6. КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Классификация деловых писем весьма условна ввиду их массо­ вого использования и широкого разнообразия. Внутри всего массива внешней деловой переписки в зависимости от характера организации можно выделить следующие группы деловых писем (рис. 1):

Рис. 1. Виды деловых писем

Существует несколько видов классификации деловых пи­ сем, в их основе лежат различные классификационные признаки.

По тематическому признаку можно, например, выделить деловые служебные, деловые коммерческие, деловые финансо­ вые, рекламные письма.

Д еловы е служебные письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управ­ ленческой деятельности. Деловое служебное письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в нем, носит протокольный характер. Вот почему письма регистриру­ ются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Д еловы е коммерческие письма представляют собой переписку по вопросам материально-технического характера.

в котором содержится описание предлагаемых товаров или ус­ луг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению.

Деловые письма можно классифицировать по конкретным целям (стержневому глаголу). Это может быть письмонапоминание, письмо-подтверждение, информационное письмо, письмо-приглашение, сопроводительное письмо, письмопредупреждение, письмо-просьба, письмо-отказ, письморазрешение, письмо-подтверждение.

По признаку адресат-адресант деловые письма можно разделить на две большие группы:

•инициативны е письма - это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату;

• письм а-ответы по своему содержанию носят зависимый от инициативных писем характер, так как их тема уже задана и остается изложить характер решения поставленного в ини­ циативном письме вопроса: принятие или отказ от предложе­ ния, выполнения просьбы.

Одно и то же письмо может содержать просьбу и напоми­ нание, т.е. быть многоаспектным и одноаспектным (преследо­

По признаку адресата деловые письма делятся на обыч­ ные и циркулярны е. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

Содержательное богатство и разнообразие форм деятель­ ности при ведении бизнеса неизбежно порождает соответст­ вующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции можно разбить на группы так, как это представлено на рис. 2.

Рис. 2. Подробная классификация деловых писем

Первую группу образуют деловые письма, связанные с распространением информации. Деловая деятельность предпо­ лагает распространение информации в связи с различными при­ чинами: необходимостью передачи официальной информации (информационные письма), необходимостью информирования партнеров по бизнесу и заинтересованных сторон в проведении

тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов (письма-извещения, письма-приглашения, письма-уведомления, письма-сообщения), необходимостью ин­ формирования партнеров и потенциальных покупателей и по­ требителей о предоставляемых товарах и услугах (письмапредложения, рекламные письма). Как правило, деловые письма данной группы носят инициативный характер.

Вторую группу образуют деловые письма, связанные с об­ ращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фир­ мам (в том числе и партнерам по бизнесу) в связи с приобрете­ нием товаров, оказанием услуг или выполнением тех или иных действий. Эти письма могут носить как инициативный характер, так и быть ответами на деловые письма, отнесенные к преды­ дущей группе.

Третью группу образуют деловые письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы.

Четвертая группа деловых писем связана с необходимо­ стью разрешения возникающих в процессе делового взаимодей­

требований и рекламационных писем - писем-претензий).

В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия по различным поводам. Не отражая собственно деловую деятельность, эти письма способствуют поддержанию необходимых контактов, создавая необходимую этическую и психологическую среду ведения бизнеса.

Следует отметить еще два вида деловых писем, не вошед­ ших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендательные письма.