Заверенная копия – это копия документа, на которой про-

ставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенные копии делятся на два вида: нотариальные (заверенные нотариусом) и копии с документов для внутренних нужд учреждения, организации или предприятия.

Для предъявления другим учреждениям (например, копии документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии документов, связанных с получением материальных ценностей)

10