2JVZafVFc7

Назначение системы управления базами данных Microsoft Access — создание и управление реляционными базами данных, хранящимися на персональном компьютере. В лабораторном практикуме рассмотрены все этапы работы, начиная с создания таблиц и связывания их между собой и заканчивая реализацией запросов к базе данных, созданием форм просмотра и ввода данных в таблицы и построением отчетов на основе этих данных.

Лабораторная работа 1

Построение базы данных. Работа с данными

1.Создание файла базы данных. Выполнить команду Файл – Создать

(File - New Database), либо щелкнуть на кнопке Создать (New) панели инструментов, и в появившемся окне Создание (New Database) выбрать шаблон базы данных, а затем задать имя файла для ее хранения.

2.Определение таблиц. В окне базы данных выбрать вкладку Таблицы (Tables), щелкнуть на кнопке Создать (New) и выбрать способ создания табли-

цы Конструктор (Design View).

3.Определение полей. В верхней части окна конструирования таблицы расположены столбцы, в которых можно ввести имя (Field Name), тип данных (Data Type) и краткое описание каждого поля (Description).

После выборки типа поля в левом нижнем углу окна на вкладках Общие (General) и Подстановка (Lookup) задаются свойства этого поля. В правом нижнем углу выводится краткая справка об ограничениях или свойствах полей.

3.1.Типы данных. Характеристики типов данных представлены в таблице:

3.2. Свойства полей. Для каждого поля вы можете задать определенные свойства, зависящие от выбранного вами типа данных:

3

3.5.Задание маски ввода. Маска ввода состоит из трех частей, разделенных точкой с запятой. Первая часть представляет собственно маску ввода, состоящую из символов маски и постоянных символов. Необязательная вторая часть указывает MS Access, требуется ли сохранять постоянные символы маски в этом поле. Необязательным третьим компонентом маски ввода является символуказатель заполняемых при вводе позиций.

При задании маски ввода можно пользоваться Мастером по созданию маски ввода. Для этого надо нажать кнопку построителя (кнопку с тремя точками).

3.6.Создание первичного ключа. Для выбора первого поля первичного ключа таблицы щелкните на области маркировки, расположенной слева от имени поля в окне таблицы в режиме конструктора. Если нужно включить несколько полей в первичный ключ, нажмите клавишу <Ctrl> и, удерживая ее нажатой, щелкните на области маркировки необходимых вам полей. После этого, щелкните на кноп-

ке Ключевое поле (Primary Key ).

4.Определение свойств таблицы. Для таблицы, открытой в режиме конструирования, щелчок на кнопке Свойства (Properties) или команда Вид -

Свойства (View - Properties ) вызывают окно Свойства таблицы (Table Properties). В нем можно задать описание таблицы (Description), указать фильтр и порядок сортировки,условие на значение.

4.1. Задание условия на значения для таблицы. Это условие будет использо-

ваться для проверки каждой записываемой в вашу таблицу строки. Для задания условия в окне Свойства таблицы (Table Properties) введите в строку Условие на значение (Validation Rule) любое допустимое выражение, задающее условие проверки. Для построения условия можно воспользоваться конструктором выражения. Строка Сообщение об ошибке (Validation Text) предназначена для сообщения, которое будет выводиться всякий раз при нарушении этого условия.

5.Использование мастера по разработке таблиц. В окне базы данных щелкните на корешке Таблицы (Tables ), а затем - на кнопке Создать (New ). Выберите строку Мастер таблиц (Table Wizards). В появившемся окне Создание таблиц (Table Wizard) будут представлены образцы таблиц для личного и делового применения. Каждый из образцов содержит большое количество самых разнообразных полей, которые могут пригодиться для будущей таблицы. Последовательно перебирая образцы, добавляем из списка полей в центральной части окна, выбранные поля в правый список Поля новой таблицы ( Field in My New Table). Затем задаются имя таблицы и первичный ключ, после чего можно перейти к заполнению таблицы данными.

6.Определение связей. Активизируйте окно базы данных и выполните ко-

манду Сервис - Схема данных (Tools - Relationships). В диалоговом окне До-

бавление таблицы (Show Table) по очереди выбирайте таблицы, которые хотите связать и щелчком на кнопке Добавить (Add) (добавляйте их в окно Схема данных (Relationships). После выбора всех нужных таблиц закройте окно, щелкнув на кнопке Закрыть ( Close).

6.1.Задание связи. Для установления связи между таблицами перетащите мышью поле одной из таблиц на поле другой таблицы, с которой вы хотите установить связь. В диалоговом окне Связи (Relationships) можно установить флажок:

Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity).

5

При установлении флажка Обеспечение целостности данных вы можете указать режимы изменения данных в связанных таблицах, установив флажки : Каскад-

ное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields) и Каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records). Тип связи между таблицами указан в нижней области окна — Один-к-одному (One to One ) или Один-ко-многим (One to Many ).

Для завершения процесса создания связи щелкните на кнопке Создать (Create). Для удаления связи достаточно щелкнуть на ее линии и нажать клавишу <Del>. Для редактирования существующей связи, дважды щелкните на соответствующей линии и в окне Связи (Relationships ) сделайте нужные изменения.

Между двумя таблицами может быть установлена только одна связь. При определении новой связи она заменит существующую.

Для сохранения установленных связей выберите команду Файл – Сохранить

(File – Save).

7.Создание индексов.

7.1.Индексы по одному полю. Откройте таблицу в режиме конструктора и выберите поле, для которого вы хотите создать индекс. Щелкните в строке свой-

ства Индексированное поле (Indexed) и выберите — Да(Допускаются совпадения) (Yes(Duplicates OK) или Да(Совпадения не допускаются) — (Yes(No Duplicates).

7.2.Составные индексы. Откройте таблицу в режиме конструктора и затем откройте окно Индексы (Indexes), щелкнув на кнопке Индексы (Indexes) панели инструментов или выполнив команду Вид - Индексы (View - Indexes). Установите курсор на пустую строку и введите с клавиатуры имя индекса. В столбце Имя поля (Field Name) выберите из списка нужное поле, поместите курсор на следующую строку и выберите следующее поле.

Лабораторная работа 2

Модификация проекта базы данных

1.Работа с полями.

1.1.Переименование полей. Открыть таблицу в режиме конструктора, установить курсор в ячейку с именем поля, которое хотите переименовать и ввести новое имя. Имя поля не должно превышать 64 знака и не содержать в себе знаков: !

. [ ] ,а также повторяться. Сохранить определения таблицы.

1.2.Вставка полей. Открыть таблицу в режиме конструктора. Установить курсор на любое место строки, перед которой вы хотите вставить новое поле и выполнить команду Вставка - Поле (Insert - Field) или щелкнуть по кнопке Вставить строку (Insert Row) панели инструментов. Ввести определение нового поля. Сохранить определения таблицы.

1.3.Удаление полей. Откройте таблицу в режиме конструктора. Выделите определение поля, которое вы хотите удалить. Для выделения нескольких полей нажать клавишу <Shift>. Нажмите клавишу <Del>. Сохраните определения таблицы.

1.4.Перемещение полей. Откройте таблицу в режиме конструктора. Выделите нужные строки и перетащите их мышью в новое место. Сохраните определения таблицы.

6

1.5. Изменение свойств данных. Для изменения типа данных откройте таблицу в режиме конструктора, щелкните на ячейке типа данных того поля, определение которого вы хотите изменить, и выберите из списка новый тип данных. Сохраните определения таблицы.

2.Работа с таблицами.

2.1Удаление таблиц. Выбрать в окне базы данных таблицу и нажать клавишу <Del> или выполнить команду Правка - Удалить (Edit - Delete).

2.2Переименование таблиц. Выбрать в окне базы данных таблицу и выполнить команду Файл - Переименовать (File - Rename). Сохранить определения таблицы.

Задание для самостоятельной работы

Построение базы данных

1.Cоздать базу данных KADR.

2. Создать проект таблицы со следующей структурой:

3.Сохранить таблицу с именем Spisok.

4.Для поля Пол (POL) задать условие на значения (Validation Rule)- М or Ж и указать сообщение, которое будет выводиться при ошибке ввода.

5.Для поля Разряд (RAZR) задать условие на значения - between 1 and 18 и указать сообщение, которое будет выводиться при ошибке ввода.

6.Для поля Доля ставки (D_ST) задать значение по умолчанию (Default Value):

1; для поля Кафедра (KAF) - каф; для поля Уволен (PRUV) – Нет.

7.Для поля типа Дата/Время установить формат (Format): Средний формат даты (Short Date) и установить с помощью построителя маски маску ввода

(Input Mask): ): Краткий формат даты (Short Date).

8.Указать, что все поля должны быть заполнены.(Reguired).

9.Задать условия на значения для таблицы (View/Table Properties):

Дата_начала работы (DATAN) > Дата_окончания договора (DATAK). Если это условие не выполняется должно выдаваться сообщение: Дата начала ра-

боты больше даты окончания договора

10. Для поля Телефон (DTEL) задать маску ввода: 000\-00\-00;; или 000”-”00”-”00;;.

7

11.Перейти в режим таблицы и ввести данные:

12.Скопировать записи в конец таблицы и изменить в них некоторые данные. (кафедра: МИТ, ВТ, ТВ; должность: ассистент, лаборант, техник).

13.Определить поле Л_код (LCODE) как первичный ключ.

14.Проверить работу условий на значение для полей и условия на значения для таблицы.

15.Изменить ширину колонок по ширине данных. 16.Создать индекс по полю Кафедра (KAF) (Indexed).

17.Создать индекс по полям Кафедра (KAF) и Фамилия (FAMIO) (View -

Indexes).

18.Создать таблицу Spisok1, имеющую аналогичную структуру, используя мастер по разработке таблиц, и просмотреть определение таблицы. 19.Импортировать таблицу данные сотрудников (Spisok_d) из БД OK (File -

Import).

20.Связать таблицу Spisok с таблицей Spisok_d по полю Л_код (LCODE) (Edit - Relationships). Связь один - к- одному. Обеспечить целостность данных

(Enforce Referential Integrity) в связанных таблицах при удалении (Cascade

Delete Related Records) и обновлении (Cascade Update Related Fields) данных.

21.Изменить значение Л_код (LCODE) в таблице Spisok, посмотреть изменения в таблице Spisok_d.

22.Удалить какую-нибудь запись из таблицы Spisok, посмотреть изменения в таблице Spisok_d.

23.Добавить запись в таблицу Spisok_d.

24.Присоединить таблицу список кафедр KAF_sp (файл dbf).

25.Использовать для полей Пол (POL) и Кафедра (KAF) поле подстановки (для поля Пол из списка постоянных значений, для поля Кафедра из таблицы Кафедра).

Работа с данными

1. Режим таблицы. В окне базы данных выбрать вкладку Таблицы (Tables ). Дважды щелкнуть на имени нужной таблицы или выделить таблицу и нажать кнопку Открыть (Open).

2.Просмотр данных. Для перемещения по таблице можно пользоваться:

∙полосой прокрутки,

∙полем номера записи, расположенным в левой нижней части окна таблицы

∙командой Правка – Перейти (Edit – GoTo)

∙специальными клавишами:

Shift-Tab Переход на предыдущее поле

Переход на текущее поле предыдущей записи

Переход на текущее поле следующей записи

3. Ввод данных. Для ввода данных можно пользоваться клавиатурой:

4. Изменение вида таблицы.

Отображение таблицы на экране может быть изменено с помощью команд меню

Формат (Format ).

4.1.Изменение высоты строк и ширины столбцов. Для изменения ширины столбца выберите столбец, ширину которого вы хотите изменить, и выполните команду Формат - Ширина столбца (Format - Column Width). Введите с кла-

виатуры новое значение ширины столбца (в символах). Если вы щелкните на кнопке По ширине данных (Best Fit), MS Access установит ширину столбца, чтобы она соответствовала самой длинной строке данных этого столбца. Ширину столбца можно изменить непосредственно на экране мышью.

Для изменения высоты строки выберите строку, высоту которой вы хотите изменить, и выполните команду Формат - Высота строки (Format - Row Height) и введите новое значение. Высоту столбца можно изменить непосредственно на экране мышью.

4.2.Изменение порядка расположения столбцов. Выделить столбец или не-

сколько столбцов и перетащить мышью в новое место.

4.3.Вывод столбцов. Если вам нужно видеть на экране не все столбцы, выделите ненужные столбцы и выполните команду Формат - Скрыть столбцы (Format - Hide Columns). Для того чтобы вывести или спрятать столбцы, можно выпол-

нить команду Формат - Показать столбцы (Format - Unhide Columns) и в диа-

логовом окне Отображение столбцов (Unhide Columns) установить нужные значения флажков.

4.4.Фиксация столбцов. Выделить столбцы и выполнить команду Формат - Закрепить столбцы (Format - Freeze Columns). Для отмены фиксации столбцов выполнить команду Формат - Освободить все столбцы (Format - Unfreeze All Columns).

9

4.5.Вывод сетки. Выполните команду Формат - Ячейки (Format - Cells) и в окне Вид сетки (Cells Effects) можно задать цвета, оформление и вывод линий сетки.

4.6.Выбор шрифтов. Выполните команду Формат - Шрифт (Format - Font) и

выберите нужный вид шрифта.

4.7.Сохранение макета таблицы и установка параметров по умолчанию. Для сохранения макета таблицы выполните команду Файл-Сохранить (File - Save). Для изменения параметров настройки выполните команду Сервис - Параметры

(Tools - Options).

5.Изменение данных.

Переход по полям и записям таблицы в режиме просмотра может осуществляться как мышью, так и с клавиатуры.

5.1.Индикаторы записи.

Указывает, что данная запись является текущей Отмечает пустую строку в конце таблицы.

Показывает, что вы внесли изменения в поля этой записи.

Указывает, что другой пользователь вносит изменения в данную запись.

5.2.Добавление новой записи. Перейти к пустой строке, используя кнопку Но-

вая запись (New Record), или выполнить команду Правка - Перейти - Новая запись (Edit - GoTo - New) или Records - Записи - Ввод данных (Data Entry) и

ввести данные. Сохранить запись можно нажатием клавиш <Shift>+<Enter>.

5.3.Удаление записей. Выделить строку и нажать клавишу <Del>. Данные нельзя удалить из полей: заблокированного, содержащего вычисленное значение, являющегося счетчиком. Сразу после выполнения удаления возможна его отмена

(кнопка Отменить (Undo).

6. Сортировка и поиск данных.

6.1.Сортировка данных. При сортировке по одному полю установите курсор на любую запись этого поля и щелкните на кнопке По возрастанию (Ascending) или По убыванию (Descending ). При сортировке по нескольким полям выпол-

ните команду Записи - Фильтр - Расширенный фильтр (Records - Filter - Advanced Filter/Sort ).

6.2.Поиск данных. Чтобы выполнить простой поиск по одному полю: выделите это поле. Откройте диалоговое окно Find in Field (Поиск в поле), выполнив команду Правка - Найти (Edit - Find) или щелкнув на кнопке Найти (Find) панели инструментов. В поле ввода Образец поиска (Find What) введите с клавиатуры значение данных, которые вы хотите найти. При вводе данных можно использовать символы шаблона (звездочка и вопросительный знак).

Враскрывающемся списке Match: (Совпадения:) выбирается один из методов:

-с любой частью поля (Any Part of Field),

-поле целиком (Whole Field),

-с начала поля (Start of Field).

Враскрывающемся списке Просмотр (Search:) для поиска по всем полям выберите значение Все (All). По умолчанию поиск идет от текущей записи вниз по файлу, если вы не выбрали направление Вверх (Up).

10