2768

кола, выписки постановляющей части либо в виде других документов, составленных на его основе.

Первая страница протокола оформляется на общем бланке, последующие страницы печатаются на обычном листе.

В состав реквизитов протокола входят:

–наименование предприятия,

–вид документа (протокол),

–дата проведения собрания,

–номер (по порядку с начала года),

–место составления,

–заголовок (название коллегиального органа),

–текст (вводная и основная часть),

–подписи председателя и секретаря.

Задание

Оформите протоколы, необходимые в конкретных управленческих ситуациях.

Тема 7. Разработка и оформление акта

Акт – документ, который подтверждает установленные факты, события или действия, составленный и подписанный несколькими лицами (комиссией). Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи, приема законченных работ и т.д.

Акт содержит следующие реквизиты:

–наименование организации,

–наименование структурного подразделения,

–наименование вида документа (прописными буквами),

–дату,

–индекс,

–гриф утверждения (не всегда),

–место составления,

–заголовок,

–текст,

–подписи,

–указание количества экземпляров и их местонахождения. Важное значение при составлении акта имеет установление

фактического состояния дел и правильное их отражение. Заголовок документа должен грамматически согласовываться со словом

акт.

21

Например:

АКТ проверки финансово-хозяйственной деятельности института АКТ

списания материальных ценностей

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме:

Основание: _____________________

Составлен комиссией: ____________

Председатель __________________

Члены комиссии:_________________

Присутствовали: ________________ (если акт составлен в чьем-то присутствии)

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

После слова составлен указывается наименование комиссии, а также должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в соответствии с занимаемыми должностями (чем выше должность, тем раньше упоминается должностное лицо). Если члены комиссии занимают равноценные должности, их фамилии указываются в алфавитном порядке.

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

22

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Например:

Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

Задание

Оформите акты.

Библиографический список

1.Басаков М.И. Современное делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 3-е изд., испр. и доп. Ростов н/Д:

Феникс, 2009. 474 с.

2.Корнеев И.К., Пшенко А.В. Деловая переписка и образцы докумен-

тов: Учеб.-практ. пособие. М.: Проспект, 2009. 324 с.

3.Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А. Управление документа-

ми: Учеб. пособие по спец. 032001.65 «Документоведение и документац. обеспечение упр.» М.: Инфра-М, 2011. 299 с.

4.Козикова О.В. Делопроизводство и корреспонденция: Учеб. посо-

бие. Ульяновск: УлГТУ, 2008. 135 с.

5.Любина В.А. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. Чита: ЗабИЖТ, 2007. 134 с.

6.Самыгин С.И., Руденко А.М. Деловое общение: Учеб. пособие для

вузов по спец. «Антикризис. упр.» и др. спец. направления «Менеджмент»: 080507 «Менеджмент орг.», 080105 «Финансы и кредит», 080500 «Менеджмент», 080109 «Бух. учет, анализ и аудит». М.: КноРус, 2010. 436 с.

7.Руденко А.М., Самыгин С.И. Деловое общение: Учеб. пособие для вузов. Ростов н/Д: Феникс, 2008. 414 с.

8.Секретарское дело: Учеб.-справ. пособие / Авт.-сост. И.Н. Кузне-

цов. М.: Дашков и К°, 2006. 368 с.

9.Матвейчук О.В., Пехова Н.П. Делопроизводство в кадровой службе:

Метод. указ. / Под ред. Н.П. Назарова. Новосибирск: Изд-во СГУПСа, 2007. 75 с.

10.Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных док. 2-е изд., стер. М.: Омега-Л, 2008. 478 с.

11.Горбунова Н.Ф. Делопроизводство в кадровой службе: Учеб. пособие. Воронеж, 2007. 122 с.

12.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Докумен-

тационное обеспечение управления: Учеб. пособие для студентов вузов,

23

обучающихся по специальности «Менеджмент». 4-е изд., испр. и доп. М.:

ИНФРА-М, 2011. 366 с.

13. Делопроизводство: образцы, док., орг. и технология работы: с учетом нового ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицир. системы документации. Унифицир. система орг.-распоряд. документации. Требования к оформлению док.» / В.В. Галахов [и др.]; Ред. И.К. Корнеев, В.А. Кудряев. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Проспект, 2009. 479 с.

Глоссарий

Делопроизводство – отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. В последние десятилетия параллельно с этим термином используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ), который связан с внедрением компьютерных систем в управление и с их организационным, программным и информационным обеспечением.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Документ, как носитель информации, имеет юридическую силу, которая обеспечивается нормами действующего законодательства, компетенцией органа, издавшего документ и определенным порядком его оформления.

Документирование – это процесс создания и оформления документа. В государственном стандарте документирование определяется как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Документооборот – процесс движения документов с момента их создания в организации или получения до завершения исполнения или отправления.

Организация работы с документами – это обеспечение движе-

ния документов в организации, их использования в справочных целях и хранения.

Организационно-распорядительные документы – это доку-

менты, фиксирующие решения административных, организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по конкретным признакам (происхождение, назначение, вид, единые требования к оформлению).

24

Унификация (от лат. unus – один, facio – делаю) – приведение к единообразию (к единой форме или системе). Относительно документов унификация – это приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

25

26