Методическое пособие 350

Панель формул

Книга Excel (табличный документ) состоит из рабочих листов. Каждый рабочий лист представляет собой таблицу из 256 колонок (столбцов) и 65536 строк.

Столбцы обозначаются буквами A, B, C, ..., Z, AA, ..., AZ, BA, ..., BZ, ..., IV (или цифрами 1, 2, ..., 256; смена способа обозначения происходит через пункт меню "Настройка"). Столбцы - всегда цифрами.

На пересечении строки или столбца находится клетка или ячейка. Адрес ячейки получают из буквы столбца и номера строки, например: А1, С3.

2.1.5. Получение справочной информации

Для получения справочной информации используют один из способов:

нажатие клавиши F1 в любой момент работы; выдаѐт полный список разделов справки и советы;

в любом диалоговом окне щелчок по кнопке Справка; щелчок по пиктограмме Помощник вызывает те же

действия, что и клавиша F1;

выбор пункта главного меню ?; вызывает меню, где можно выбрать:

справку по Microsoft Excel;

пункт Что это такое?, который позволяет при повторном щелчке по объекту получить краткую информацию о нѐм.

2.1.6. Операции над документами

Запись табличного документа (книги) на диск:

существующего файла) - щелчок по пиктограмме Сохранить в стандартной панели инструментов;

3 способ (перезапись на диск существующего файла) - через пункты меню Файл Сохранить.

Если запись осуществляется первый раз или с новым именем,то необходимо выбрать диск (щелчок по кнопке раскрывающегося списка в поле "Мои документы" с последующим выбором диска и папки), задать имя файла в поле "Имя файла" и щелкнуть по кнопке Сохранить.

При перезаписи диск, папка и имя файла не задаются. Вызов существующего документа на экран:

При использовании 2-го и 3-го способов выбирают при необходимости диск, папку (через кнопку раскрывающегося списка в поле "Мои документы") и имя файла и щелкают по кнопке Открыть.

Создание нового табличного документа:

Переключение между несколькими одновременно загруженными документами осуществляется через пункт меню "Окно".

2.1.7. Ввод данных

Данные вводят в ячейки. Для этого необходимо: сделать текущей ту ячейку, куда будет производиться

ввод данных (поместить указатель мыши в виде белого креста на ячейку и щѐлкнуть левой кнопкой);

ввести данные с клавиатуры;

закончить ввод данных, нажав клавишу Enter или щелкнув по другой ячейке.

Каждая ячейка может содержать данные одного из трѐх типов: текст, число, формула.

Ячейка числового типа может содержать число в диапазоне -1,67 10308...: 1,67 10308, при этом количество значимых цифр - не более 15.

Ячейка текстового типа может содержать произвольный набор символов.

Формула начинается со знака = и содержит указание Excel, какие вычисления должны быть выполнены. Арифметические операции в формулах обозначаются следующим образом : сложение - "+" ; вычитание - "-"; умножение - " "; деление - "/"; преобразование в проценты - "%"; возведение в степень -"^" . В формулах можно указывать адреса ячеек, например: =А3+Д3 F3, =0,12 Д4-К4/С2.

2.2.ПЕЧАТЬ В EXCEL

2.2.1.Предварительный просмотр

При предварительном просмотре Excel выдает на экран изображение документа в том виде, в каком оно получится при печати. Существует несколько способов вызова предварительного просмотра:

Файл, Предварительный просмотр;

Файл, Настройка страницы, Предварительный просмотр;

Файл, Печать, Предварительный просмотр;

кнопка Предварительный просмотр.

При работе в режиме предварительного просмотра можно выполнять различные действия:

кнопка Далее – переход на следующую страницу; кнопка Назад – переход на предыдущую страницу; кнопка Масштаб – вывод укрупненного изображения

на экран или возврат к прежнему; кнопка Печать – печать таблицы;

кнопка Страница – настройка параметров страницы; кнопка Поля – разметка страницы; кнопка Закрыть – возврат в рабочую книгу; кнопка Справка – вызов справки.

2.2.2. Установка параметров страницы

Существует несколько способов установки параметров страницы:

Файл, Параметры страницы;

Предварительный просмотр, Страница.

Открывается диалоговое окно, в котором четыре вкладки.

Во вкладке Страница можно задать:

ориентацию страницы (альбомную или книжную) ; выбрать масштаб; выбрать размер бумаги;

определить качество печати; установить номер первой страницы. Во вкладке Поля задают:

отступы от края листа сверху, снизу, справа, слева; расстояние от края бумаги для верхнего и нижнего

колонтитулов; центрирование на странице по горизонтали и

вертикали.

Третья вкладка называется Колонтитулы. Колонтитулы – это информация, выводимая над/под текстом каждой печатаемой страницы. Чтобы написать свой колонтитул, нужно, находясь во вкладке Колонтитулы,

щелкнуть по кнопке Создать верхний колонтитул или по кнопке Создать нижний колонтитул.

Колонтитулы состоят из трех секций: левой, правой и центральной. Например, верхний колонтитул может содержать название работы в левой части, номер страницы – в центре, текущую дату – в правой секции. Для создания различных элементов используют кнопки:

кнопка Шрифт позволяет выбрать шрифт введенного и выделенного текста;

кнопка Номер страницы позволяет выводить текущий номер страницы;

кнопка Количество страниц выводит общее количество страниц, предназначенных для печати;

кнопка Дата выводит текущую дату; кнопка Время выводит текущее время на момент

печати; кнопка Имя файла выводит имя текущей рабочей

книги;

кнопка Имя таблицы выводит имя листа.

Во вкладке Лист задают область для печати, устанавливают режим, при котором выделенные строки печатаются в качестве заголовков, устанавливают режим, при котором выделенные столбцы печатаются в качестве заголовков, выводят на печать линии сетки, устанавливают черновую печать, устанавливают порядок разбиения на страницы.

2.2.3. Печать

Для печати документа используют команды:

Файл, Печать; Предварительный просмотр, Печать;

кнопка Печать.

При этом открывается диалоговое окно печати, в котором можно выбрать принтер, печать выделенных ячеек, печать выделенных листов или всей книги, количество копий, диапазон страниц для печати.

2.2.2. Установка области печати

Чтобы установить печать определенного интервала необходимо:

выделить интервал;

выбрать пункты меню Файл, Печать, Выделенный

диапазон.

Если при этом вызвать Просмотр, то флаг Выделенный диапазон автоматически отключиться.

Другой способ: выделить интервал;

выбрать пункты меню Файл, Область печати, Задать.

В этом случае при переходе в режим предварительного просмотра на экране будут только выделенные ячейки, и флаг печати выборочного диапазона не сбрасывается. Чтобы отменить выборочный диапазон выбирают:

Файл, Область печати, Отменить.

2.3.ОПЕРАЦИИ НАД РАБОЧИМИ ЛИСТАМИ

2.3.1.Операции с рабочими листами при помощи мыши

Для перехода к листу необходимо щелкнуть по его ярлыку.

Для перемещения рабочего листа в другую позицию в этой же рабочей книге нужно перетащить мышкой его ярлычок. Чтобы скопировать лист таким образом, необходимо удерживать нажатой клавишу Ctrl при перемещении мыши.

2.3.2. Операции со «склеенными» листами

В ряде случаев требуется ввести одни и те же данные в несколько рабочих листов или одинаково отформатировать определенные диапазоны ячеек. Для этого необходимо предварительно склеить листы и «писать под копирку».

Для «склеивания» всех листов необходимо поместить указатель мыши на ярлычок любого листа, щелкнуть правой клавишей и выбрать в контекстном меню команду Выбрать все листы.

Для «склеивания» нескольких смежных листов необходимо щелкнуть левой клавишей мыши на первом листе из числа склеиваемых, а затем при нажатой клавише Shift щелкнуть на последнем листе из числа склеиваемых.

Для «склеивания» нескольких несмежных листов необходимо щелкнуть левой клавишей мыши на первом листе из числа склеиваемых и щелкать при нажатой клавише Ctrl на каждом последующем листе.

Для отмены «склеивания» необходимо щелкнуть на ярлыке любого листа или щелкнуть правой клавишей мыши по любому листу, затем выбрать команду контекстного меню

Разгруппировать листы.

2.3.3. Использование контекстного меню

для работы с рабочими листами

С помощью контекстного меню рабочие листы можно удалять, добавлять, переименовывать, копировать и перемещать. Контекстное меню вызывают щелчком правой кнопки мыши на ярлыке.

Если выбран пункт меню Добавить, то во вкладке Общие выделяют пиктограмму Лист и щелкают по кнопке

ОК.

Если выбран пункт меню Переименовать, то имя листа (ярлык) будет выделено и его заменяют на новое.

Если выбран пункт меню Переместить/копировать, то открывается диалоговое окно, в котором необходимо выбрать, в какую книгу будет осуществляться перемещение или копирование и перед каким листом. В этом же окне, если выставить флаг Создавать копию, то будет не перемещение, а копирование.

2.3.2. Операции с рабочими листами

при помощи меню

Чтобы вставить новый рабочий лист, необходимо выбрать пункты меню Вставка, Лист.

Чтобы удалить рабочий лист, необходимо выбрать пункты меню Правка, Удалить лист.

Чтобы переименовать текущий лист, необходимо выбрать пункты меню Формат, Лист, Переименовать. Имя листа будет выделено, его стирают и набирают новое.

Чтобы переместить или скопировать лист, необходимо выбрать пункты меню Правка, Переместить/скопировать лист. При этом открывается диалоговое окно, в котором задают, в какую книгу переместить и перед каким листом. Если выставлен флаг Создавать копию, то происходит не перемещение, а копирование.

2.4. РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ 2.4.1. Движение по рабочему листу

Перемещение курсора по рабочему листу при помощи клавиш:

, , , - перемещение на одну клетку; PgUp , PgDn - экран вверх, экран вниз; Home - на первую клетку таблицы;

End - на последнюю клетку строки; Ctrl+Home - на первую клетку строки;

Ctrl+End - на последнюю заполненную клетку. Перемещение курсора с использованием меню:

Правка Перейти адрес ячейки, куда надо перейти.

Перемещение по рабочему листу возможно также с помощью полос прокрутки. Полосы прокрутки позволяют перейти на строку вверх или вниз, на столбец вправо или влево, на экран вверх, вниз, вправо, влево. Текущая клетка при этом не меняется. Позиция бегунка в полосе прокрутки указывает часть рабочего листа, выведенного в данный момент в окне. Для быстрого перехода к другой части рабочего листа нужно протянуть бегунок.

2.4.2. Выбор (выделение) ячеек

Обычная процедура работы такова: сначала выделяются клетки, затем пользователь сообщает Exсel, что следует делать с этими клетками.

Выделение с помощью мыши:

чтобы отметить одну клетку, нужно на ней щѐлкнуть мышкой;

чтобы отметить столбец, нужно щѐлкнуть на букве столбца;

чтобы отметить строку, нужно щѐлкнуть на цифре строки;

чтобы отметить непрерывный прямоугольник, нужно:

щѐлкнуть по верхней левой клетке;

показать указателем мыши на нижнюю правую;

Shift + щелчок;

чтобы отметить прерывистый блок: щелчок на первой клетке, затем Ctrl + щелчок на каждой нужной клетке. Этот же способ используется для добавления клетки к выбранному блоку. Чтобы отметить все строки и столбцы, нужно щѐлкнуть на "чистой" кнопке в левом верхнем углу таблицы.

Выделения с помощью клавиатуры.

Прямоугольная область:

F8 - левый верхний угол;

F8 - правый нижний угол. Несколько прямоугольных областей:

Shift + F8 - переход к выделению несмежных областей, которое выполняется с помощью той же клавиши F8 описанным выше способом.

Колонка:

курсор находится в выделяемой колонке, Ctrl + пробел. Строка:

курсор находится в выделяемой строке, Shift + пробел. Вся таблица: Ctrl + Shift + пробел.

2.4.3. Замена данных

Для замены одних данных в клетке другими достаточно установить курсор в эту клетку и ввести новые данные.

2.4.2. Редактирование данных в ячейках

Чтобы отредактировать содержимое ячейки, нужно:

встать на клетку;

нажать F2, или осуществить двойной щелчок по редактируемой клетке, или щѐлкнуть в панели формул;

произвести изменение данных и нажать клавишу

Enter.

При редактировании можно использовать клавиши Delete и Back Space для удаления символов и клавишу Insert для управления режимами вставки или замены.

2.4.5. Удаление данных

Для удаления содержимого ячейки, группы ячеек, строки, столбца необходимо:

выделить очищаемую область;

нажать клавишу Delete или выбрать в меню пункты

Правка Удалить.

2.4.6. Перемещение данных

Для перемещения данных в другую позицию необходимо:

выделить перемещаемую область;

установить указатель мыши на границу выделенного блока таким образом, чтобы он превратился в стрелку, и перетащить блок в новую позицию, или

выбрать в панели инструментов пиктограмму , или выбрать в контекстном меню пункт Вставить.

2.4.7. Вставка строки или столбца в таблицу

Для вставки строки в таблицу необходимо: установить курсор в любую ячейку строки, перед которой нужно вставить строку;

2.4.8. Копирование данных

Копирование бывает простым и специальным. Простое копирование повторяет всѐ содержимое клетки. Специальное копирование - какую-то составляющую содержимого клетки, например: значение, формат и т.д.

Чтобы осуществить простое копирование, необходимо:

1.Выделить копируемую область (ячейку, группу ячеек, строку, столбец).

2.Скопировать содержимое выделенной области в буфер одним из возможных способов:

меню Правка Копировать;

контекстное меню Копировать;

пиктограмма ;

Ctrl + C.

3.Перейти в новое место.

4.Вставить данные из буфера в новое место одним из возможных способов:

меню Правка Вставить;

контекстное меню Вставить;

пиктограмма ;

Ctrl + V.

При копировании формула перенастраивается на новые адреса.

Для реализации специального копирования на 4-м этапе в меню выбирают Правка Специальная вставка.

2.5.ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ

2.5.1.Выбор шрифта

Набор доступных для работы шрифтов определяется не

Excel, а Windows'95.

Выбор шрифтов осуществляется при помощи пиктограмм:

Выбор шрифтов при помощи меню:

Формат Ячейки Шрифт.

В диалоговом окне можно выбрать шрифт; начертание (обычный, курсив, полужирный, полужирный курсив); размер; цвет; подчѐркивание; шрифтовые эффекты; надстрочные и подстрочные символы.

2.5.2. Выравнивание содержимого ячеек

Панель форматирования предоставляет пользователю четыре пиктограммы для выравнивания содержимого ячеек:

Выравнивание при помощи меню:

Формат Ячейки Выравнивание.

В диалоговом окне можно выбрать: расположение текста по горизонтали и вертикали; перенос по словам; автоматический подбор ширины колонки; ориентацию текста.

2.5.3. Задание границ документа

При печати таблиц на бумаге линии сетки таблиц отсутствуют. Поэтому необходимо заключать поля таблиц в рамки.

Установка рамки для выделения ячеек может быть осуществлена с помощи пиктограммы панели форматирования

. Пиктограмма имеет кнопку с раскрывающимся списком, в котором представлены шаблоны рамок. Самый первый шаблон убирает рамки.

Обрамление при помощи меню предполагает выбор следующих пунктов:

Формат Ячейки Граница.

В появившемся диалоговом окне можно задать тип, место положения и цвет линии.

2.5.2. Выбор фона ячеек

Для каждой ячейки можно определить фон. В это понятие входит шаблон штриховки, цвет переднего плана и цвет фона.

Использование пиктограммы позволяет лишь выбрать цвет фона.

Определение фона при помощи меню предполагает выбор следующих пунктов:

Формат Ячейки Вид.

2.5.5. Контекстное меню

Можно выделить диапазон клеток и, направив на него указатель мыши, щелчком правой клавиши вызвать контекстное меню. В меню нужно выбрать команду "Формат ячеек". В результате на экране появится такое же диалоговое окно, что и при выборе пунктов основного меню Формат Ячейки. Находясь в этом окне, можно выбирать шрифт, границы, фон и т.д.

2.5.6. Копирование формата

Пиктограмма (копировать формат) позволяет быстро скопировать формат одной ячейки на другую или на интервал.

Порядок действий:

Выделить ячейку или интервал, параметры которых нужно скопировать.

"Провести" кисточкой по ячейкам, на которые переносится формат.

Копирование формата при помощи меню:

Выделить ячейку или интервал, параметры которых нужно скопировать.

Выбрать в основном меню пункты Правка Копировать.

Выбрать в основном меню пункты Правка Специальная вставка Формат.

2.6. ПОСТРОЕНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДИАГРАММ

Для построения диаграмм нужно заполнить стандартную сплошную таблицу. Заголовки столбцов или строк используют для надписей по осям и для обозначения переменных .

Порядок построения диаграмм:

1.Выделить область данных, которые надо включить в диаграмму. Если это необходимо, можно отметить несмежные интервалы данных, удерживая клавишу Ctrl. Для того, чтобы была подписана ось Х и обозначены данные, необходимо включить в выделенную область заголовки столбцов и строк.

2.Щелчок по пиктограмме "Мастер диаграмм".

3.Реализация этапа "Шаг 1 из 4-х". Bыбор типа и вида диаграмм из предложенных списков. Для перехода к следующему этапу щелчок по кнопке Далее.

4.Реализация этапа "Шаг 2 из 4-х". Проверка диапазона данных и правильность выбора рядов данных (в строках или в столбцах). Кнопка Далее.

5.Реализация этапа "Шаг 3 из 4-х". Внесение заголовка диаграммы, надписей к осям. Кнопка Далее.

6.Реализация этапа "Шаг 4 из 4-х". Определение места расположения диаграммы: на отдельном или имеющемся листе. Кнопка Готово.

На любом из шагов можно вернуться на предыдущий шаг и изменить выбор. Это осуществляется с помощью кнопки

Назад.

После того, как диаграмма построена, еѐ можно отредактировать.

Щелчок вне поля диаграммы активизирует таблицу. Щелчок на поле диаграммы выделяет диаграмму как

один объект, который можно редактировать. На рамке поля диаграммы появляются прямоугольники прокрутки. Если подвести указатель мыши к этим прямоугольникам, то он примет вид растяжки. Зажав левую клавишу мыши в таком положении, можно изменить размер поля диаграммы. Если зафиксировать мышь, показывая просто на поле диаграммы, то можно перемещать всѐ поле как единый объект. Когда диаграмма выделена как единый объект, еѐ можно редактировать с помощью панели "Диаграмма". Если диаграмма находится в состоянии редактирования и панель отсутствует, то еѐ можно вызвать следующим способом: Вид, Панели инструментов, Диаграмма. Панель "Диаграмма" имеет набор пиктограмм, с помощью которых можно менять тип диаграммы, повторять шаги создания диаграммы и т.д.

Двойной щелчок на поле диаграммы делает доступным для редактирования внутренние объекты. Чтобы отметить внутренний объект, нужно щѐлкнуть по нему. Щелчок правой клавишей на объекте вызывает контекстное меню для работы с этим объектом.

Данные в таблице и линии графика связаны между собой. Если изменять данные в таблице, то изменятся и линии графика, и наоборот.

2.7.ВЫЧИСЛЕНИЯ

2.7.1.Формулы и функции

Формулой в Excel называется введѐнная в ячейку последовательность символов, начинающаяся со знака равенства "=". В эту последовательность символов могут входить:

константы; адреса ячеек;

функции, которые вставляются в формулу с помощью пиктограммы "Мастер функций";

знаки арифметических операций ( +, -, /, *,^ (возведение

встепень), % (взятие процента)).

2.7.2.Автосуммирование

Приведена таблица объѐмов прибыли трѐх компаний. Нужно расссчитать объѐмы прибыли за неделю.

Нужно создать формулу, которая будет вычислять сумму данных в столбце В, а затем скопировать еѐ в С9, Д9.Порядок действий:

1.Вставить в ячейку В9.

2.Щѐлкнуть по пиктограмме .

3.В клетке В9 появится формула =СУММ(В3 : В8), вокруг клеток В3:В8 будет мигающий пунктирный контур - именно эти клетки предлагает Excel для суммирования. Повторный щелчок по пиктограмме или нажатие Enter приведѐт к вычислению формулы.

4.Встать в ячейку В9.

5.Направить указатель мыши в правый нижний угол ячейки так, чтобы он превратился в чѐрный крестик.

6.Зажав левую кнопку мыши, протащить черный крестик по ячейкам С9, Д9. При этом формула перенастроится на новые адреса: в ячейке С9 появится результат формулы = СУММ(С3 : С8), а в ячейке Д9 - =СУММ(Д3 : Д8).

2.7.3. Скалярное произведение векторов

Приведена таблица объѐма продаж фирмы. Нужно рассчитать объѐмы прибыли.

Надо создать формулу, которая будет вычислять сумму произведений данных в столбце С на данные в столбце Д.

Порядок действий:

1.Встать в ячейку Д6.

2.Щѐлкнуть по пиктограмме .

3.Выделить ячейки С3 : С5.

4.Нажать знак умножения *.

5.Выделить ячейки Д3 : Д5.

6.Ctrl + Shift + Enter - признак матричной операции умножения. В этом случае в строке формул будет записано следующее: {=сумм (С3 : С5*Д3 : Д5)}.

2.7.4. Базы данных

Базы данных предназначены для хранения больших объѐмов структурированной информации. Основными задачами при работе с базами данных являются: ввод и просмотр данных, сортировка и фильтрация данных, подведение итогов.

База данных в Excel - это таблица, организованная специальным образом:

первая строка - заголовки полей; строка - запись базы данных;

столбец - поле записи (в столбце находятся данные одного типа).

Весь инструмент работы с базой данных в Excel сосредоточен в пункте меню "Данные", при этом должна быть выделена любая заполненная ячейка таблицы.

2.7.5. Ввод и просмотр данных