Приложение а роль и место технического задания в структуре проектирования кампаний по связям с общественностью

Техническое задание (ТЗ) — исходный документ на проектирование кампании по связям с общественностью. ТЗ устанавливает основное назначение разрабатываемого проекта, его характеристики, показатели качества и технико-экономические требования, предписание по выполнению необходимых стадий создания документации (конструкторской, технологической, программной и т. д.) и её состав, а также специальные требования.

Можно заметить, что ТЗ – документ, в котором описывается, что нужно заказчику для продвижения организации, фирмы или личности.

Техническое задание является юридическим документом : как приложение включается в договор между заказчиком и исполнителем на проведение проектных работ и является его основой: определяет порядок и условия работ, в том числе цель, задачи, принципы, ожидаемые результаты и сроки выполнения.

Все изменения, дополнения и уточнения формулировок ТЗ обязательно согласуются с заказчиком и им утверждаются. Это необходимо потому, что в случае обнаружения в процессе решения проектной задачи неточностей или ошибочности исходных данных возникает необходимость определения степени вины каждой из сторон-участниц разработки, распределения понесённых в связи с этим убытков.

Место ТЗ в структуре проектирования

Проектирование — это процесс разработки проекта, который обладает определённой структурой, то есть последовательностью и составом стадий и этапов, совокупностью процедур и привлекаемых технических средств, взаимодействием участников процесса.

Участников проектных работ разделяют на заказчиков и поставщиков исполнителей. Исполнителя-специалиста по связям с общественностью называют проектировщиком или разработчиком (PR-менеджером). Поставщиком, как и потребителем продукции, может быть организация (юридическое лицо) или конкретный человек (физическое лицо).

Объектом проектирования в связях с общественностью является выполнение работы или оказание услуги, например, оказание услуг по консультированию руководителя или подготовка кампании по продвижению товара (услуги), формированию имиджа, проведение специальных мероприятий и мероприятий для СМИ.

Как правило, ТЗ составляют на основе анализа результатов предварительных исследований, расчётов и моделирования. Исходное задание выдаётся заказчиком.

Основными причинами, заставляющими его обратиться к PR-менеджеру, являются отсутствие у заказчика соответствующих специальных знаний либо ограниченность его ресурсов.

Составление ТЗ  – сложная и ответственная задача: многие данные ещё не известны, но то, как задание будет поставлено, способно облегчить, или затруднить последующее проектирование. Специалисты считают, что грамотное ТЗ – это более 50 % успеха в решении задачи. Недаром составление ТЗ поручается ведущим специалистам – руководителям агентств по связям с общественностью, консультантам, имеющим практический опыт проведения кампаний.

Как инструмент коммуникации в связке общения заказчик-исполнитель, ТЗ позволяет:

• Обеим сторонам:

• представить (вообразить) готовый продукт и его результат,

• выполнить проверку готового мероприятия,

• уменьшить число ошибок, связанных с изменением требований в результате их неполноты или ошибочности.

• Заказчику:

• осознать, что именно ему нужно в результате внедрения проекта,

• требовать от исполнителя соответствия представленного проекта всем условиям, оговорённым в ТЗ.

• Исполнителю:

• понять суть задачи, показать заказчику этапы её реализации: разработанную миссию организации, её слогана и логотипа, моделей рекламной продукции, взаимосвязи со средствами массовой информации и др.

• спланировать выполнение проекта и работать по намеченному плану,

• отказаться от выполнения работ, не указанных в ТЗ.

Согласно ГОСТ 34.602-89 ТЗ должно содержать следующие разделы:

Общие сведения

1. Полное наименование проекта и его условное обозначение.

2. Шифр темы или шифр (номер) договора.

3. Наименование предприятий (объединений) разработчика и заказчика проекта проведения кампании и их реквизиты.

4. Перечень документов, на основании которых проводится исследование или внедрение проекта кампании с указанием, кем и когда утверждены эти документы.

5. Плановые сроки начала и окончания работы по внедрению проекта.

6. Сведения об источниках и порядке финансирования работ.

7. Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по проведению кампании и её частей.

8. Назначение и цели проведения кампании и её задачи.

9. Требования к функциям (задачам), выполняемым заказчиком.

10. Требования к видам обеспечения ресурсами.

11. Календарный план реализации проекта кампании.

12. Порядок контроля и приёмки проекта.

13. Создание необходимых для продвижения проекта кампании подразделений и служб.

14. Сроки и порядок комплектования штатов и обучения персонала.

15. Требования к документированию.

16. Источники разработки: документы и информационные материалы. (экономические результаты, история фирмы, отчёты).

Учебно-методический комплекс

Татьяна Ивановна Захарова

Организация и проведение кампаний в сфере связей с общественностью

Программа курса, методические указания по подготовке к практическим и семинарским занятиям, методические рекомендации по самостоятельной работе для студентов 4–го курса специальности 030602.65 «Связи с общественностью» для очной и заочной форм обучения

Редактор Г.С. Одинцова

___________________________________________________________________

Подписано в печать Формат 60х84/16. Бумага писчая.

Печать цифровая. Усл.п.л______. Уч.-изд.л._____

Тираж 20 экз. Заказ № _____

___________________________________________________________________

680042, г.Хабаровск, ул. Тихоокеанская, 134, ХГАЭП, РИЦ