3. ПЕРВИЧНОЕ НАБЛЮДЕНИЕ

3.1. Понятие первичных документов

Первичный учётный документ – это письменное свидетельство о какомлибо факте хозяйственной жизни.

Именно в первичном документе факты хозяйственной деятельности находят изначальное выражение. Поэтому документальное оформление хозяйственных операций называют первичным учётом.

Так, если в организацию поступили материалы, то по этому поводу должен быть составлен документ – приходный ордер. Именно этот документ фиксирует факт увеличения объёма запасов, оправдывает наличие материалов. При этом сначала поступает материал, а затем составляют документ.

Если касса организации выдаёт наличные деньги командированному сотруднику фирмы, надо составить документ – расходный кассовый ордер. Именно этим документом оформляют факт выдачи денег. Причём деньги подотчётному лицу выдают одновременно с распиской последнего в документе, что деньги получены.

Первичный учётный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным − непосредственно после его окончания.

Формы первичных учётных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Формы первичных учётных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом первичные документы, используемые в бухгалтерском учёте, должны иметь достаточно строго определённую форму, содержать ряд реквизитов.

Реквизит – это элемент носителя информации, имеющий определённую смысловую нагрузку.

Перечень обязательных реквизитов первичного учётного документа установлен ст. 9 закона № 402-ФЗ. Условно их можно разделить на три типа (рисунок 22):

−реквизиты-идентификаторы первичного документа;

−реквизиты содержания документа;

−реквизиты, придающие документу юридическую силу.

48

Рисунок 22 – Перечень обязательных реквизитов первичного учётного документа

Поступающие в бухгалтерию документы проверяют:

−по форме (формальная проверка) – устанавливают полноту и правильность заполнения реквизитов, наличие и подлинность подписей должностных и материально ответственных лиц, наличие неоговорённых исправлений, подчисток, дописок в тексте и цифр (в денежных документах исправления не допускаются);

−арифметической проверкой проверяют правильность подсчётов сумм в документах;

−по существу (логическая проверка) – устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, правильность их отнесения на соответствующие счета и включение в соответствующие статьи расходов и доходов. Логическая проверка позволяет выявить приписки в объёме выполненных работ, завышение себестоимости и т.д.;

−специальная проверка применяется, когда возникает необходимость привлечь к проверке специалиста с узкой специализацией, например, при проверке полноты выполнения всех технологических операций в производстве конкретного вида продукции.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают обработке: проводят таксировку, группировку, контировку.

Таксировка – денежная оценка указанных в документе материальных ценностей, затрат труда и др.

Группировка – подбор однородных документов в пачки, на основе групп первичных документов составляют сводные документы;

Контировка – определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отражённой в документе.

49

После проведения контировки данные документов отражаются на счетах бухгалтерского учёта, а документы сдаются в архив.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием их фамилий и инициалов и иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, а также даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учётных документов составляются сводные учётные документы.

Первичные учётные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Существуют требования к хранению документов: документы должны переплетаться в пачки, раскладываться в хронологии. Для упорядочения хранения ведётся регистрационный журнал архивных дел.

Дела из архива выдаются только по письменному распоряжению главного бухгалтера.

Согласно нормам п. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте № 402-ФЗ первичные учётные документы, подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года. Правила организации бухгалтерского учёта содержатся в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

3.2. Классификация первичных документов

1. По месту возникновения документы подразделяются на внешние и внутренние.

50

Внешние – это те документы, которые поступают в организацию от её контрагентов. Например, счёт, которым поставщик требует оплатить поставку. Или выписка из расчётного счёта в банке, которой банк извещает о движении денег по расчётному счёту фирмы.

Внутренние оформляются в самой организации: приходный ордер (о поступлении материалов на склад), наряд на работу (поручение выполнить работу и свидетельство о её выполнении после того, как работа действительно завершена), приходный кассовый ордер (оформляет поступление денег в кассу), материальное требование (оформляет передачу материалов, топлива, тары, запчастей и т.д. со склада определённому лицу, их получившему) и т.д.

2.По назначению в самом широком смысле слова документы подразделяются на исполнительные и оправдательные.

Исполнительные содержат распоряжение выполнить хозяйственную операцию. Примером могут послужить приказы директора или распоряжения его заместителей.

Оправдательные свидетельствуют о каком-либо свершившемся факте хозяйственной жизни. Например, акт приёмки-передачи основных средств свидетельствует о том, что объект (компьютер, станок, ксерокс и т.п.) передан одним предприятием другому или перемещён в другое подразделение фирмы.

Часто документ выполняет обе функции т.е. несёт в себе и распоряжение выполнить нечто и свидетельство об исполнении. Такие документы называют комбинированными. Это, например, уже знакомый наряд.

3.По времени действия документы подразделяют на разовые и накопительные.

Разовые оформляют одну хозяйственную операцию (например, материальное требование); они содержат одну порцию информации.

Накопительные действуют длительный период, скажем, целый месяц. Хорошим примером является лимитно-заборная карта. В ней ежедневно по мере выдачи материалов складом цеху фиксируют все выдачи за месяц. Карта выполняет функции многих разовых материальных требований со значительно меньшими затратами конторского труда.

4.По форме документы подразделяются на типовые и произвольной

формы.

Типовые (стандартные) – это обычно часто употребляемые документы. Они разработаны высококвалифицированными работниками Минфина, Центрального банка РФ. Наличие типовых документов гарантирует высокое качество их формы, облегчает пользование ими, освобождает от необходимости разрабатывать формы документов, облегчает тиражирование бланков. Так,

кассовые операции должны оформляться только документами типовой

51