- •Часть I. Что такое проект и план работ
- •Часть I Что такое проект и план работ
- •Глава 1 Что такое управление проектами? (и зачем им заниматься?)
- •Глава 2 Цели и задачи проекта
- •1. Поинтересуйтесь у того, кто поручил вам проект, не он ли его инициатор.
- •Глава 3 От общего к частному
- •Глава 4 Составление графика работ
- •Глава 5 Методы оценки ресурсов
- •Часть II Организация сил
- •Глава 6 Кто и как реализует проекты
- •Глава 7 Как привлечь к вашему проекту нужных людей
- •1. Выясните, какую работу он будет выполнять и какие решения принимать.
- •Часть III Осуществление планов
- •Глава 9 Значение первого шага
- •Глава 10 Управление и контроль за выполнением работ
- •1. Перед началом выполнения каждой существенной задачи проекта уточните с исполнителями ее условия, намеченные цели, перечень работ и сроки выполнения.
- •2. Требуйте от исполнителей вести учет:
- •3. Периодически или после завершения работ но конкретному заданию исполнители должны предоставить вам или соответствующим лицам из служб учета организации сведения:
- •4. Перед завершением задания необходима такая последовательность действий.
- •5. Перед началом выполнения следующей задачи проекта повторите описанную последовательность действий.
- •Глава 11 Чтобы все были проинформированы
- •Глава 12 Как добиться максимальной производительности
- •Глава 13 Подходим к завершению проекта
- •Часть IV Как добиться лучшего
- •Глава 14 Как учесть риски и неопределенность
- •Глава 15 Учитываем приобретенный опыт
- •Глава 16 Как обращаться с новой техникой
- •Часть V Великолепные десятки
- •Глава 17 Десять вопросов в помощь руководителю проекта
- •Глава 18 Десять способов привлечь к ответственности
- •Глава 19 Десять шагов по возвращению проекта "в колею"
- •Глава 20 Десять советов, как стать лучшим менеджером
- •1. Определение трех исходных параметров.
- •2. Определение отклонений затрат.
- •3. Определение относительных процентных отклонений.
- •1. Определим отклонения для буклета а.
- •2. Определим отклонения для буклета в.
- •3. Определим суммарное отклонение сложением соответствующих отклонений буклетов а и в.
- •4. Теперь определим ожидаемый расход по окончании (оро): сначала раздельно по буклетам, а затем суммарный по проекту.
Глава 15 Учитываем приобретенный опыт
В этой главе…
• О необходимости подведения итогов проекта
• Подготовка и проведение обсуждения итогов проекта
Многие слушатели моих семинаров сожалели, что не посещали их раньше, до того как наделали ошибок, став участниками или руководителями проектов. Причем ошибки часто одни и те же.
Разумеется, в основном это происходит невольно. Руководство не всегда дает возможность завершить как следует одно дело, бросая на другое. И у вас не остается времени обстоятельно оценить и обдумать полученный опыт.
В этой главе подробно описывается, как спланировать подведение итогов проекта, чтобы достигнутые успехи и допущенные ошибки стали уроком на будущее.
Подготовка к обсуждению итогов проекта
Подведение итогов проекта — это оценка достигнутых результатов, проделанной работы и мероприятия, направленные на:
• признание успеха проекта и людей, добившихся этого успеха;
• признание оправдавших себя методов и подходов, с тем чтобы взять их на вооружение;
• определение нецелесообразных методов и подходов, с тем чтобы исключить их из практики организации.
Еще встречается термин аутопсия проекта, но я его не применяю из-за ассоциаций с кончиной проекта и моргом. Считаю, что в памяти людей должен оставаться положительный образ их деятельности.
Готовиться к подведению итогов нужно в течение всего проекта
Готовиться к обсуждению итогов нужно с самого начала проекта, на протяжении всех его стадий (см. определение и описание стадий проекта в главе 1).
Стадия замысла
• Определите всех распорядителей проекта, т. е. тех, для кого вы его делаете. (Определение аудитории проекта дано в главе 7.)
• Выясните, какую пользу эти люди предполагали извлечь, санкционируя проект.
• Если цель проекта — изменение существующей обстановки, зафиксируйте характеристики "до" в качестве меры оценки "после".
• Сверьтесь с данными сравнительного анализа затрат и результатов, если он был проведен (см. главу 1).
Стадия разработки плана
• Определите всех остальных распорядителей.
• Дайте четкое и детальное описание всех целей проекта, включая критерии и меры определения их достижения.
• Включите задачу "Подведение итогов проекта" в структурную схему работ, выделив для нее время и ресурсы (о структурной схеме работ см. в главе 3).
Стадия начала
• Сообщите коллективу о совещании по обсуждению итогов проекта после его завершения.
• Призывайте участников вести записи о возникающих вопросах, проблемах и достижениях в процессе выполнения проекта.
Стадия исполнения
• Сохраняйте записи о расходах материальных, финансовых и трудовых ресурсов, а также отчеты о проделанной работе в процессе выполнения проекта (как вести сопроводительную документацию — подробно в главе 10).
• Ведите журнал проекта, куда вносите описание обстановки, возникших затруднений, неожиданных событий, повлиявших на ход работ, опробованных новых методов и подходов.
Стадия завершения
• Если целью проекта было изменение существующей обстановки, определите произошедшие изменения.
• Получите окончательные отчеты о расходах, трудозатратах и выполнении графика работ за все время проекта.
• Проведите совещание по обсуждению итогов проекта.
• Составьте отчет этого совещания.
Подготовка к обсуждению итогов проекта
Соберите и подготовьте следующую информацию:
• о достигнутых результатах;
• о соблюдении графика работ;
• о расходах материальных ресурсов;
• об изменениях в задачах, графике и бюджете в процессе выполнения проекта;
• о непредвиденных событиях или изменениях условий во время выполнения проекта;
• об отзывах заказчиков о полученных результатах;
• об отзывах руководителей о полученных результатах.
Эту информацию берут из таких источников:
• отчеты о проделанной работе;
• доклады о нештатных ситуациях;
• журналы проекта;
• отчеты о расходах;
• отчеты о выполнении графика работ;
• заметки, корреспонденция, выступления на совещаниях;
• мнения руководителей.
Проведение совещания по обсуждению итогов проекта
Темы обсуждения.
• Выполнены ли поставленные задачи?
• Был ли выдержан график работ?
• Не перерасходован ли бюджет?
В отношении возникших затруднений.
• Были ли они предусмотрены и какие ответные меры были запланированы?
• Насколько эффективны были эти меры?
• Были ли эффективны система и методы руководства проектом?
Чтобы присутствующие верно поняли и живо откликнулись, воспользуйтесь советами.
Пригласите людей. Пригласите тех, кто принимал участие в вашем проекте на протяжении всего его существования. Если кандидатов слишком много, разбейте совещание на несколько отдельных, а затем проведите общее, на котором будут подведены окончательные итоги проекта.
Дайте ясно понять, что цель совещания — изучение опыта, а не поиск виновных.
Побуждайте присутствующих:
• определить, что сделано хорошо;
• высказать свое мнение о том, что можно было сделать иначе.
Предложите провести собрание вне работы. Вне рабочей обстановки люди чувствуют себя комфортнее и раскованнее.
Предложите такую повестку дня.
• Введение.
• Обзор выполнения проекта.
• Какие результаты достигнуты, насколько выдержан график работ и как израсходованы ресурсы.
• Подходы к планированию.
• Система и методы сопровождения проекта.
• Система обмена информацией.
• Работа коллектива.
• Обсуждение особых достижений.
• Заслушивание комментариев руководства и заказчиков.
• Обсуждение наработанного опыта и путей его применения в будущем.
Ведите протокол совещания. Прозвучавшие дельные предложения могут пригодиться в будущем.
Использование материалов совещания по итогам проекта в будущем
Часто из-за ожидающих своей очереди новых проектов трудно найти время для анализа и изучения только что полученного опыта. Однако положительные наработки должны быть использованы в новых проектах, а ошибки — осмыслены и исключены из практики.
Слушательница моих лекций поделилась своей озабоченностью по поводу одной сложной ситуации. Какое-то время назад она руководила проектом продолжительностью в год. Поставленные цели были в основном достигнуты, но ценой перерасхода бюджета, срывов графика, морального и физического истощения участников из-за работы в условиях длительного кризиса.
Как раз за месяц до нашего разговора она посвятила целый день анализу только что выполненного проекта. На совещании подробно обсуждались удачи и промахи, а также возможности использования полученного опыта в будущем.
Все получили новые назначения, но вскоре она стала замечать, что бывшие участники ее проекта повторяют те же самые ошибки, которые обсуждали целый день и клялись больше не допускать! Это ее огорчило и озадачило: что же она сделала не так, почему полученные уроки не идут впрок?
Пытаясь ей помочь, я задал такой вопрос: а как реагировали участники на розданные после совещания копии рекомендаций. Ее это ошеломило. Она вспомнила, как больше десятка руководителей высшего и среднего звена целый день обсуждали план и стратегию улучшения делопроизводства, но никто не догадался записать результаты этих дискуссий. Не удивительно, что потом люди забыли, как именно следует поступать.
Так что не забудьте после подведения итогов проекта подготовить и раздать памятки, содержащие:
• наработки, рекомендуемые для применения в следующих проектах;
• мероприятия по их внедрению;
• методы, которые нужно исключить из практики;
• мероприятия по их искоренению;
• альтернативные методы, которые можно применить.