Классификация информации

Информацию, циркулирующую в любом объекте управления, можно классифицировать по различным признакам: функциям управления, месту возникновения, стадиям образования, степени использования, временному периоду возникновения, способу представления данных, стабильности и т.д. По функциям управления информация может подразделяться на: учетную, плановую, директивную, статистическую и др. При этом, информацию, характеризующую уже совершившиеся события, явления, хозяйственные процессы, принято называть учетной. Информацию, отражающую явления и события, которые должны произойти в предстоящем периоде – плановой. Директивная информация содержит сведения директивного характера, поступающие от вышестоящих уровней управления. Статистическая информация отражает процессы и явления, происходящие в хозяйственной деятельности предприятий, организаций, отраслей народного хозяйства. По месту возникновения информацию можно разделить на внутреннюю и внешнюю. Информация, возникающая в процессе производственно – хозяйственной деятельности внутри данного объекта, называется внутренней, а за его пределами – внешней. К внешней относится информация, поступающая на объект из вышестоящих звеньев управления, а также от других предприятий и организаций. По стадиям образования информация подразделяется и на первичную и вторичную (производственную). Первичная информация возникает на начальной стадии процесса управления и отражает состояние объекта или процесса во времени. Вторичная информации получается в результате обработки первичной и может быть промежуточной или результативной (рис. 1.4). Промежуточная информация содержит накапливаемые данные, используемые при дальнейшем решении технико-экономических задач. Результативная информация, получаемая в процессе обработки первичной (или чаще всего – первичной и промежуточной), используется для управления работой объекта и принятия решений. По временному периоду возникновения информацию подразделяют на периодическую и непериодическую. В периодической информации выделяют долгосрочную – с длиной временного интервала более года, текущую – от одного месяца до одного года, и оперативную – от часа до одного месяца. Информационные сообщения, получаемые в ритме работы объекта, со сколь угодно малым интервалом, принято называть сообщениями в реальном масштабе времени. При проектировании информационных систем особое внимание уделяется эффективным способам получения и обработки оперативной информации. По способу представления данных для управления информация подразделяется на алфавитно-цифровую и графическую. По стабильности информация подразделяется на переменную и условно-постоянную. Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственнохозяйственной деятельности объекта и подвержена сильному изменению во времени. Постоянная информация остается неизменной в течение длительного периода времени и многократно используется при обработке переменной информации. Одним из важнейших коэффициентов, характеризующих постоянство информации, является коэффициент стабильности К Н О ст  , где Н – количество неизменяемых элементов информационной совокупности (в течение года, квартала), О – общее количество используемых элементов информационной совокупности за тот же временной интервал. Информация считается условно-постоянной, если Кст0,8. На практике файлы постоянной информации включают информацию, многократно используемую для решения задач. Виды условно-постоянной информации отличаются по объему, источнику формирования, смысловому содержанию и частоте использования в задачах управления. В составе условно-постоянной информации по смысловому содержанию можно выделить справочную и нормативную. Справочная информация включает описание постоянных свойств объекта. В наборе таких признаков всегда выделяется основной – ключевой признак, которому соответствуют определенные значения других признаков. Например: наименованию судна соответствуют год постройки, наименование серии, специализация, район плавания и т.д. Нормативная информация наиболее объемна и более динамична по сравнению со справочной. Она представляет собой систему норм и нормативов, характеризующих различные элементы производства. Коэффициент стабильности нормативной информации зависит от типа производства. На предприятиях с массовым и крупносерийным характером производства он составляет 0,9, а с серийным и мелкосерийным – более 0,6. В составе нормативной информации выделяют нормативы трудовые и материальные, которые характеризуют временные затраты на выполнение производственных операций (например, погрузо-разгрузочные работы), а также нормы расходования топлива, сменно-запасных частей, сепарации и т.д. От правильной организации нормативной базы и системы ее ведения во многом зависит эффективность функционирования всей системы управления предприятием, т.к. эти данные обеспечивают единую базу для плановоэкономических решений и расчетов. При создании и ведении фонда нормативно-справочной информации (НСИ) должна обеспечиваться централизация хранения данных, их минимизация, устранение параллелизма и дублирования, достоверность информации. Важнейшим требованием, предъявляемым к фонду НСИ, является обязательное соответствие данных реальному состоянию объекта управления. Для этого должна быть четко организована система обновления НСИ, обеспечивающая точный и своевременный ввод всех изменений в нормативно – справочные массивы. Среди других требований к НСИ следует отметить:  минимальные временные и стоимостные затраты на обработку информации;  рациональный объем данных с точки зрения качества информации (полнота, полезность, неубыточность);  минимальное время поиска данных;  максимальные удобство пользования различными пользователями. Структура информации Структура технико-экономической информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Под информационной совокупностью понимается группа данных, характеризующих объект, процесс, операцию. По структурному составу информационные совокупности можно разделить на реквизиты, показатели, документы, файлы

Элементарными неделимыми единицами технико-экономической информации являются реквизиты, выражающие определенные свойства объекта. Реквизиты подразделяются на реквизиты-признаки и реквизитыоснования. Реквизиты-признаки характеризуют свойства описываемого объекта (фамилия, имя, отчество исполнителя; место действия (наименование порта, участка трассы); наименования судна, груза, вида операций и т.д.). Реквизиты-основания дают количественную или качественную оценку этих свойств, выраженную, как правило, в определенных единицах измерения (например, в штуках для количества выпускаемых изделий; в рублях для цены на изделия и т.д.). Отдельно взятые реквизиты-признаки и реквизиты-основания экономического смысла не имеют, поэтому применяются только в сочетании друг с другом. Совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющих экономический смысл, называется показателем. На основе показателей строятся документы. Документы, используемые в процессе управления, могут включать один или несколько показателей. Совокупность документов или их частей, объединенных по определенному признаку и представленных в возможных формах представления данных, образует файл. Показатели по своему смыслу и, следовательно, типу представления могут быть различными. В разнообразных формах документов часто встречается тип структур данных, называемый запись. Запись – это конечная группа разнотипных компонентов. При этом отдельные строки документов (например, табличных) рассматриваются как записи. Типы компонент, составляющих записи, могут отличаться друг от друга и иметь, в свою очередь, структурный тип. Файл представляет собой упорядоченную последовательность записей. Файлы являются динамическими структурами данных. Количество составляющих их записей в процессе решения задач может изменяться, однако, тип записей, составляющих файл, фиксирован.