1541

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В СТРОИТЕЛЬСТВЕ

Программа, методические указания и задания к выполнению лабораторных работ с формами по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

0

Федеральное агентство по образованию Сибирская государственная автомобильно-дорожная академия

(СибАДИ)

Кафедра экономики и управления дорожным хозяйством

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ

Программа, методические указания и задания к выполнению лабораторных работ с формами по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

Составитель А.Б. Цырульникова

Омск Издательство СибАДИ

2007

1

УДК 658.5 ББК 65.050.9(2)2

Рецензент ст. преподаватель кафедры «Проектирование дорог» Л.С. Морозова

Работа одобрена научно-методическим советом специальности 080502 в качестве методических указаний к выполнению лабораторных работ.

Документационное обеспечение управленческой деятельности в строительстве: Программа, методические указания и задания к выполнению лабораторных работ с формами по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» / Сост. А.Б. Цырульникова. Омск: Изд-во СибАДИ, 2007. 37 с.

Методические указания к лабораторным работам составлены на основе учебного плана и программы изучения дисциплины «Документирование управленческой деятельности» (специальность 080502 «Экономика и управление на предприятии (строительство)») и предназначены для оказания практической помощи студентам при выполнении лабораторных работ.

Табл. 1. Ил. 2. Библиогр.: 8 назв.

Составитель А.Б. Цырульникова, 2007

2

Введение

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда, обеспечение гарантированной стабильности работы всех структур управления во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях (организациях) документирование, независимо от их профиля вида собственности и штатной численности.

Структурно курс представляет собой следующие элементы:

технология оформления и составления документов традиционным способом и с использованием ЭВМ;

общепринятые лексика и стиль служебных документов, в том числе и коммерческих;

организация работы с документами: регистрация и учет, контроль за исполнением, систематизация и хранение, поисково-справочная и аналитическая работа.

Цель преподавания дисциплины формирование у будущих инжене-

ров знаний и навыков документирования управленческой деятельности. Задачи дисциплины:

ознакомить студентов с современной системой документационного обеспечения управления предприятием (организацией) и документооборотом;

научить грамотно использовать регламенты (стандарты, положения, инструкции) при оформлении организационно-распорядительной, ин- формационно-справочной документации, а также документов по деятельности коллегиальных органов, кадровых и других структурных органов управления;

привить навыки правильного оформления деловой и коммерческой переписки;

изучить особенности адаптации типовых программных продуктов

сиспользованием ПЭВМ к реальным условиям документооборота организации.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет любому выпускнику четко и грамотно составлять и оформлять различные документы общего и специального характера, соблюдать основные правила и требования корреспонденции, учитывать особенности межличностных управленческих отношений, правил оформления и стиля деловых бумаг.

В результате изучения дисциплины студент должен:

знать системы документации, требования к составлению и оформлению документов, современные способы и технологию создания документов;

3

уметь грамотно разрабатывать основные виды управленческих документов, осваивать типовые программные продукты в условиях использования современной вычислительной техники, работать с основными действующими законодательно-нормативными и нормативно-методическими документами по организации делопроизводства;

иметь представление об организации движения документов в различных системах управления;

владеть правилами и формами деловой и коммерческой переписки.

1.ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

Тема1.Системадокументированияуправленческойдеятельности

Роль и значение документирования управленческой деятельности в современных условиях.

Предмет изучения дисциплины, взаимосвязь с другими дисциплинами. Роль специалиста в управлении предприятием, решении проблем управления и офисной технологии.

Содержание понятий делопроизводства и корреспонденции, документационного обеспечения управления (ДОУ). Пути совершенствования составления служебных документов, рационализации делопроизводственных процессов с учетом новых условий работы организаций и их структур.

Нормативные документы и регламенты ДОУ.

Государственная система делопроизводства. Основные положения. Унифицированные системы документации; классификаторы; мето-

дические пособия; типовые инструкции, разработанные Государственной архивной службой РФ; государственные стандарты по делопроизводству.

Тема 2. Документ: понятие, классификация. Основные требования к составлению и оформлению документов

Понятие документа. Критерии классификации документов. Назначение документов. Унификация и стандартизация документов. Системы документации: унифицированные, функциональные, отраслевые.

Бланки и форматы документов.

Формуляр – образец документа как модель унифицированной формы документа.

Реквизиты документов. Состав и расположение реквизитов. Варианты размещения реквизитов на бланках: угловой и продольный. Служебные отметки на документах, датирование документов, адресование, заголовок, заголовок к тексту и другие.

4

Тема 3. Язык и стиль служебных документов

Основные функции языка служебных документов, унификация речевых средств. Языковые средства: регламентация сочетаемости слов; трафаретизация информации; типизация текстов, официальность речевого этикета.

Лексика и стиль, типовые фразы и полезные выражения. Тон служебных документов.

Композиционное построение текста документа. Информационная роль порядка слов в тексте, правила выбора слов и закономерности словосочетаний. Сокращения (аббревиатуры): типы, правила. Типичные ошибки в языке и стиле деловой документации: структурные, морфологические, технические.

Тема 4. Методические основы оформления документов

Определение состава реквизитов, место их расположения. Определение формата бумаги, правила оформления необходимых реквизитов в соответствии с действующими ГОСТами.

Тема 5. Технология составления и оформление служебных документов

Технологические особенности составления и оформления организа- ционно-распорядительной документации:

организационные документы – уставы, положения, инструкции, правила, договоры, контракты, бюллетени, трудовые соглашения;

распорядительные документы – постановления, распоряжения, решения, приказы, указания, протоколы, выписки из документов, краткие варианты;

справочно-информационные документы – акты, докладные и объяснительные записки, письма (запросы, уведомления, приглашения, уточнения, сообщения, задания, требования, реклама, резюме для поступления на работу по конкурсу).

Тема 6. Документооборот, общие правила его организации и учета

Особенности организации движения документопотоков: входящего, исходящего и внутреннего.

Регистрация служебных документов: индексация, формы регистрации документов и порядок их заполнения.

5

Построение справочного аппарата для аналитической документационной работы. Компьютерные средства организации документооборота.

Организация контроля исполнения документов: сроки, задачи, нормативная база. Анализ и обобщение данных контроля. Особенности компьютерной технологии.

Тема 7. Систематизация документов

Упорядочение и хранение исполненной документации. Основы систематизации документов. Принцип и порядок разработки номенклатуры дел. Формирование дел и систематизация отдельных категорий документов. Особенности в условиях компьютерной технологии.

Тема 8. Подготовка дел к последующему хранению и использованию

Упорядочение и хранение исполненной документации. Экспертиза ценности документной информации. Предархивная обработка и порядок сдачи дел в архив. Организация работы служебного архива. Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Правила согласования работы архива с региональными архивными органами управления.

По окончании лекционного курса и лабораторных работ студенты сдают зачет, который проходит в форме тестирования.

2. УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ

2.1. Лабораторная работа № 1

Основные требования к составлению и оформлению документов

Цель работы: изучить типовые правила оформления и составления документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); закрепить теоретические знания о документе, бланке документа, реквизитах документа; научиться оформлять общий бланк предприятия в электронном виде.

Задание к лабораторной работе № 1: Используя программные про-

дукты MS Word и MS Excel, а также образцы электронных документов, подготовить и оформить в соответствии с ГОСТом общий бланк, бланк письма (с угловым и продольным расположением реквизитов) и бланк конкретного вида документа (2 3 документа на усмотрение студента).

Указания к выполнению лабораторной работы: ГОСТ Р 6.30-2003 [1] распространяется на организационно-распорядительные документы,

6

относящиеся к ГУДОУ – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации.

Стандарт устанавливает: состав и схемы расположения информационных элементовдокументов – реквизитов, требования кбланкам документов.

Схемы расположения реквизитов для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены соответственно на рис. 2.1 и 2.2.

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11– дата документа;

12– регистрационный номер документа;

13– ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14– место составления или издания документа;

15– адресат;

16– гриф утверждения документа;

17– резолюция;

18– заголовок к тексту;

19– отметка о контроле;

20– текст документа;

21– отметка о наличии приложения;

22– подпись;

23– гриф согласования документа;

24– визы согласования документа;

25– оттиск печати;

26– отметка о заверке копии;

27– отметка об исполнителе;

28– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29– отметка о поступлении документа в организацию;

30– идентификатор электронной копии документа.

7