Корпоративные информационные системы Лабораторная работа 4

Применение возможностей Excel в реальном бизнесе

Лабораторная работа № 4 «Функции для работы с базами данных»

Цель работы: научиться работать с базами данных, используя для этого операции по получению итоговых данных, фильтрации данных, а также по объединению данных.

4.1. Получение итоговых данных

Сводная таблица — мощный инструмент получения итоговых данных, но часто она предоставляет значительно больше информации, чем требуется.

Функ­ции для работы с базами данных позволяют легко по­лучить ответы на любые вопросы «отчетности» без построения сводной таблицы.

Если к функциями СУММ, СРЗНАЧ, СЧЕТ, МАКС и МИН и к некоторым другим добавить префиксы Д, БД и Б (которые происходят от термина База Данных), получим функции для работы с базами данных.

Так, например, в то время как функция СУММ суммирует все ячейки заданного диапазона, функция БДСУММ позволяет задать (посредством критерия) подмно­жество строк диапазона ячеек для сложения.

Предположим у нас есть база дан­ных продаж небольшой компании, выпускающей декоративную косметику, ко­торая содержит следующую информацию о каждой транзакции продажи:

• продавец;

• дата транзакции;

• наименование проданной продукции;

• количество проданной продукции;

• доход от каждой транзакции;

• регион страны, где была продана продукция.

Эти данные находятся в файле makeupdb.xls, фрагмент которого пока­зан на рис. 4-1.

Рис. 4-1 Используемые данные для работы с функциями баз данных

Используя функцию БДСУММ (DSUM) с соответствующим критерием, мы можем отобрать те строки, которые мы хотим включить в итоговую сумму. С этими строками функция БДСУММ работает, как обычная функция СУММ.

Синтаксис функции БДСУММ следующий:

БДСУММ (база_данных; поле; критерий).

• База_данных — диапазон ячеек, составляющий базу данных. Первая стро­ка диапазона содержит заголовки каждого столбца.

• Поле — столбец, значения которого должна просуммировать функция. Можно указать поле, заключив заголовок столбца в кавычки. (Напри­мер, мы могли бы указать столбец Сумма, введя «Сумма»). Поле также может быть указано как номер столбца в базе данных, посчитанный сле­ва направо. Например, если в нашу базу данных входят столбцы с H до М, мы можем указать столбец H как поле 1, а столбец М как поле 6.

• Критерий — указывает на диапазон ячеек, где определены строки, кото­рые должна обработать функция. Первая строка диапазона критериев должна содержать один или несколько заголовков столбцов. (Из этого правила есть одно исключение — вычисляемый критерий, о котором, будет рассказано в примерах 7 и 8)

Запомните. Ключ к созданию диапазона критериев таков: несколько крите­риев, указанных в одной строке, объединяются при помощи логического И, тогда как критерии, указанные в разных строках объединяются при помощи логического ИЛИ.

Рассмотрим несколько примеров, которые демонстри­руют мощь и гибкость функций баз данных.

ПРИМЕР 1. На какую сумму Джен продала блеска для губ?

Предварительно определим Базу Данных

• выделим диапазон H4:M4, затем одновременным нажатием клавиш Ctrl Shift  выделим все данные;

• определим заголовки полей БД (выполним Вставка→Имя→Создать→в строке выше);

• присвоим имя нашей БД «данные» (Вставка→Имя→Присвоить наберем данные)

Применим функцию БДСУММ к столбцу 5 нашей базы дан­ных. Столбец 5 содержит доход от каждой транзакции.

Наш кри­терий, расположенный в диапазоне О4:Р5, помечает все строки базы данных, для которых Имя равно Джен и Продукт — блеск для губ.

Таким образом, вве­дя в ячейку N5 (рис. 4-2) формулу