Інформаційно-аналітична підготовка до переговорів.
Окремим етапом підготовки до переговорів виділяють підготовку самих переговорів із розробкою плану інформаційної кампанії, яка їх супроводжуватиме. Необхідно при цьому мати на увазі, що максимальний ефект PR-супроводу політичних переговорів досягається в тому випадку, коли задовго до офіційного початку переговорів відбувається запуск інформаційної розкрутки їхньої теми у ЗМІ.
Результат переговорів, а часто і їх перебіг залежить від ретельної підготовки переговорного процесу. Залежно від специфіки та складності проблеми, що підлягає обговоренню на переговорах, підготовка до них може тривати від кількох днів до кількох років.
У рамках підготовчої роботи кожна зі сторін вирішує самостійно ряд завдань:
проведення аналізу проблеми та розробка можливих альтернатив;
визначення переговорної позиції, концепції та можливих варіантів вирішення проблеми;
формулювання пропозицій та підготовка основної аргументації;
вироблення інструкцій учасникам переговорів, а також підготовка необхідних документів та матеріалів.
Аналіз проблеми є основою для підготовки до переговорів. У ситуації конфліктних і кризових відносин проведення його вкрай утруднено через специфіку сприйняття. Аналіз проблеми передбачає насамперед виявлення інтересів учасників як тієї, так і іншої сторони. Останній момент нерідко ігнорується учасниками переговорів.
Наступний елемент підготовки до переговорів — визначення переговорної позиції. Говорячи про позицію, слід мати на увазі, що цей термін використовується в різних значеннях. У розумінні Р. Фішера і У. Юри позиція - це те, про що прийнято рішення. Самі учасники переговорів зазвичай під позицією розуміють офіційний погляд на проблему, який формулюється у вигляді пропозицій, заяв або в іншій офіційній формі. Іноді, окрім позиції, виділяється і відповідно готується переговорна концепція, тобто загальний підхід до переговорів і його конкретизацію. Виділення переговорної концепції при підготовці до переговорів є виправданим. Вона змушує подивитися на проблему ширше і не обмежувати підготовку до переговорів лише формулюванням офіційно заявляється пунктів.
Перш ніж буде вироблена переговорна концепція і підготовлена позиція, варіанти рішення, пропозиції та основні аргументи, проводиться узгодження всередині кожної сторони. Це так звані внутрішні переговори. Колишній представник США в ЄС Дж. Р. Щаєзел помітив, що близько 90% всього часу витрачається на обговорення проблеми «всередині» і лише 10%, припадають на переговори з партнером. Нерідко внутрішні переговори створюють більш серйозні проблеми, ніж переговори зовнішні, адже вони проходять важко і забирають багато часу та сил.
Змістовна сторона підготовчої роботи закінчується визначенням інструкцій учасникам, де формулюються не лише основні елементи позиції, а й характер, головні шляхи реалізації поставлених завдань. Важливо, щоб інструкції були досить гнучкими. В іншому випадку учасникам переговорів доведеться постійно узгоджувати свої дії з центром. Як правило, чим вищий рівень делегацій, тим більш гнучкими виявляються інструкції.
До початку переговорів необхідно сформувати так зване «досьє переговорів». Воно включає: довідкові матеріали (витяги з повідомлень ЗМІ, що стосуються предмета переговорів, довідки про країну, учасників переговорів, предмет переговорів, анотації наукової літератури); документи (інструкції учасників переговорів, тексти виступів, пропозицій, проекти підсумкових документів).
Як методи підготовки до переговорів найбільш широко використовуються різноманітні наради та інформаційно-аналітична робота. Один з видів наради, який отримав назву ситуаційний аналіз. Суть методики полягає в тому, щоб організувати роботу експертів з максимальною ефективністю. Як експерти виступають представники різних відомств і аналітики з академічної сфери. Попередньо пишеться сценарій у вигляді побудованих в логічній послідовності питань. Експерти заздалегідь готуються з того чи іншого питання і під час ситуаційного аналізу коротко викладають свої висновки. Якщо хтось із учасників ситуаційного аналізу не згоден з виступаючим, то фіксується альтернативна точка зору. Ситуаційний аналіз вимагає дуже великої майстерності від того, хто готує сценарій і веде нараду.