1541

2.5. Лабораторная работа № 5

Деловая переписка

Цель работы: научиться оформлению писем, факсов; изучить особенности писем, передаваемых электронной почтой.

Задания к лабораторной работе № 4:

1.Составить письмо-приглашение от лица директора устроителя международной специализированной выставки «Экономия материальных

итопливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности».

2.Составить гарантийное письмо от лица директора фирмы «ОмСК», подтверждающее отгрузку строительных материалов при условии полной оплаты в течение 2 недель.

3.Составить письмо от имени организации с просьбой пересылки первого подписанного экземпляра дополнительного соглашения к договору в связи с увеличением процентной ставки Центрального банка. Недостающие реквизиты указать самостоятельно.

4.Составить письмо о направлении в адрес института каталога методической литературы по общим экономическим дисциплинам (сопроводительное письмо).

Указания к выполнению лабораторной работы: Деловая перепис-

ка это одна из форм связи предприятия с внешними организациями. На служебные письма приходится до 80 % общего объема документации. Деловая переписка делится на две части: поступающую в фирму (входящая) и отправляемая из фирмы (исходящая).

Письмо это обобщенное название различных документов, пересылаемых по почте.

По содержанию письма могут быть:

инструкционные (директивные), которые исходят из государственных или муниципальных органов власти и содержат рекомендации, указания, разъяснения по разным вопросам;

гарантийные, которые содержат гарантии оплаты, сроков поставки и качества продукции;

информационные, которые содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения;

рекламные, содержащие рекламу и цены товаров или услуг;коммерческие, которые составляют при заключении контрактов,

ипредставляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, ответы продавцов, кредитные письма и др.;

рекламационные (претензионные), которые требуют возмещения убытков из-за нарушения контракта и содержат в виде приложения копии документов, подтверждающих такие факты;

запросы, в которых предприятие просит объяснить некий факт и побуждает фирму-контрагент дать ответное письмо;

20

сопроводительные письма, которые содержат пояснения к основному отправляемому документу (цель его направления, что с ним сделать

ив какие сроки);

извещения, приглашения, ответы и т.д.

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Гарантийные письма, имеющие финансовые и юридические последствия, заверяются печатью.

Факс это документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным или специально выделенным каналам связи. Факс является, по сути, копией переданного документа. По телефаксу можно передавать любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, фотографии.

Оформление факса аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются: код отправителя, дата и время передачи, № аппарата, количество страниц. Отправитель должен получить подтверждение (CONFIRMATION REPORT), что информация дошла до получателя, в нем указывается код получателя, дата, время и продолжительность передачи, № аппарата получателя, количество принятых страниц (Р) и результат (RESULTS). Если при передаче имелись сбои, то в графе RESULTS ставится NG, в противном случае ОК.

Для составления писем и факсов используется специальный бланк. Заголовочная часть содержит реквизиты: дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа (если письмо ответ), заголовок (одна фраза).

Текст письма должен быть лаконичным и корректным, чаще всего он состоит из вводной и основной частей. В вводной части указывают причины составления письма со ссылками на факты и документы, а в основной части формулируется цель письма.

Для большинства писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, которые приведены в таблице. При составлении писем на ПЭВМ эти обороты можно ввести в память.

21

Окончание таблицы

Библиографический список

1.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

2.Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению). – М.: ПРИОР, 2001. – 144 с.

3.Березина Н.М. Современное делопроизводство: Учеб. пособие / 2-е изд. –

СПб.: Питер, 2005. – 279 с.

4.Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие / Под ред. В.В.Маковецкого. – М.: КолосС, 2005. – 176 с.

5.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие; Российская академия государственной службы при Президенте РФ. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 311 с.

6.Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): Практическое пособие (Серия «Справочники»). – 2-е изд., испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 224 с.

7.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. проф. Т.В.Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.

8.Санкина Л.В. Делопроизводство: Практическое пособие. – М.: МЦФЭР, 2002. – 288 с.

22

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗА

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРИКАЗ

Место издания

Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?"

С абзаца констатирующая часть. Приводятся факты, послужившие основанием для издания документа. Ее может и не быть.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Текст распорядительной части делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1.Полное наименование должности исполнителя, И.О. Фамилия в дательном падеже или наименование структурного подразделения, необходимые действия, выраженные глаголом в неопределенной форме, срок исполнения (без слова срок).

2.…

В последнем пункте указывается должностное лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением документа в целом.

Визы согласования:

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия 00.00.0000

23

Приложение 2

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Место издания

Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?"

С абзаца констатирующая часть. Приводятся факты, послужившие основанием для издания документа. Ее может и не быть.

ОБЯЗЫВАЮ:

Текст распорядительной части делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1.Полное наименование должности исполнителя, И.О. Фамилия в родительном падеже или наименование структурного подразделения, необходимые действия, выраженные глаголом в неопределенной форме, срок исполнения (без слова срок).

2.…

В последнем пункте указывается должностное лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением документа в целом.

Визы согласования:

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия 00.00.0000

24

Приложение 3

ОФОРМЛЕНИЕ УКАЗАНИЯ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

УКАЗАНИЕ

Место издания

Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?"

С абзаца констатирующая часть. Приводятся факты, послужившие основанием для издания документа. Ее может и не быть.

ОБЯЗЫВАЮ:

Текст распорядительной части делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1.Полное наименование должности исполнителя, И.О. Фамилия в родительном падеже или наименование структурного подразделения, необходимые действия, выраженные глаголом в неопределенной форме, срок исполнения (без слова срок).

2.…

В последнем пункте указывается должностное лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением документа в целом.

Визы согласования:

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия 00.00.0000

25

г. Омск

Заголовок к тексту

Основание: наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер, заголовок.

Составлен комиссией:

Председатель наименование должности, инициалы, фамилия. Члены комиссии: 1. Наименование должности, инициалы, фамилия.

2. …(располагаются в алфавитном порядке).

Присутствовали: наименование должностей, инициалы, фамилии лиц, присутствующих при составлении акта (располагаются в алфавитном порядке).

С абзаца констатирующая часть, в ней описывается проведенная работа, фиксируются установленные факты; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты.

Составлен в 2 экземплярах (количество экземпляров определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта):

1-й кому /куда/;

2-й …

26

Приложение 5

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

отвечающий на вопрос "О чем?"

Текст делится на две части. В первой излагаются факты, послужившие причиной ее составления. Во второй выводы и предложения. Не следует начинать текст докладной записки словами: "Довожу до Вашего сведения…".

Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определённой дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок.

Если есть приложение, то его оформляют после текста, например: Приложение: 1. План-график на 2 л. в 2 экз.

2. Таблица расчётов на 1 л. в 2 экз.

27

Приложение 6

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чём?"

С абзаца текст (текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, чёткие разъяснения).

28

Приложение 7

СПРАВКА С ИНФОРМАЦИЕЙ ЛИЧНОГО ХАРАКТЕРА

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

СПРАВКА

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества (полностью) лица, о котором сообщают сведения.

В конце справки указывают наименование организации, куда она представляет-

ся.

29