Принципы и условия организации автоматизированного производства на х
..pdfУпорядоченность связей означает, что в создаваемой структуре устанавливается подчиненность работников в соответствии с занимаемой ими должностью: какому руководителю,
вкакой форме, по каким вопросам работник подчинен, какие связи создаваемого подразделения с какими подразделениями осуществляются.
Ворганизационной структуре между подразделениями бывают связи:
♦ по содержанию – линейные, функциональные, информационные, производственные, оперативные;
♦ по уровню управления – вертикальные и горизонтальные. Вертикальные связи – это связи руководства и подчинения. Они устанавливаются между руководителями разных уровней или между руководителем подразделения и его подчиненными. Горизонтальные связи – это связи между руководителями (подразделениями) одного иерархического уровня.
Линейные (административные) связи – это связи по руководству и подчинению: руководитель принимает решения, которые обязательны для исполнения его подчиненными; линейный (административный) руководитель несет полную ответственность за результаты деятельности подчиненных ему подразделений или работников по всем вопросам, и, соответственно, подчиненность осуществляется по всем вопросам.
От линейного отличают оперативное руководство (подчинение): во время рабочей смены линейному руководителю по производственным вопросам подчиняется работник, не находящийся в штате этого подразделения, но выполняющий необходимые по статусу подразделения производственные функции
внем. Например, слесарь, находящийся в штате цеха КИП, на время смены включается в состав бригады технологического цеха, где он должен выполнять функции по обслуживанию системы автоматизации. На это время, т.е. оперативно, он подчинен по производственной функции начальнику смены технологического цеха.
61
Функциональные связи по своей сущности представляют собой связи по выполняемой функции, но осуществляться они могут по-разному.
Функциональный руководитель осуществляет руководство одной функцией, за выполнение которой он несет на уровне предприятия персональную ответственность. Однако подразделение (подразделения), эту функцию выполняющее (выполняющие), не находится в штате его службы. Такое функциональное руководство осуществляется по горизонтали между руководителями, находящимися на одном уровне управления.
Сущность функционального руководства в этом случае заключается в том, что служба функционального руководителя разрабатывает методики, положения, инструкции по выполнению данной функции другими подразделениями и осуществляет контроль за их исполнением. Административных прав (права наказывать, поощрять) по отношению к руководителю подразделения, которое выполняет эту функцию, функциональный руководитель не имеет.
Например, главный метролог предприятия ответственен за выполнение на предприятии функции обеспечения единства измерений. Службы главных механика и энергетика выполняют эту функцию по отношению к средствам измерений, используемым в этих службах. Главный метролог осуществляет функциональное руководство: разрабатывает методики, инструкции, правила монтажа и эксплуатации механических, электрических средств измерения, установленных в этих службах, и осуществляет контроль за правильностью и своевременностью их выполнения.
Функциональное руководство может осуществляться и по вертикали (например, начальник планового отдела предприятия осуществляет руководство плановыми, экономическими функциями, выполняемыми соответствующими подразделениями производственных цехов).
Функциональным называется и руководитель подразделения, созданного в аппарате управления организации (фирмы)
62
для выполнения функции управления (например, руководитель управления планирования); по отношению к подразделениям, входящими в состав этого управления (например, отделы по планированию себестоимости продукции, объемов производства), он является линейным руководителем.
Информационные связи заключаются в обмене информацией, т.е. в получении информации, необходимой для принятия решений, одним подразделением от другого, где эта информация является результатом деятельности. Например, плановый отдел предприятия получает информацию от технического отдела о производственных мощностях, расходных нормах ресурсов. Плановый отдел предприятия от цеха КИП получает информацию о фактическом расходе сырья, выпуске продукции и т.д.
Производственные связи – это связи по передаче сырья, готовой (промежуточной) продукции или оказанию услуг одними производственными подразделениями другим. В химической промышленности они заключаются в последовательной переработке сырья (продукции) или использовании отходов и побочных продуктов производства одних цехов другими. На основе этих связей создается производственная структура предприятия.
Таким образом, производственная структура предприятия – это состав организационно выделенных, относительно самостоятельных производственно-технологических подразделений и упорядоченные связи между ними. Связи эти осуществляются между основными цехами, а также между основными и вспомогательными (по выполнению услуг). Подразделением такой структуры может быть цех, производство, установка. В структуре утверждается, какой цех какому передает какой продукт (промежуточный, конечный, полуфабрикат) или какие услуги оказывает.
Существует определенная последовательность построения организационной структуры. Организация (объект) делится по горизонтали на широкие блоки. Каждый блок соответствует важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии
63
объекта. Чаще всего блок – это функция, для выполнения которой создается подразделение, имеющее своего руководителя.
Если необходимо, производится дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения. Это делается с целью более эффективного использования специализации и во избежание перегрузки руководства. Далее определяются должностные обязанности как совокупность определенных задач и функций. Их выполнение поручается конкретным должностям (подразделениям), каковые несут ответственность за их удовлетворительное и своевременное выполнение, что оформляется в соответствующей документации (положение о подразделении, должностная инструкция).
Разработка организационной структуры включает установление перечня различного рода подразделений и связей между ними.
Решение о создании подразделения принимается после того, как уточнены содержание работы и обязанности подразделения по выполняемой функции. На основе этой информации определяется трудоемкость ее выполнения и рассчитывается численность необходимых работников.
Устанавливается норма минимальной численности работников, при которой допускается создание структурных подразделений (отделов, секторов и т.д.) производственных единиц (производств, цехов, участков) и введение должностей заместителей руководителей (предприятия и его подразделений). Например, структурные подразделения аппарата управления рекомендуется формировать, соблюдая следующие нормы: численность работников бюро – от 4 до 7 человек; отдела – от 7 до 10 человек; управление включает в себя не менее трех отделов. Однако эти нормативы весьма приблизительны, и в реальных системах на решение рассматриваемой проблемы оказывает влияние множество факторов, в том числе и неформальных, проистекающих из специфических условий их функционирования.
64
Известно, что для обеспечения качества управления у каждого руководителя должно быть ограниченное количество подчиненных. Поэтому при формировании подразделений должны быть определены нормы управляемости, т.е. то количество подчиненных, которым эффективно может управлять руководитель. Нормирование связано с тем, что управленческая деятельность – деятельность руководителей (менеджеров) – прогрессивно усложняется по мере увеличения числа подчиненных и повышения уровня управления: если объем информации по управлению подчиненными увеличивается в арифметической прогрессии, то объем работ по управлению – в геометрической. Существует мнение, что норма управляемости составляет от 4 до 8 человек на верхнем уровне управления и от 8 до 16 на более низких.
Вместе с тем исследования, проведенные американской ассоциацией менеджмента в 100 крупных компаниях (годовой уровень продаж превышает 1 млрд долларов), показали, что число руководящих работников, подчиненных непосредственно президенту компании, колеблется от 1 до 24 (при среднем значении 9).
После завершения проекта организационной структуры выполняется ее графическое изображение (схема).
Схема организационной структуры – это аналоговая модель, в которой в упрощенном виде представляется цепь прохождения команд и формальная зависимость между индивидами и деятельностью. Схема позволяет просто и эффективно выявить и показать сложные взаимосвязи ОСУ организацией. На схеме не должно быть перекрестных связей, линий, повисающих в воздухе (т.е. подразделений, результаты деятельности которых никому не нужны), каждое подразделение должно быть подчинено только одному руководителю.
На схеме должны быть четко показаны линии линейного подчинения и руководства (сплошные линии со стрелкой), функционального подчинения и контроля (пунктирные линии), информационные связи (пунктир-точка).
65
Рациональная организационная структура управления характеризуется следующими чертами:
–развитой иерархией управления, при которой каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему (таких уровней должно быть ограниченное число, чтобы обеспечить необходимую скорость прохождения команд);
–четким функциональным разделением труда между подразделениями. Это приводит к появлению высококвалифицированных специалистов в каждой должности и обеспечивает необходимое качество управления;
–наличием взаимосвязанной системы обобщенных формальных правил и стандартов, что обеспечивает скоординированность различных задач;
–возможностью найма на работу в строгом соответствии
сквалификационными требованиями, защищенностью служащих от произвольных увольнений;
–уменьшением количества ненужных, нерациональных контактов между работниками и подразделениями и, следовательно, отсутствием конфликтов между ними, в результате в коллективах создается благоприятная психологическая обстановка.
Итак, организационная структура предписывает выполнение в каждом подразделении разного рода работ, услуг, процессов, операций и т.д. Естественно, что их выполнение не может быть эффективным, если их не упорядочить. Поэтому организационная структура предполагает регламентацию их выполнения, стандартизацию их результатов и разработку организационной документации, определяющей содержание работы, права, обязанности и ответственность отдельных работников и подразделений.
Регламентация деятельности, процессов и т.д. предусматривает установление перечня и последовательности выполнения работы, действий, процессов отдельным работником, подразделением на любом объекте. Объектом регламентации может быть любая деятельность, любая работа, любой процесс, в том числе
66
технологический. Закрепляется условие регламентации в документе, который называется регламентом.
В процессе любой деятельности, любого процесса должен быть достигнут определенный результат. Результат должен «работать» на потребителя, удовлетворять его потребности, требования, поэтому в каждый момент времени необходимо точно знать, каковыеготребованияи как ониудовлетворяются.
Ответ на эти вопросы предполагает реализация условия стандартизации.
Стандартизация предполагает разработку и внедрение стандартов, а также обеспечение выполнения работ (услуг), уровня качества производимой продукции, принятия решений в соответствии с установленными стандартами, образцами.
Стандарт – это нормативный документ, который устанавливает перечень и определенный уровень результативных показателей, характеризующих потребительские свойства результатов деятельности (работы, услуги, продукции и т.д.), а также правила, методы их определения.
Объектом стандартизации могут быть качество труда, продукции, проекта, решения, регламента и т.д. Стандарты в зависимости от значимости объекта бывают международные, государственные, ведомственные, предприятия. Например, стандарт на серную кислоту – государственный (ГОСТ), а на качество труда работника определенной профессии на конкретном рабочем месте – стандарт предприятия (СТП).
Законодательной основой требований к качеству служат законы Российской Федерации «О техническом регулировании», «О защите прав потребителей», «Об охране окружающей природной среды», «О пожарной безопасности», «О санитарно-эпи- демиологическом благополучии населения», нормативные документы, санитарные правила, нормы и гигиенические нормативы.
К нормативным документам относятся:
–государственные стандарты Российской Федерации;
–применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации;
67
–стандарты отраслей, стандарты предприятий;
–стандарты научно-технических, инженерных обществ
идругих общественных объединений.
Государственные стандарты РФ разрабатываются на продукцию и услуги, имеющие межотраслевое значение. Они должны содержать:
–требования безопасности продукции и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества граждан, требования техники безопасности и производственной санитарии;
–требования технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
–основные потребительские (эксплуатационные) характеристики продукции; методы их контроля, требования к упаковке, маркировке, транспортированию, хранению, применению и утилизации продукции;
–правила и нормы, обеспечивающие техническое и информационное единство при разработке, производстве, использовании (эксплуатации) продукции.
Для обеспечения государственной защиты интересов России и конкурентоспособности отечественной продукции
вГОСТах содержатся предварительные требования на перспективу, опережающие возможности традиционных технологий. Стандарты, не содержащие перспективных требований, обновляются в соответствии с изменяющимися потребностями населения и экономики страны.
Стандарты устанавливают требования к качеству на всех стадиях жизненного цикла продукции и применяются всеми участниками этих процессов. Содержащиеся в них требования подразделяются на обязательные и добровольные. Обязательные требования должны неукоснительно соблюдаться всеми государственными органами, объектами хозяйственной деятельности, организациями, независимо от их подчиненности и форм собственности. Требования добровольного характера, содержащиеся в нормативных документах, подлежат обязательному со-
68
блюдению субъектами хозяйственной деятельности, если это предусмотрено договором или технической документацией изготовителя продукции.
Требования к качеству продукции содержатся также в общих технических условиях и технических условиях (ТУ).
Требования к качеству продукции конкретных групп сложны и многогранны, в обобщенном виде они излагаются в специальной литературе.
Требования к качеству продукции подразделяются на социальные, функциональные, эргономические, эстетические, экологические, требования надежности и безопасности, требования к качеству изготовления.
Таким образом, регламентация деятельности и стандартизация ее результатов являются условиями создания и функционирования рациональной организационной структуры.
Завершается разработка ОСУ утверждением организационной документации. В составе организационных документов разрабатываются и утверждаются технологические регламенты, стандарты, положения о подразделениях, должностные и рабочие инструкции.
Содержание технологического регламента и предъявляемые к нему требования будут рассмотрены ниже.
Должностные инструкции утверждаются на все должности, составляющие аппарат управления, положения о подразделении – на все подразделения.
В должностной инструкции указывается, кому подчиняется работник, приводятся основные его обязанности, перечисляются требующиеся навыки и знания, а также его права и ответственность. Инструкции должны разрабатываться по всем должностям и специальностям, имеющимся на объекте. Положение
оструктурном подразделении – это его организационный паспорт. Положение должно содержать достаточно полные сведения
оего функциях, задачах, правах, устойчивых связях с другими подразделениями. Иначе говоря, регламентирующие деятельность
69
документы с исчерпывающей ясностью и полнотой подтверждают, что все знают точно, кто и что может (должен) делать, кто кому подчинен и кто за что отвечает.
Разрабатываются перечисленные положения и оформляются документально в процессе построения организационной структуры объекта (предприятия, организации, управления).
Таким образом, организационная структура представляет собой организационный «скелет», каркас предприятия (объекта), определяющий организационную возможность его эффективного функционирования (деятельности), реализации состояния, когда все знают точно, кто и что может (должен) делать, кто и за что несет ответственность (не сделано, не вовремя сделано, некачественно выполнено).
Однако организационная структура– это не застывшая форма. В зависимости от конкретной ситуации, целей организации производства структура должна быть изменена (усовершенствована). Поэтому определение «организационная структура – “каркас” организации (объекта)» относится к конкретному календарному периоду, втечение которогоонане изменяется.
Понятие организационной структуры тесно связано с такими понятиями, как соотношение ответственности и полномочий, централизация и децентрализация, ответственность и контроль, нормы управляемости, организационная политика фирмы, модели и проектирование организационных структур. Организационная структура управления опирается на следующие основные принципы управления:
♦принцип иерархичности уровней управления – каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;
♦принцип целеполагания – ОСУ должна, прежде всего,
отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству товаров или услуг;
♦принцип соответствия – в ОСУ должен реализовываться принцип соответствия полномочий и ответственности работ-
70