4.4. Получение промежуточных итогов

Известно, что сводные таблицы в Excel применяются для анализа дан­ных «вдоль и поперек». Однако зачастую нам необходим более легкий спо­соб для подсчета суммарных данных в списке или базе данных. В базе данных продаж, например, нам требуется узнать итоговые суммы продаж для регио­нов, для каждого товара и для каждого торгового агента.

Если вы отсортируе­те список по столбцу, содержащему указанные данные, то посредством коман­ды Excel Итоги сможете получить промежуточные итоги на основе значений в столбце.

Например, если вы отсортируете базу данных по регио­нам, то легко подсчитаете суммарный доход и количество проданной продук­ции в каждом регионе и поместите итоговые значения непосредственно под последней строкой для каждого региона. Или же, отсортировав базу данных по продукции и применив команду Итоги, вы получите суммарный доход и количество продаж по каждому товару и сможете отобразить итого­вые значения под последней строкой с данными о каждом товаре.

ПРИМЕР 14.  Компания, выпускающая декоративную косметику, регистрирует для каждой транзакции в рабочих листах Excel имя торгового агента, место осуществления транзакции, наименование проданного товара, его количество и доход по транзакции. Необходимо вывести (для этих данных на рабочем листе) суммарный доход и объемы продаж в единицах продукции по региону.

Будем работать с файлом makeupsubtotalsemp.xls. На рис. 4-23, показан фраг­мент данных, отсортированных по столбцу Местоположение

Рис. 4-23 После сортировки списка по значению определенного столбца легко получить

промежуточные итоги данных

Для получения суммарных доходов и итоговых продаж по региону выбе­рите любую ячейку базы данных и затем щелкните в меню Данные ко­манду Итоги. Заполните диалоговое окно Промежуточные итоги в соответствии с рис. 4-24.

Рис. 4-24 Заполнение диалогового окна Промежуточные итоги

Выбрав Местоположение в списке При каждом изменении в, мы будем получать промежуточные итоги при каждом изменении значения в столбце Местоположение. Что и требуется для получения итоговых значений для разных регионов.

Задав в раскрывающемся списке Операция значение Сумма, мы указываем, что для получения итоговых данных значения полей для каждого региона следует про­суммировать. Отметив поля Единицы и Сумма в списке Добавить итоги по, мы указываем эти поля.

Установив параметр Заменить те­кущие итоги, мы задаем удаление всех подсчитан­ных ранее итоговых значений. Так как мы в этом примере не создавали ника­ких промежуточных итогов, не имеет значения, будет ли отмечен этот параметр или нет. Параметр Конец страницы между группами позволяет вставить разрыв страницы после каждой строки итогов. От­метив последний параметр Итоги под данными, мы за­дадим размещение итогов после данных. Если эта возможность не задана, ито­говые значения располагаются перед вычисляемыми данными. Кнопка Убрать все позволяет убрать итоги с рабочего листа.

Отображение промежуточных данных показано на рис. 4-25. Мы видим, что в Восточном регионе было продано 18729 единиц товара, доход составил $57 105,92.

Рис. 4-25 Промежуточные итоги для каждого региона

Обратите внимание на появившиеся кнопки 1, 2 и 3 в левом углу экрана, ниже имени окна. Щелкнув кнопку с наибольшим номером (в данном слу­чае 3), мы отобразим данные и итоги. Если щелкнуть двойку — будут выведе­ны только итоги по регионам, показанные на рис. 4-26. Щелкнув единицу, мы увидим суммарные итоги по всем данным, изображенные на рис. 4-27. Как видим, щелчок кнопки с меньшим номером уменьшает степень детализа­ции выводимых данных.

Рис. 4-26 Кнопки, позволяющие менять степень детализации выводимых данных при получении промежуточных итогов

Рис. 4-27 Отображение конечных итоговых данных, без деталей

Тренинг

(пункт 4.4. Получение промежуточных итогов)

Данные для решения этих задач хранятся в файле makeupsubtotalsemp.xls. Используйте команду Итоги для получения следующих данных:

1. Количества продукции, проданной каждым торговым агентом, и доходы от этих продаж;

2. Количество транзакций по каждому товару.

23