Клюев

Краснодарский университет МВД России

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Учебное пособие

Краснодар

2015

1

Автор-составитель С. Г. Клюев

Рецензенты:

Е. С. Пушкина (Главное управление МВД России по Краснодарскому краю);

Д. Ю. Лиходедов, кандидат технических наук, доцент (Воронежский институт МВД России);

А. Б. Сизоненко, кандидат технических наук, доцент (Краснодарский университет МВД России).

Документоведение : учебное пособие / авт.-сост. С. Г. Клюев. – Д63 Краснодар : Краснодарский университет МВД России, 2015. – 268 с.

ISBN 978-5-9266-0976-6

В учебном пособии дан понятийный аппарат и рассмотрены базовые положения закономерностей образования документов и способов их создания. Изложены теоретические обоснования процессов документационного обеспечения управления. Рассмотрены практические вопросы документирования правовой, управленческой, социальной информации и формирования систем документации, обеспечивающих управление органами внутренних дел Российской Федерации, учреждениями, организациями и предприятиями. Представлены наиболее важные организационно-правовые аспекты профессиональной документоведческой деятельности.

Для профессорско-преподавательского состава, адъюнктов, курсантов и слушателей образовательных организаций МВД России и сотрудников органов внутренних дел.

УДК 002

ББК 74.58

ВВЕДЕНИЕ

Информационные процессы активно воздействуют на все стороны деятельности органов внутренних дел. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, сотрудник органов внутренних дел должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры сотрудника органов внутренних дел.

Особенно велика роль информации в процессе управления органами внутренних дел – на всех уровнях и во всех сферах. Собственно, без информации невозможно и само управление. Документирование информации, ее поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информаци- онно-документационных процессов как в масштабе Министерства внутренних дел в целом, так и на уровне отдельных органов внутренних дел, предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. В свою

3

очередь, для квалифицированной работы с документированной информацией требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов. Совершенно не случайно в 2013 г. в Краснодарском университете МВД России создана кафедра информационной безопасности и развернута подготовка кадров для подразделенийделопроизводства ирежимаоргановвнутреннихдел.

Изучение перечисленных проблем требует соответствующего учебно-методического обеспечения. Однако в настоящее время отсутствуют учебники по документоведению, которые бы в полной мере отвечали требованиям образовательных стандартов с учетом специфики документооборота органов внутренних дел.

Появившиеся в последнее время многочисленные пособия и справочники посвящены главным образом вопросам организации и технологии документационного обеспечения управления (т.е. делопроизводству) и лишь в малой степени затрагивают теоретические проблемы работы с документами органов внутренних дел.

Данное учебное пособие, в большей степени, предназначено для курсантов и слушателей, обучающихся по специальности 090915 (10.05.05) Безопасность информационных технологий в правоохранительной сфере, но может быть использовано адъюнктами, докторантами и сотрудниками органов внутренних дел повышающих уровень своих знаний по составлению и оформлению служебных документов.

4

1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

1.1. Понятия «информация» и «документ». Связь информации и документа

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитикосинтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа: «Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Названныевопределениях признакидокументапредполагают: наличие информации, смыслового содержания;

5

стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа; функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т. е. для использования в соци-

альных коммуникационных каналах.

Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина «документ» изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. Но на истории возникновения документа и делопроизводства мы остановимся позже в ходе изучения следующей темы.

Таким образом, исходя из вышесказанного – главной составляющей документа выступает информация, т. е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закреплено следующее определение понятия «информация»: «Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

1.1.1.Роль информации в социальных и экономических процессах

В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

6

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания – один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;

д) документ – это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;

е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

Но сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая – одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа – это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

7

Материальную составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) – материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно в виде книг, журналов, буклетов, микрофиш, магнитных дискет, оптических дисков и т. п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных и пергаментных свитков и т. д. Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хранения и использования их (чтение, просмотр, слушание) в социальных документных коммуникациях. Однако специальная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа – одна из основных особенностей его как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик нет единства, а, следовательно, и документа.

Документ – сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность – это задача, которая решается с помощью системного подхода – методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов – систем (греч. sistema – целое, составленное из частей, соединение).

Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету; по совокупности признаков можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от признака свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ

8

характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых – информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);

б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ – полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

К отличительным признакам документа относятся:

а) наличие смыслового семантического содержания. Документ – носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков.

б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

в) предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы – это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;

9

г) завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

Документированная информация является фундаментальной основой внутренней организации любого органа внутренних дел, предприятия, учреждения, обеспечивая взаимодействие их структурных подразделений. Документированная информация наполняет основную часть документопотоков и информационных ресурсов органа внутренних дел.

1.1.2.Информация как основа принятия управленческого решения

Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочнопоисковой работы. Документирование информации позволяет зафиксировать ее на определенном носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве.

Таким образом документы, будучи тесно связанными со всеми формами управленческой деятельности, используются аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Таким образом, документ является одним из средств укрепления законности и контроля.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают спосо-

10