7. Требования к документам, предъявляемым для совершения нотариальных действий. Порядок подписи нотариально удостоверяемой сделки, заявления и иных документов.

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ

Бумажные документы

1. они не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений

2. не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей.

3. текст документа должен быть легко читаемым.

4. целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом.

5. если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными для целей, для которых представлен документ, нотариус вправе принять такой документ для совершения нотариального действия.

Электронные документы

1. такие документы могут быть воспроизведены программно-техническими средствами, имеющимися в распоряжении нотариуса.

2. представленные для совершения нотариальных действий электронные документы не должны содержать компьютерные программы либо иную компьютерную информацию, заведомо предназначенные для несанкционированного уничтожения, блокирования, модификации или копирования компьютерной информации либо нейтрализации средств защиты компьютерной информации.

ПОРЯДОК ПОДПИСИ

Общее правило

Содержание нотариально удостоверяемой сделки, а также заявления и иных документов должно быть зачитано вслух участникам. Документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписываются в присутствии нотариуса.

Невозможность самостоятельной росписи

Если гражданин вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо иным причинам не может лично расписаться, по его поручению, в его присутствии и в присутствии нотариуса сделку, заявление или иной документ может подписать другой гражданин с указанием причин, в силу которых документ не мог быть подписан собственноручно гражданином, обратившимся за совершением нотариального действия.

Когда не применяются правила выше

Данные правила не применяются при совершении нотариального действия:

• удаленно

• и при регистрации уведомления о залоге движимого имущества, направленного нотариусу в электронной форме.

8.Нотариальное делопроизводство.

Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Признаки нотариального действия:

1) оно совершается только определенным, установленным федеральным законодательством кругом лиц – государственными и частнопрактикующими нотариусами, должностными лицами органов исполнительной власти и консульских учреждений. Компетенция данных лиц также регламентирована законом;

2) нотариальное действие совершаются от имени РФ;

3) каждое нотариальное действие должно быть предусмотрено федеральным законом. В Основах законодательства РФ о нотариате перечислен круг нотариальных действий, но данный перечень не исчерпывающий, так как законодательными актами РФ могут быть предусмотрены и иные нотариальные действия;

4) нотариальные действия осуществляются только в рамках специальной процедуры – нотариального производства;

5) нотариальное действие должно соответствовать требованиям законодательства не только по форме его совершения, но и, по существу, самого действия, определяемого нормами материального права;

6) обязательная уплата государственной пошлины либо нотариального тарифа в соответствии с законодательно установленными ставками.

Делопроизводство нотариуса включает:

– ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий;

– организационно-распорядительную документацию;

– работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций и контроль за их рассмотрением;

– составление номенклатур;

– ведение архива нотариальной конторы.

Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляется органами юстиции субъекта в составе РФ, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, – в порядке, определяемом Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

В соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате, нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством РФ, республик в составе РФ, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Нотариус имеет личную печать с изображением Государственного герба РФ, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы, штампы удостоверительных надписей, личные бланки или бланки государственной нотариальной конторы.

От правильной постановки делопроизводства в государственной нотариальной конторе зависит надлежащая организация работы государственных нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе несет ответственность старший государственный нотариус, возглавляющий нотариальную контору, а у нотариуса, занимающегося частной практикой, – он сам.

В государственной нотариальной конторе, где имеется несколько сотрудников, ведение делопроизводства и архива приказом (распоряжением) старшего государственного нотариуса возлагается на одного из них.

При увольнении или переводе на другую работу нотариуса или другого должностного лица, на которого возложено ведение делопроизводства, архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются вновь назначенному лицу, о чем составляется акт приема-сдачи.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы:

- журнал регистрации входящей корреспонденции;

– журнал регистрации исходящей корреспонденции;

– журнал регистрации организационно-распорядительных документов;

– журнал учета приема – передачи полномочий и дел нотариуса;

– книга учета наследственных дел;

– книга учета дел закрытых завещаний;

– книга учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества;

– книга учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом;

– алфавитная книга учета кредиторов;

Регистрации подлежат все документы, поступающие в нотариальную контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка и другие документы, не связанные с деятельностью нотариальной конторы.

При составлении документов организационно-распорядительного характера нотариусу необходимо руководствоваться указаниями законодательства РФ по ведению делопроизводства, а также необходимо соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства.