Excel_ИнфоТех_лаб_практ_Иванов-Одит_2013

Лабораторная работа 4 ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ

Цель работы – освоение функциональных возможностей инструментов электронных таблиц (ЭТ) и средств построения диаграмм в пакете Microsoft

Office Excel для Windows.

Работа включает десять упражнений и три контрольные задачи. Загрузка электронной таблицы и диаграммы.

Определение координат точки пересечения графиков.

Построение диаграммы.

Сортировка ЭТ.

Фильтрация данных.

Вычисление табличной функции и построение графика.

Вычисление стандартной функции и построение графика.

Установка защиты от изменений электронной таблицы.

Обработка данных в формате дата.

Подготовка к печати листа электронной таблицы.

4.1. Общие сведения

Электронные таблицы Microsoft Office Excel (MS Excel) представляют собой вычислительное средство, которое можно использовать на работе и дома для планирования, оперативных расчетов, составления отчетов и ведения документации.

MS Excel позволяет сравнивать различные варианты. Применяя средства MS Excel, можно быстро и легко манипулировать цифрами при разработке прогнозов для ответа на вопрос "что будет, если...". Команды, параметры и функции Электронной таблицы дают возможность вводить данные и заново выполнять вычисления, сколько угодно часто изменяя информацию.

4.2. Открытие новой таблицы

Составить новую таблицу можно сразу после запуска MS Excel или в любой момент во время работы с MS Excel. Ранее созданную таблицу Вы можете открыть также в любой момент во время работы с MS Excel.

Для создания новой таблицы во время работы в Электронной таблице MS Excel нажмите кнопку Microsoft Office и выберите меню Создать (CTRL+N). В результате выполнения команды Создать в оперативную память компьютера загружается новый файл Книга1.xlsx, состоящий как ми-

45

нимум из трех чистых страниц с электронными таблицами. Первая страница под именем Лист1 открыта для ввода текста или цифровой информации.

Для открытия таблицы, хранящейся на диске, используйте кнопку Открыть (CTRL + O). Находясь в диалоговом окне Открыть, выберите из списка файлов тот документ, с которым собираетесь работать. Нажмите кнопку ОК или клавишу ENTER.

4.3. Ввод информации

В электронную таблицу можно вводить три различных вида информа-

ции:

текст – заголовки, метки и пояснительный текст;

значения – числа, вводимые непосредственно в таблицу, т. е. значениями являются числа, дата или время;

формулы – выражения, которые вычисляют новое значение по введенному значению. Формулы всегда начинаются со знака "=".

MS Excel предоставляет несколько способов быстрого и аккуратного ввода и редактирования информации, позволяющих:

видеть вводимую информацию по мере ее ввода в двух местах: в строке формул и в выделенной ячейке;

выравнивать текст или число по левой, правой, по обеим границам ячейки или же по центру;

делать акцент на некоторых ячейках при помощи различных стилей шрифтов: полужирный, курсив или подчеркивание;

форматировать число различными способами, включая процентный, денежный или фиксированный формат;

вводить ряд чисел или данных в строку или столбец. При этом члены ряда будут автоматически увеличиваться или уменьшаться на заданный шаг;

вносить изменения в информацию в любой момент: как во время ввода, так и после.

Информация вводится в ячейку, которая является пересечением столбца и строки. Прежде всего, необходимо выделить эту ячейку, т. е. указать ее пакету MS Excel. При создании новой таблицы выделенной ячейкой в начальный момент является ячейка А1, что означает пересечение столбца А и строки 1. Начать ввод информации можно непосредственно в эту ячейку или в любую другую, указав ее (переместив выделение) при помощи клавиш со стрелками или мыши.

46

По мере набора информация будет отображаться в строке формул и в выделенной ячейке. В ячейку можно ввести не более 255 символов. Для окончания ввода необходимо щелкнуть по кнопке (Ввод/ENTER) перед строкой формул или нажать клавишу ENTER.

4.4. Присвоение имени таблице и сохранение

Электронная таблица, отображаемая на экране, хранится в оперативной памяти компьютера до тех пор, пока не будет записана на диск. Это не очень надежно, так как прекращение подачи электроэнергии или выключение компьютера приводит к очищению памяти машины. Сохранение таблицы означает перемещение информации из оперативной памяти на жесткий или гибкий диск, сохранность информации на которых уже не зависит от перебоев в питании или от неожиданного отключения компьютера.

Исходное стандартное имя файла электронных таблиц (Книга1.xlsx) можно изменить на любое другое, которое лучше соответствует содержимому данной таблицы, например CROSS.XLSX.

При первом сеансе для присвоения имени и сохранения таблицы необходимо проделать следующую процедуру. Используйте кнопку Сохранить (CTRL+S) в меню, доступном при нажатии кнопки Microsoft Office. В окне Сохранение документа укажите папку, в которую будет записываться файл, и наберите имя документа. MS Excel автоматически добавит три символа

.XLSX, являющиеся расширением имени файла. Данное расширение означает, что файл содержит электронные таблицы в формате MS Excel. В имени файла в дополнение к буквам и цифрам можно использовать следующие символы: ', @, $, %, &, ), (, }, {, ~, -, _ и #.

Для сохранения таблицы по мере работы с ней необходимо периодически использовать команду Сохранить (CTRL+S), записывая таблицу на диск, что позволит избежать потери информации в случае перебоев с электропитанием.

4.5. Изменение формата данных

Вы можете изменить способ представления данных в ячейке, отформатировав ее до или после ввода в нее данных. Если Вы хотите использовать один и тот же формат данных для содержимого нескольких ячеек, то Вам, возможно, будет проще форматировать информацию после ввода.

При изменении формата данных в ячейке само значение не меняется. Форматирование затрагивает только способ представления информации в

47

ячейке. Чтобы увидеть исходное значение данных в конкретной ячейке, выделите ее и посмотрите в строке формул.

Чтобы изменить формат данных, а) выделите ячейку или ячейки, которые Вы хотите изменить;

б) на вкладке Главная в группе Число выберите нужный формат числа или нажмите (CTRL+1);

в) в диалоговом окне Формат ячеек выберите нужный формат, указав желаемое количество десятичных знаков или цифр;

г) нажмите кнопку ОК.

4.6. Копирование и перемещение содержимого ячеек

Команды копирования позволят Вам избежать лишнего набора информации и обеспечат ее точность. Так, например, Вы можете:

скопировать содержимое ячейки или группы ячеек в новое место той же или другой электронной таблицы; переместить содержимое ячейки или группы ячеек внутри таблицы или в другую таблицу;

скопировать информацию в группу соседних ячеек ниже или правее данной ячейки или группы ячеек; скопировать результаты формул (но не сами формулы) в ту же самую или другую таблицу.

Чтобы скопировать содержимое ячейки или группы ячеек в буфер, а) выделите каждую ячейку, которую Вы хотите скопировать;

б) используйте кнопку Копировать (CTRL+С) на вкладке Главная в группе

Буфер обмена.

Чтобы поместить копию из буфера в другую таблицу, а) откройте новый файл электронных таблиц или перейдите на другую

страницу уже открытого файла; б) выделите ячейку или верхний левый угол группы ячеек, куда Вы хотите

поместить копию;

в) используйте кнопку Вставить (CTRL+V) на вкладке Главная в группе

Буфер обмена.

Чтобы переместить содержимое ячейки или группы ячеек в буфер, а) выделите каждую ячейку, которую Вы хотите переместить;

б) используйте кнопку Вырезать (CTRL+X) на вкладке Главная в группе

Буфер обмена.

48

Чтобы немедленно повторить копирование или перемещение, а) выделите ячейку или верхний левый угол группы ячеек, куда Вы хотите

поместить следующую копию;

б) используйте кнопку Вставить (CTRL+V) на вкладке Главная в группе

Буфер обмена.

Чтобы скопировать в соседние ячейки, а) выделите ячейку, столбец или строку, где содержится информация, ко-

торую Вы хотите скопировать; б) распространите выделение вправо или вниз на те ячейки, куда Вы хоти-

те поместить копии;

в) на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Заполнить и выберите пункт меню Вправо (CTRL+R) или Вниз (CTRL+D).

4.7. Изменение внешнего вида таблицы

В таблицу могут быть внесены изменения с целью улучшить организацию ее содержимого и сделать ее более простой для восприятия. Вы можете:

менять ширину ячеек для размещения заголовков столбцов и строк и записей различной длины;

менять способ выравнивания ячеек; вставлять или удалять целые строки или столбцы.

4.7.1. Изменение ширины ячейки

Ширина столбца определяет, какое количество символов помещается в ячейке. Когда Вы только создаете электронную таблицу, MS Excel предварительно устанавливает ширину каждого столбца равной 10 символам. Когда Вы вводите текст, длина которого превышает ширину столбца, излишки текста выводятся в ячейках правее данной, если эти ячейки пусты; в противном случае, MS Excel выводит на экран и печатает только ту часть текста, которая помещается в ячейке. Однако при выделении ячейки в строке формул весь набранный текст или числовое значение (до 255 символов) выводится полностью.

Для того чтобы быстро изменить ширину столбца, перетащите его границу мышью в новое положение. Когда указатель мыши располагается на границе, его форма изменяется, указывая на то, что можно перетащить границу и изменить ширину столбца.

Чтобы точно задать ширину столбца,

49

а) выделите любую ячейку в столбце, который Вы хотите выделить; б) на вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат и укажите

параметр – Ширина столбца…;

в) в окне Ширина столбца введите число в пределах от 0 до 79, задающее количество символов стандартного в данной таблице шрифта. Если в качестве ширины столбца Вы набрали 0, то столбец становится скрытым, но значения и формулы, содержащиеся в нем, используются в последующих вычислениях;

г) нажмите кнопку ОК.

4.7.2. Изменение выравнивания ячеек

То, каким образом текст или числовые значения размещаются (выравниваются) внутри ячейки, также поддается управлению. При создании электронной таблицы все ячейки имеют общее выравнивание, т. е. текст выравнивается по левому краю, а число – по правому. Изменить выравнивание любой ячейки можно в любой момент – как до, так и после ввода информации. Помимо выравнивания содержимого ячеек по левому или правому краю возможно также выравнивание по центру.

Чтобы быстро изменить выравнивание содержимого ячеек, а) выделите каждую ячейку, в которую Вы хотите внести изменения;

б) на вкладке Главная в группе Выравнивание выберите одну из перечисленных ниже кнопок или нажмите соответствующую быструю клавишу.

4.7.3. Ввод и удаление строк и столбцов

Если Вы что-то забыли указать или хотите добавить новую информацию, можете вставить в таблицу строки или столбцы. Вставлять можно и пустые строки или столбцы для зрительного выделения определенных участков таблицы. Кроме того, при необходимости можно удалять столбцы или строки, содержащие информацию, которая Вам больше не нужна.

Чтобы вставить одну или несколько строк или столбцов, а) выделите целую строку или столбец, перед которыми Вы хотите вста-

вить новую строку или столбец. За один раз Вы можете вставить более

50

одной строки или столбца: выделите столько строк или столбцов, сколько Вы хотите вставить;

б) на вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Вставить и выбе-

рите команду Вставить строки на лист или Вставить столбцы на лист.

Чтобы удалить одну или несколько строк или столбцов, а) выделите одну ячейку или более в каждой строке или столбце, которые

следует удалить; б) на вкладке Главная в группе Ячейки выберите команду Удалить…. Ес-

ли перед использованием команды Удалить Вы не выделили строку или столбец целиком, то MS Excel откроет диалоговое окно Удаление ячеек, в котором необходимо указать щелчком мыши по соответствующей подсказке, что именно Вы удаляете: строку или столбец, а затем нажать кнопку ОК.

4.8. Использование шрифтов и рамок для зрительного выделения

MS Excel предоставляет несколько средств, позволяющих зрительно выделить определенные элементы таблицы. Так, например, Вы можете:

*менять шрифты, размеры и виды шрифтов, чтобы сделать таблицу проще для восприятия или поместить на странице больше информации;

*добавлять рамки ячеек, чтобы структура таблицы была доступна для обозрения.

4.8.1. Изменение шрифтов и их видов

Шрифты способствуют зрительному выделению информации при печати; кроме того, используя меньший размер шрифта, можно напечатать на каждой странице большее количество информации.

Шрифты – это наборы символов определенного рисунка, размера и начертания. MS Excel допускает выбор только одного шрифта и размера шрифта на всю Вашу таблицу.

Вид шрифта определяет внешний вид текста и чисел. Информация в электронной таблице может быть набрана полужирным шрифтом или курсивом или текст подчеркивается. Вы можете воспользоваться видами шрифта, чтобы выделить заголовки и привлечь внимание к важным числовым значениям.

Чтобы быстро поменять шрифт,

51

а) на вкладке Главная в группе Шрифт щелкните по стрелке списка

Шрифт;

б) выберите из списка нужный шрифт.

Чтобы быстро изменить размер шрифта, а) на вкладке Главная в группе Шрифт щелкните по стрелке списка Раз-

мер;

б) выберите из списка нужный размер шрифта.

Чтобы изменить стандартный шрифт и его размер,

а) Нажмите кнопку Microsoft Office Значок кнопки, а затем щелкните Пара-

метры Excel.;

б) В категории Основные в подкатегории При создании новых книг выполните следующие действия:

вполе Шрифт выберите нужный шрифт; в поле Размер шрифта укажите нужный размер шрифта. в) нажмите кнопку ОК.

Когда Вы меняете стандартный шрифт и его размер, эти изменения распространяются на всю таблицу.

Чтобы быстро изменить написание регулярного шрифта, а) выделите все фрагменты текста, изображенного регулярным шрифтом;

б) нажмите нужную кнопку Полужирный, Курсив или Подчеркнутый на вкладке Главная в группе Шрифт.

4.9. Использование ссылок на ячейки и интервалы в формулах

Одно из преимуществ работы с MS Excel состоит в том, что для представления реальных числовых значений можно использовать ссылки на ячейки и интервалы. При изменении значения в ячейке, упоминаемой в формуле, сама формула будет автоматически пересчитана, а содержащая ее ячейка обновлена в соответствии с новым результатом.

Ссылка на ячейку идентифицирует эту ячейку с помощью буквенного обозначения столбца и номера строки. Так, например, ячейка А10 расположена на пересечении столбца А и строки 10. Когда Вы выделяете ячейку, MS Excel выводит ссылку на нее на экран в области ссылки в левой части строки формул.

Ссылка на интервал идентифицирует группу ячеек. Для описания интервала она использует разделенные двоеточием ссылки на ячейки, которые расположены в верхнем левом и нижнем правом углах интервала. Так, например, ссылка на интервал А1:А4 включает в себя ячейки А1, А2, АЗ и А4.

52

Использование в формулах ссылок на ячейки. Например, ячейка С4 содержит стоимость одной микросхемы памяти, а ячейка D4 – заказанное количество микросхем для компьютера. Вы можете вычислить суммарную стоимость оперативной памяти компьютера, введя в ячейку Е4 формулу: =С4*D4.

4.9.1. Вставка ссылок в формулу с минимумом набора

При работе с мышью ссылки на ячейки или интервалы можно вставить в формулы, не набирая самих ссылок.

Чтобы вставить в формулу ссылку на ячейку с минимумом набора, а) выберите ячейку, в которую должна быть вставлена формула;

б) наберите на клавиатуре формулу до того места, куда надо вставить ссылку на ячейку. Пример: наберите =12*;

в) щелкните по ячейке, ссылку на которую надо включить в формулу. Пример: щелкните по ячейке А12. В строке формул появится =12*А12;

г) при необходимости наберите оставшуюся часть формулы, повторяя шаги б и в для вставки остальных ссылок;

д) щелкните по кнопке (Ввод) в строке формул или нажмите клавишу ENTER. MS Excel выведет в ячейке результаты вычислений по формуле, а сама формула будет написана в строке формул.

Чтобы вставить в формулу ссылку на интервал с минимумом набора, а) выделите ячейку, в которую должна быть вставлена формула; б) наберите на клавиатуре формулу до того места, куда надо вставить

ссылку на интервал. Пример: наберите =СУММ (; в) протяните мышь так, чтобы распространить выделение на интервал, ко-

торый собираетесь вставить в формулу. MS Excel вставит ссылку на первую ячейку, затем знак ":" и, наконец, ссылку на последнюю ячейку интервала, включаемого в формулу. Теперь формула выглядит примерно так: =СУММ(D1:D4;

г) для завершения ссылки на интервал наберите закрывающую скобку. Пример: наберите ). Теперь формула выглядит следующим обра-

зом:=СУММ(D1:D4).

д) щелкните по кнопке √ (Ввод) в строке формул или нажмите клавишу ENTER. MS Excel выведет в ячейке результаты вычислений по формуле, а сама формула будет написана в строке формул.

53

4.9.2. Использование относительных ссылок

Большинство ссылок на ячейки и интервалы в электронной таблице являются относительными. Относительная ссылка – это указание типа: пройдите два квартала вперед и один налево.

Например, если Вы набрали в ячейке АЗ формулу =В1, эта ссылка указывает на ячейку на две строки выше и на один столбец правее ячейки АЗ. Если Вы скопируете эту формулу в ячейку В4, MS Excel по-прежнему будет выбирать значение из ячейки двумя строками выше и одним столбцом правее, т. е. из ячейки С2.

Относительные ссылки следует использовать, если Вы хотите устанавливать ссылки на ячейки относительно той ячейки, в которой содержится формула. Даже если Вы ее переместите, первоначальные ссылки в ней будут сохранены.

4.9.3. Использование абсолютных ссылок на ячейки и интервалы

Абсолютная ссылка аналогична почтовому адресу: она указывает на конкретное место в электронной таблице. К абсолютным ссылкам следует прибегать в том случае, если при копировании информации Вы не хотите менять ссылку на ячейку или интервал несмотря на то, что меняется их местоположение.

Вы можете сделать ссылку абсолютной, вставив перед ссылкой на ячейку (т. е. перед именем столбца и номером строки данной ячейки) знак доллара ($). Например, абсолютная ссылка на ячейку В1 ($В$1) всегда указывает на ячейку В1, даже если формула, содержащая эту ссылку, скопирована в другое место таблицы.

4.9.4. Использование смешанных ссылок на ячейки и интервалы

Если Вы хотите ссылаться на ячейку таким образом, чтобы абсолютной была ссылка только на строку или только на столбец, используйте смешанные ссылки. Тогда при копировании ячейки, содержащей такую ссылку, будет изменяться только относительная ссылка на строку или столбец, но не обе вместе. Например, в ссылке $А2 абсолютной является только ссылка на столбец.

Вы можете либо набрать смешанную ссылку, либо использовать клавишу F4, чтобы вставить знак доллара после того, как формула введена в

ячейку. Если Вы вставляете ссылку в формулу путем выделения той ячейки или интервала, на которые собираетесь ссылаться, то такая ссылка будет относительной. Непосредственно после вставки ссылки Вы можете из-

54