1541

Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационноуправленческих ситуациях может быть различным.

Среди перечисленных реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные приводятся на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.

Вся площадь формата, кроме разбиения его на зоны реквизитов по [1], условно может быть разделена на три части: служебное поле, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле формата.

Служебным полем является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Площадь для размещения реквизитов углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги (формата) с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Каждый лист документа, оформленный на бланке, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Существуют виды бланков документов:

–общий бланк;

–бланк письма;

–бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или

03), 08, 11, 14.

Бланк письма включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и в целях ускорения оформления ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны – угловое и продольное.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

10

2.2. Лабораторная работа № 2

Составление и оформление организационно-распорядительных документов

Цель работы: научиться составлять и правильно оформлять организационные и распорядительные документы.

Задания к лабораторной работе № 2:

1.Подготовить приказ от лица руководителя организации «СТРОЙ-М», работающей на принципах единоначалия, об итогах ревизии финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета: нет учета и отчетности по командировкам, отсутствует журнал учета доверенностей. Недостающие реквизиты студенты указывают самостоятельно.

2.Составить приказ руководителя предприятия о приеме на работу бухгалтера и об увольнении переводом в другую организацию инженера. Недостающие реквизиты студенты указывают самостоятельно.

3.Подготовить распоряжение о внедрении на предприятии унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты

сорганизацией занятий по изучению учетных форм с сотрудниками соответствующих структурных подразделений (отдел кадров, бухгалтерия, ОТЗ, табельного участка) и тиражированием бланков унифицированных форм документов. Недостающие реквизиты студенты указывают самостоятельно.

4.Подготовить указание руководителя предприятия о составлении графика отпусков на следующий год, в котором предусмотреть представление в отдел кадров списков сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска по предлагаемой форме. Недостающие реквизиты студенты указывают самостоятельно.

5.Подготовить распоряжение о сокращении численности работников в организации, которое связано с проведением мероприятий по улучшению финансового положения, рационализацией его штатной структуры и численности работающих. Недостающие реквизиты студенты указывают самостоятельно.

6.Подготовить решение собрания академической группы вуза об участии в научно-технической студенческой конференции. Недостающие реквизиты студенты указывают самостоятельно.

7.Специалисту по работе с персоналом в начинающей работать коммерческой организации поручено разработать проект должностной инструкции для менеджеров ведущих отделов. Оформить должностную инструкцию менеджера коммерческого отдела.

11

Указания к выполнению лабораторной работы: Организационно-

распорядительными называют документы, функционирующие в сфере управления. ОРД подразделяются на следующие основные группы:

организационные документы, с помощью которых определяется статус организации, его структурных звеньев и порядок их работы (уставы, учредительные договоры, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

распорядительные документы, характеризующие административную деятельность учреждения (приказы, распоряжения, решения, указания).

Схема оформления большинства ОРД достаточно типична и строится по формуляру-образцу, оформляющая часть во всех документах почти одинакова, отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов.

Положение это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждений и структурных подразделений на длительный промежуток времени. Текст положения содержит следующие разделы: общую часть, основные задачи и функции, права и ответственность.

Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать реквизиты: 08, 10, 11, 16, 20. Текст положения включает следующие разделы: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения.

Инструкция – это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научнотехнические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты: 08, 10, 11, 14, 18, 16, 20, 22.

Должностная инструкция это нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом

12

директора предприятия. Должностная инструкция содержит пять разделов.

Вразделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

Вразделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.

Вразделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

Вразделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

Вразделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.

Вдополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми. Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций,

учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

местонахождение (почтовый адрес);

предмет и цель деятельности;

порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

порядок распределения прибыли;

порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

органы управления (внутренняя организационная структура). Приказ это нормативный документ, издаваемый директором

предприятия для решения каких-либо задач. К приказам по основной деятельности относятся: приказы по организации работы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и т.п.

13

Подготовка приказа состоит из 4-х стадий:

изучения существа вопроса и сбора необходимых сведений;

подготовки проекта приказа;

согласования проекта с заинтересованными лицами;

подписания руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя и оформляются на бланке для внутренних документов. Формуляр приказа имеет следующие реквизиты: 10 название вида документа (ПРИКАЗ), 11, 12, 14, 18, 20, состав удостоверения (22, 25), отметки о согласовании (23, 24).

Датой приказа является дата его подписания, подпись ставится на первом экземпляре.

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "О чем?", например, "О реорганизации предприятия". Недопустимы заголовки типа "Приказ по фирме" или "Приказ директора".

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части указывают основания для издания приказа:

нормативные документы государственных органов;

решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

производственная необходимость.

Констатирующая часть опускается, если причина издания приказа не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ" (печатают прописными буквами с новой строки). Затем излагают КОМУ, ЧТО СДЕЛАТЬ и ДО КАКОГО ЧИСЛА.

Если поручений несколько, то текст делят на пункты, каждое мероприятие оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, которое контролирует выполнение приказа в целом.

В приказе могут перечисляться ранее изданные документы, которые этим приказом отменяются.

Согласование приказа оформляется в виде виз, которые собирают на первом экземпляре приказа.

Подписывает приказы руководитель предприятия или его заместитель, имеющий такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если не указан другой срок.

Пример оформления приказа приведен в прил. 1.

Распоряжения издаются, как правило, по оперативно-хозяйст- венным вопросам директором или его заместителями.

14

Решение это документ коллегиального органа (общего собрания, совета директоров), составляемый по производственным вопросам.

Распоряжения и решения оформляются аналогично приказам, меняются лишь реквизит "название вида документа" и в тексте вместо слова: "ПРИКАЗЫВАЮ", применяют слова "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ" для распоряжений или "РЕШИЛ" для решений.

Указание – документ, издаваемый руководителем организации при оформлении решений по оперативным и административным вопросам (командирование сотрудников, наложение взысканий и т.п.).

Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов, но ключевыми словами в констатирующей части текста, в зависимости от его содержания, вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», могут быть использованы слова «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ». Как и приказ, указание имеет заголовок к тексту, может иметь констатирующую часть и обязательно пункт о контроле за исполнением.

Оформление распоряжения показано вприл.2, указания – в прил. 3.

2.3. Лабораторная работа № 3

Составление и оформление информационно-справочных документов

Цель работы: приобрести навыки оформления информационносправочных документов.

Задания к лабораторной работе № 3:

1.Оформить полный протокол собрания работников коммерческого отдела организации с повесткой дня: а) о направлениях развития коммерческой деятельности предприятия; б) о введении новых регламентов по экспертизе качества товаров. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

2.Оформить акт о списании товарно-материальных ценностей в организации. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

3.Ведущему специалисту коммерческой организации поручено отправить телеграмму в адрес предприятия, которое производит железобетонные изделия, об ускорении отгрузки необходимых материалов в соответствии с договором поставки. Оформить телеграмму, недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

4.В связи с наступлением летнего строительного сезона в дорожной организации увеличиваются объемы выполняемых работ, требуются дополнительные временные работники. Для решения этого вопроса необходимо оформить докладную служебную записку руководителю предприятия.

15

5. АБЗ внедрил новую систему управления качеством выпускаемой продукции. По результатам работы необходимо подготовить справку для генерального директора, где должны найти отражение: а) организационные проблемы (создание благоприятных условий труда, обучение специалистов лаборатории работе с новыми приборами контроля и др.); б) технологические проблемы (состояние технологического оборудования, оборудования складского помещения и др.). Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Указания к выполнению лабораторной работы: К информацион-

но-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений.

Акт это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Акты составляются в самых различных ситуациях: при инвентаризации, при приеме работ по контракту, при приеме-передаче документов и материальных ценностей, коммерческий акт и т.д. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или созданной по указанию руководителей.

Формуляр акта содержит следующие реквизиты: название предприятия, название структурного подразделения, вид документа (АКТ), дату, номер, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст (вводная и основная часть), подписи.

Вводная часть текста включает:

основание составления акта, например, ссылку на документ, распоряжение руководителя, на некоторые события или факты;

состав комиссии (инициалы и фамилии председателя и членов комиссии в алфавитном порядке, иногда должности и ФИО присутствующих).

Восновной части излагаются цели, существо проведенной работы,

еерезультаты. В конце текста может быть указано количество экземпляров и их местонахождение. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Гриф утверждения указывается для актов по важным вопросам (материальным, финансовым и др.).

Пример оформления акта приведен в прил. 4.

Протокол занимает особое место в системе ОРД. С одной стороны его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

16

Протокол это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. В коммерческом предприятии составляют протоколы заседаний Совета директоров, протоколы общих собраний учредителей и др. Протокол ведется секретарем собрания, который конспектирует или записывает на диктофон выступления участников собрания.

В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.

Все виды протоколов составляются на общем бланке. Формуляр протокола включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа (ПРОТОКОЛ), дата (проведения собрания), номер (по порядку с начала года), заголовок (название коллегиального органа), текст (вводная и основная части), подписи председателя и секретаря.

Вводная часть полного протокола включает фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания; с новой строки после слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ» перечисляют фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. В вводную часть протокола включается повестка дня с указанием обсуждаемых на заседании вопросов с фамилиями выступающих (докладчиков).

Основная часть текста полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Текст постановляющей части указывают полностью, так как это наиболее важная часть протокола.

Примеры оформления полной и краткой форм протокола приведены в прил. 9, 10.

Докладная записка это документ, адресованный руководству и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка имеет реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Заголовок к тексту раскрывает его содержание. В начале текста излагаются факты, проводится их анализ, затем следуют выводы и предложения о конкретных действиях.

Пример оформления докладной записки приведен в прил. 5. Справка это документ, содержащий описание и подтверждение

фактов, событий. Например, справка может содержать обобщение исследования, подтверждать работу и оплату труда сотрудника, подтверждать место жительства и прописку и т.д.

Формуляр справки содержит те же реквизиты, что и формуляр докладной записки.

17

Если справка включает информацию по нескольким вопросам, то текст делится на соответствующее количество разделов, которые имеют заголовки и нумеруются арабскими цифрами. Текст справки с числовыми показателями можно оформлять в виде таблицы.

Оформление справок представлено в прил. 7, 8.

2.4. Лабораторная работа № 4

Документы личного происхождения

Цель работы: научиться оформлению документов личного харак-

тера.

Задания к лабораторной работе № 4:

1.Оформить личную доверенность специалиста-сметчика на получение причитающейся ему заработной платы за ведущего специалиста экономического отдела. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

2.Вам предстоит пройти собеседование в организации, куда устраиваетесь на работу. Подготовьте: а) автобиографию; б) резюме; в) заявление о приеме на работу.

3.Специалисту коммерческой организации выданы наличные деньги от начальника планового отдела для приобретения расходных материалов к принтеру НР-6Р. Оформить расписку от лица специалиста планового отдела с указанием необходимых реквизитов.

4.Руководителю отдела по работе с персоналом поручено составить характеристику на сотрудника отдела. Недостающие реквизиты указать самостоятельно.

Указания к выполнению лабораторной работы: К документам личного характера относятся документы, с которыми автор (составитель) обращается в государственные учреждения, в прессу, к руководству предприятия и т.д. (заявление, резюме, автобиография, расписка, доверенность). Текст личных документов может быть произвольным, но обязательны реквизиты: название вида документа, дата, подпись.

Заявление это документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) и адресованный должностному лицу или организации. Формуляр заявления имеет реквизиты: название вида документа, дата, подпись, адрес (кому), текст.

Резюме это документ, содержащий краткие сведения биографического характера, представляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, инофирму. В настоящее время резюме является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.

18

Резюме содержит: название вида документа, дату, подпись и текст, состоящий из 6 разделов:

персональные данные (фамилию, имя, отчество, должность, телефон, почтовый адрес, дата и место рождения, гражданство, семейное положение составителя);

цель трудоустройства (на какую работу или должность претендует составитель);

образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы);

опыт работы (краткое описание характера работы с указанием должностей и дат);

дополнительная информация (иностранные языки, профессиональные навыки, работа в общественных организациях и т.д.);

рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Пример оформления резюме приведен в прил. 11.

Автобиография это документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без помарок и исправлений) дает краткое описание в хронологической последовательности своей жизни и трудовой деятельности.

Автобиография включает следующие реквизиты: название вида документа, текст, дату и подпись.

Характеристика – официальный документ о служебной и общественной деятельности работника, составляемый руководством предприятия или структурного подразделения. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность. Характеристика может представляться как внутри предприятия, например для аттестации, так и во внешние организации (награждение, перевод на руководящую должность в другую организацию и т.д.).

Пример составления характеристики приведен в прил. 12.

Личная доверенность это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий от лица доверителя. Доверенность имеет следующие реквизиты: название вида документа, дату, фамилию, имя и отчество лица, которому выдана доверенность, текст, подпись доверителя, подпись должностного лица, заверившего доверенность, печать.

Расписка это документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей.

Расписка содержит следующие реквизиты: название вида документа, дату, подпись лица, давшего расписку, и текст, включающий: должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших чтолибо; перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы).

19