Организация обследования предприятия

После того, как сформулированы основные требования к информационной системе, которые отражены в техническом задании, начинается этап сбора и анализа информации о предметной области разрабатываемой ИС (так как, как правило, большинство ИС создается для предприятий, то в дальнейшем термины предметная область и предприятия будем использовать как синонимы). Необходимая информация собирается путем обследования предприятий.

Целью обследования является сбор данных для построения логической модели, отображающей деятельность административно-управленческих служб предприятия и их информационное пространство.

Под обследованием понимается процесс изучения, описания и анализа предметной области, представляющий собой организованный сбор данных путем заполнения специальных форм, представленных в виде бланков или электронных таблиц.

Принципами проведения обследования являются целенаправленность, комплексность, планомерность и организационно-методическая целостность.

Реализация обследования предполагает наличие методики проведения обследования, которая включает в себя:

• программу проведения обследования;

• объекты анализа;

• степень детализации анализа;

• методы анализа и сбора данных;  правила обработки и характер использования результатов.

Наличие методики обследования обеспечивает стандартизацию изучения предметной области, формализованное представление данных, применение формализованных методов анализа потоков информации и использование CASE-технологий для обработки данных обследования.

Основной задачей обследования предприятия является изучение структуры и закономерностей функционирования системы управления, деятельности аппарата управления и сопровождающих ее информационных процессов.

Методика обследования, то есть способ получения необходимых данных, определяется целями и задачами изучения системы управления предприятием. В настоящее время применяются следующие методы проведения обследования:

• Процедурно-ориентированный метод – объектом исследования являются процедуры обработки информации.

• Предметно-ориентированный метод изучает элементы информации на предприятии.

• Метод анализа по структурным элементам системы управления изучает структуру подразделений и функции, выполняемые ими по управлению производством.

• Метод анализа выходов изучает зависимость управленческих решений от начальных условий.

• Метод реакций на воздействие изучает реакцию системы на какиелибо воздействия.

Основные способы сбора данных при проведении обследования – интервьюирование, анкетирование. Анкетирование выдвигает большие требования к разработке форм и анкет. Анкеты должны быть по возможности структурированными, то есть их вопросы должны быть точно определены и рассчитаны на короткие и однозначные ответы.

Этот способ не дает желаемых результатов при заполнении анкет специалистами обследуемого предприятия без контроля со стороны разработчиков ИС.

Интервьюированию должна предшествовать тщательная подготовка. Разработчик должен заранее составить план интервью, сформулировать перечень и порядок следования задаваемых вопросов, подготовить необходимые для фиксации ответов средства (специальные формы).

Наиболее полное и качественное обследование можно провести лишь при непосредственном изучении объектов обследования специалистамиразработчиками.

Наиболее часто используется комбинированный способ: сочетание интервьюирования и заполнение специальных форм.

На первом этапе обследования уточняется организационная структура элементов системы управления, определяется состав каждого структурного подразделения, взаимосвязь его отдельных элементов и их место в иерархии системы управления в целом.

На втором этапе обследования, в процессе анализа деятельности аппарата системы управления, определяется функциональная структура действующей системы управления, в частности:

• определяется состав, содержание и взаимосвязи функций управления, реализуемых каждым структурным элементом системы;

• выделяются и формируются задачи обработки данных (основные процессы, комплексы расчетов), выполняемые аппаратом управления в процессе реализации им функций управления;

• определяется взаимосвязь и периодичность выполнения процессов.

На третьем этапе обследования осуществляется анализ протекающих в системе управления информационных процессов, поскольку процесс реализации функций управления по своей сути является информационным процессом.

Потоки данных объединяют отдельные структурные подразделения системы управления и обеспечивают функционирование и достижение целей как отдельных подразделений, так и системы управления в целом. Совокупность потоков информации обеспечивает реализацию всех функций управления, основными из которых являются планирование, регулирование, анализ, учет и контроль, и связывает их в единую систему.

Важным моментом исследования потоков информации является изучение их распределения во времени, что дает возможность определять максимальную загрузку элементов системы управления и сформулировать требования к проектированию комплекса технических средств ИС.

При исследовании информационных потоков пользуются, как правило, функциональным подходом, в соответствии с которым выделяется комплекс функций управления, реализуемых структурными элементами системы управления в процессе их функционирования, определяются необходимые для реализации функций управления данные.

При управлении предприятиями наиболее распространенным носителем информации является документ, основное предназначение которого - фиксация и передачи данных во времени и пространстве. На тех предприятиях, где степень документирования процессов повседневной деятельности высока, исследование информационных потоков сводится к изучению документооборота. В ряде случаев исследование документооборота является совершенно необходимым средством получения сведений для построения ИС, но все же вспомогательным, так как документооборот нельзя отождествлять с совокупностью потоков информации.

Анализируемые характеристики информационных процессов определяются целями обследования. Как правило, на данном этапе исследуют маршруты движения, взаимосвязь и процедуры формирования документов, вид документов (нормативно-справочный, плановый, отчетный и т.д.), временные параметры их возникновения.

Однако анализ информационных потоков на уровне документов не обеспечивает потребностей построения ИС, поскольку решение этой проблемы требует более детального анализа процессов обработки данных.

Детализация изучения потоков данных связана с анализом реквизитного состава документов, системы присутствующих в них экономических показателей, поскольку именно эта система отображает все процессы административно-управленческой деятельности предприятия, а взаимосвязь показателей и процедуры их формирования определяют содержание (семантику) информационных процессов в системе управления предприятием. Следовательно, основное внимание при анализе потоков данных должно быть уделено изучению системы показателей и процедур их формирования.

Анализ информационных потоков на уровне реквизитов и экономических показателей связан с методологическими и техническими трудностями. Методологические проблемы возникают главным образом при идентификации показателей и анализе содержания документов. Трудности технического порядка связаны с большой номенклатурой экономических показателей, зафиксированных в системе документов, циркулирующих в системе управления предприятия.

В результате реализации данной методики вся система управления оказывается «перебранной сверху донизу» – от целей управления через функции управления к задачам управления, их информационному обеспечению и процедурам обработки показателей.

Для проведения обследования составляется организационный план, который определяет порядок и последовательность проведения всех работ, предусмотренных программой обследования, сроки завершения отдельных этапов, распределение исполнителей и конкретные формы представления результатов. Организационный план является обязательным документом как для разработчиков, так и для сотрудников предприятия. Он должен содержать не только перечень работ, связанных с непосредственным сбором необходимых данных, но также перечень подготовительных и заключительных мероприятий.

Подготовительная работа ведется в двух направлениях:

• готовится вся необходимая для проведения обследования документация и программные средства (стандартные формы, анкеты и т.д.);

• подготавливаются сотрудники аппарата управления предприятия к проведению обследования.

Подготовка сотрудников имеет особо важное значение. От того, насколько ясное представление имеют сотрудники аппарата управления о целях, задачах и программе обследования, зависит качество обследования. Поэтому целесообразно проводить с ними соответствующие совещания, ознакомить с промежуточными и общими результатами обследования. Это дает, во-первых, возможность получить от них деловые рекомендации, вовторых, предотвратить возможные проектные ошибки, в-третьих, на самых первых этапах работ по созданию привлекает будущих пользователей к процессу проектирования системы.

Проведению обследования должна предшествовать работа по подготовке и изданию приказа по предприятию о проведении обследования. В нем указываются цели, объекты и сроки проведения обследования, назначаются ответственные исполнители по каждому структурному подразделению, которым вменяется в обязанность представлять разработчикам необходимую документацию и консультации.

Для проведения обследования создается специальная группа системных аналитиков, численность которой, с учетом сложности системы управления предприятия, может достигать несколько десятков человек. В ней целесообразно выделить координирующую подгруппу в составе 3-5 человек. Координирующая подгруппа осуществляет контроль за выполнением сроков работ, прием, входной контроль и предварительную обработку материалов обследования, ведение применяемых кодификаторов объектов обследования, осуществляет обеспечение процесса обследования рабочими и методическими материалами. Важным вопросом в общей организации обследования является обеспеченность необходимой документацией. Каждый исполнитель должен иметь набор необходимых материалов: программу обследования, копию приказа о проведении обследования, конкретный план работы исполнителя, набор форм для фиксации результатов сбора данных, инструкции по их заполнению и т.д.

Исполнительная часть группы непосредственно изучает систему управления. Наиболее целесообразным периодом обследования следует считать срок от 3-х до 4-х месяцев (для масштабных предприятий). Это позволяет проследить основной цикл административно-управленческих работ. При определении сроков проведения обследования необходимо учитывать, что степень загруженности сотрудников предприятия текущей работой в течение месяца различна.

Результаты сбора данных фиксируются в специально разработанных формах, которые должны обеспечивать возможность обработки материалов обследования на компьютере. Число различных форм, их структура, состав фиксируемых характеристик и способ фиксации значений определяются методикой обследования, которая была рассмотрена выше.

Таким образом, организационный план должен предусматривать:

• предварительное ознакомление с обследуемым предприятием (осуществляется аналитиками координирующей группы);

• организацию исследовательской группы и ознакомление сотрудников предприятия с целями и задачами обследования;

• при необходимости обучение исследовательской группы, тиражирование необходимых анкет, форм для фиксации данных обследования и инструкций по их заполнению;  проведение обследования;  оформление результатов.

На основе организационного плана обследования целесообразно построить сетевой график, позволяющий контролировать ход обследования с помощью пакетов календарного планирования (см. п.п.2.5).

С целью автоматизации этапов обследования системы управления предприятием, может быть разработана система автоматизации обследования (САО). Данная система должна создаваться с учетом особенностей CASEсредств, применяемых коллективом системных аналитиков при разработке ИС.

Основными характеристиками САО являются:

• поддержка определенной методики обследования предметной области;

• ввод результатов обследования в базу данных обследования;

• контроль вводимых данных на полноту и непротиворечивость, исправление ошибочных сведений;

• техническая поддержка процесса обследования, например, распечатка форм обследования, справочников, введенных данных и т.д.;

• поддержка содержательной верификации данных (идентификация имен, поиск и устранение синонимов и т.д.);

• генерация необходимых отчетов на основании обработки результатов обследования;

• сопряжение с применяемой CASE-системой (например, с системой VAW) для автоматизации процесса построения диаграмм функциональной декомпозиции, DF- и ER-диаграмм.

Таким образом, САО позволят автоматизировать не поддерживаемые CASE-системами процессы сбора и хранения первичных данных о предметной области. Применение системы автоматизации обследования снижает затраты времени на сбор и обработку данных обследования.