2 Группировка транспортных средств.

2.1 Признаки классификации

Все транспортные средства, используемые на предприятии, группируются таким образом, чтобы обеспечить адекватную оценку по трем блокам:

производственная база;

затраты;

финансово-экономические показатели.

В соответствии с этим выделяются три признака классификации:

- функция. Этот признак является определяющим для анализа производственной базы. Он учитывает и технические возможности, и область применения транспортного средства. Например, в одну группу не могут входить автобусы, осуществляющие перевозку пассажиров, седельные тягачи, ориентированные на грузооборот, и механизмы, используемые при строительстве объекта;

- принадлежность. Существенно влияет на затраты. Например, несмотря на однотипность выполняемых функций, в одну группу не могут входить седельные тягачи, находящиеся в собственности предприятия, используемые на условии долгосрочной аренды — лизинга и арендованные на короткий срок;

- стоимость автотранспортных услуг. Рыночная стоимость автотранспортных услуг является мерой альтернативного дохода для собственного транспорта, для наемного — формирует затраты. Например, несмотря на сходство в функциях и принадлежности, в одну группу не могут входить седельные тягачи и грузовые фургоны, автобусы и микроавтобусы.

Для оптимизации учета каждой группе транспортных средств присваивается определенный внутрифирменный код. Например, автобусам будет соответствовать 01, микроавтобусам — 02, легковым автомобилям — 03 и т.д.

В зависимости от количества автотранспортных средств и их принадлежности учет работы автотранспорта можно вести одним из двух способов:

1. Специализированная программа для учета деятельности автотранспорта. В этом случае происходит оптимизация и, при необходимости, разработка новых форм отчетности для учета и анализа деятельности автотранспорта. Оптимальным является вариант, предусматривающий учет путевых листов в электронном виде, когда для каждого параметра учета предусмотрено соответствующее поле путевого листа:

дата записи;

маршрут;

фирма-отправитель;

место назначения;

тип груза;

пробег (км);

в том числе пробег с грузом (км);

перевезено груза (тонн);

грузооборот (тоннокм);

продолжительность рейса;

время работы водителя;

время работы машины;

вид топлива;

количество топлива;

сумма затрат на топливо;

Ф. И. О. водителя;

транспортное средство;

суточные водителя;

стоимость рейса и др. 

Часть данных заносится еще при выписке путевого листа. При вводе фамилии водителя автоматически появляются его индивидуальные данные, при вводе номера транспортного средства — его марка, при вводе фирмы-отправителя — ее реквизиты. Также указывается место назначения, вес, тип груза согласно справочнику. После ввода всех данных по маршруту количество тонно-километров рассчитывается автоматически.

В зависимости от специфики использования транспортного средства указанный перечень исходных данных может корректироваться. Например, при внутризаводском перемещении грузов будет отсутствовать «Место назначения», а при использовании легкового транспорта сама собой пропадает необходимость таких полей, как «Тип груза», «Грузооборот (тоннокм)».

Учет, организованный по указанным параметрам, позволит проанализировать эффективность маршрута, степень использования транспортного средства, создаст базу данных для системы оплаты труда, основанной на ключевых показателях деятельности, обеспечит хронологическую последовательность исходных данных, поможет в правильном распределении затрат по тем показателям, которые приняты в качестве базы, и т.д.

Более того, на основе представленных данных формируются практически все переменные расходы — ГСМ, зарплата водителей, относимая к переменным расходам, командировочные расходы и т.д.

Что касается постоянных расходов, то они по возможности локализуются. Часть из них «привязывается» к конкретному транспортному средству (амортизация, транспортный налог, налог на имущество, начисленный на транспортное средство, текущий ремонт и др.), часть — к работникам предприятия (повременная зарплата), а другие относятся к деятельности предприятия в целом (зарплата АУП, накладные расходы).

Затем при расчете себестоимости расходы работников и транспортных средств будут распределяться только на те маршруты, в которых они принимали непосредственное участие. Постоянные расходы предприятия в целом будут распределяться согласно выбранной базе — пробегу (км), времени работы и др. При такой системе учета в качестве объекта себестоимости может выступать деятельность водителя, отдельно взятого транспортного средства или их группы, маршрут, рейс и др.

Необходимые справочники:

водители;

автотранспортные средства;

вид транспорта (группа);

контрагенты;

тип груза;

нормы списания топлива и др.

2. Отчетность, сделанная «вручную». В данном случае составление отчетности — весьма трудоемкий процесс. Он основан на полной выборке из путевых листов и, как правило, ограничивается минимальным количеством учетных данных.

Внедрение специализированной программы оправдывает себя только при наличии большого автопарка, а ведение отчетности «вручную», наоборот, возможно при минимальном количестве транспортных средств. Таким образом, есть вариант «максимум» и вариант «минимум», между которыми колоссальный разрыв, пропасть, а «средний слой» выпадает из поля зрения. Но как же быть, если внедрение специализированной программы не оправдает материальных и трудовых затрат на ее внедрение, а количество рукописных данных слишком велико даже для простейшей обработки? Нередко мы имеем развернутые теоретические разработки, ведущие к практике, и не так много сделано в обратном направлении, не так много практики, изложенной теоретически.

Как сказал О. Уайльд, искусство состоит в совершенном использовании несовершенных средств. И единственное, что остается в этом случае, — разработка основных форм отчетности в Excel. Это позволит автоматически проводить расчеты, переносить данные, внесенные однажды, в отчетность других периодов, уменьшит затраты труда и снизит вероятность ошибок.

К основным пользователям исходных данных относятся:

- автотранспортный участок, которому необходимо видеть показатели своей работы в агрегированном виде и уже на этом этапе сформировать мнение о сильных и слабых сторонах своей деятельности;

- бухгалтерия, отражающая движение ГСМ в учете;

- экономический отдел, использующий исходные данные в расчете и анализе основных показателей.

Учитывая требования каждого пользователя, по итогам каждого отчетного периода (месяца) в Excel разрабатывается таблица исходных данных, которая содержит информацию о деятельности каждой машины:

- внутрифирменный код машины;

- модель автомобиля;

- номер автомобиля;

- общий пробег (км);

- в том числе пробег с грузом (км);

- пробег без груза (км);

- количество рейсов;

- моточасы для списания топлива;

- перевезено груза (тонн);

- грузооборот (тоннокм);

- по каждому виду топлива указывается остаток на начало, получение, расход и остаток на конец периода.

На отдельном листе Excel при помощи функции «СУММЕСЛИ» рассчитывается итог по каждому показателю для группы транспортных средств. Диапазон проверяемых ячеек — это поле с кодом машины, критерием является сам код, а диапазоном суммирования будут поочередно выступать все поля, начиная со столбца «Пробег (км)», и так по каждой группе транспортных средств (по каждому коду), на один код необходима одна строка. Именно этот лист с итогами используется для экономических расчетов.

Другой необходимый отчет — «Табель учета работы автотранспорта». В этом документе ежедневно отражается количество часов на подготовительно-заключительные работы, выполняемые водителем на автотранспортном предприятии, транспортный процесс, включающий движение автомобиля и погрузочно-разгрузочные работы, отдельными строками указываются часы ремонта и простоя за день по каждому транспортному средству. Этот документ заполняется теми специалистами, которые максимально владеют информацией по работе машин, например механиками.

В принципе, этим количество дополнительных форм отчетности может и ограничиться, так как данные о затратах отражаются в бухгалтерском учете и всегда доступны.