Какие документы можно не передавать

Если в этом документе предмет проверки сформулировали слишком широко, могут возникнуть споры. Например, инспектор требует книгу учета движения трудовых книжек, а проверка была по жалобе бывшего работника на невыдачу работодателем справки о средней зарплате.

У инспектора есть ограничение: нельзя запрашивать документы, которые ГИТ может получить сама. Можно отметить две такие ситуации: документы были получены в предыдущей проверке и если документы могут быть получены у другого госоргана. У работодателя нельзя требовать сведения из ЕГРН и ЕГРЮЛ, о долгах по взносам, среднесписочной численности работников, размере ежемесячных страховых выплат по страхованию от несчастных случаев. Все это инспектор может запросить у других госструктур.

Полный перечень документов, которые ГИТ должна получать сама, вы найдете в пункте 51.1 Регламента. Если ГИТ их запросит, вы имеете право отказаться их представить. Рисков нет.

Давайте разберем еще три ситуации с проверками ГИТ, чтобы закрепить пройденный материал.

Самое важное

Ответить на запрос ГИТ, а также отправлять пояснения нужно в течение 10 дней.

Инспектор ГИТ может запрашивать документы только по предмету проверки.

ГИТ: как исправить ошибки кадровой службы до проверки

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

• 4 урок

• 5 урок

• 6 урок

• 7 урок

7 УРОК ИЗ 7

Как организовать кадровый аудит

Кадровый аудит – это общий термин, который специалисты применяют неформально в отношении проверок кадровых документов. Чаще всего для него привлекают внешних консультантов. С их помощью можно посмотреть на проблемы компании с незаинтересованной стороны и сэкономить трудозатраты сотрудников. В уроке сформируете алгоритм, который поможет провести кадровый аудит в компании.

Для специалистов кадрового аудита готовят задание. В нем указывают тип проверки: сплошная или выборочная.

При сплошной проверке специалисты исследуют и анализируют все кадровые документы. Например, трудовые договоры, личные карточки, локальные нормативные акты и инструкции, связанные с охраной труда.

Плюс такой проверки в том, что она максимально снижает риски претензий от сотрудников и штрафов от Роструда. Минус сплошной проверки – она отнимает много времени и дорого стоит.

При выборочной проверке специалисты сосредотачиваются на основных документах. Она дешевле сплошной. Чтобы такая проверка дала результаты, необходимо выделить проблемные обстоятельства в компании и акцентировать внимание проверяющих на конкретных документах.

Как провести аудит

Приглашенным специалистам нужна помощь, чтобы получить от них четкий и полный отчет. Есть пять шагов, которые помогут этого достичь, давайте их разберем.

Подготовьтесь к проверке заранее. При планировании кадрового аудита учитывайте время. Целесообразно начать подготовку минимум за четыре месяца. За это время:

• сотрудники компании успеют собрать документы и выявить типовые ситуации, которые требуют анализа;

• консультанты более детально проанализируют все риски в кадровом деле;

• компания сможет устранить все выявленные нарушения.

Определите объем. Чтобы подготовиться к проверке госорганов, не охватывайте сразу все документы, сделайте выборку типовых форм.

Чтобы упростить выборку, определите несколько штатных и внештатных рабочих ситуаций. Например, оформление трудовых отношений, дисциплинарные взыскания, а также экстраординарные случаи внутри компании: сокращение, получение травмы на производстве или объявление простоя.

Частичная проверка позволит выявить типовые риски. Проверяющие изучат трудовые договоры по отдельным подтипам, например, трудовой договор с работником с разъездным характером работы или срочный договор с иностранным гражданином. Выборочная проверка обойдется компании дешевле. Она даст общий ориентир сотрудникам, чтобы провести тщательную проверку самостоятельно и исправить типовые нарушения.

Выберите способ взаимодействия. Кадровый аудит пройдет проще и быстрее, если найти оптимальный вариант взаимодействия с консультантами. Например, можно организовать комнату данных. Ее применяют, когда компания использует электронный документооборот и может быстро выгрузить все документы в эту комнату. Если такой возможности нет, нужно присутствие консультантов в офисе компании. В этом случае они на месте ознакомятся с документами и не придется тратить время сотрудников компании.

Соблюдайте конфиденциальность. Оформите соответствующие соглашения, расписки или акты с каждым проверяющим до того, как они получат доступ к документам.

Определите формат отчета. Согласуйте до проверки, насколько подробно и детально консультанты представляют описание каждой ситуации, форму и анализ. Результаты можно оформить в виде краткой презентации с рисками и предложениями. Такая форма позволяет максимально эффективно использовать результаты проведенного кадрового аудита.

В примерную форму отчета можно включить разделы об охране труда, поскольку это направление в наибольшей мере интересует Роструд. За нарушения в сфере безопасности инспекция назначает высокие штрафы. Стоит включить разделы о локальных нормативных актах, которые определяют организацию рабочего времени и времени отдыха, процедур сокращения, перевода и общую проверку кадровых документов. Воспользуйтесь примерной формой отчета, чтобы не тратить время на ее разработку.

Самое важное

Сплошная проверка документов внешним специалистом позволит максимально снизить риски претензий сотрудников и штрафов Роструда.

Чтобы аудит прошел проще и быстрее, можно организовать комнату данных.

ФНС: какие процедуры проведет инспектор и как к ним подготовиться

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

• 4 урок

1 УРОК ИЗ 4

По каким поводам налоговая захочет проверить компанию лично

На уроке разберетесь в критериях отбора компания для выездной проверки ФНС и в том, какие документы обязан предъявить инспекторы, которые приехали в организацию.

Как отбирают компании для выездной проверки

В Налоговом кодексе нет перечня оснований, по которым ФНС обязана провести выездную проверку. Но у ведомства есть специальная Концепция планирования таких мероприятий. Она утверждена приказом ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333.

Критерии отбора – обстоятельства или экономические показатели, которые заносят компанию в группу потенциальных нарушителей налогового закона. Если организация несколько лет подряд представляет убыточную отчетность, заключает сделки через цепочки контрагентов или часто меняет место нахождение – любое из обстоятельств станет поводом провести выездную проверку.

Выезда инспекторов можно избежать, если отвечать ФНС на их запросы и предостережения. Если такие письма игнорировать, проверки не избежать (письмо ФНС от 10.03.2021 № СД-19-2/141).

Основные критерии, из-за которых ФНС обратит внимание на компанию

Есть два частых повода прийти с выездной проверкой: нарушения в показателях налоговой нагрузки и рентабельности. Но это не исчерпывающий список оснований для проверки.

Налоговая нагрузка. Для организаций есть специальные показатели налоговой нагрузки по основным видам деятельности. Они прописаны в приложении № 3 к приказу от 30.05.2007 № ММ-3-06/333. Этот критерий рассчитывают бухгалтеры. Убедиться в том, что компания соблюдает специальные показатели нагрузки, поможет калькулятор на сайте ФНС «Прозрачный бизнес».

Рентабельность. Показатели по этому критерию прописаны в приложении 4 к приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333. Чтобы рассчитать рентабельность, следует разделить прибыль за отчетный период на специальный показатель, который решили оценить. Им могут быть:

• совокупные активы;

• собственный капитал;

• финансовые вложения;

• объем продаж;

• стоимость затраченных ресурсов.

Есть и другие критерии для проверки. Например, когда компания получила необоснованную налоговую выгоду (раздел 4 Концепции, утв. приказом ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333). Еще основанием для выезда инспекторов может быть информация от работников о серой или черной зарплате.

ФНС также может организовать проверку филиалов и представительств компании. Инспекторы это делают как в рамках общей проверки организации, так и в случае отдельного визита в филиал или представительство (абз. 1 и 2 п. 7 ст. 89 НК).

Кто и как решает провести проверку

У руководителя инспекции и его заместителя есть полномочия назначить проверку. Чтобы запустить процесс оформляют решение (абз. 1 п. 1 ст. 89 НК). У документа есть унифицированная форма, ее можно найти в приложении 5 приказа ФНС от от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628.

Решение принимает ФНС по местонахождению компании. Еще такое действие может совершить ИФНС с полномочиями проводить выездные проверки на территории региона (абз. 1 п. 2 ст. 89 НК). Когда организация со статусом крупнейшего налогоплательщика, решение принимает ИФНС по месту учета компаний с таким статусом (абз. 2 п. 2 ст. 89 НК).

Что прописывают в решении о проведении выездной проверки

Есть обязательные требования к решению инспектора о проверке, они прописаны в абзаце 4 пункта 2 статьи 89 НК. Документ должен содержать:

• полное и сокращенное наименование проверяемой компании;

• предмет проверки – перечень конкретных налогов;

• периоды, за которые проводится проверка;

• должности, фамилии и инициалы проверяющих инспекторов;

• дата, подпись и Ф. И. О. лица, получившего бумажное решение.

Когда инспекторы приезжают на территорию компании, они обязаны предъявить представителю решение о проверке (абз. 1 п. 1 ст. 89 НК).

Самое важное

В Налоговом кодексе нет перечня оснований, по которым ФНС обязана провести выездную проверку.

Выезда инспекторов можно избежать, если отвечать ФНС на их запросы и предостережения. Если такие письма игнорировать, проверки не избежать.

Полномочия назначить проверку есть у руководителя инспекции и его заместителя. Чтобы запустить процесс оформляют решение.

ФНС: какие процедуры проведет инспектор и как к ним подготовиться

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

• 4 урок

2 УРОК ИЗ 4

Кого инспектор вызовет на допрос и как к нему подготовиться

Инспекторы, когда проводят выездную проверку, могут вызвать свидетелей на допрос. Позвать могут любых лиц, которым известны какие-либо обстоятельства по предмету проверки (п. 1 ст. 90 НК). Проигнорировать явку на допрос нельзя, за это оштрафуют на 1000 руб. (ст. 128 НК). На уроке разберетесь, какие исключения есть для допроса свидетеля, как проходит процедура и каких правил лучше придерживаться, чтобы не навредить себе и компании.

Инспектор может допросить любое лицо – это правило, но есть два исключения. Допрашивать нельзя лиц, которые:

• не могут правильно воспринимать важные для проверки обстоятельства, например, дети до 14 лет или граждане с психическими расстройствами;

• получили полезную информацию для проверки из-за исполнения своих профессиональных обязанностей, например, адвокат, аудитор или нотариус.

Как инспектор вызовет свидетеля

Свидетелю направят уведомление с вызовом на допрос. Форма уведомления есть в приложении № 2 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@. Вместо этого документа налоговики могут направить повестку по форме приложения № 10 к письму ФНС от 15.01.2019 № ЕД-4-2/356@.

Нельзя направить на допрос представителя свидетеля. Если так сделать, налоговики не будут допрашивать представителя, а свидетеля оштрафуют (решение ФНС от 11.04.2018 № СА-3-9/2269). Но вас как юриста могут позвать с собой на допрос, этого закон не запрещает.

Все показания свидетеля внесут в протокол. Его форма есть в приказе ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@. Содержание документа разберем ниже.

Как проверяющий проведет допрос

Итоговый документ после допроса – протокол допроса свидетеля. Требования к нему прописаны в пункте 2 статьи 99 НК. В документе прописывают:

• где проводят процедуру – город и подробный адрес;

• какого числа проводят допрос, время начала и окончания процедуры;

• какое нормативное основание для допроса – ссылка на статью 90 НК;

• что сделал инспектор – обычно пишут «допросил об обстоятельствах, имеющих значение для налогового контроля»;

• кто является свидетелем, его Ф. И. О., дата и место рождения, жительства, паспортные данные, владеет ли русским языком и т. д.;

• какие показания дал свидетель – их записывает инспектор со слов гражданина.

Инспектор также обязан предупредить свидетеля об ответственности, если он откажется, уклонится или даст ложные показания. Пометку о предупреждении делают в протоколе, а свидетель рядом с ней расписывается (п. 5 ст. 90 НК).

Отказаться от дачи показаний можно, но из случаев, которые прописаны в законе. Самый популярный – ссылка на часть 1 статьи 51 Конституции, которая разрешает не давать показания против себя и своих близких.

Когда допрос окончен, свидетель может внести в протокол свои замечания. Когда инспектор их учел, участники допроса подписывают документ (п. 3, 4 ст. 99 НК). Копию протокола инспектор обязан выдать свидетелю. Если он ее не возьмет, об этом проверяющий сделает пометку в протоколе (п. 6 ст. 90 НК).

Подготовку к допросу можно разделить на шесть шагов. Отобразим их в памятке.

Самое важное

Инспектор может вызвать на допрос любое лицо, которое может дать полезные разъяснения по предмету проверки. Но есть два исключения.

Нельзя направить на допрос представителя свидетеля. Но позвать с собой юриста или главбуха можно, закон этого не запрещает.

После допроса свидетелю обязаны выдать копию протокола.

ФНС: какие процедуры проведет инспектор и как к ним подготовиться

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

• 4 урок

3 УРОК ИЗ 4

Осмотр: что, где и как ищет налоговая

Когда инспекторы приехали с выездной проверкой, они вправе провести осмотр территории и помещений компании (ст. 92 НК). По результатам процедуры составляют протокол и используют его как доказательство вины налогоплательщика. На уроке разберете главные правила осмотра.

В какие помещения зайдет инспектор. У проверяющих есть право осматривать любые помещения налогоплательщика, где он осуществляет свою деятельность. Это могут быть производственные цеха, склады, торговые помещения и т. д. (подп. 6 п. 1 ст. 31, п. 13 ст. 89 НК). В жилые помещения без согласия жильцов зайти нельзя, если у инспекторов нет решения суда или специального права по закону (п. 5 ст. 91 НК).

Отдельная ситуация по помещениям контрагента. В законе нет правила, что налоговики могут осматривать только помещения проверяемого. Так как компания работает с контрагентами, проверяющие захотят заглянуть к ним. Но таким действиям суды дают двоякую оценку.

Первая позиция заключается в том, что инспекторы могут осматривать только помещения проверяемого. Других прав нет (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-02-07/1/95045, решение ВС от 10.06.2019 № АКПИ19-296, апелляционное определение ВС от 27.08.2019 № АПЛ19-333).

В практике также есть другие выводы. Суд может счесть законным осмотр ИФНС помещений контрагентов. Но при этом инспекции придется доказать, что такие действия не нарушают права и интересы контрагента (определение ВС от 11.06.2021 № А36-540/2020 № 310-ЭС21-8061, постановление АС ЦО от 10.02.2021 № Ф10-5335/2020 № А36-540/2020).

Что проверить у инспекторов, если они проводят осмотр. Инспекторы не составляют отдельного процессуального документа для осмотра. Право на процедуру появляется автоматически с момента, как проверяющие показали решение о выездной проверке, а также предъявили свои удостоверения (п. 1 ст. 91 НК).

Должны ли уведомлять компанию об смотре. В НК нет специального правила о том, что проверяемого нужно уведомить об осмотре, но представители компании имеют право участвовать в этой процедуре. Поэтому организацию все-таки следует уведомить. Если инспекторы этого не сделали, юрист может сослаться на это обстоятельство в жалобе на проверку.

Без кого инспекторам не обойтись при осмотре. Без минимум двух понятых проводить осмотр нельзя. Если их не привлечь или позвать только одного, итоги процедуры не будут доказательствами по проверке. Эти правила прописаны в пункте 3 статьи 92 НК и пунктах 2, 5 статьи 98 НК.

Понятыми могут быть любые незаинтересованные лица (п. 2 ст. 98 НК). Налоговиков нельзя привлекать в качестве таких лиц (п. 4 ст. 98 НК). Иногда понятыми могут привлечь сотрудников компании, суд может не посчитать это нарушением (определение ВС от 29.03.2019 № 309-ЭС19-2530 № А60-4234/2018).

Как инспекторы оформят результат осмотра. Итоговый документ по осмотру – протокол (п. 5 ст. 92 НК). Его составляют по форме, которую утвердила ФНС приказом от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628.

Протокол осмотра обязаны подписать все, кто участвовал в процедуре. Понятые, представители компании и специалисты от инспекции могут внести в документ замечания (п. 3 ст. 99 НК). Если инспекторы фотографировали или вели видеозапись во время осмотра, то эти материалы проверяющие прикладывают к протоколу (п. 4 ст. 92, п. 5 ст. 99 НК).

Что будет, если не пустить инспекторов в помещения. Как только представитель компании попробует не пустить инспекторов в помещения, руководитель проверяющей группы составит специальный акт. У документа есть форма, утвержденная приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628. Акт подписывают руководитель проверяющей группы и представитель компании. Если последний отказался это сделать, об этом делают пометку в документе (п. 3 ст. 91 НК).

Когда инспектора не пустили, у него возникает право самостоятельно определить сумму налога для уплаты проверяемым (абз. 2 п. 3 ст. 91 НК). В расчетах учтут доступные для ИФНС сведения.

Также за недопуск проверяющих компанию и руководителя оштрафуют по статье 19.7.6 и части 1 статьи 23.5 КоАП. Штраф для руководителя – 10 тыс. руб.

Самое важное

Чтобы провести осмотр, инспектору не нужно оформлять отдельное решение.

Инспекторы могут провести осмотр только с участием двух и более понятых.

За недопуск в помещения инспектор самостоятельно рассчитает налог, который компания должна будет заплатить.