76

Заключение

В лабораторном практикуме Excel большинство заданий предложено по работе с одним из наиболее востребованных в реальной практике разделов – обработке списков данных.

Первая лабораторная работа предназначена для формирования списка Excel. Предварительно во введении необходимо ознакомиться с общими понятиями по спискам Excel, требованиями к их разработке, процедурами обработки списков. В результате выполнения работы пользователь сможет формировать список различными способами, освоить приемы работы с Формой данных, осуществлять поиск записей по критериям (одному или нескольким) и т.п.

Начальный этап – подготовка списка исходных данных является самым ответственным при работе со списками в дальнейшей работе. Поэтому ошибки, допущенные на этом этапе, скажутся и на всех дальнейших действиях пользователя. Учитывая это, в электронной таблице Excel предусмотрены средства защиты данных, которые отрабатываются в лабораторной работе №2. В этой же работе пользователь может настроить условия проверки, с выводом сообщения о наличии ошибок и осуществить проверку введенных данных.

После того как список выверен, устранены ошибки данных при формировании таблицы, можно приступать к обработке данных в списках. Одной из самых распространенных операций при работе со списком является сортировка записей в списке. В Excel предусмотрены как простейшие процедуры (используя кнопки панели инструментов Стандартная), так и многоуровневые варианты, включая пользовательские сортировки. Доступ к более сложным сортировкам осуществляется через главное меню Данные – Сортировка или Сервис – Параметры – Списки. Лабораторная работа №3 как раз позволяет выполнить сортировку в различных вариантах.

Работа со списками в Excel предусматривает такую функцию как подведение итогов. Данная функция позволяет значительно ускорить и упростить наиболее часто используемые в экономической практике функции суммирования, нахождения среднего значения, максимума, минимума в разных интерпретациях по включенным в списки полям. Функция Данные – Итоги применяется после упорядочивания (сортировки) списка. Эта функция позволяет, как укрупнить, так и детализировать итоговые результаты, выводить только те, которые необходимы для анализа. По результатам работы функции Данные – Итоги в лабораторной работе №4 предлага-

77

ется построить диаграммы и совмещенную диаграмму с гистограммой. Пятая лабораторная работа продолжает развивать возможности функции Данные – Итоги для аналитических заключений. Здесь пользователь имеет возможность научиться создавать графики с помощью Мастера диаграмм, используя дополнительно для оформления панель инструментов Рисование. Придание наглядности и выразительности табличных данных, выраженных графическим методом, является одним из основных преимуществ Excel. В лабораторных работах №5 и №6 даны подробные описания приемов оформления различных диаграмм и графиков.

Лабораторные работы №7 и №8 предназначена для отработки навыков с так называемой фильтрацией данных в списках. В Excel заложены специальные возможности работы с различными фильтрами. Их легко активизировать через главное меню Данные – Фильтр. Следует отметить, что в Excel предусмотрены разные варианты фильтрации: от простых до сложных условий выборки записей. К простым относится отбор записей с помощью Автофильтра (Данные – Фильтр – Автофильтр). Выполнив в работе 20 предложенных вариантов Автофильтра пользователь научится работать в данном режиме. Следующих 20 заданий выполняется Пользовательским фильтром, который позволяет применять более сложные критерии выборки. Лабораторная работа №8 предназначена для работы с Расширенным фильтром. Расширенный фильтр применяется в том случае, когда необходимо использовать несколько критериев для фильтрации данных в списке. Закончив выполнение следующих 20 заданий, можно вполне освоить всевозможные действия, связанные с выборкой данных в списке.

В Excel имеется большой раздел, предназначенный для работы с различными функциями, которые можно разделить на функции общего назначения и специальные функции. Лабораторная работа №9 позволяет отработать с первыми из названных – функциями общего назначения.

Целью лабораторных работ №10 и №11 является получить знания по формированию сводных таблиц, которые позволяют интерпретировать табличные данные в различных срезах как в табличной форме, так и в виде диаграмм. Выполнив все задания по этим работам, пользователь сумеет в дальнейшем применить эти знания в аналогичной ситуации.

Завершает цикл работ 12-я лабораторная работа, предназначенная для отработки темы «Консолидация данных». Данная работа позволяет выполнить ряд операций с однотипными таблицами.

Задачи, аналогичные рассмотренной в данном практикуме, составляют какой-то процент применения электронных таблиц Excel. В качестве заключения приведем некоторую их классификацию.

78

Это во-первых, использование Excel в качестве “умного” калькулятора – изготовление небольших электронных таблиц на скорую руку с целью воспользоваться в оперативном порядке несколькими встроенными функциями из арсенала Excel. Например, чтобы решиться взять кредит, можно быстро, за несколько минут подсчитать в Excel размер ежемесячной выплаты для разных сумм кредита. Такие таблицы, как правило, даже не сохраняются.

Книги Excel используют для ведения учета, например, упрощенной бухгалтерии в виде книги доходов и расходов или книги уплаты налогов, куда заносятся все оплаченные чеки и квитанции, ведение учета времени и т.п. Это уже простые базы данных.

Очень распространены электронные таблицы типа трехмерной базы, обрабатывающие сводные данные их многих файлов.

Сложность электронных таблиц предыдущего класса со временем возрастает: учет доходов разделяется по источникам поступления, дополняется сводной таблицей, диаграммами доходов по месяцам, на них появляются тренды, чтобы планировать доходы. Такие таблицы представляют аналитические приложения на платформе Excel.

Используются электронные таблицы в качестве клиентских программ для доступа к большим базам банных. Excel имеет средства доступа из своих книг к внешним источникам данных, даже если у этих данных разный формат. Встроенные в Excel инструменты управления плоскими базами данных: диалоговое окно формы данных, автофильтры, промежуточные итоги, сводные таблицы, – намного облегчают обработку данных, по сравнению с СУБД с огромным количеством таблиц и сложными связями между ними. Импорт внешних данных на рабочий лист осуществляется на основе запросов Microsoft Query. Кроме того, на основе технологии DAO (Data Access Objects – объектов доступа к данным) есть возможность производить изменения непосредственно в базе данных, а не только на рабочем листе.

Из комплекта приложений предыдущего класса, комбинирующих и сводящих данные из нескольких источников, составляют законченные управленческие информационные системы.

На платформе электронных таблиц разрабатываются однопользовательские приложения с кнопками запуска макросов, пользовательскими функциями и формами. Как правило, эти книги используются только автором, но довольно часто. Для сторонних пользователей такие приложения оформляются в надстройки Excel или автономные утилиты «под ключ». Тогда они выглядят так, будто созданы не с помощью электронных таблиц

79

и пользователь видит не ячейки, а диалоговые окна, позволяющие сделать неподготовленному человеку однозначный выбор.

Самое лучшее, что есть в электронных таблицах, воплощено в моделях «что-если» финансового моделирования, а также других моделях, которые зависят от значений нескольких переменных. Они обычно распространяются в виде шаблонов, содержащих сценарии, и используются для прогнозирования влияния отдельных параметров на текущую ситуацию.

Управление ресурсами Интернет из Excel обеспечивает набор функций по сохранению рабочих листов в формате html, в том числе интерактивных.

И наконец, класс нетрадиционного применения электронных таблиц Excel, то есть успешные попытки использования Excel там, для чего они не предназначались. Это создание и проведение интерактивных презентаций средствами Excel. Это постоянное и широкое использование электронных таблиц Excel как инструмента для ввода данных, так как Excel поддерживает самые разные форматы других программ. Это изготовление типовых печатных бланков так, как это невозможно даже в текстовом процессоре Word или издательской системе PageMaker, например, счетов клиентам, накладных, счет-фактур, прайс-листов, ценников, этикеток. Наблюдается также использование Excel в качестве платформы компьютерных игр, особенно стратегических.

Библиографический список

1.Информатика для юристов и экономистов / С. В. Симонович и др. – СПб. : Питер, 2001. – 688 с.

2.Информатика : учебник / Н. В. Макарова и др. – М. : Финансы и статистика, 2004. – 768 с.

3.Гарнаев А. Excel, VBA, Internet в экономике и финансах. – СПб. :

БХВ, 2002. – 816 с.

4.Гельман В. Решение математических задач средствами Excel : практикум. – СПб. : Питер, 2003. – 240 с.

5.Гладкий А. , Чиртик А. Excel. Трюки и эффекты. – СПб. : Питер,

2005. – 368 с.

6.Додж М. , Стинсон К. Эффективная работа с Microsoft Excel 2002. – СПб. : Питер, 2004. – 992 с.