Документационное обеспечение управления практикум для аудиторной и самостоятельной работы для студентов, обучающихся по направлению подготовки 38.03.01 Экономика профиль Экономическая безопасность очной формы обучения

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ ДЕПАРТАМЕНТ НАУЧНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ И ОБРАЗОВАНИЯ

ФГБОУ ВО КОСТРОМСКАЯ ГСХА

Кафедра менеджмента и права

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

практикум для аудиторной и самостоятельной работы

для студентов, обучающихся по направлению подготовки 38.03.01 «Экономика» профиль «Экономическая безопасность» очной формы обучения.

КАРАВАЕВО Костромская ГСХА

2018

3

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня совершенствование управления социально-экономическими системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в организациях и на предприятиях делопроизводство. Грамотно и четко организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

Практикум по дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначен для изучения, закрепления и углубления знаний студентов, обучающихся по направлению подготовки 38.03.01 «Экономика» профиль «Экономическая безопасность» очной формы обучения.

Программа курса «Документационное обеспечение управления» предусматривает: ознакомить студентов с основными понятиями и терминологией документационного обеспечения; рассмотреть основные виды документов, используемых в управленческой деятельности; научить правильно оформлять документы в соответствии с требованиями Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов»

идругих нормативных документов по делопроизводству

Врамках изучения дисциплины методическое издание способствует формированию у студентов, следующих компетенций:

Программа курса «Документационное обеспечение управления» предусматривает: ознакомить студентов с основными понятиями и терминологией документационного обеспечения; рассмотреть основные виды документов, используемых в управленческой деятельности; научить правильно оформлять документы в соответствии с требованиями Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов»

идругих нормативных документов по делопроизводству.

4

Практическая работа 2 ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И

ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Цель: освоить правила оформления и расположения реквизитов для составления разных видов документов.

Краткие теоретические сведения

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления бланков документов, которые устанавливаются ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30—2003). Согласно этому стандарту, документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документы состоят из отдельных обязательных элементов оформления, которые принято называть реквизитами.

Реквизит — это обязательный, законченный, содержащий полную информацию по своей локальной теме информационный элемент текста документа.

При подготовке документов используются следующие реквизиты: 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организацииилитоварный знак(знакобслуживания); 04 — код организации по общероссийскому классификатору

предприятий и организаций (ОКПО); 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица;

06— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10— наименование вида документа;

11— дата документа;

12— регистрационный номер документа;

13— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14— место составления или издания документа;

15— адресат;

6

16— гриф утверждения документа;

17— резолюция;

18— заголовок к тексту;

19— отметка о контроле;

20— текст документа;

21— отметка о наличии приложения;

22— подпись;

23— гриф согласования документа;

24— визы согласования документов;

25— оттиск печати;

26— отметка о заверении копии;

27— отметка об исполнителе;

28— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29— отметка о поступлении документа в организацию;

30— идентификатор электронной копии документа.

Предусмотрено два варианта расположения реквизитов — продольное и угловое.

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30—2003 установлены следующие виды бланков организации:

–общий бланк;

–бланк письма;

–бланк конкретного вида документа, кроме письма;

Бланки документов должны иметь поля:

–верхнее не менее 20 мм, нижнее не менее 10 мм;

–левое не менее 20 мм, правое не менее 20 мм.

Всостав бланка документа реквизиты наносятся типографическим способом на стандартный лист бумаги.

Всоответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 применяют два формата стандартных листов: А4 (297 мм×210 мм), А5 (147×210 мм).

Допускается использовать бланки форматов А3(420×297 мм),

А6 (148×105 мм).

При напечатании бланков должны применяться типографические шрифты установленные ГОСТ Р 6.30—2003, установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Краски должны быть насыщенного цвета, позволяющие снимать четкие копии документа.

7

План семинара

1.Значение документов в деятельности организации.

2.Современные способы и техника создания документов.

3.Основные реквизиты документов в соответствии с требовани-

ями ГОСТ Р 6.30—2003.

4.Требования к оформлению бланков документов.

Задания

1.Оформить на листе бумаги формата А4 формуляры углового и продольного бланков документов с указанием номеров реквизитов на лицевой стороне, а наименований — на обратной (для дальнейшего использования в качестве трафарета).

2.Оформить общий бланк предприятия (организации) для внешних и внутренних документов (приложение 1).

3.Оформить бланк письма организации с угловым и продольным расположением реквизитов (приложение 2, 3).

Контрольные вопросы

1.Дать понятие термина «реквизит». Перечислить состав реквизитов документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003.

2.Бланк документа, виды бланков и особенности их оформления.

3.Сформулировать общие требования к оформлению бланков документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003.

8

Практическая работа 3 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Цель: освоить стиль написания и правильного применения соответствующего комплекса реквизитов организационнораспорядительных документов (ОРД).

Краткие теоретические сведения

Организационно-распорядительные документы (ОРД) — документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти предприятий, организаций, учреждений и должностных лиц. Согласно ГОСТ Р 6.30—2003 документы делятся:

–на организационные;

–распорядительные;

–информационно-справочные.

Организационные документы — это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции организации, принципы организации ее работы, права, обязанности, сферу ответственности ее руководства и специалистов. Организационные документы по сравнению с распорядительными и информационносправочными являются более общими, основополагающими, в то же время они обладают высшей юридической силой, так как документы двух других групп создаются на базе организационной документации.

Все распорядительные документы носят административный характер. Отличительной особенностью распорядительных документов является то, что они исходят только от вышестоящих организаций и от вышестоящих должностных лиц и обращены к нижестоящим подчиненным организациям, отдельным лицам или группам лиц. Важной особенностью распорядительных документов является то, что они должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательно-нормативным актам.

План семинара

1.Классификация ОРД.

2.Организационные документы (учредительный договор, должностная инструкция, штатное расписание).

3.Распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение).

9

Задания

1.Ознакомиться с порядком оформления основных реквизитов и разделов Устава предприятия и должностной инструкции (приложе-

ние 4, 5).

2.Составьте и оформите проект приказа об итогах работы с документами в ОАО «Мир» в прошедшем году. В констатирующей части укажите на итоги анализа, выявившие низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контролю за их исполнением. В распорядительной части поручите руководителям подразделений усилить требовательность к качеству работы с документами, а руководителю отдела ДОУ разработать меры по улучшению этой работы.

Остальные данные укажите самостоятельно (приложение 6).

3.Составить приказ по основной деятельности о графике работы

впраздничные дни (начальник охраны должен опечатать производственные помещения и обеспечить охрану; менеджер по персоналу должен обеспечить дежурство на телефоне главного офиса для оперативного решения вопросов; главный бухгалтер должен оплатить работу в двойном размере) (приложение 7).

4.Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей. Остальные пункты в распорядительной части и недостающие реквизиты дополните самостоятельно (приложение 8).

Контрольные вопросы

1.Назовите какие группы и виды документов входят в систему организационно-распорядительной документации?

2.Перечислите основные виды организационных документов и особенности их оформления.

3.Каковы основные виды распорядительных документов и особенности их оформления?

4.Опишите структуру приказа по основной деятельности, состав реквизитов, требования к оформлению.

10