4.3. Объединение данных

Бизнес-аналитики часто получают рабочие листы, в которых суммирует­ся информация одного вида из различных филиалов или регионов (например, продажи некоего продукта за месяц). Чтобы определить общую прибыльность компании, аналитикам обычно требуется объединять или комбинировать эти данные в одной рабочей книге. Сводные таблицы, построенные из нескольких диапазонов слияния, можно использовать для достижения этой цели, но го­раздо менее известная команда Консолидация из меню Данные также позволяет легко решить эту задачу. Применение этой команды гарантирует, что изменения в отдельных листах будут автоматически отраже­ны в объединенных данных.

ПРИМЕР 13.  Компания продает товар в нескольких регионах США. Каждый регион учитывает число единиц каждого товара, проданного в январе, феврале и марте. Существует ли простой способ создать «главную рабочую книгу», в которой регистрировались бы продажи в каждом регионе и подсчитывалось бы итоговые объемы продаж каждого товара в США за каждый месяц?

В файле East.xls (рис. 4-17) показаны продажи товаров А—Н в Восточном ре­гионе США в январе, феврале и марте. Аналогично, в файле West.xls (рис. 4-18) представлены продажи товаров А—Н в Западном регионе США за тот же пери­од. Нам бы хотелось создать рабочий лист, где в табличной форме отобража­лись бы объединенные итоговые данные о продажах каждого товара за месяц.

Рис. 4-17 Продажи в Восточном регионе за январь - март

Рис. 4-18 Продажи в Западном регионе за январь - март

Прежде чем применить команду Консолидация из меню Данные, полезно разместить на экране обе таблицы. Для этого открой­те обе рабочие книги и выберите в меню Окно команды Располо­жить, рядом (рис. 4-19).

Рис. 4-19 Данные о продажах в Восточном и Западном регионах размещены на экране рядом

Теперь откройте пустую рабочую книгу, и снова выберите Окно, Расположить, рядом. В пустой таблице щелкните Данные, Консолидация, и вы увидите диалоговое окно Консолидация, показанное на рис. 4-20.

Рис. 4-20 Диалоговое окно Консолидация

Для консолидации в пустой рабочей книге данных Восточного и Запад­ного регионов, в поле Ссылка диалогового окна Консолидация укажем диапазоны, которые мы хотим объединить, щелкая кноп­ку Добавить после выбора каждого диапазона. Отмечая параметры под­писи верхней строки и значения левого столбца в об­ласти Использовать в качестве имен, мы увидим, что Excel будет объединять выбранные диапазоны, учитывая заголовки в первой строке и значения в левом столбце выбранных диапазонов. Параметр Создавать свя­зи с исходными данными позволяет отражать в листе с объединенными данными изменения, произошедшие в исходных ди­апазонах.

В поле Функция мы указываем Сумма, так как хо­тим, чтобы Excel просуммировал продажи каждого товара по месяцам. Задав, например, параметр Количество, мы бы получили число транзакций по каждому товару за каждый месяц. Если указать Максимум — будут выбраны наибольшие продажи каждого продукта за каждый месяц.

Диалого­вое окно Консолидация следует заполнить, как показано на рис. 4-21.

Рис. 4-21 Заполненное диалоговое окно Консолидация

После того как вы щелкнете ОК, новый рабочий лист будет выглядеть, как на рис. 4-22.

Рис. 4-22 Объединенные данные о продажах

Мы видим, например, что 1317 единиц товара А было продано в феврале, 597 единиц товара F было продано в январе и так далее.

Теперь давайте перейдем в ячейку С2 файла East.xls и переправим количе­ство проданного товара А за февраль с 263 на 363. Обратите внимание, что в листе с объединенными данными количество проданного товара А за февраль также увеличится на 100 (с 1317 на 1417). Это изменение стало возможным, так как мы установили параметр Создавать связи с исходными данными.

Между прочим, если вы щелкнете кнопку 2, расположен­ную справа, ниже имени рабочей книги в листе с объединенными данными, вы увидите, какие данные сгруппировал Excel при консолидации.

Рекомендация

Если вы часто загружаете новые данные в исходные рабочие листы (в данном случае в East.xls и West.xls), то неплохо бы выделить диапазон ячеек для всех данных, которые предполагается загрузить в будущем. Например, если вы знаете, что у вас будет более 100 транзакций в месяц и расчетный период составит 6 месяцев, вы можете указать диапазон ячеек $A$l:$G$601 для консолидации данных Восточного региона. Теперь, как только будут прихо­дить новые данные из Восточного региона, лист с объединенными данными будет автоматически обновляться.

Тренинг

(пункт 4.3. Объединение данных)

1. Задача построена по данным файлов Январь.xls и Февраль.xls. В каждом из этих файлов указано количество проданного товара, доход от продажи и условное название продукта для каждой операции, проведенной в течение месяца.

Создайте рабочий лист с объединенными данными об общем объеме продаж и их суммарному доходу для каждого товара в каждом регионе.