Принципы и условия организации автоматизированного производства на х

ников, с одной стороны, и квалификации и уровня культуры – с другой (именно с помощью ОСУ реализуется система ответственности и полномочий);

♦принцип разделения труда – ОСУ должна обеспечить оптимальное разделение труда между органами управления;

♦принцип ограничения полномочий – полномочия руково-

дителей ограничиваются миссией и целями организации, факторами внешней среды, уровнем культуры, традициями и нормами;

♦принцип адаптации – ОСУ должна быть достаточно гибкой и реагировать на внешние и внутренние изменения; ОСУ должна быть адекватна социально-культурной среде организации.

Итак, с помощью ОСУ решаются наиболее значимые задачи управления: ОСУ обеспечивает координацию всех функций менеджмента; ОСУ определяет права и обязанности исполнителей; качество ОСУ предопределяет ее способность к выживанию и процветанию; ОСУ определяет поведение сотрудников

истиль управления.

Не может быть двух одинаковых структур, так как совокупность внешних и внутренних факторов организации всегда уникальна, поэтому попытки слепо копировать структуры управления успешно функционирующих организаций не дают желаемого результата. Однако существуют общие требования

корганизационной структуре:

1.Оптимальность. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступеней управления.

2.Оперативность. Суть данного требования состоит в том, чтобы за время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающиененужнойреализацию принятыхрешений.

3.Надежность. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других переда-

71

ваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления.

4.Экономичность. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат. Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом.

5.Гибкость. Структура управления должна быть способна изменяться в соответствии с изменениями внешней среды.

6.Устойчивость. Основные свойства стуктуры управления должны быть неизменны при различных внешних воздействиях. Необходима целостность функционирования системы управления и ее элементов.

В настоящее время распространено перспективное планирование организационной структуры, проектирование изме-

няющихся соотношений централизации и децентрализации в управлении. В рамках этой деятельности разрабатываются краткосрочные и долгосрочные организационные планы, которые детализируются и разъясняются посредством схем, должностных инструкций. Кроме того, предусматривается периодический пересмотр организационных планов с целью приведения структуры управления в соответствие с меняющимися функциями, осуществляется мониторинг информации о функционировании структуры, отрабатывается организационный механизм, способствующийрегулярному совершенствованию структурыуправления.

По материалам проектирования должна быть обеспечена адекватность организационной структуры целям и задачам организации, а это предполагает следующее:

♦установление состава, содержания и объема функций, которые должны реализоваться в процессе управления данной системой (министерством, объединением, предприятием и др.);

♦разработку, исходя из функций управления, отношений субординации (соподчиненности), обеспечивающих единство власти. Каждый работник должен получать указания только от одного руководителя;

72

♦ подготовку положений о каждом структурном подразделении с четким обозначением его места в общей структуре, с указанием определяющих средств и методов решения стоящих перед ним задач;

♦создание единой информационной модели (служащей базой информационного насыщения всех подразделений аппарата управления), предусматривающей рациональные схемы информационных потоков и документооборота;

♦составление должностных инструкций для руководителей структурных подразделений и других работников аппарата управления, фиксирующих характер деятельности и служебное положение каждого из них;

♦расчет численности и определение квалификационного состава работников аппарата управления, распределение их по структурным подразделениям, функциям управления и рабочим местам.

6.3. УСЛОВИЕ УПРАВЛЯЕМОСТИ

Итак, ОСУ организацией (т.е. статика управления) создана, создан «каркас», в границах которого система управления будет функционировать. Однако в ходе функционирования постоянно меняются ситуации, возникают новые задачи, происходят различного рода изменения в производственных процессах, появляется необходимость в координации и организации связей между ними. Следовательно, объективно возникает необходимость в реализации следующегоусловия эффективной организации – управляемости.

Управляемость означает, что каждый элемент в организационной структуре, каждая операция, каждое действие, каждый процесс в производстве должны быть постоянно управляемы, а именно:

♦для них сформулированы цели;

♦их деятельность скоординирована со всеми другими процессами(действиями, операциями), скоторымионивзаимосвязаны;

73

♦для каждого из них как объекта управления создана управляющая подсистема (субъект управления).

Между субъектами и объектами управления постоянно происходит обмен качественной информацией. Субъект управления (СУ) направляет на объект управления (ОУ) информацию

вформе распоряжений, указаний, решений о том, как должен функционировать ОУ, т.е. командную информацию. С ОУ на СУ поступает информация обратной связи о том, как выполнено решение, и о новом состоянии ОУ.

При этом, естественно, информация должна быть качественной, а это значит:

♦объективной (достоверно и полно, т.е. всесторонне, отражать состояние объекта);

♦адресной (должен быть точно определен ее получатель);

♦необходимой (должно быть известно, на каком уровне управления и для принятия какого решения она требуется);

♦достаточной (должно быть установлено, какой объем информации необходим), но не избыточной.

Для реализации управляемости следует выполнить определенные частные условия. Естественно, что для принятия качественного решения, при прочих равных условиях, у СУ должны быть объективная информация и знания о состоянии ОУ в каждый момент времени. Эти знания СУ получает посредством учета. Таким образом, учет является средством для реализации условия управляемости.

Учет – это сбор, измерение и фиксация информации о состоянии объекта в определенный момент времени. Значение его организации определяется тем, что полнота и качество наших знаний об объекте (например, производстве), а следовательно, и качество управленческих решений во многом являются следствием качества учета.

Качественный учет должен удовлетворять определенным требованиям. Он должен быть: целенаправленным; объективным, т.е. достоверным (правильно отражающим состояние объекта),

74

и полным (т.е. всесторонне, системно отражающим состояние объекта); надежным, т.е. своевременным, систематическим; экономичным (затраты на организацию учета должны быть меньше увеличения предполагаемых затрат на улучшение результатов производства вследствие реализации учета).

Чтобы учет соответствовал данным требованиям, необходимо выполнить определенный объем работы по его организации. Эта работа начинается с формулирования его цели, т.е. знаний, которые необходимы для принятия управленческого решения, а затем и выбора его объектов.

Выбор объекта учета зависит от многих причин и в первую очередь определяется целями, для реализации которых учет выполняется. За объект учета могут быть приняты: количество расходуемых ресурсов и их номенклатура; уровень и качество полученных результатов, уровень и точность поддержания технологических параметров; качество и своевременность принимаемых решений; время работы оборудования или работника, затраты времени на выполнение работы и т.д.

Затем для каждого объекта учета выполняются следующие операции:

1.Обоснование периодичности учета. Периодичность учета определяется его целью, характером объекта, скоростью изменения его состояния во времени.

2.Выбор показателя учета и единицы его измерения (например, количество бумаги можно учитывать в квадратных

метрах или в тоннах, затраты запасных частей на ремонт – в натуральном или стоимостном измерении). Показатель объекта учета должен правильно отражать его потребительскую стоимость, единица измерения должна соответствовать цели

иособенностям объекта учета.

3.Обоснование точности учета.

4.Выбор методов и средств учета, а также носителей информации. Обычно применяют ручной, механизированный, автоматизированный методы учета. В свою очередь, методом

75

учета определяется носитель информации. При выборе средств учета принимаются во внимание необходимые точность, скорость измерения и другие факторы.

5. Обоснование экономичности принятойорганизации учета. Учет – «зеркало» производства, и, чтобы оно не стало «кривым» и обеспечивало необходимое качество управления, следует неукоснительно, тщательно выполнять все перечисленные требования. Кроме того, высокое качество учета – средство предот-

вращения хищений и прочих нарушений на производстве.

Итак, результат учета – это знание того, что имеется, что происходит или произошло в действительности. Однако данные учета наполняются конкретным содержанием только в сравнении фактического состояния объекта, отраженного в учете, с тем состоянием, которому он должен соответствовать в зависимости от целей управления (общий философский принцип – все познается в сравнении).

Поэтому следующим условием, обеспечивающим качество управляемости, является нормативность.

Нормативность заключается в создании нормативной базы – системы норм и нормативов, которая всесторонне определяет, каким должно быть состояние ОУ в данный момент времени. Этими знаниями, информацией обеспечивается СУ.

Норма – это обоснованный предельный уровень показателей, характеризующих расход экономических ресурсов, правила поведения людей на производстве и в обществе, правила осуществления производственной и любой другой деятельности и т.д.

Нормы (нормативы) в этом случае трактуются очень широко и отличаются большим разнообразием.

В зависимости от особенностей (характера) объекта нормы (нормативы) могут классифицироваться, объединяться в следующие группы:

– нормы расходования ресурсов (материальных, трудовых, финансовых);

76

–нормативы их использования (коэффициенты использования мощности, оборудования, сырья и т.д.);

–организационные нормативы (нормы производственных запасов, производственного цикла, пропорциональности, количество подчиненных у руководителя и др.);

–правовые нормативы (о формах собственности, правах человека и др.);

–нормы уголовного и гражданского права;

–нравственные нормы, определяющие правила поведения работников в трудовом коллективе, людей в обществе;

–нормы профессиональной пригодности;

–экономические нормативы (минимальная зарплата, нормативы отчисления от прибыли, нормы капитальных вложений

впроектируемые объекты и др.);

–социальные нормативы (нормативы, определяющие состояние окружающей среды, условия труда работающих, прожиточный минимум населения и т.д.).

В зависимости от характера создания нормы и нормативы могут быть плановые, проектные, теоретические.

Значение установления обоснованных норм и нормативов заключается в следующем:

а) нормы и нормативы определяют качество планов, необходимый уровень организации любых объектов, состояние общества и т.д.;

б) на нормы ориентируются любые деятельность, работа, производство, потому перечень и качество норм стимулируют заданный необходимый уровень эффективности функционирования производства, деятельности человека, егоповеденияв обществе.

Следовательно, должна быть создана именно система норм и нормативов, нормативная база, целевое назначение которой определяет состав и уровень образующих ее норм (нормативов). При этом они должны быть технически, экономически (когда это возможно и необходимо), социально, нравственно обоснованы.

77

Естественно, что объекты нормирования должны соответствовать объектам учета. Иначе говоря, все, что нормируется, должно учитываться, и наоборот. Поэтому содержание работы по созданию нормативной базы практически должно быть таким же, как и при организации учета.

Прогресс в технике, технологии, организации, культуре, науке делает необходимым периодический пересмотр норм, их приближение к новым условиям и требованиям.

Как мы уже отмечали, для каждой системы в процессе ее функционирования формируются цели, которые должны быть достигнуты к определенному времени. Организуя учет, мы получаем информацию о фактическом состоянии системы в определенный момент времени, создавая нормативную базу – информацию о том, каким это состояние (система показателей) должнобыть.

Однако в процессе функционирования системы постоянно необходимо получать информацию не только о фактическом и нормативном состоянии объекта. Для принятия качественных управленческих решений требуется информация о том, насколько близок объект к реализации поставленных целей. Для этого появляется необходимость в контроле.

Контроль – это процесс установления соответствия фактического состояния системы (реально достигнутых результатов) необходимому, нормативному (плановому, проектному, теоретическому) состоянию.

Одна из причин необходимости контроля состоит в том, что, например, любая организация, любая система обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки (отрицательные отклонения фактического состояния от нормативного) и исправлять их до того, как они повредят достижению целей. Таким образом, контроль– это процесс, на основании которого обеспечиваетсядостижениеорганизацией (системой) своихцелей.

Цель контроля – способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым (нормативным), т.е. обеспечивать единство решения и исполне-

78

ния, успешное осуществление целей, предупреждение возможных ошибок и недоработок.

Как следует из определения, процесс контроля невозможен (лишается смысла) при отсутствии учета и нормативной базы (нет базы, планов, проектов, законов, стандартов).

В содержании и последовательности работы по организации учета и контроля много общего, хотя есть и различия. Так, организация контроля, как и учета, предполагает выбор целей, объектов и периодичности его осуществления, выбор средств контроля. Много общего и в оценке требований к качеству контроля, но есть и отличающие его свойства.

Содержание работы по организации контроля, как и учета,

вобщем виде заключается в следующем. Во-первых, определяются цели, объекты и точки контроля, причем так, чтобы эти точки были определяющими, ключевыми для данного производства (системы); во-вторых, устанавливается периодичность контроля

вкаждой точке таким образом, чтобы была возможность совершать своевременное корректирующее воздействие, т.е. обеспечивать управление по принципу предупреждения, а не «тушения пожара». Отсюда следует, что периодичность контроля зависит от характера объекта контроля и скорости изменения его состояния.

В-третьих, для каждого объекта и контрольной точки определяются:

–рациональные методы и средства контроля;

–потребность в средствах контроля, трудоемкость контрольных работ, численность работников, непосредственно осуществляющих контроль;

–экономичность контроля, т.е. сравниваются затраты на осуществление системы контроля с увеличением прибыли, полученным после внедрения этой системы.

По времени осуществления различают предварительный, текущий, заключительный контроль. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну цель. Различаются они только временем осуществления.

79

Как показывает само название, предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ (реализации решения). Основным средством предварительного контроля является не создание, а именно реализация определенных правил, процедур контроля. Предварительный контроль используется по отношению к трем ключевым областям ресурсов: человеческим, материальным и финансовым.

Предварительный контроль человеческих ресурсов предполагает установление профессиональных знаний и навыков, которые необходимы, для выполнения работниками своих обязанностей. При контроле материальных и финансовых ресурсов учитывается достаточность их величины, качества, номенклатуры для выполнения необходимых работ, осуществления различных видов деятельности.

Текущий контроль осуществляется, как это следует из его названия, непосредственно в ходе выполнения работ. Регулярная проверка работы подчиненных, расходования ресурсов, выполнения оперативных планов должна исключить отклонение от намеченных планов и инструкций, не позволить намечающимся отклонениям развиться. Текущий контроль, за исключением технологического контроля в непрерывных производствах, не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей.

Поэтому он непосредственно должен сопровождаться регулированием, т.е. использованием аппаратом управления обратной связи. Его назначение – определять предупредительные цели контроля.

Заключительный контроль проводится либо сразу после завершения контролируемой деятельности, выполненной работы, либо по истечении определенного, заранее обусловленного периода (например, контроль экономических показателей за месяц, год, т.е. сравнение фактического их уровня с плановым, осу-

80